Thông tư 91/2012/TT-BQP Quy chế về công tác Văn thư bảo mật tài liệu trong Quân đội

1. Điều lệ công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-QP ngày 19 tháng 01 năm 1981 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng;

2. Quy chế Bảo vệ tài liệu mật ban hành kèm theo Quyết định số 1602/QĐ-BQP ngày 04 tháng 8 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng;

3. Chương I, IV, V, VI của Quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính ban hành kèm theo Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng;

4. Quyết định số 127/2008/QĐ-BQP ngày 09 tháng 9 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về quản lý lưu trữ;

5. Quyết định số 162/2008/QĐ-BQP ngày 15 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về việc quản lý và sử dụng con dấu.

1. Công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và danh mục hồ sơ; quản lý và sử dụng con dấu.

2. Công tác lưu trữ: Thu thập hồ sơ, tài liệu; chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, bảo quản và sử dụng tài liệu.

3. Công tác bảo mật tài liệu: Xác định độ mật, giảm mật, giải mật tài liệu; lập danh mục bí mật; quản lý tài liệu mật; bảo mật dữ liệu thiết bị công nghệ thông tin; bảo mật thông tin trong quan hệ với đối tác nước ngoài.

1. Văn bản hành chính là văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành để quản lý, điều hành, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm do pháp luật quy định.

2. Văn bản chuyên ngành là văn bản phản ảnh nội dung của chuyên ngành như: Công tác chính trị; tác chiến; huấn luyện; đối ngoại quân sự; khoa học, công nghệ; xây dựng cơ bản; kinh tế; tài chính, kế toán; tư pháp; bảo hiểm, y tế.

3. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

4. Văn bản đến là tài liệu của cơ quan, đơn vị và cá nhân khác gửi đến.

5. Văn bản đi là tài liệu do cơ quan, đơn vị ban hành.

6. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản.

7. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

8. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành.

9. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản gốc hoặc bản chính.

10. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và được trình bày theo thể thức quy định.

11. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

12. Ký đảm bảo (ký nháy) là chữ ký đảm bảo về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

13. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: Tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, thời gian ban hành hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị hay một cá nhân.

14. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

15. Danh mục hồ sơ là bảng kê tên hồ sơ cần lập trong năm công tác.

16. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

17. Tài liệu lưu trữ truyền thống là tài liệu bằng giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình.

18. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị và cá nhân, được lựa chọn để lưu trữ hoặc là thông điệp dữ liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

19. Hồ sơ tài liệu điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân.

20. Lập hồ sơ tài liệu điện tử là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật của công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân thành hồ sơ.

21. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân.

22. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

23. Lưu trữ hiện hành là nơi bảo quản, sử dụng có thời hạn tài liệu của cơ quan, đơn vị.

24. Lưu trữ chuyên dụng là nơi bảo quản tài liệu được xây dựng theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.

25. Bí mật là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng cần phải giữ kín, nếu để lộ sẽ gây nguy hại cho công tác quốc phòng, quân sự của Nhà nước và Quân đội.

26. Danh mục bí mật là bảng kê các thông tin có độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật của cơ quan, đơn vị được cấp có thẩm quyền quyết định.

27. Xác định độ mật là việc căn cứ vào danh mục bí mật của cơ quan, đơn vị, mức độ tác hại nếu tài liệu bị lộ, phạm vi phổ biến để quyết định độ mật cho từng văn bản, tài liệu.

28. Giảm mật là thay đổi mức độ bí mật của văn bản, tài liệu đã được xác định trước đó.

29. Giải mật là xóa bỏ mức độ mật đã được xác định trước đó của văn bản, tài liệu.

1. Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, thông tư, thông tư liên tịch.

2. Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, dự án, tờ trình, đề án, phương án, hợp đồng, báo cáo, biên bản, công điện, công văn hành chính, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, giấy ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu trình, phiếu giải quyết văn bản, phiếu trình văn bản (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trình giải quyết công việc, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

3. Văn bản chuyên ngành gồm: Chỉ lệnh, mệnh lệnh, quyết tâm, sơ đồ, bản đồ, bản vẽ, mẫu biểu nghiệp vụ, văn bằng, chứng chỉ, thẻ.

4. Văn bản của Đảng gồm: Cương lĩnh chính trị, điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi.

5. Văn bản của đoàn thanh niên, công đoàn, phụ nữ gồm: Nghị quyết, quyết định, điều lệ, báo cáo, kế hoạch, công văn, biên bản.

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ Quốc phòng do cơ quan đầu ngành của Bộ dự thảo, thống nhất với Văn phòng Bộ Quốc phòng trình Bộ trưởng Bộ Quốc phòng xem xét, quyết định.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Quân ủy Trung ương.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của đoàn thanh niên, hội phụ nữ, công đoàn do Ban Thanh niên Quân đội, Ban Phụ nữ Quân đội và Ban Công đoàn quốc phòng dự thảo, thống nhất với Văn phòng Bộ Quốc phòng trình Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị ban hành.

1. Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến;

2. Thu thập tài liệu, xử lý thông tin liên quan đến nội dung cần soạn thảo;

3. Tổ chức soạn thảo văn bản;

4. Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan (trường hợp văn bản có nội dung liên quan);

5. Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

6. Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý và thể thức, kỹ thuật trình bày;

7. Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành.

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người ký văn bản phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ mật, độ khẩn (nếu có), phạm vi phổ biến của văn bản.

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.

1. Người nhận bản thảo, tài liệu để đánh máy, nhân bản phải đăng ký vào Sổ Đăng ký đánh máy, in sao văn bản (Mẫu số 08, Phụ lục I); đánh máy đúng nội dung bản thảo đã được duyệt, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

2. Bản thảo văn bản, tài liệu khi đã đánh máy, sao xong phải giao lại cho người yêu cầu, người nhận phải ký nhận vào sổ Đăng ký đánh máy, sao văn bản, tài liệu.

3. Tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, tài liệu; thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng số lượng bản đã được duyệt, thời gian đã hiệp đồng.

1. Chỉ huy đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung, tính hợp pháp, ký bảo đảm và phải chịu trách nhiệm trước người ký và trước pháp luật về nội dung văn bản.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng (ban) Hành chính (nơi không có Văn phòng), người được giao trách nhiệm (phụ trách văn thư) phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký đảm bảo và phải chịu trách nhiệm trước người ký và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

1. Cơ quan, đơn vị thực hiện theo chế độ thủ trưởng

2. Cơ quan, đơn vị thực hiện theo chế độ tập thể: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thay mặt (TM.) tập thể ký các văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành, cấp phó và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay những văn bản theo ủy quyền của lãnh đạo và các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Người ký văn bản phải ký đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm về những văn bản do mình ký. Chữ ký trong văn bản phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản.

1. Các hình thức bản sao: Bản sao y bản chính, bản sao lục và bản trích sao.

2. Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản; nơi nhận. Số bản sao được đánh số riêng và đăng ký, quản lý vào Sổ Đăng ký đánh máy, in sao văn bản (Mẫu số 08, Phụ lục I).

3. Việc sao văn bản phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền quyết định. Việc sao văn bản “Tuyệt mật” phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành. Bản sao phải được đăng ký, quản lý như bản chính.

4. Bản sao văn bản trình bày đầy đủ các yếu tố thể thức quy định tại Khoản 2 Điều này có giá trị pháp lý như bản chính.

1. Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản.

2. Chuyển và theo dõi văn bản đi.

3. Lưu và đính chính văn bản đi.

1. Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành phải được đưa đến Văn thư để đăng ký, quản lý.

2. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành.

3. Ghi số, thời gian ban hành văn bản

4. Vào Sổ Đăng ký văn bản đi (Mẫu số 05, Phụ lục I) hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy tính theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn bản đi (Mẫu số 06, Phụ lục I).

5. Đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu độ mật, khẩn (nếu có) vào văn bản.

1. Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản hẹn giờ, khẩn phải gửi trước; văn bản đi (không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng được bảo mật theo quy định.

2. Thủ tục gửi văn bản

3. Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”, “Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.

4. Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phải gửi vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo hoặc cấp dưới trực tiếp để biết.

5. Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có thẩm quyền giải quyết thì nơi nhận được quyền trả lại nơi gửi.

6. Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, chậm thời gian giải quyết.

1. Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản, bản gốc lưu tại Văn thư, bản chính lưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

2. Đính chính văn bản

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết văn bản đến.

5. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.

6. Thời hạn giải quyết văn bản đến.

1. Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nào đều phải chuyển đến Văn thư đăng ký, quản lý. Khi tiếp nhận phải kiểm tra, đối chiếu sổ ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận; nếu phát hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian đến muộn so với thời gian ghi trên bì phải lập biên bản (Mẫu số 01, Phụ lục I), báo cáo chỉ huy cơ quan, đơn vị và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp thời.

2. Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong bì và phiếu gửi (nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm tra lại nơi gửi.

3. Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì Văn thư không được mở.

4. Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” (Mẫu số 02, Phụ lục I) vào vị trí dưới số, ký hiệu văn bản; nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngày tháng năm ban hành văn bản.

1. Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ Đăng ký văn bản đến (Mẫu số 03, Phụ lục I) hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy vi tính theo Biểu ghi thông tin văn bản đi (Mẫu số 04, Phụ lục I).

2. Những bì không được mở thì Văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì và chuyển cho chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc chung thì người nhận phải chuyển trả lại cho Văn thư để đăng ký, quản lý.

