Quyết định 44/2023/QĐ-UBND Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Nai

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TỈNH ĐỒNG NAI
(Kèm theo Quyết định số 44/2023/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) của cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Nai.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc hệ thống các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội thuộc tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam ngày 22 tháng 11 năm 2019 (sau đây gọi tắt là Luật Xuất, nhập cảnh) và Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực (sau đây gọi tắt là Thông tư số 04/2020/TT-BNG).

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, sử dụng hộ chiếu

Hộ chiếu là tài sản của Nhà nước. Việc cấp, quản lý, sử dụng, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu được thực hiện theo quy định tại các Điều 8, 9, 10, 11, 12, 13, 23, 24, 25, 27, 28 và 30 Luật Xuất, nhập cảnh; Thông tư số 04/2020/TT-BNG và các quy định khác có liên quan. Việc sử dụng hộ chiếu không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước.

Chương II
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘ CHIẾU

Điều 4. Đối tượng được cấp hộ chiếu ngoại giao

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 8 Điều 8 Luật Xuất, nhập cảnh, đối tượng cán bộ của tỉnh Đồng Nai thuộc diện được cấp hộ chiếu ngoại giao, gồm:

1. Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Ủy viên dự khuyết Ban Chấp hành Trung ương Đảng.

2. Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy.

3. Đại biểu Quốc hội.

4. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Điều 5. Đối tượng được cấp hộ chiếu công vụ

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 và điểm c, d, đ khoản 2 Điều 9 Luật Xuất, nhập cảnh, đối tượng cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh Đồng Nai thuộc diện được cấp hộ chiếu công vụ, gồm:

1. Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.

2. Viên chức của đơn vị sự nghiệp công lập, gồm:

a) Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập; người giữ chức vụ cấp trưởng, cấp phó tổ chức cấu thành đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh;

b) Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Huyện ủy, Thành ủy thuộc Tỉnh ủy; cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;

c) Người giữ vị trí việc làm gắn với nhiệm vụ quản lý nhà nước trong đơn vị sự nghiệp công lập được giao thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước.

Điều 6. Điều kiện cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

1. Thuộc đối tượng quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 của Quy chế này.

2. Được cơ quan, người có thẩm quyền quy định tại Điều 7 của Quy chế này cử hoặc cho phép ra nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ công tác.

Điều 7. Thẩm quyền cho phép, quyết định cử người thuộc diện cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Thực hiện theo quy định tại khoản 1, 7, 10 và 11 Điều 11 Luật Xuất, nhập cảnh, thẩm quyền cho phép, quyết định cử người thuộc diện cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, gồm:

1. Tỉnh ủy.

2. Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Đối với nhân sự thuộc diện quản lý của Bộ Chính trị, Ban Bí thư thì thực hiện theo các quy định liên quan.

4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trực thuộc trong việc cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài và thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu.

Điều 8. Thời hạn của hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Thời hạn của hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp trong trường hợp bị hỏng; hoặc mất khi đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài có giá trị 01 năm và thời hạn của hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp trong trường hợp hộ chiếu hết trang; hoặc gia hạn không dài hơn thời hạn của hộ chiếu cũ và tối thiểu là 01 năm, theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 04/2020/TT-BNG.

Điều 9. Quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại Điều 2 của Quy chế này.

2. Trình tự, thủ tục quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được thực hiện như sau:

a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được;

b) Thực hiện bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định chấp thuận cử đi công tác nước ngoài của Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan được ủy quyền quản lý nhà nước về giải quyết nhân sự ra nước ngoài của tỉnh Đồng Nai. Cán bộ, công chức, viên chức đến nhận hộ chiếu phải xuất trình Giấy biên nhận nộp hộ chiếu do Sở Ngoại vụ cấp, thực hiện các thủ tục ký nhận, bàn giao đúng quy định. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì thông báo cho cán bộ, công chức, viên chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định;

c) Hộ chiếu được Sở Ngoại vụ giao lại cho cán bộ, công chức, viên chức phải đảm bảo là loại hộ chiếu theo đúng mục đích của chuyến đi công vụ ở nước ngoài; đúng đối tượng có tên trong hộ chiếu. Trường hợp vì một lý do nào đó, người được cử đi nước ngoài khi có quyết định của cơ quan cấp thẩm quyền nhưng không thể đến Sở Ngoại vụ để nhận hộ chiếu, được quyền cử người khác đến nhận hộ chiếu thay và phải kèm giấy giới thiệu của cơ quan liên quan. Khi đến nộp lại hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ, cán bộ, công chức, viên chức được cấp giấy biên nhận hộ chiếu theo quy định;

d) Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước, sử dụng hộ chiếu không đúng quy định và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu;

đ) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng;

e) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu theo quy định, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

Điều 10. Sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Thực hiện theo quy định tại Điều 25 Luật Xuất, nhập cảnh, việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, cụ thể:

1. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong trường hợp đi nước ngoài theo quyết định cử hoặc văn bản đồng ý của cơ quan, người có thẩm quyền quy định tại Điều 7 của Quy chế này, trừ trường hợp đi học tập ở nước ngoài với thời hạn trên 06 tháng.

2. Việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài.

Điều 11. Các trường hợp thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 27 Luật Xuất, nhập cảnh, các trường hợp thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, cụ thể:

1. Hủy giá trị sử dụng hộ chiếu còn thời hạn bị mất.

2. Thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn thời hạn đối với trường hợp không còn thuộc đối tượng được sử dụng.

Điều 12. Hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn thời hạn bị mất

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật Xuất, nhập cảnh, việc hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được quy định cụ thể:

Cơ quan quản lý trực tiếp của người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ gửi thông báo bằng văn bản việc mất hộ chiếu trong thời gian sớm nhất cho Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền cấp hộ chiếu hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi thuận lợi.

Điều 13. Thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đối với trường hợp không còn thuộc đối tượng được sử dụng

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 30 Luật Xuất, nhập cảnh về việc thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đối với trường hợp không còn thuộc đối tượng được sử dụng, cụ thể:

1. Trường hợp không còn thuộc đối tượng được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, gồm:

a) Người đã được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị chết hoặc bị mất tích;

b) Người được cấp hộ chiếu ngoại giao do thay đổi chức vụ, chức danh mà không còn thuộc đối tượng quy định tại Điều 4 của Quy chế này;

c) Người đã được cấp hộ chiếu công vụ do thay đổi vị trí việc làm mà không còn thuộc đối tượng quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

2. Khi có trường hợp không còn thuộc đối tượng được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Sở Ngoại vụ gửi văn bản đề nghị thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo mẫu Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC VÀ CÁ NHÂN CÓ LIÊN QUAN

Điều 14. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu

1. Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, lưu trữ hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh đảm bảo chặt chẽ, an toàn tuyệt đối và theo quy định hiện hành.

2. Thực hiện các thủ tục cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định hiện hành.

Điều 15. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu

1. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản hộ chiếu cẩn thận, không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong hộ chiếu, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân, giải quyết việc riêng. Cán bộ, công chức, viên chức có hành vi vi phạm Quy chế này và các quy định của pháp luật, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công vụ ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

3. Nếu bị mất hộ chiếu trong nước, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm khai báo với cơ quan quản lý trực tiếp để báo cáo ngay bằng văn bản với Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) để báo cáo cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) thực hiện hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đó. Trường hợp bị mất hộ chiếu ở nước ngoài, thực hiện theo quy định tại Điều 12 của Quy chế này.

4. Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, cán bộ, công chức, viên chức thuộc đối tượng được quy định tại Điều 2 của Quy chế này, phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu tại Điều 9 của Quy chế này.

5. Khi thay đổi cơ quan làm việc, cán bộ, công chức, viên chức phải báo cáo bằng văn bản đến cơ quan quản lý hộ chiếu nắm thông tin về nơi chuyển đi và chuyển đến để cơ quan này thực hiện việc theo dõi, quản lý hộ chiếu.

Điều 16. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, đơn vị, tổ chức chính trị - xã hội và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

1. Chấp hành đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia, các quy định pháp luật về hoạt động đối ngoại; chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác nhận đủ và đúng thông tin trong tờ khai xin cấp hộ chiếu đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền; không cho phép đi nước ngoài đối với các trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý nằm trong diện chưa được xuất cảnh, chưa được cấp giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam được quy định tại Điều 33, Điều 34 và Điều 35 Luật Xuất, nhập cảnh.

2. Định kỳ ngày 15 của tháng cuối quý và ngày 15/10 hàng năm, báo cáo tình hình thực hiện nộp lại hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý gửi về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Trong vòng 05 (năm) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi nước ngoài, cán bộ, công chức, viên chức phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu và thực hiện báo cáo kết quả chuyến đi cho Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) theo quy định.

3. Thực hiện báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý khi đi nước ngoài để thực hiện công vụ, làm mất hộ chiếu; không tự nguyện nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định; sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích chuyến đi gây ảnh hưởng về quan hệ đối ngoại; ở lại nước ngoài quá thời hạn cho phép; thay đổi mục đích chuyến đi trong thời gian ở nước ngoài.

4. Có trách nhiệm thông báo cho Sở Ngoại vụ biết để kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao có biện pháp xử lý theo quy định đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền đã được cấp các loại hộ chiếu bao gồm những người được luân chuyển, điều động nhận công tác tại cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh, đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

5. Định kỳ thường xuyên tổ chức, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc Quy chế quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Trường hợp thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh phát hiện cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị quản lý cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định hoặc sử dụng hộ chiếu trái với quy định của nhà nước phải có biện pháp xử lý tùy theo tính chất và mức độ vi phạm theo quy định hiện hành; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) kết quả thực hiện.

Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Điều khoản thi hành

1. Giao trách nhiệm cho Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Công an tỉnh và các cơ quan liên quan hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Giám đốc các sở, ban, ngành, các tổ chức chính trị - xã hội thuộc tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Long Khánh và thành phố Biên Hòa chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

Điều 18. Việc sửa đổi, bổ sung

Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở Ngoại vụ tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Quy chế này cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn và quy định của pháp luật hiện hành./.