Quyết định 381/QĐ-VKSTC 2017 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ

Điều 1.

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Điều 2 .

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký; thay thế Quyết định số 74/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2007 của viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy chế về công tác văn thư trong ngành Kiểm sát nhân dân) và Quyết định số 75/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2007 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy chế về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân).

Điều 3.

Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, nội dung, qu y tr ì nh nghiệp vụ, tổ chức biên chế của công tác văn thư, lưu trữ trong ngành K iể m sát nhân dân.

2. Quy chế này áp dụng đ ối với Viện kiểm sát nhân dân các cấp, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các đơn vị , cá nhân có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát quân s ự các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Qu ố c phòng..

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ng ữ dưới đây được hiểu như sau :

1. C ô ng tác văn thư: Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban h à nh văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong qu á trình hoạt động của Viện kiểm sát nhân dân các cấp; l ập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, t ài l i ệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con d ấ u.

2. Công tác l ư u trữ: Bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, x ác định giá tr ị , bảo qu ả n, th ố ng kê và sử dụng tài li ệ u lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Viện kiểm sát nhân dân các c ấ p, phục vụ khai thác, sử dụng lâu d à i hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan.

4. Văn bản đi là tấ t cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuy ê n ngành (kể cả bản sao văn b ả n, văn bản nội bộ và văn bản mật) do c ơ quan, đơn vị phát hành .

5. B ả n t h ả o văn bản là b ả n được viết hoặc đá nh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

6. Bản g ố c văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, th ể thức văn bản được Viện kiểm sát các cấp ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

7. Bản chính văn bản là b ả n hoàn chỉnh về nộ i dung, thể thức văn bản và được Viện kiểm sát các cấp ban hành.

8. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ , chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo th ể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

9. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

10. Bản sao l ục là bản sao đầy đ ủ chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định .

11. K ý t ắ t/nháy là chữ ký ngắn, nhỏ của người c ó trách nh iệ m, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được kiểm tra, rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức; kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản đúng pháp luật.

12. Hồ sơ là một tập tài liệu c ó liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đ ố i tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ c ủ a cơ quan, tổ chức, cá nhân.

13 . Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

14. Hoạt động l ưu tr ữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

15. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt đ ộn g của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn b ản , dự án, bản vẽ thiết kế, bản đ ồ , công trình nghiên cứu, sổ sách, bi ể u thống kê; âm b ả n, dương bản phim, ả nh, v i phim; băng, đĩ a ghi âm, ghi hình; tài liệu đ iện t ử ; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, h ồ i ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.

16 . Tài liệu l ưu trữ là tài liệu có gi á trị phục v ụ hoạt động thực ti ễ n, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn đ ể lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản g ố c, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính th ì được thay th ế b ằ ng bản sao hợp pháp.

17. Thu t hập tài l iệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, L ư u trữ lịch sử.

18. Chỉnh lý t à i li ệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

19. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan c ó thẩm quyền để xác đ ị nh những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

20 . Lưu trữ cơ qua n là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đố i với t ài li ệu l ư u t r ữ của cơ quan, tổ chức.

21. L ưu tr ữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

22. Ph ô ng lưu trữ là toàn bộ t ài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

23. Bản sao b ả o hi ể m tài l i ệu lưu tr ữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nh ấ t định nhằm lưu gi ữ bản sao đ ó dự phòng khi có r ủ i ro xảy ra đ ố i với tài liệu l ưu tr ữ .

Điều 3. Tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ

1. Người được bố trí làm văn thư phải có đủ ti ê u chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức quản lý văn thư theo quy định t ại Th ô ng tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nộ i vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chu ẩ n nghiệp vụ chuyên m ô n các ngạch công chức chuyên ngành văn thư .

2 . Người được b ố trí làm lưu trữ phải có đ ủ ti ê u chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức quản lý lưu trữ theo quy định tại Thông t ư s ố 13/2014/TT-BNV ngày 31/ 1 0/2014 của Bộ Nội vụ Quy định m ã s ố ngạch và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu tr ữ .

Điều 4. Hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp

1 . Tổ chức văn thư, lưu tr ữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp:

Viện kiểm sát nhân d â n các cấp căn cứ biên chế được giao và kh ố i lượng công việc để thành lập đơn vị cấp phòng hoặc bộ phận v ă n thư, lưu tr ữ và bố trí công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ.

2. Hệ thống văn thư của Viện kiểm sát nhân dân các cấp gồm :

a) Văn thư cơ quan: Văn thư chuyên trách Viện kiểm sát nh â n d â n tối cao thuộc Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; văn thư chuyên trách của các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân t ối cao có tư cách pháp nhân, con dấu và t à i khoản riêng; Văn thư chuyên trách Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; văn thư chuyên trách Viện kiểm sát nhân dân t ỉ nh, thành phố trực thuộc trung ương.

b) Văn thư đơn v ị : Văn thư chuyên trách đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Văn thư kiêm nhiệm đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.

3 . Hệ th ố ng Lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp tổ chức theo nguyên tắc tập trung thống nhất phù hợp v ới chức n ă ng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngành và thuận tiện cho công tác quản lý, khai th á c sử dụng hồ sơ, tà i liệu lưu trữ. Bộ máy chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân d â n các cấp được cơ cấu thuộc các đơn vị: Văn ph ò ng Viện kiểm sát nhân d â n tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện k iể m sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Phòng Tham mưu tổng hợp c ủ a các đơn vị thuộc Viện ki ể m sát nhân d â n t ố i cao, Văn ph ò ng hoặc bộ phận thống kê, kế toán, văn thư, lưu t r ữ và các nhiệm vụ khác thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu tr ữ của Vi ệ n kiểm sát nhân d â n các cấp phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành và của Viện kiểm sát nh â n d â n tối cao về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 6. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Viện trưởng Viện kiểm sát nh â n dân các cấp có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ của Viện ki ể m sát cấp mình theo đúng quy định của pháp luật và của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Chỉ đạo việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác v ă n thư , c ô ng t á c lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân t ối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân t ỉ nh, thành ph ố trực thuộc trung ương g iú p Viện trư ở ng cấp mình tổ chức và quản lý thống nhất công tác văn thư, công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân t ối cao. Bồi dư ỡ ng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của Viện kiểm sát nh â n dân cấp m ì nh và Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới; xây dựng đề án, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, Ngành.

