Quyết định 78/2026/QĐ-UBND Đồng Nai quản lý sử dụng hộ chiếu ngoại giao công vụ

1. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 19 tháng 9 năm 2026 và thay thế Quyết định số 44/2023/QĐ-ƯBND ngày 18 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Nai.

2. Điều khoản chuyển tiếp

1. Quy chế này quy định nguyên tắc, trách nhiệm và thực hiện quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thuộc thẩm quyền quản lý của thành phố Đồng Nai.

2. Việc quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đối với cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân được thực hiện theo quy định của Bộ Công an.

3. Việc quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

1. Cấp ủy, tổ chức đảng, các cơ quan Đảng, Nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố và các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn thành phố Đồng Nai (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị, địa phương).

2. Cán bộ, công chức, viên chức và các cá nhân thuộc đối tượng được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định của pháp luật, đang công tác tại các cơ quan, đơn vị, địa phương quy định tại khoản 1 Điều này.

1. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ là giấy tờ thuộc sở hữu của Nhà nước, do cơ quan có thẩm quyền cấp cho các đối tượng theo quy định và không gây thiệt hại cho uy tín, lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2. Hộ chiếu được quản lý tập trung tại cơ quan được phân công quản lý theo Khoản 1 Điều 24 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam số 49/2019/QH14. Việc quản lý, sử dụng hộ chiếu phải tuân thủ quy định của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, các văn bản hướng dẫn hiện hành và Quy chế này.

3. Việc quản lý, giao nhận, lưu giữ, sử dụng, thu hồi và chuyển hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải bảo đảm chặt chẽ, đúng đối tượng, đúng mục đích, đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.

4. Cán bộ, công chức, viên chức có hành vi vi phạm Quy chế này và các quy định của pháp luật, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

5. Cơ quan, đơn vị, địa phương và cá nhân có trách nhiệm quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

1. Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng, ủy viên dự khuyết Ban Chấp hành Trung ương Đảng.

2. Bí thư, Phó Bí thư Thành ủy.

3. Đại biểu Quốc hội.

4. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố.

5. Sĩ quan tại ngũ, đang công tác có cấp bậc hàm Thiếu tướng trở lên.

1. Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.

2. Viên chức của đơn vị sự nghiệp công lập, gồm:

1. Thuộc đối tượng quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 của Quy chế này.

2. Được cơ quan, người có thẩm quyền quy định tại Điều 7 của Quy chế này cử hoặc cho phép ra nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ công tác.

3. Sở Ngoại vụ thực hiện việc phối hợp rà soát điều kiện cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ khi nhận được hồ sơ đề nghị của cơ quan, đơn vị, địa phương.

4. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trước khi đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải chủ động rà soát, đảm bảo đối tượng, điều kiện được cấp theo quy định.

1. Thành ủy.

2. Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố.

4. Đối với nhân sự thuộc diện quản lý của Bộ Chính trị, Ban Bí thư thì thực hiện theo các quy định liên quan.

5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố được ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trực thuộc trong việc cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài và thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu.

1. Thời hạn của hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp trong trường hợp hộ chiếu cũ bị hỏng hoặc mất hoặc hết trang trong thời gian công tác ở nước ngoài không dài hơn thời hạn của hộ chiếu cũ và tối thiểu là 01 năm theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 08/2025/TT-BNG ngày 13 tháng 6 năm 2026 của Bộ Ngoại giao.

2. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm rà soát tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; đối chiếu thời hạn đề nghị cấp hộ chiếu với thời gian thực hiện nhiệm vụ, thời hạn còn lại của hộ chiếu đã được cấp (đối với trường hợp cấp lại, cấp do hộ chiếu bị mất, bị hỏng hoặc hết trang trong thời gian công tác ở nước ngoài) trước khi tham mưu trình cơ quan có thẩm quyền.

3. Các cơ quan, đơn vị, địa phương có cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có trách nhiệm phối hợp xác định nhu cầu sử dụng hộ chiếu phù hợp với tính chất, thời gian thực hiện nhiệm vụ hoạt động đối ngoại, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cá nhân khi đề nghị gia hạn thời hạn cấp hộ chiếu.

1. Sở Ngoại vụ là cơ quan trực tiếp quản lý, lưu giữ hộ chiếu của các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc phạm vi quản lý của thành phố Đồng Nai theo quy định của Quy chế này.

2. Trình tự, thủ tục quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được thực hiện như sau:

1. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong trường hợp đi nước ngoài theo quyết định cử hoặc văn bản đồng ý của cơ quan, người có thẩm quyền quy định tại Điều 7 của Quy chế này, trừ trường hợp đi học tập ở nước ngoài với thời hạn trên 06 tháng.

2. Việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài.

1. Việc gia hạn, thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được thực hiện theo quy định tại Điều 12, Điều 27, Điều 28, Điều 30 của Luật Xuất, nhập cảnh và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

2. Các trường hợp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải gia hạn, thu hồi, hủy giá trị, cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp quản lý người được cấp hộ chiếu có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ; trường hợp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định tại Điều 13 Luật Xuất, nhập cảnh.

3. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của cơ quan, đơn vị, địa phương, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh theo phân cấp, ủy quyền của Bộ Ngoại giao để thực hiện việc gia hạn, thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu theo quy định.

4. Sau khi tiếp nhận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc nhận được thông báo của cơ quan, đơn vị, địa phương, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:

5. Cơ quan, đơn vị, địa phương và cá nhân có liên quan có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ trong việc gia hạn, thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; trường hợp chậm thông báo hoặc không thực hiện theo Khoản 1, Khoản 2 Điều này thì phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

1. Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm trong việc quản lý, bảo quản, lưu trữ hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn thành phố đảm bảo chặt chẽ, an toàn tuyệt đối và theo quy định hiện hành.

2. Thực hiện các thủ tục cấp, thu hồi, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định hiện hành.

1. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản hộ chiếu cẩn thận, không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong hộ chiếu, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân, giải quyết việc riêng. Cán bộ, công chức, viên chức có hành vi vi phạm Quy chế này và các quy định của pháp luật, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công vụ ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

3. Nếu hộ chiếu bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm khai báo với cơ quan quản lý trực tiếp để báo cáo ngay bằng văn bản với Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Ngoại vụ) để báo cáo cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh).

4. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức mất hộ chiếu khi đang ở nước ngoài thì phải khai báo ngay bằng văn bản với cơ quan có thẩm quyền nước sở tại, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất, đồng thời báo cáo cho trưởng đoàn công tác và đơn vị cử đi nước ngoài biết.

5. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, cán bộ, công chức, viên chức thuộc đối tượng được quy định tại Điều 2 của Quy chế này, phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu tại Điều 9 của Quy chế này.

6. Khi thay đổi cơ quan làm việc, cán bộ, công chức, viên chức phải báo cáo bằng văn bản đến cơ quan quản lý hộ chiếu nắm thông tin về nơi chuyển đi và chuyển đến để cơ quan này thực hiện việc theo dõi, quản lý hộ chiếu.

1. Chấp hành đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia, các quy định pháp luật về hoạt động đối ngoại; chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác nhận đủ và đúng thông tin trong tờ khai xin cấp hộ chiếu đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền; không cho phép đi nước ngoài đối với các trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý nằm trong diện chưa được xuất cảnh, chưa được cấp giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam được quy định tại Điều 33, Điều 34 và Điều 35 Luật Xuất, nhập cảnh.

2. Định kỳ ngày 15 của tháng cuối quý và ngày 15/10 hàng năm, báo cáo tình hình thực hiện nộp lại hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý gửi về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố. Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi nước ngoài, cán bộ, công chức, viên chức phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu và thực hiện báo cáo kết quả chuyến đi cho Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Ngoại vụ) theo quy định.

3. Thực hiện báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Ngoại vụ) trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền khi đi nước ngoài vi phạm các quy định về quản lý, sử dụng hộ chiếu; không tự nguyện nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định; sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích chuyến đi gây ảnh hưởng về quan hệ đối ngoại; ở lại nước ngoài quá thời hạn cho phép; thay đổi mục đích chuyến đi trong thời gian ở nước ngoài.

4. Có trách nhiệm thông báo cho Sở Ngoại vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền đã được cấp hộ chiếu trong trường hợp được luân chuyển, điều động, nhận công tác tại cơ quan, đơn vị, địa phương khác trên địa bàn thành phố hoặc đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích để Sở Ngoại vụ có hướng tham mưu xử lý theo quy định

5. Định kỳ thường xuyên tổ chức, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc Quy chế quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn thành phố Đồng Nai. Trường hợp phát hiện cán bộ, công chức, viên chức thuộc tổ chức, cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý không thực hiện đúng quy định phải kịp thời xử lý tùy theo tính chất và mức độ vi phạm; báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Ngoại vụ) kết quả thực hiện.

1. Giao Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Công an thành phố và các cơ quan liên quan hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố Đồng Nai chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế theo quy định.

1. Trường hợp văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì áp dụng theo văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở Ngoại vụ tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Quy chế này cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn và quy định của pháp luật hiện hành.