3. Đối với những văn bản chuyển qua Fax hoặc qua mạng điện tử, phải chụp lại hoặc in ra và đóng dấu đến. Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax hoặc bản chuyển qua mạng điện tử).

4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ xử lý.

1. Trình văn bản đến

2. Chuyển giao văn bản đến

1. Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Chỉ huy phó của cơ quan, đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chỉ huy trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Chỉ huy cơ quan, đơn vị có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (nơi không có Văn phòng) xem xét, phân văn bản và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

3. Cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, nghiên cứu nội dung văn bản đến và đề xuất ý kiến giải quyết.

1. Người phân văn bản đến có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.

2. Chỉ huy đơn vị, bộ phận trong cơ quan phải theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản do đơn vị, bộ phận có trách nhiệm giải quyết.

3. Nhân viên Văn thư có trách nhiệm giúp người phân văn bản theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị.

1. Thời hạn giải quyết văn bản đến được tính từ ngày văn bản đến cơ quan, đơn vị; cụ thể như sau:

2. Trường hợp không bảo đảm thời gian quy định trên thì báo cáo chỉ huy xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và những việc cần làm tiếp theo.

1. Chỉ huy cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (nơi không có Văn phòng) hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

3. Chỉ huy các đơn vị chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ, quản lý và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan.

4. Cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn phải lập hồ sơ đối với công việc được phân công giải quyết.

5. Nhân viên Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ cho tập văn bản đi lưu tại Văn thư và những công việc chung được phân công; cung cấp phương tiện: Bìa hồ sơ (Mẫu số 11, Phụ lục I), Tờ Mục lục văn bản (Mẫu số 12, Phụ lục I), Tờ Kết thúc (Mẫu số 13, Phụ lục I); hướng dẫn lập hồ sơ và thu hồi hồ sơ đã kết thúc.

1. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị, cơ quan Bảo mật lưu trữ chủ trì, phối hợp với các bộ phận chuyên môn khác xây dựng bản Danh mục hồ sơ (Mẫu số 14, 14a, Phụ lục I) để hướng dẫn việc lập hồ sơ trong toàn cơ quan, đơn vị.

2. Danh mục hồ sơ của năm sau phải được lập vào tháng cuối của năm trước.

3. Căn cứ vào bản Danh mục hồ sơ đã được chỉ huy cơ quan phê duyệt và số lượng hồ sơ được giao, cán bộ, nhân viên được phân công lập hồ sơ lấy một số bìa hồ sơ, mục lục văn bản để mở hồ sơ.

1. Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân có hồ sơ;

2. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;

3. Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ có các bằng chứng xác thực (chữ ký, con dấu) và có thời hạn bảo quản tương đối đều nhau.

1. Mở hồ sơ;

2. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ;

3. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ;

4. Thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ vào Mục lục văn bản;

5. Kết thúc và biên mục hồ sơ.

1. Hồ sơ kết thúc khi công việc đã được giải quyết xong. Nếu hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc thì số hồ sơ đó được chuyển sang năm sau.

2. Khi hồ sơ kết thúc, cuối năm cán bộ lập hồ sơ phải kiểm tra, sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ và làm thủ tục bàn giao cho Lưu trữ cơ quan.

1. Các cơ quan, đơn vị trong hệ thống tổ chức của Bộ Quốc phòng từ cấp tiểu đoàn độc lập, cấp trung đoàn và tương đương trở lên.

2. Các doanh nghiệp thuộc Bộ Quốc phòng quản lý; đối với Công ty cổ phần thì Bộ Quốc phòng phải nắm giữ cổ phần chi phối.

3. Các tổ chức đoàn thanh niên, công đoàn, phụ nữ trong Quân đội.

4. Các Tòa án quân sự, Viện kiểm sát quân sự, Điều tra hình sự, An ninh điều tra, Phòng Tùy viên quốc phòng, cơ quan Thi hành án, Thanh tra, Ban Cơ yếu Chính phủ.

5. Một số cơ quan, đơn vị được cấp có thẩm quyền thành lập cho phép.

1. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định cho phép sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị cấp trung đoàn và tương đương trở lên.

2. Tổng Tham mưu trưởng quyết định cho phép sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị cấp tiểu đoàn độc lập và tương đương.

3. Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị quyết định cho phép sử dụng con dấu của các tổ chức đoàn thanh niên, công đoàn, phụ nữ.

1. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định mẫu con dấu của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội; trừ mẫu con dấu của các cơ quan, đơn vị thuộc Khoản 2, Điều này.

2. Mẫu con dấu của Bộ Quốc phòng, Học viện Quốc phòng; các Tòa án quân sự, Viện Kiểm sát quân sự, cơ quan Thi hành án, Thanh tra quốc phòng; các Phòng Tùy viên quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ và các doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật.