3. Thủ trưởng các đơn vị cấp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; Trư ở ng ph ò ng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm qu ả n l ý công tác văn thư, công tác lưu trữ và phân công công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư, công tác lưu trữ của đơn vị theo quy định của Nhà nước và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao .

4. Công chức, viên chức ngành Kiểm sát nhân dân trong quá trình theo d õ i giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lư u trữ phải thực hiện nghiêm ch ỉ nh quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tố i cao.

Điều 7. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn thư, Lưu trữ cơ quan, đơn vị

1. Giúp Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Tham mưu xây dựng, tr ì nh lãnh đạo Viện ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Tham mưu việc ch ỉ đ ạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tối cao về công tác văn thư, lưu trữ;

c) Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện các đ ề án, dự á n, chương trì nh, quy hoạch, kế hoạch d à i hạn, ng ắ n hạn, h ằ ng năm v ề c ô ng tác văn thư, lưu trữ;

2. Thực hiện công tác văn thư của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, gồm các công việc sau:

a) Qu ả n l ý văn bản đi, văn bản đến;

b) Quản lý s ổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản;

c) Quản lý, sử dụng con d ấ u của cơ quan và các loại con dấu khác được giao;

d) Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

đ) Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.

3. Thực hiện công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, gồm các công việc sau:

a) Hư ớ ng dẫn kiểm tra việc lập hồ sơ; lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

b) Phân loại, ch ỉ nh lý, xác định gi á trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tà i liệu hết giá trị;

c) Bố tr í kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;

đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

đ) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

e) Thực hiện chế đ ộ báo cáo, báo cáo thống k ê cơ sở về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ .

Điều 8. Chế độ báo cáo công tác văn thư, Lưu trữ

Chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của ngành Kiểm sát nh â n d â n thực hiện theo Thôn g tư s ố 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo th ố ng kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu l ưu trữ .

Điều 9. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Hình th ứ c, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật (Thông tư): Thực hiện theo quy đ ị nh của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Nghị định số 34/201 6 /NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi ti ế t một số điều và biện pháp t hi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật .

2. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Thực hiện theo Quy định t ại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Quyết đị nh số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật tr ì nh bày văn bản chuyên ng à nh do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định sau khi thỏa thuận th ố ng nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện theo quy định tạ i Khoản 3, Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và thực hiện theo quy định của pháp luật t ố tụng hình sự, d â n sự, hành chính và các t ố tụng t ư pháp khác; văn bản về t ài chính, th ố ng kê, xây dựng cơ bản theo quy định của pháp luật hiện hành.

4. H ì nh thức, thể thức và k ỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng. Hình thức, thể thức và kỹ thuật tr ì nh b à y văn bản của tổ chức Đ o à n Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29- HD/TWĐTN-VP ng à y 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn Thanh ni ê n Cộng s ả n H ồ Chí Minh.

5. Hình thức, thể th ứ c và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổ i với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài hình thành trong hoạt động đ ố i ngoại quốc t ế của ng à nh Kiểm sát nhân dân thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ vào t í nh chất, nộ i dung của văn bản cần soạn thảo, Th ủ trưởng đơn vị giao cho một đơn vị trực thuộc hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì ph ố i h ợ p với các đơn vị li ên quan soạn thảo.

2. Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hi ệ n các công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung, đề xuất độ mật, độ khẩn văn bản c ầ n soạn thảo.

b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.

c) Soạn thảo văn bản .

d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với ngườ i đứ ng đ ầ u cơ quan việc tham khảo ý kiến của c á c đơn vị, cá nh ân có liên quan; nghiên cứu ti ế p thu ý kiến để ho à n ch ỉ nh bản th ả o.

đ) Trình duyệt bản th ả o văn bản kèm theo tài liệu có li ê n quan, có ý kiến đề xuất của người được giao nhiệm vụ đ ơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của người đứ ng đầu cơ quan.

3. C ă n c ứ vào đối tượng nhận, người soạn thảo văn bản dự kiến s ố lượng văn bản cần nhân bản để người ký văn bản quy ế t định.

4 . Đối với trường hợp các đơn vị được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Viện kiểm sát nhân dân tối cao thì việc soạn t hảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Ngh ị đị nh s ố 34/2 0 16/NĐ-CP quy định ch i tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Điều 11. Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Kh i trình duyệt bản thảo ph ả i đ í nh kèm các văn bản, tài liệu có liên quan. Khi trình ký văn bản chính thức phải kèm theo bản thảo đ ã được duyệt.

3. Trường hợp dự thảo đã được Thủ trưởng đơn vị ph ê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung đối với dự thảo thì đơn vị hoặc cá nh â n được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 12. Đánh máy văn bản

Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do công chức, viên chức được giao giải quy ế t c ô ng việc thực hiện. Trường hợp văn bản được dự thảo b ằ ng bản viết tay và giao cho người đ á nh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản th ả o đú ng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải h ỏ i lại người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn v ị hoặc cá nhân ch ủ trì soạn thảo văn bản phải ki ể m tr a và ch ị u trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký t ắt /nháy vào vị trí cuối nội dung văn bản (sau dấu . /.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành .

2. Thủ trưởng đơn vị đề xuất mức độ khẩn; đ ố i chi ế u quy đị nh của pháp luật v ề bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu ch ỉ mức độ mật, đố i t ượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quy ế t đ ị nh.

3. Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra l ầ n cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, th ể th ứ c, kỹ thuật trình bày, thủ tục, ban hành văn bản, số lượng bản ph á t hành của cơ quan và ph ả i ký t ắt/ nh á y vào vị trí cuối cùng ở th ể thức “Nơi nhận”.

4. V ă n b ả n quy phạm pháp luật phải được Th ủ trưởng đơn vị chủ trì việc soạn thảo, Vụ trưởng Vụ pháp ch ế và Quản lý khoa học Viện kiểm sát nhân dân tối cao k ý t ắ t/nháy trước khi trình ký chính thức.

