Kế hoạch 74/KH-UBND Cần Thơ 2026 công tác văn thư lưu trữ

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (gọi tắt là Luật Lưu trữ năm 2024) và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cao; Đồng thời nâng cao trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ s ơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đặc biệt là công tác lập và nộp lưu hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

3. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính và Chính phủ điện tử hiện nay.

4. Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.

II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định hướng dẫn thực hiện Luật Lưu

1

trữ và các văn bản hướng dẫn chuyên ngành

, của thành phố về công tác văn thư, 1 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; Thông tư số 08/2025/TT-BNV ngày 06 tháng 6 năm 2025 của Bôộ nội vụ quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực nội vụ và các Thông tư của các Bộ quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành; ...

lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc phạm vi quản lý thông qua phương tiện Cổng thông tin điện tử, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, địa phương và các cuộc hội nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng kết;

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2026.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ: Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành.

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương căn cứ các quy định của Nhà nước, của thành phố hoặc hướng dẫn của Sở Nội vụ để tiến hành rà soát những văn bản đã ban hành hoặc chưa ban hành để sửa đổi, thay thế, ban hành mới các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, địa phương (nếu chưa ban hành hoặc có thay đổi chức năng, nhiệm vụ);

+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (nếu chưa ban hành hoặc có thay đổi chức năng, nhiệm vụ);

+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ;

+ Danh mục hồ sơ cơ quan;

- Thời gian hoàn thành: quý I năm 2026.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ:

- Sở, ban ngành thành phố, địa phương:

+ Sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, cơ quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố; đảm bảo công chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

+ Xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tại các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý. Đồng thời, cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng từ cấp thành phố đến cấp xã, phường; trong đó tập trung vào các nội dung: lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành; hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.

- Sở Nội vụ: tổ chức lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban ngành thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường;

- Các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đóng trên địa bàn thành phố; Đơn vị sự nghiệp cấp thành phố; Doanh nghiệp nhà nước:

+ Sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, cơ quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc.

+ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền;

+ Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc.

- Thời gian hoàn thành quý IV năm 2026.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ:

+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn thành phố;

+ Kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ; kiểm tra công tác lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

- Sở, ban ngành thành phố: chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra và tiến hành kiểm tra ít nhất 30% đơn vị trực thuộc (nếu có);

- Đối với UBND cấp xã: xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND cấp xã.

- Nội dung kiểm tra cần tập trung vào các vấn đề:

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: công tác triển khai văn bản; ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; tập trung kiểm tra thực hiện việc lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Thời gian hoàn thành: quý III năm 2026.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Các cơ quan, tổ chức tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:

a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư:

- Các cơ quan, tổ chức có liên quan khẩn trương hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản theo

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Xây dựng hoàn thiện Danh mục hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức, địa phương để tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp thành phố:

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp thành phố (trong qu II năm 2026);

+ Xây dựng dự án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

+ Triển khai thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện tại Trung tâm lưu trữ lịch sử.

- Đối với sở, ban ngành thành phố và địa phương:

+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có liên quan hoàn thiện chức năng lưu trữ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các tiêu chuẩn theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

+ Lập hồ sơ công việc, xác định giá trị tài liệu và thực hiện việc hệ thống tài liệu lưu trữ để quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 và các hướng dẫn của Sở Nội vụ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố;

+ Xây dựng kế hoạch thu, nộp tài liệu và hướng dẫn các đơn vị thuộc, trực thuộc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định;

+ Thực hiện hủy tài liệu theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau: Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (mủn, rách...), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin;

+ Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức, địa phương bị ảnh hưởng của mưa bão, lũ lụt cần rà soát, thống kê, báo cáo về tình hình thiệt hại (nếu c) và thực hiện các biện pháp xử lý, phục hồi đối với tài liệu bị hư hại về UBND thành phố (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Xây dựng và nâng cấp chức năng lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhằm tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức, địa phương phục vụ lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả;

b) Các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành phù hợp với cơ cấu, tổ chức bộ máy, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử; đồng thời, triển khai công tác lập hồ sơ điện tử đến công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị để thực hiện. Bên cạnh đó, trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

c) Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện tại Trung tâm lưu trữ lịch sử nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc. Đồng thời, hình thành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tập trung, hỗ trợ công tác quản lý và chuyển đổi hình thức khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc sang khai thác dưới dạng file điện tử giúp cho việc khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, hiệu quả, phục vụ cải cách hành chính và chuyển đổi số.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Các cơ quan, tổ chức, địa phương cần quan tâm:

a) Tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là đầu tư thiết bị phục vụ quản lý, bảo quản tài liệu giấy, tài liệu điện tử;

b) Đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ẩm ướt và nấm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ cơ quan.

c) Đầu tư mở rộng kho lưu trữ lịch sử để thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương sau khi thực sáp nhập

III. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM Năm 2026 các cơ quan, tổ chức, địa phương cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

1. Sắp xếp tổ chức bộ máy và phân công công chức lãnh đạo phụ trách công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Triển khai thực hiện Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn có liên quan; Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành đảm bảo các chức năng theo quy định để các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

3. Sở Nội vụ chỉ đạo việc thực hiện số hóa, bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Tổ chức sưu tầm, triển lãm, công bố tài liệu lưu trữ theo Kế hoạch đề ra.

4. Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương; đồng thời, thẩm định tài liệu hết giá trị để thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

5. Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh thực thi Chính phủ điện tử ở Việt Nam.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, địa phương

a) Căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện; đồng thời, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 và các văn bản có liên quan về Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo UBND thành phố trước ngày 31 tháng 3 năm 2026;

b) Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời gian quy định.

2. Sở Khoa học và Công nghệ Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng chức năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành; đồng thời triển khai, hướng dẫn đến tất cả các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn thành phố.

3. Sở Tài chính

a) Cân đối khả năng của ngân sách thành phố tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch này theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước;

b) Tham mưu trình UBND thành phố xem xét cấp kinh phí cho các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

4. Sở Nội vụ

a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Tham mưu dự án mở rộng kho lưu trữ lịch sử nhằm đảm bảo quy mô, diện tích để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đồng thời trình dự án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

c) Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ lịch sử theo quy định.

d) Triển khai thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện (sau hợp nhất các tỉnh) theo Kế hoạch số 145/KH-UBND ngày 11 tháng 11 năm 2025 của UBND thành phố.

đ) Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện các nội dung theo kế hoạch đảm bảo hiệu quả; phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ xây dựng chức năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

5. Ủy ban nhân dân xã, phường

a) Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, chỉ đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 gửi Sở Nội vụ tổng hợp, theo dõi;

b) Chủ tịch UBND xã, phường bố trí kinh phí để giải quyết tài liệu tồn đọng hình thành từ tháng 6 năm 2025 trở về trước theo quy định tại Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15; đồng thời, chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc các năm tiếp theo nhằm tránh tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống. Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 của Ủy ban nhân dân thành phố, yêu cầu các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết./.