1. Hình thể con dấu: Con dấu của các cơ quan, đơn vị là con dấu hình tròn. Mặt con dấu có 3 đường chỉ tròn đồng tâm, theo thứ tự từ ngoài vào trong; đường chỉ ngoài và đường chỉ thứ hai sát nhau; đường chỉ ngoài nét đậm, hai đường chỉ trong nét mảnh.

2. Kích thước đường kính con dấu

1. Con dấu cấp trung đoàn và tương đương trở lên ở giữa có hình Quân hiệu Quân đội nhân dân Việt Nam; giữa hai đường chỉ ngoài và đường chỉ trong có nội dung như sau:

2. Con dấu cấp tiểu đoàn độc lập và tương đương ở giữa khắc tên đơn vị sử dụng con dấu; giữa hai đường chỉ ngoài và đường chỉ trong có nội dung như sau:

3. Con dấu của tổ chức đoàn thanh niên, công đoàn, phụ nữ ở giữa khắc tên Ban chấp hành tổ chức sử dụng con dấu; giữa hai đường chỉ ngoài và đường chỉ trong có nội dung như sau:

1. Con dấu phải khắc đúng tên cơ quan, đơn vị sử dụng theo quyết định thành lập.

2. Chữ khắc trên con dấu có hình Quân hiệu Quân đội nhân dân Việt Nam là chữ in hoa, có chân, đủ dấu. Ngôi sao 5 cánh ngăn cách có kích thước đều và bằng kích thước các chữ ở giữa hai đường chỉ ngoài và đường chỉ trong.

3. Chữ khắc trên con dấu không có hình Quân hiệu Quân đội nhân dân Việt Nam là chữ in hoa, không chân, đủ dấu. Ngôi sao 5 cánh ngăn cách có kích thước đều và bằng kích thước các chữ ở giữa hai đường chỉ ngoài và đường chỉ trong.

4. Tên cơ quan, đơn vị có nhiều chữ, được phép viết tắt một số chữ, nhưng phải bảo đảm rõ nghĩa.

1. Con dấu mang phiên hiệu chính thức của các cơ quan, đơn vị

2. Con dấu của các doanh nghiệp

3. Con dấu của các tổ chức đoàn thanh niên, công đoàn, phụ nữ

1. Con dấu bị méo, mờ, mòn, mất nét chữ hoặc bị hỏng cần khắc đổi thì cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng có văn bản đề nghị Văn phòng Bộ Quốc phòng khắc đổi. Văn bản đề nghị khắc đổi con dấu, nhất thiết phải có mẫu con dấu đề nghị khắc lại đóng trực tiếp kèm theo.

2. Con đấu bị mất thì cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng phải có văn bản báo cáo rõ lý do mất, đề nghị khắc lại và phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất. Con dấu khắc lại phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu đã bị mất.

3. Khắc thêm con dấu ướt thứ hai, con dấu thu nhỏ, con dấu nổi phải được cấp có thẩm quyền thành lập cho phép bằng văn bản. Cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng phải có văn bản đề nghị để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

1. Trong phạm vi 10 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cấp có thẩm quyền, Cục Quân lực/BTTM phải có văn bản đề nghị Văn phòng Bộ Quốc phòng khắc con dấu cho các cơ quan, đơn vị.

2. Thời hạn khắc con dấu

3. Kinh phí khắc dấu:

1. Quản lý con dấu

2. Quản lý việc khắc con dấu

3. Trách nhiệm quản lý con dấu

4. Sử dụng con dấu

5. Giao, nhận con dấu

6. Vận chuyển con dấu: Người vận chuyển con dấu trên đường phải giữ gìn cẩn thận, luôn để con đấu bên người, không giao cho người khác giữ hộ hoặc mang về nhà riêng và phải chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn con dấu.

1. Lưu mẫu dấu: Văn phòng Bộ Quốc phòng (Phòng Bảo mật lưu trữ) tổ chức đăng ký và lưu trữ vĩnh viễn mẫu các loại con dấu đã khắc, cấp cho các cơ quan, đơn vị.

2. Thu hồi, giao nộp con dấu không còn giá trị sử dụng

3. Hủy con dấu không còn giá trị sử dụng:

1. Lưu trữ cơ quan được tổ chức ở các cơ quan, đơn vị hoạt động độc lập (cơ quan, đơn vị có quyết định thành lập của cấp có thẩm quyền; có quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức biên chế riêng; có tài khoản riêng; có con dấu và tổ chức bảo mật lưu trữ riêng).

2. Lưu trữ hiện hành được tổ chức ở cơ quan, đơn vị có các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.

4. Lưu trữ chuyên dụng được tổ chức ở Bộ Quốc phòng, Tổng cục II, Quân chủng Hải quân, Bộ tư lệnh Bộ đội Biên phòng và các quân khu.

1. Xác lập phông lưu trữ

2. Thành phần tài liệu của một phông lưu trữ

1. Xác lập phông lưu trữ cá nhân

2. Thành phần phông lưu trữ cá nhân

1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, đơn vị.

2. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

1. Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ tài liệu xây dựng cơ bản;

1. Thời hạn lưu giữ hồ sơ, tài liệu ở Lưu trữ cơ quan

2. Thời hạn lưu giữ hồ sơ tài liệu ở Lưu trữ hiện hành

3. Thời hạn lưu giữ hồ sơ, tài liệu ở Lưu trữ chuyên dụng: 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Mẫu số 02, Phụ lục III) và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ chuyên dụng có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.

1. Hai hoặc nhiều cơ quan, đơn vị sáp nhập thành một thì hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị nào lập thành phông lưu trữ riêng của cơ quan, đơn vị đó và nộp vào lưu trữ của cơ quan mới. Các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong được giữ lại để giải quyết tiếp.

2. Cơ quan, đơn vị tách thành hai hoặc nhiều cơ quan, đơn vị mới thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu trước khi chia tách được lập thành phông lưu trữ riêng để giao nộp vào lưu trữ của cơ quan cấp trên trực tiếp. Các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong có liên quan đến cơ quan, đơn vị nào do cơ quan, đơn vị đó quản lý.

3. Cơ quan, đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải nộp vào lưu trữ của cơ quan cấp trên trực tiếp.

4. Các doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu thành công ty cổ phần thì trước khi chuyển đổi, toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải giao nộp vào lưu trữ của cơ quan cấp trên trực tiếp.

1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị, bảo quản theo thời hạn và thực hiện giao nộp vào lưu trữ như đối với tài liệu lưu trữ truyền thống.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử khi giao nộp vào lưu trữ phải được tổ chức quản lý các cơ sở dữ liệu lưu trữ theo quy định, tiêu chuẩn, phương pháp của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.

3. Khi chuyển giao tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ, hồ sơ phải tiếp tục phản ánh nội dung, cấu trúc và bối cảnh đã được hình thành. Hồ sơ phải được bảo vệ khỏi hư hỏng hoặc các hành vi hủy hoại, thay đổi; dữ liệu không bị thay đổi, xóa hay bị mất. Trước khi tiến hành giao nộp tài liệu cơ quan lưu trữ các cấp phải kiểm tra chất lượng kỹ thuật để bảo đảm các yêu cầu về tính pháp lý, tính xác thực, nguyên vẹn và có thể sử dụng của hồ sơ.

4. Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ

1. Chỉ huy cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu trong phạm vi quản lý. Nghiệp vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của Văn phòng Bộ Quốc phòng.

2. Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phải lấy đơn vị phông lưu trữ làm cơ sở, phải bảo đảm tính nguyên vẹn của phông lưu trữ.

1. Nghiên cứu, khảo sát tình hình tài liệu phông lưu trữ cần chỉnh lý;

2. Viết tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ;

3. Thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu của phông lưu trữ;

4. Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu;

5. Phân chia tài liệu theo phương án đã chọn; kết hợp xác định giá trị cho từng hồ sơ, tài liệu;

6. Hoàn chỉnh hồ sơ và biên mục hồ sơ;

7. Xây dựng và hoàn thiện công cụ tra cứu;

8. Thống kê các hồ sơ, tài liệu hết giá trị trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét, báo cáo cấp có thẩm quyền cho phép tiêu hủy theo quy định;

9. Sơ kết công tác chỉnh lý và bàn giao tài liệu về nơi bảo quản.

1. Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

2. Được xác định thời hạn bảo quản;

3. Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

4. Có Mục lục hồ sơ (Mẫu số 04, Phụ lục III), Mục lục văn bản (Mẫu số 05 Phụ lục III), cơ sở dữ liệu tra cứu;

5. Lập được Danh mục tài liệu hết giá trị (Mẫu số 10a, Phụ lục III).

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, nhiệm vụ, thông tin và sử liệu học.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau:

1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị.

2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc Khoản 1, Điều này và được xác định thời hạn bảo quản từ 70 năm trở xuống.

3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

4. Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu phải thực hiện theo Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị quân đội.

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được tổ chức ở cấp sư đoàn và tương đương trở lên. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị nào do lãnh đạo, chỉ huy của cơ quan, đơn vị đó quyết định thành lập và tự giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành.

2. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

3. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

4. Chức trách, nhiệm vụ các thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị quyết định cho phép hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị sau khi được Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét và Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu đề nghị bằng văn bản.

2. Các cơ quan, đơn vị không có Hội đồng xác định giá trị tài liệu chỉ được tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu trùng thừa, tài liệu do cơ quan, đơn vị khác gửi đến không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

3. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị được lưu giữ, bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

1. Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị phải được thống kê trong hệ thống số, cơ sở dữ liệu thống kê, quản lý lưu trữ.