Điều 14. Ký văn bản

1 . Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của Nhà nước và Quy chế làm việc của Viện kiểm sát nhân dân các cấp. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có thẩm quyền k ý tất cả các văn bản của cơ quan; Phó Viện tr ư ởng ký thay Viện trưởng các văn bản thuộc lĩ nh vực được phân công phụ trá ch và ch ị u trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp luật.

2. Việc ký thừa ủy qu y ền văn bản chuyên ngành của Viện kiểm sát nhân dân do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định .

3. Kh ô ng dùng bút ch ì , mực đ ỏ hoặc các thứ m ực dễ ph ả i đ ể k ý văn bản.

4 . Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, ch ữ ký của người có th ẩ m quy ề n thực hiện như sau:

a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cụ thể :

- K ý thay mặt (TM): Trường hợp văn bản do tập thể thông qua, quyết định thì phải ghi chữ vi ế t tắt “TM ” (thay mặt) vào trước tên tập th ể lãnh đạo hoặc t ê n cơ quan, tổ chức;

- Ký thay (KT): Trường hợp cấp Phó ký thay cấp Trư ở ng những văn bản trong l ĩ nh vực đã được phân công phụ trách thì phải ghi chữ vi ế t t ắt “KT .” (ký thay) vào trước chức vụ của cấp Trư ở ng;

- Ký th ừ a lệnh (TL . ): Trường hợp Viện trư ở ng ủy nhiệm cho lãnh đạo dưới mình một cấp k ý một số vă n bản nhất đ ị nh mà theo luật định phải do Thủ trưởng ký (ch ỉ đối với văn bản hành chính thì phải gh i chữ vi ế t t ắ t “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đ ứng đầ u;

- Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trường hợp người đ ứng đầu cơ quan ủ y quyền cho người đ ứng đ ầ u đơn vị trong cơ quan ký thừa ủy quyền một số văn bản m à m ình phải ký, trong một thời gian nhất định, việc giao ký thừa ủ y quyền phả i bằng văn bản của người ủy quy ề n, người được ủy quy ề n ký không được ủ y quyền cho người khác; phải ghi chữ v iế t tắt “TUQ.” (thừa ủy quy ề n) vào trước chức vụ của người ủy quy ề n;

b) Chức vụ của người k ý

- Chức vụ gh i trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản . Ch ỉ ghi chức vụ như Viện trưởng , Phó Viện trưởng …, không ghi lại t ên cơ quan ban hành văn bản, trừ các văn bản liên ngành;

- Chức danh ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó . Đối với những Ban, Hội đ ồ ng không được phép sử dụng con d ấ u của cơ quan th ì chỉ ghi chức danh của người k ý văn bản trong Ban h oặ c Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đ ồ ng được phép sử dụng con d ấ u của cơ quan thì có thể gh i thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.

c) Họ và tên bao gồm: Họ, ch ữ đ ệm (nếu c ó ) và tên của người ký văn bản . Đối với những văn bản hành chính, không gh i học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (GS , PGS, TS, ThS. . .) trước họ và t ê n của ngườ i ký.

5. Người có thẩm quyền ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra đảm bảo đ ú ng số lượng bản ký trực tiếp, số lượng bản phát hành, việc ký gửi văn bản vượt cấp (nếu có).

6 . Người có đủ thẩm quyền k ý văn bản, nhưng v ă n bản đ ó tr ái pháp luật hoặc người ký văn bản không đúng thẩm quyền s ẽ bị xem xét trách nhiệm tùy theo tính ch ất mức độ, hậu qu ả mà văn bản đã gây ra, có th ể bị k ỷ luật, b ồi thường d â n sự hoặc b ị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành .

Điều 15. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, trích sao và sao lục .

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông t ư s ố 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội v ụ v à Quyết định số 393/Q Đ -VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao .

3. Việc sao y bản chính, trích sao, sao lục văn bản do viện trưởng hoặc người được ủy quyền quyết định .

4. B ả n sao y bản chính, trích sao, sao lục thực hiện đúng quy định pháp luật, có giá trị pháp lý như bản ch í nh.

5. Bản sao chụp (photocopy c ả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 của Điều này thì ch ỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không sao, ch ụ p, chuyển phát ra ngoài cơ quan nh ữ ng ý kiến ghi b ê n l ề văn bản. Trường hợp nh ữ ng ý ki ế n của lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghi bên l ề văn bản c ầ n thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được th ể chế hóa b ằ ng văn bản hành chính.

7. Việc sao, chụp tài liệu, bút lục … trong h ồ sơ vụ á n phải được sự đồng ý và ký duyệt của lãnh đạo Viện và Th ủ trưởng đơn vị nghiệp vụ .

8. Đối với điện mật, đơn vị hoặc cá nhân mu ố n sao, chụp ph ả i được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và liên hệ với Phòng hoặc bộ phận Cơ yếu đ ể thực hiện sao , chụp tài liệu. Đơn vị, cá nhân khi chưa được phép không sao, chụp đ iện mật cơ y ế u.

9. Nghiêm cấm việc sao, chụp nguyên văn c ả d ấ u và chữ ký trong văn bản chính để gửi l ê n cơ quan cấp trên hoặc cơ quan khác, trừ trường hợp c ó y ê u c ầ u của c á c cơ quan này. Văn bản có ghi ý kiến của người có trách nhiệm th ì không sao, chụp nguyên ý kiến đó để gửi cơ quan khác, tr ừ trường hợp được người gh i ý kiến đó cho phép.

