Công văn 56/CV-BTV 2026 hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
| HIỆP HỘI ___________ Số: 56/CV-BTV | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ______________________ Hà Nội, ngày 30 tháng 01 năm 2026 |
Kính gửi: Hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam
Ngày 03/11/2025, Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 1848/BTTP-CC, CT “V/v chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” trong đó có nội dung “Đề nghị Hiệp hội công chứng viên Việt Nam nghiên cứu, triển khai và hướng dẫn hội viên thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định của pháp luật và Công văn số 461/KSTT-NC (ngày 30/11/2023) và Công văn số 454/KSTT-P4 (ngày 02/10/2025)” của Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ.
Ngày 14/01/2026, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ có Công văn số 31/KSTT-P4 phúc đáp về việc triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.
Ngày 28/01/2026, Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp có Công văn số 104/BTTP - CC, CT, QTV “V/v góp ý dự thảo Công văn hướng dẫn thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính”.
Căn cứ các nội dung chỉ đạo và hướng dẫn nêu trên, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam hướng dẫn các Hội viên của Hiệp hội một số nội dung cơ bản sau để triển khai thực hiện về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính:
1. Thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử
Căn cứ quy định tại điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực.
Căn cứ quy định tại khoản 6 Điều 2 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có quyền thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.
2. Cơ sở pháp lý thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ: “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.”
Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính áp dụng quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ.
Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ các quy định chung về chứng thực bản sao tại Mục 2, Chương II, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015, Điều 1 Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ, Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp và các văn bản pháp luật có liên quan.
3. Một số lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
3.1. Không thực hiện chứng thực bản sao từ văn bản điện tử vì các lý do sau:
- Văn bản điện tử có thể nhân bản bằng thiết bị điện tử mà không làm thay đổi giá trị pháp lý.
- Pháp luật hiện hành không quy định trình tự, thủ tục, thẩm quyền chứng thực bản sao từ giấy tờ, văn bản được cấp dưới dạng điện tử, do đó chưa có đủ cơ sở để thực hiện.
- Khoản 3 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ quy định: “Trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực; trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.” Việc yêu cầu bản sao từ các giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử là trái với quy định này, đồng thời đi ngược lại các chủ trương của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số.
3.2. Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, việc giải quyết thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện trên hệ thống nghiệp vụ, nền tảng cung cấp dịch vụ của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên không bắt buộc phải đăng ký tài khoản và thực hiện nghiệp vụ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trừ trường hợp có hướng dẫn cụ thể của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3.3. Kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do tổ chức hành nghề công chứng giải quyết được cung cấp cho người dân thông qua địa chỉ thư điện tử (email) do người dân cung cấp. Quy trình này đảm bảo phù hợp với quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về việc trả kết quả chứng thực bản sao điện tử.
Kết quả chứng thực điện tử, bao gồm chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và lời chứng, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định về mẫu lời chứng theo pháp luật về chứng thực hiện hành.
3.4. Chữ ký số sử dụng trong chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là chữ ký số hợp pháp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Khuyến khích (nhưng không bắt buộc) công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử.
3.5. Phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính:
Khoản 6 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định: “Việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử không làm tăng phí, lệ phí ngoài quy định của pháp luật”. Do đó, trong khi chờ có văn bản quy định về phí, lệ phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (nếu có), Hiệp hội công chứng viên Việt Nam đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên nghiêm túc thực hiện việc thu phí chứng thực bản sao theo đúng quy định đã được Bộ Tài chính quy định (Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/01/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên).
Phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính có thể được thanh toán trực tiếp, thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 13 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).
Trên đây là một số nội dung hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Đây là công việc mới mẻ đối với công chứng viên, là đòi hỏi cấp bách trong giai đoạn hiện nay; công chứng viên cần chủ động để phát huy vai trò, chức năng xã hội nhằm chia sẻ những công việc mà mình có thể đảm nhận nhằm giảm áp lực lượng việc chứng thực bản sao, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính cấp xã khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp.
Trong quá trình thực hiện các công chứng viên cần phản ánh kịp thời khó khăn, vướng mắc lên Hội công chứng viên, Hội công chứng viên tổng hợp báo cáo Hiệp hội để có hướng dẫn thống nhất thực hiện.