2. Hệ thống sổ thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ gồm:

1. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí nơi bảo quản tài liệu; các thiết bị, phương tiện cần thiết (như: Giá, tủ đựng tài liệu, cặp, hộp, bìa hồ sơ; các phương tiện phòng, chống cháy, nổ) và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn, có khả năng truy cập và chuyển đổi theo thời gian ở môi trường điện tử.

2. Lưu trữ các cơ quan, đơn vị có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với hồ sơ điện tử, nếu thấy cần thiết để làm cho hồ sơ điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung hồ sơ điện tử đó.

3. Phương tiện lưu trữ hồ sơ điện tử có giá trị lâu dài hoặc vĩnh viễn phải được lưu trữ trong môi trường lưu trữ có điều hòa không khí 24/24 giờ và nhiệt độ, độ ẩm được kiểm soát ở 18^oC + 2^oC và RH 40% + 5% tương ứng. Thường xuyên kiểm tra mẫu để bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy cập. Nếu có bất kỳ biểu hiện xuống cấp nào, các hồ sơ phải được sao lưu ngay khi có thể. Thông thường, thời gian sao lưu của phương tiện phải được thiết lập trong khoảng thời gian dưới 10 năm.

1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

2. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị và cá nhân khi sử dụng tài liệu

3. Trách nhiệm của lưu trữ các cơ quan, đơn vị

1. Tài liệu được giới thiệu, công bố phải phục vụ đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

2. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị và cá nhân phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những tài liệu do mình công bố.

3. Việc công bố tài liệu có liên quan đến bí mật nhà nước, bí mật quân sự thực hiện theo quy định về công tác bảo vệ bí mật tài liệu của Đảng, Nhà nước và Quân đội.

4. Khi giới thiệu hoặc trích lục tài liệu lưu trữ phải ghi rõ xuất xứ, nơi bảo quản, bảo đảm quyền tác giả và các quyền lợi khác theo quy định của pháp luật.

1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ truyền thống.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng không phục vụ sử dụng trên mạng diện rộng.

3. Phương tiện, thiết bị lưu trữ tài liệu điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng, không được kết nối với mạng diện rộng.

4. Phần mềm phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

1. Người đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu tại lưu trữ các cơ quan, đơn vị phải có chứng minh thư và giấy giới thiệu hoặc công văn của cơ quan, chính quyền địa phương nơi cư trú.

2. Giấy giới thiệu hoặc công văn do chỉ huy cấp trung đoàn và tương đương trở lên ký (nếu là quân nhân, công nhân viên chức quốc phòng); do lãnh đạo cấp vụ (viện) hoặc xã (phường) và tương đương trở lên ký (nếu là người ngoài quân đội).

3. Giấy giới thiệu hoặc công văn phải ghi rõ: Họ tên, cấp bậc (nếu có), chức vụ, đơn vị (địa phương) của người được giới thiệu và mục đích, yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Trách nhiệm xác định độ mật cho văn bản, tài liệu

2. Căn cứ xác định độ mật cho văn bản, tài liệu

1. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quyết định giảm mật, giải mật cho tài liệu do cơ quan, đơn vị ban hành.

2. Chỉ huy cấp sư đoàn và tương đương trở lên có thẩm quyền quyết định giảm mật, giải mật cho tài liệu lưu trữ do cơ quan, đơn vị quản lý theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

1. Danh mục bí mật độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” thuộc phạm vi quốc phòng thực hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

2. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định Danh mục bí mật thuộc độ “Mật” của Bộ Quốc phòng và Danh mục bí mật của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ quyết định Danh mục bí mật của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

1. Lập, thay đổi danh mục bí mật nhà nước

2. Trình tự lập, thay đổi danh mục bí mật

1. Đăng ký, quản lý tài liệu mật

2. Gửi tài liệu mật

3. Mượn tài liệu mật

1. Văn bản, tài liệu mật chuyển trong nội bộ cơ quan, đơn vị phải do nhân viên Văn thư bảo mật chuyển và người nhận phải ký vào sổ đăng ký văn bản.

2. Văn bản, tài liệu mật chuyển ra ngoài cơ quan, đơn vị thì nhân viên Văn thư bảo mật phải cho vào bì, dán kín và đăng ký vào sổ chuyển để liên lạc hoặc nhân viên quân bưu chuyển đi. Khi chuyển đến nơi nhận, người nhận phải ký và ghi rõ họ, tên vào sổ chuyển.

3. Mang tài liệu mật đi công tác

1. Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy trái phép tài liệu mật và lạm dụng bảo vệ bí mật để che giấu hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, đơn vị và cá nhân hoặc làm cản trở việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

2. Cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật được trang bị tủ để bảo quản và được cấp Sổ Đăng ký tài liệu mật để đăng ký, quản lý;

3. Khi nhận tài liệu mật, cán bộ phải đăng ký vào sổ Đăng ký tài liệu mật; khi chuyển cho người khác hay trả Bảo mật phải yêu cầu ký xác nhận vào sổ;

4. Tài liệu mật chỉ để ở cơ quan, đơn vị, không được mang về nhà riêng. Trường hợp cần giải quyết gấp, có thể mang tài liệu “Tối mật”, “Mật” và phải báo cáo chỉ huy cơ quan, đơn vị cho phép; đồng thời, phải có trách nhiệm quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn.