10. Các loại bản sao, chụp cả dấu và chữ ký của văn bản do Cơ quan ban hành mà có chứng thực, chữ ký của người có thẩm quyền, đóng d ấ u cơ quan (sao y bản chính) sẽ có giá trị ph á p lý như bản chính , văn bản qua Fax không có giá trị pháp lý. Trường hợp cần thông tin nhanh, các cơ quan, đơn vị có th ể g ử i văn bản bằng Fax nh ư ng đ ồ ng thời phải gửi ngay văn bản chính thức.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tất cả văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị đ ể làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và qu ả n l ý theo trình tự sau:

1. Ti ế p nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Xử lý và theo dõi, đôn đ ốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. V ă n bản đến từ bất kỳ nguồn n à o trong gi ờ làm việc Văn thư cơ quan t iếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng b ì , dấu niêm phong (n ế u c ó ), kiểm tra, đố i chiếu với nơi g ửi trước khi nh ậ n và ký nhận. Những văn bản đến không được đ ă ng k ý tại Văn thư cơ quan th ì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đ ến ph ả i được phân loại sơ bộ, bóc bì, đ ó ng dấu “ Đ ế n”, ghi số, ngày đến và đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản hoặc cơ s ở dữ liệu quản lý v ă n b ả n đến trên máy v i tính tại Văn thư cơ q uan, Đ ố i với bản Fax, phải đóng d ấ u “Đ ế n” trước khi trình người có th ẩ m q uy ề n. Đối với văn b ả n được chuy ể n qua mạng phải in ra và làm thủ t ục đóng dấu “Đến”.

3. Văn thư cơ quan được phép bóc các b ì gửi đến ( tr ừ bì c ó tên riêng đơn vị trực thuộc, cá nhân và văn bản mật). Văn bản mật đ ế n được đă ng ký ri ê ng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì kh ô ng được n ố i mạng nội b ộ ho ặ c mạng Internet. Việc bóc bì văn bản mật d o Viện trưởng Viện kiểm sát nhân d â n các c ấ p quy định cụ thể.

4. Đơn thư khi ếu nại t ố cáo của công dân gửi đ ế n qua đường bưu điện, Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, đóng dấu “Đ ế n” trên b ì , sau đ ó vào sổ chuyển bì (ghi đ ủ mã số bảo đảm nếu có) để chuyển giao đơn vị, cá nhân liên quan giải q u y ế t theo thẩm quyền.

5. Văn bản đế n phải được đăng ký, chuyển giao ngay trong n gà y, nếu văn bản đến vào cu ối gi ờ làm việc buổi chi ề u th ì chuy ể n giao chậm nhất là đ ầ u gi ờ sáng ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến c ó đ ó ng d ấ u ch ỉ các m ứ c độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc" “H ỏ a t ố c hẹn giờ" (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuy ể n giao ngay sau khi nhận được, k ể cả ngoài g iờ hành chính.

6. Văn thư cơ quan có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa ch ỉ , kh ô ng đảm bảo yêu cầu an toàn về công t ác v ă n thư hoặc văn bản rách, nh à u nát.

Điều 18. Thẩm quyền xử lý văn bản đến

a) Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Viện trưởng, Phó Viện trưởng, chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng và tương đ ương, Trưởng ph ò ng Hành chính.

b) Viện kiểm sá t nhân dâ n cấp cao: Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.

c) Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉ nh: Viện trưởng, Phó Vi ệ n trưởng, Chánh Văn phòng .

d) Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Viện trưởng, Phó Viện trưởng .

Điều 19. Trình, chuyển giao văn bản đến

1 . Văn bản đến sau khi được đ ă ng ký, Văn thư phải tr ì nh người có thẩm quyền để x i n ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Sau khi có ý kiến ph â n ph ối , ý kiến chỉ đạo giải quyết ( n ế u có) của người có thẩm quyền, văn bản đ ế n được chuy ể n tr ở l ại V ă n thư đ ể đăng ký bổ sung vào S ổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các tr ư ờ ng tương ứng trong cơ s ở dữ liệu quản lý văn bản đ ế n. Văn bản có ý k iế n chỉ đạo của lãnh đạ o Viện phải chuyển ngay đến các đ ơn vị liên quan để thực hiện .

a) Đố i với Văn thư cơ quan:

- Đối với nh ữ ng văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của l ã nh đ ạo viện thì Chánh V ă n phòng trình L ã nh đ ạo Viện xin ý kiến giải quy ế t trong thời hạn 01 ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Sau khi lãnh đạo Viện có ý ki ế n chỉ đạo, Văn thư cơ quan cập nhật vào phần m ềm Quản lý văn bản điều hành hoặc s ổ theo dõi, chuy ể n ngay các văn bản này đế n các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị, cá nhân liên quan phối hợp (nếu c ó );

- Đối v ớ i những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị , tổ chức thì Văn thư cơ quan cập nhật vào phần m ề m Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi và chuyển ngay đến các đơn vị, tổ chức đó đ ể g iả i quyết. Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn thư cơ quan trong ngày làm việc;

- Sau khi đ ăng ký văn bản đế n trên phần mềm Qu ả n lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi, c ác văn bản khẩn phải được chuyển ngay kh i tiếp nhận đến địa chỉ ghi trên văn bản đ ể giải quyết.

- Khi có đi ệ n mật gửi đ ế n, Văn thư cơ quan vào sổ theo dõi hoặc trên phần m ề m Qu ả n lý văn bản điều hành, chuyển ngay đ ế n l ã nh đ ạo viện hoặc Chánh Văn phòng xử lý. Sau khi có ý k iế n chỉ đạo, Văn thư cơ quan chuyển điện mật ngay đến đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao trách nhiệm xử lý. Khi xử l ý xong, các đơn vị, tổ chức, cá nhân phải chuyển tr ả điện mật cho Văn thư Cơ quan để làm thủ tục trả lại Cơ yếu theo chế độ b ả o mậ t .

b) Đối với Văn thư đơn vị

- Đ ố i với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Văn thư tr ì nh Thủ trưởng đơn v ị xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đ ơn vị, Văn thư cập nhật vào sổ chuyển giao văn bản đ ế n hoặc trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành và chuy ể n văn bản đến b ộ phận hoặc cá nhân được phân công g i ải quyết;

- Đối với thư gửi cá nhân, báo, tạp chí, .. . Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trực tiếp tớ i ngư ời nhận;

- Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư cơ quan những văn bản chuyển nhầm địa ch ỉ đến đ ể xử lý t iế p. Văn thư đơn vị kh ô ng được chuyển trực ti ế p những văn bản này cho đơn vị , tổ chức khác.

2. Văn bản kh ẩ n do bảo vệ cơ quan tiếp nhận ngoài giờ hành chính, người tiếp nhận phải báo c á o nga y với Chánh V ă n phòng, Ph ó Chánh Văn phòng ho ặ c người có trách nhiệm để xử lý.

3. Văn bản k hẩ n do bộ phận trực nghiệp vụ hoặc bảo vệ c ơ quan t iế p nhận ng à y ngh ỉ , ngày lễ, tết, người tiếp nhận phải thông báo ngay v ớ i Trưởng ca trực đ ể báo cáo lãnh đạo Viện trực trong ngày chỉ đạo x ử l ý theo quy định.

Điều 20. Đề xuất giải quyết văn bản đến

1. Phiếu trình giải quyết văn bản đến: Dùng để gh i ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu c ó ) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Khi tr ì n h người đ ứng đầu cơ quan xem xét, quy ế t đ ị nh phương án giải quyết một vấn đề hay sự việc gì đ ó; đơn vị, cá nhân ph ả i đ í nh k è m phi ế u trình giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. M ẫ u phi ế u trình giải quyết văn bản đến quy định tại Phụ lục VII Quy ế t định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

2. Sau khi có ý kiến ch ỉ đ ạo giải quyết của người có thẩm quyền, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thực hiện ph ả i lưu bản gốc phi ế u trình giải quyết văn bản đ ến vào hồ sơ công việc.

Điều 21. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau kh i nhận được văn bản đến, Th ủ trư ở ng đơ n vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn, yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm giúp Viện trưởng thực hiện đ ú ng quy đ ị nh của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân t ố i cao về tiếp nhận, qu ả n l ý văn bản đ ế n.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của đơn vị.

3. Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật th ô ng tin đơn vị , cá nhân được phân công giải quyết văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi; giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đế n đú ng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Vi ệ n về tình hình, tiến độ và kết qu ả giải quyết văn bản đ ế n của các đơ n vị đ ể thông báo, nh ắ c nh ở , đôn đốc các đơn vị giải quy ế t văn bản đ ế n đ ú ng ti ế n độ.

5. Đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện trưởng phải trực tiếp xem xét và x ử lý văn bản đến; trường hợp v ắ ng mặt giao Phó Viện trưởng xử lý văn bản đ ế n.

6. Văn bản chuyên ngành của Viện kiểm sát nhân dân thời hạn gi ải quyết theo quy đ ị nh của B ộ luật t ố tụng hình sự, B ộ luật tố tụng dân sự, luật t ố tụng hành chính và các quy định khác của pháp luật li ê n quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ngành.

Điều 22. Trình tự giải quyết văn bản đi

T ấ t cả văn bản do cơ quan phát hành phải được quản lý t heo trình tự sau:

1. Ki ể m t ra thể thức và kỹ thuật trình b à y văn bản; ghi số, và ngày , tháng, năm của văn bản.

2 . Đăng ký văn bản đi.

3 . Nhân b ả n, đóng d ấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

4 . Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .

5 . Lưu văn bản đi .

Điều 23. Đăng ký văn bản đi

T ấ t cả văn bản đ i c ủ a Viện kiểm sát các cấp khi phát hành phải đăng ký tại Văn thư cơ quan, đơn vị. Việc ghi s ố , ký hiệu và ngày, tháng, năm theo hệ thống số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của cơ quan, đơn vị do Văn thư cơ quan thống nh ấ t qu ả n lý. Riêng một số quyết định cá biệt (nâng lương, b ổ nhiệm, tuyển dụng.,.) do đơn vị tham mưu về công tác tổ chức cán bộ của Viện kiểm sát các cấp soạn thảo có thể lấy số của đơn vị, nhưng phải lập sổ để theo dõi, quản lý và thực hiện chế độ nộp lưu theo quy định.

2. Văn thư cơ quan kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày v ă n b ả n, nếu sa i trả lạ i đơn vị soạn thảo để sửa lại đúng quy định mới đăng ký phát hành văn bản đ i.

3. Việc đăng ký s ố và ngày, tháng của văn bản tại Văn thư cơ quan thực hiện sau khi người có thẩm quyền ký đ ã ký chính thức vào văn bản.

4. Việc ghi s ố , ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

5. Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 0 1/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

6. Văn bản mật đi phải được đăng ký riêng.

7. Cách th ứ c đăng ký văn bản đ i thực hiện như sau:

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ: C ă n cứ t ổ ng s ố và s ố lượng m ỗ i loại văn bản đi h ằ ng năm, Viện kiểm sát các cấp quy định cụ th ể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

b) Đăng ký văn bản đ i bằng máy vi tính: Sử dụng chương trình Qu ả n lý văn bản điều hành, thực hiện theo C ô ng văn s ố 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đế n và lập hồ sơ trong môi trư ờ ng mạng.

Điều 24. Nhân bản, đóng dấu văn bản

1 . Nhân b ả n:

a) Số lượn g văn bản cần nhân b ả n đ ể phát hành được xác đị nh tại nơi nhận văn bản. N ế u gửi văn bản đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị, t ổ chức soạn thảo văn bản phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị.

h) Nơi nhận ph ả i được xác định cụ thể trong văn bản tr ê n nguyên tắc văn bản chỉ gửi đ ế n đơn v ị , tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quy ế t, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo , giám sát, kiểm tra liên quan đ ế n nội dung văn bản. Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đố i tượng.

c) Việc nhân bản được thực hiện n hư sau: v ă n thư cơ quan chịu trách nhi ệ m nhân bản các văn bản do lãnh đạo Viện ký ban hành; văn thư đơn vị ch ị u trách nhiệm nhân bản các văn bản do đơn v ị ký ban hành.

d ) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị bảo mật nội dung văn bản khi nhân bản phát hành.