5. Tài liệu “Tối mật”, “Tuyệt mật” phải để trong tủ (két) sắt có khóa, niêm phong và được quản lý theo chế độ riêng.

6. Cán bộ quản lý tài liệu mật có liên quan đến công việc của nhiều người, nếu rời khỏi đơn vị trên một tuần phải cho vào cặp, niêm xi và gửi vào Bảo mật của cơ quan, đơn vị; khi về thì làm thủ tục nhận lại.

1. Tài liệu mật khi giải quyết xong phải trả lại Văn thư, bảo mật của cơ quan, đơn vị;

2. Tài liệu mật, sổ ghi chép tại các hội nghị có đóng dấu thu hồi phải được thu hồi đầy đủ. Trường hợp người dự hội nghị có nhu cầu sử dụng phải xin phép ban tổ chức và phải làm thủ tục ký nhận; đồng thời phải thông báo cho cơ quan Bảo mật lưu trữ của người nhận tài liệu để đăng ký, quản lý.

3. Khi cán bộ, nhân viên chuyển công tác khác, nghỉ hưu phải trả lại đầy đủ tài liệu đã nhận của Bảo mật cơ quan, đơn vị và những tài liệu mượn của người khác.

1. Sổ công tác, dùng để ghi tình hình tổ chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị;

2. Sổ dùng để dự thảo văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị;

3. Sổ ghi các hội nghị, tập huấn;

4. Sổ học tập của học viên có ghi chép nội dung bí mật;

5. Sổ soạn giáo án có nội dung bí mật của giáo viên;

6. Sổ ghi trực ban của các cơ quan, đơn vị;

7. Các loại sơ đồ, bản đồ chưa tác nghiệp và đã tác nghiệp;

8. Sổ, mẫu biểu nghiệp vụ của các ngành;

9. Các băng ghi âm, ghi hình, đĩa từ, đĩa CDROM, USB, thẻ nhớ;

10. Các vật mang tin khác.

1. Phương pháp đăng ký

2. Thanh toán

1. Loại tài liệu mật thuộc diện hủy

2. Phương thức hủy

3. Thủ tục hủy tài liệu

2. Trách nhiệm của người phổ biến, sử dụng thông tin mật

1. Các dữ liệu mật và các thiết bị lưu trữ thông tin mật độc lập (đĩa từ, đĩa cứng, đĩa quang, USB, thẻ nhớ, máy tính, mạng máy tính);

2. Thiết bị lưu giữ và khi thực hiện truyền thông tin đi xa (máy tính nối mạng đầu, cuối, đường truyền mạng nội bộ, thiết bị và phần mềm quản lý, lưu trữ thông tin).

1. Trách nhiệm bảo mật dữ liệu trong thiết bị công nghệ thông tin

2. Giải pháp tăng cường bảo mật dữ liệu trong thiết bị công nghệ thông tin

1. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị chỉ định người quản lý, sử dụng;

2. Việc di chuyển vị trí, thay đổi mục đích sử dụng thiết bị công nghệ thông tin phải được cấp có thẩm quyền quyết định cho phép và có sự giám sát chặt chẽ của cơ quan chủ quản;

3. Các thiết bị công nghệ thông tin có chứa thông tin mật bị hỏng phải được sửa chữa tại cơ quan, đơn vị Quân đội có đủ năng lực, trách nhiệm và đúng thẩm quyền cho phép. Trường hợp phải sửa chữa ở ngoài Quân đội phải có sự giám sát chặt chẽ của cơ quan chủ quản.

4. Truyền thông tin mật đi xa bằng thiết bị công nghệ thông tin phải sử dụng phần mềm mã hóa do Ngành Cơ yếu Quân đội cung cấp;

5. Các thiết bị công nghệ thông tin khi mua sắm phải được kiểm tra an ninh trước khi đưa vào sử dụng;

6. Không kết nối thiết bị có chứa thông tin mật (máy tính cá nhân, mạng nội bộ, USB, thẻ nhớ,...) với các thiết bị có nối mạng Internet.

7. Cán bộ, nhân viên có nhu cầu mang thiết bị chứa thông tin mật đi làm việc ở nơi khác phải được chỉ huy cho phép và đăng ký với Bảo mật của cơ quan, đơn vị.