đ) Việc nh â n bản văn bản mật được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của người có th ẩ m quy ề n và quy định của pháp luật v ề bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu:

Việc đóng dấu trên văn bản hành chính, đóng dấu giáp lai đối v ới văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và tuân th ủ các quy định sau:

a) Dấu đ ó ng phải rõ r à ng, ngay ng ắ n, đ ú ng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

b) Kh i đóng dấu l ê n chữ ký thì dấu đ ó ng phải trùm l ê n khoảng 1/3 chữ ký về phía b ê n trái.

c) Đóng d ấ u giáp lai là dùng con dấu đó ng vào khoảng giữa mép phải văn bản gồm 02 tờ tr ở lên đ ể trên tất cả các tờ đều có thông tin về con d ấ u nhằm đảm b ả o tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, g i ả mạo văn bản, Mỗi dấu đóng giáp lai tối đa 05 trang văn bản.

d) Đóng d ấ u treo là dùng con dấu đóng l ê n trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản ch í nh. Việc đ ó ng dấu treo lê n văn bản không kh ẳ ng định gi á trị pháp lý của văn bản đ ó m à ch ỉ nhằm kh ẳ ng định văn bản được đóng d ấ u tr eo l à một bộ phận của văn bản ch í nh.

đ ) Việc đón g d ấ u bút lục hồ sơ vụ án: d ấ u n ổ i các loại th ẻ , ch ứ ng minh của Ngành thực hiện theo quy định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân t ối cao.

3. Đóng dấu đ ộ khẩn, mật:

a) Việc đóng dấu các đ ộ kh ẩ n (KH Ẩ N, THƯỢNG KH Ẩ N, H Ỏ A TỐC, HỎA T Ố C HẸN GI Ờ ) tr ê n văn b ản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Điều 16 Quyết định số 393/QĐ-VKSTC.

b) Việc đóng d ấ u các độ mậ t (M Ậ T, TUYỆT M Ậ T, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy đ ị nh tạ i Nghị định số 33/2 0 02/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi h ành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/20 1 5/ T T-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định s ố 33/2002/NĐ-CP và Quy ế t định số 393/QĐ-VKSTC.

c) Vị trí đóng d ấ u độ khẩn, dấu độ mật và d ấ u phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU H À NH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Điều 16 Quyết định số 393/QĐ-VKSTC.

Điều 25. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản do Văn thư cơ quan, V ă n thư đơn vị thực hiện như sau:

a) Đối với văn bản giấy: Lựa chọn bì, vào bì; đóng d ấ u m ứ c đ ộ khẩn, mật (n ế u có).

b) Đ ố i v ớ i văn bản điện t ử : Vào sổ và đ ính kèm bản đ iện t ử đ ã được đăng ký trên phần mềm Qu ả n l ý văn bản điều hành, gửi đến nơi nhận.

2. Chuy ể n phát văn bản đi do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện như sau:

a) Nh ữ ng văn bản đã là m đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát h à nh ngay trong ngày văn bản đó được đ ăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo . Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành chậm nh ấ t sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản.

b) Đố i với những văn bản chỉ mức đ ộ khẩn phải được phát hành ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính.

c) Văn bản đi p hả i được đăng ký vào sổ gửi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu đ iện ki ể m tra và ký nhận vào s ổ .

d) Việc chuyển giao trực tiếp v ă n b ả n cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong nội bộ và b ê n ngoài, Văn thư phải cập nhật tr ê n phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ để theo dõi và phải được ký xác nhận việc giao nhận văn bản.

đ ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đ i có thể chuyển bằng máy Fax hoặc chuy ể n qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính đ ể cơ quan h ữ u quan lưu vào hồ sơ công việc.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định lại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của c hí nh phủ; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ng à y 20/7/2015 của Bộ C ô ng an và quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về b ả o vệ bí mật nhà nước.

3. Theo d õ i việc chuyển phát văn bản đi:

a) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn v ị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát v ă n bản đ i.

b) Lập S ổ theo d õ i việc chuyển phát văn bản đ i .

c) Đối với những văn bản đ i có đóng dấu “Tài liệu th u hồi ” , đơn vị soạn th ả o phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn thư cơ quan; khi nhận lại, phải kiểm tra, đ ố i chi ế u để bảo đ ảm văn bản không bị thi ế u hoặc th ấ t lạc.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị th ấ t lạc, không có ngư ờ i nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền để x ử lý.

Điều 26. Lưu văn bản đi

1. Đối vớ i văn bản đ i do V ă n thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đ i phải lưu 03 bản: Bản gốc lưu tạ i Văn thư cơ quan , được sắp xếp theo th ứ t ự đă ng ký; 01 bản chính lưu tại Văn thư đơn vị; 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc và được chuyển giao cho Lư u tr ữ cơ quan theo thời hạn quy định.

2. Đối với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản: Bản gốc lưu tạ i Văn thư đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

3. Văn bản đi có chế độ mật được lưu tạ i Văn thư theo ch ế độ bảo vệ bí mật nhà nước, được sắp xếp theo số thứ t ự và b ả o qu ả n trong cặp, hộp. Tuyệt đối không mang ra khỏi cơ quan; trư ờ ng h ợ p c ầ n khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị.

4. Các văn bản l iê n ngành không lấy s ố tại Văn thư th ì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo d õ i lưu bản ch í nh.

5. Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phục v ụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của Thủ trưởng đơn vị.

Điều 27. Xây dựng Danh mục hồ sơ

Việc xây dựng Danh mục hồ sơ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp th ự c hiện theo Thông tư s ố 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể;

1. Mục đ í ch của việc lập Danh mục hồ sơ:

a) Quản lý các hoạ t động của cơ quan, đơn vị và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ.

b) Gi ú p cho cơ quan, đơn vị chủ động trong việc tổ chức lập h ồ sơ và quản l ý hồ sơ, tà i liệu trong giai đo ạ n văn thư được chặt chẽ và khoa học.

c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn đ ốc việc lập hồ sơ tại các đơn v ị và cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của m ỗ i cá nhân trong cơ quan, tổ chức đ ố i với việc lập hồ sơ và chuẩn bị n ộ p lưu h ồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .

d) Là c ă n cứ để lựa chọn tài liệu có giá tr ị để lưu trữ và phục vụ s ử dụng .

2. C ă n cứ ch ủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao g ồ m:

a) Các văn bản quy đ ị nh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

b ) Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và công chức, nhân viên cơ quan nói chung;

c) Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;

đ) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị;

đ) K ế hoạch, nh iệ m vụ công tác hằng n ă m của cơ quan, các đơn vị trực thuộc và của mỗi cá nhân;

e) Danh mục hồ sơ của những năm trước;

g) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ s ơ của cơ quan, đơn vị ( nếu c ó ).

3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ gồm các bư ớ c sau:

a) Xây dựng khung đ ể mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đ ề mục của Danh mục h ồ sơ được x â y dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo l ĩ nh vực hoạt động của đơn vị chuyên m ôn. Căn cứ tình hình thực tế hoạt động của đơn vị đ ể chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đ ả m v i ệc lặp hồ sơ được đ ầ y đủ, chính xác và thuận tiện;

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức n ă ng, nhiệm vụ được giao hằng năm;

Trong đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đế n cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của h ồ sơ .

b) Xác đị nh nh ữ ng hồ sơ c ầ n lập, dự kiến tiêu đ ề hồ sơ và người lập.

- Dự kiến th ời hạn bảo quản của hồ sơ thực hiện theo quy định tại Thông tư s ố 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Đánh số, k ý hiệu các đề mục và h ồ sơ: S ố của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, b ắ t đ ầu t ừ số 01 ( ví dụ: 01/VKS . ../Tên đơn v ị / Tê n hồ sơ/năm) hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đ ầ u từ số 01 .

4 . Tổ chức lập Danh mục hồ sơ:

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách th ứ nhất: Văn thư cơ quan, đơn vị dự thảo Danh mục h ồ sơ tr ê n cơ sở Quyết định giao nhiệm vụ h ằ ng năm, lấy ý kiến đó ng góp của các đơn v ị , cá nhân liên quan; h oà n thiện dự thảo trình Ch á nh Văn phòng hoặc người được giao nhiệm vụ để trình l ã nh đạo Viện kiểm sát nhân dân c ù ng cấp ký ban hành.

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư cơ quan; Văn thư cơ quan t ổ ng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, đ ơn vị, bổ sung, ch ỉ nh s ử a (n ế u c ầ n); hoàn thiện dự thảo trình Chánh Văn ph ò ng hoặc người được giao nhiệm vụ để tr ì nh lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp ký ban hành.

b) Danh mục hồ sơ do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp duyệt, ký ban hành vào đầu năm.

c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành g ử i các đơn vị, cá nhân l iê n quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có h ồ sơ dự kiến chưa s á t v ớ i thực tế hoặc có công việc giải quyết phát s i nh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó kịp thời s ử a đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình đ ể Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị.

Điều 28. Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc:

a) M ở hồ sơ: Hằng năm, c ă n cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực t ế công việc được gia o , mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ l ê n bìa để quản lý văn bản liên quan đ ế n công việc giải quyết, ngoài bìa gh i r õ t iê u đ ề hồ sơ, Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đ ưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đ ó .

b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đ ầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào h ồ sơ.

- Các văn bản tro ng hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình t ự hợp lý, tùy theo đ ặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho phù hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ:

- Khi công v i ệc giải quyết xon g hồ sơ cũng kết thúc, công chức, viên chức c ó trách nhiệm lập hồ sơ ph ả i kiểm tra xem xét, bổ sung nhưng văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu , sách báo không cần để trong hồ sơ.

- Đố i với các hồ sơ có thời hạn b ả o quản vĩnh viễn thì cán bộ, c ô ng chức, vi ê n chức phải biên mục hồ sơ đầ y đủ.

2. Yêu cầu đố i với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập ph ả i ph ả n ánh đ úng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, t ổ ch ứ c hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có li ê n quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình t ự d i ễ n bi ế n của sự việc hay t r ì nh tự giải quyết công việc .

c) Văn bản tr ong hồ sơ phải có giá trị b ả o qu ả n tương đ ố i đ ồng đều.

Điều 29. Quản lý và sử dụng con dấu

Viện trư ở ng Viện kiểm sát nhân dân các c ấ p quán triệt thực hiện đ ú ng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 0 1 /7/2016 của Chính ph ủ , cùng các quy định khác của Nh à nướ c và Viện kiểm sát nhân dân tối cao liên quan đến việc qu ả n lý và sử dụng con dấu, c ụ th ể :

a) Quản lý con d ấ u:

- Chánh Văn phòng Viện ki ể m sá t nhân dân tối cao , Viện kiểm sát nhâ n dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh , thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm trước viện trưởng cấp m ì nh v ề việc quản lý, s ử dụng con dấu của đơn vị. Th ủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân t ố i cao có con d ấ u riêng ch ị u trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nh â n dân tối cao về việc quản lý và sử dụng con d ấ u của đ ơn vị. Viện trưởng Viện kiểm sát cấp huyện chịu trách nhiệm trước Viện trưởng cấp trên trực tiếp về việc quản lý, s ử dụng con dấu của Vi ệ n kiểm sát cấp mình.

- Con dấu của đơn vị phải được giao b ằ ng quy ế t định cho Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị quản lý và sử dụng. Người được giao quản lý , sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị và có trách nhiệm thực hiện nh ữ ng quy đ ị nh sau:

+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng l à m việc của công chức , viên chức văn thư. Trường hợp cần đ ưa con d ấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và phải chịu tr á ch nhiệm về việc b ả o quản, sử dụng con d ấ u. Con d ấ u phải được bảo quản an toàn trong và ngoài giờ làm việc;

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép b ằ ng văn bản của người có thẩm quyền.

- Quản lý dấu trực nghiệp vụ ngo à i giờ hành chính và ngày nghỉ , lễ, tết:

+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm s á t nhân dân cấp cao: Do Văn thư cơ quan qu ả n l ý, sử dụng;

+ Viện kiểm s á t nhân dân cấp tỉnh, huyện: Do Văn thư cơ quan hoặc cán bộ trực nghi ệ p vụ trực tiếp quản lý; phải được giao nhận bằng văn bản và tuân thủ quy định tại Điều này.