1. Thẩm quyền quyết định cho phép

2. Quy trình báo cáo mang tài liệu đi công tác hoặc chuyển giao (tài liệu, mẫu vật) cho đối tác nước ngoài

3. Thủ tục mang (chuyển giao) tài liệu vật mẫu

1. Văn bản đề nghị thẩm định, xin phép mang tài liệu, mẫu vật đi công tác hay chuyển giao cho đối tác nước ngoài, có kèm Phụ lục Thống kê tài liệu, mẫu vật (Mẫu số 2a, 02b, Phụ lục IV);

2. Bản cam kết bảo vệ bí mật nhà nước của người được giao nhiệm vụ thực hiện việc chuyển giao hoặc mang tài liệu đi nước ngoài công tác;

3. Các văn bản kèm theo (bản sao) có liên quan đến chuyến đi công tác (quyết định cho phép đoàn đi, chương trình, kế hoạch hoạt động);

4. Văn bản thẩm định của Cục Bảo vệ/TCCT;

5. Văn bản của cơ quan chức năng trình Thủ trưởng Bộ Quốc phòng;

6. Quyết định cho phép mang tài liệu, mẫu vật của cấp có thẩm quyền.

1. Tất cả hồ sơ tài liệu, trang thiết bị, mẫu vật của đối tác nước ngoài trước khi chuyển giao cho cơ quan, đơn vị phải báo cáo Bộ trưởng Bộ Quốc phòng xem xét, quyết định;

2. Trước khi đưa vào sử dụng, hồ sơ tài liệu, trang thiết bị, mẫu vật phải được cơ quan bảo vệ thẩm định nội dung, kiểm tra an ninh và có ý kiến trả lời bằng văn bản;

3. Bảo mật cơ quan, đơn vị tổ chức đăng ký theo quy định. Trường hợp nội dung hồ sơ tài liệu không thể hiện bằng tiếng Việt thì lập số ký hiệu riêng để đăng ký, quản lý.

1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu;

2. Quản lý thống nhất nghiệp vụ Ngành;

3. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo việc thực hiện các chế độ, quy định đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quyền;

4. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu;

5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên của Ngành;

6. Tổ chức sơ kết, tổng kết; nghiên cứu, đề xuất thực hiện công tác thi đua khen thưởng;

7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật.

1. Văn phòng Bộ Quốc phòng có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thực hiện quản lý công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội.

2. Chỉ huy cơ quan, đơn vị các cấp có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu; đồng thời, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình.

3. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (nơi không có Văn phòng) người được phân công phụ trách giúp chỉ huy cơ quan, đơn vị tổ chức quản lý công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.

4. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu phải chấp hành nghiêm quy định của Quy chế này.

1. Công tác Văn thư

2. Công tác Lưu trữ

3. Công tác Bảo mật

1. Phải có lập trường chính trị kiên định vững vàng, tuyệt đối trung thành với Đảng, với chủ nghĩa xã hội, với Tổ quốc và nhân dân.

2. Lịch sử chính trị gia đình và bản thân rõ ràng, trong sạch.

3. Có năng lực trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, sẵn sàng chiến đấu hy sinh bảo vệ Đảng, Nhà nước, chế độ xã hội chủ nghĩa, độc lập chủ quyền an ninh quốc gia.

4. Có phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trong sạch lành mạnh, có ý thức tổ chức kỷ luật nghiêm minh, ý thức cảnh giác cách mạng, giữ gìn và bảo vệ bí mật quân sự, bí mật Nhà nước.

5. Phải được đào tạo nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ từ sơ cấp trở lên.

1. Văn phòng Bộ Quốc phòng phối hợp tổ chức đào tạo trung cấp, cao đẳng, đại học, sau đại học cho cán bộ, nhân viên ngành bảo mật lưu trữ trong toàn quân; phối hợp tổ chức tập huấn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị.

2. Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng phối hợp với Văn phòng Bộ Quốc phòng tổ chức đào tạo sơ cấp cho cán bộ, nhân viên ngành bảo mật lưu trữ của đơn vị; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên và các đối tượng liên quan.

3. Định kỳ 5 năm một lần, tổ chức tổng kết và Hội thao nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữ, bảo mật toàn quân.

1. Chế độ kiểm tra

2. Thẩm quyền kiểm tra

1. Báo cáo tổng hợp

2. Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ: Hàng năm, cơ quan nghiệp vụ các cấp phải báo cáo thống kê theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

3. Định kỳ 2 năm (vào năm chẵn) các cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ thống kê, báo cáo mẫu các con dấu lên cơ quan nghiệp vụ cấp trên, cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm báo cáo về Bộ Quốc phòng (qua Văn phòng Bộ Quốc phòng) trước ngày 20/12 để tổng hợp.

1. Bên giao:……………………………………………………………………………………………..

2. Bên nhận …………………………………………………………………………………………….

1. Đồng chí: ………………..Cấp bậc: ……………………..Chức vụ: ………………………..

2. Đồng chí: ………………..Cấp bậc: ……………………..Chức vụ: ………………………..

3. Đồng chí: ………………..Cấp bậc: ……………………..Chức vụ: ………………………..