- K hi né t dấu bị mòn hoặc bi ế n dạng, người được giao quản lý, sử dụng con dấu phải b á o cáo Th ủ trưởng đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất phải báo cáo ngay với Viện trưởng cấp m ì nh; đồng thời thông báo với cơ quan Công an nơ i xảy ra m ấ t con dấu đ ể l ậ p biên b ản. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi xảy ra mất con d ấ u phải có báo cáo nhanh v ề Viện kiểm sát nhân dân tối cao đ ể bi ế t, ch ỉ đạo.

- Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập phải nộp con d ấ u c ũ và làm thủ tục x i n khắc con dấu m ớ i; trường hợp giải th ể , đơn vị cấp trên trực tiếp phải thu hồi con dấu theo quy định.

b) Sử dụng c o n dấu:

- Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đó ng dấu vào các văn bản của cơ quan. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đ ú ng h ì nh thức, thể thức và có ý ki ế n của người có thẩm quyền.

- Người được giao qu ả n lý, sử dụng con dấu phải tự kiểm tra trước khi đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị mình.

- Không đ ó ng dấ u trong các trường hợp sau: Đóng dấu v à o giấy không có nội dung, đ ó ng dấu trư ớ c khi ký, đóng d ấ u s ẵ n trên gi ấ y tr ắ ng, đóng d ấ u vào văn bản chụp lạ i mà không có bản g ố c để đ ố i chi ế u hoặc đóng dấu lên các văn bản có ch ữ k ý của người không có thẩm quyền.

Điều 30. Trao đổi văn bản trong ngành Kiểm sát nhân dân

1. N g ười ký văn bản, căn cứ yêu cầu giải quyết c ô ng việc và m ố i quan hệ công tác đ ể quyết định việc g ử i văn bản đến nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết và t hi hành b iết .

2. Việc gửi văn bản hành chính từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc ngược lại phải theo nguyên tắc g ử i cấp t rự c tiếp. Trong trường hợp đặc biệt c ầ n gửi vượt cấp hoặc do cấp trên y êu cầu t hì có thể gửi vượt cấp nhưng phải g ử i 01 bản cho cấp trên trực t iế p để bi ế t.

3. Việc gửi văn bản chuyên ngành phải b ả o đảm đúng trình tự t ố tụng theo quy định của pháp luật.

Điều 31. Trao đổi văn bản ngoài ngành Kiểm sát nhân dân

Th ủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao k hi trao đổi văn bản v ớ i ngành khác đ ể giải quyết công việc phải gửi một bản đến lãnh đạo Viện phụ trách để báo cáo. Trường hợp c ầ n thiết đặt chế độ trao đ ổ i tài liệu tin tức với cơ quan ngoài ngành phải được sự đồ ng ý của l ã nh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 32. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 . Trách nhiệm của Vi ệ n trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp:

a) Ch ỉ đ ạo chung và ủ y quyền cho Chánh Văn phòng giúp Viện trưởng ch ỉ đạo công tác xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài l iệu vào Lưu trữ theo quy định.

b) Ban hà nh theo thẩm quy ề n các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan.

2. Trách nhiệm c ủ a Chánh Văn phòng Viện ki ểm sát nhân dân các cấp:

a) Tham mưu, gi ú p Viện trưởng ch ỉ đ ạo, hướng dẫn các đơ n vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng v ề việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp h ồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị.

3. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị: Văn thư cơ quan, đơn vị c ó trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, công chức, viên chức của đơn v ị lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, t à i liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.

4 . Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức:

a) Trực tiếp lập h ồ sơ công việc được ph â n c ô ng theo d õi , giải quyết.

b) Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác các th ô ng tin trong hồ sơ khi chưa nộp vào Lưu trữ cơ quan.

c) Giao nộp hồ sơ, tà i liệu vào Lưu trữ đúng thời hạn và đ ú ng thủ tục quy định.

d) Cán b ộ , c ô ng chức, viên chức các đơn vị, tổ chức thuộc diện nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải giao nộp hồ sơ, t ài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy đ ị nh hiện hành . Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đ ến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị, tổ chức phải có đề ngh ị b ằ ng văn bản và phải được sự đồ ng ý của Th ủ trư ở ng đơn vị, nhưng thời hạn gi ữ lại không quá 01 năm.

đ ) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, ngh ỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội ph ả i b à n giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, tổ chức hoặc cho người k ế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang đơn vị khác.

Điều 33. Thời hạn, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ theo d õi văn thư phải giao nộp vào Lưu tr ữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc k ế t thúc.

b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ (g ồ m các báo cáo ph ú c tr ì nh, biên bản nghiệm thu và đ ề t à i đã được nghiệm thu): Sau 01 năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

c) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 th á ng, kể từ khi công trình được quyết t oán.

d) Đ ối với tài liệu ả nh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu điện tử khác; Sau 03 tháng, k ể từ khi công việc kết thúc.

đ) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nh u cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đ ã đến hạn nộp lưu quy định t ại điểm a, khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì ph ả i được Viện trưởng Vi ệ n ki ể m sát cùng cấp đ ồ ng ý và phải lập d a nh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, Thời hạn gi ữ lại hồ sơ, tà i liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể t ừ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu t r ữ cơ quan, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên b ả n giao, nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, gi ữ 01 bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản.

Điều 34. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hằng năm, công chức, vi ê n chức lưu trữ Viện kiểm sát nh â n dân các cấp có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đ ã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn v ị , cán bộ, c ô ng chức, viên chức xá c định những loại h ồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn b ị hồ sơ, tài liệu và lập “ Mục lục h ồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện b ả o quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức ti ế p nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chi ế u giữa Mục lục h ồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế t ài liệu và lập Biên bản g i a o nhận tài liệu.

Điều 35. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

1 . Tài liệu lưu trữ điện tử là t ài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được l ự a chọn để lưu trữ hoặc được số h ó a từ tài liệu lưu trữ trên các v ậ t mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trữ điện t ử ph ả i đáp ứng các tiêu chuẩn dữ l iệu thông tin đ ầu vào, bảo đ ả m t í nh kế thừa, tính thống nhất, độ xác t hực, an toàn và kh ả năng truy cập; được bảo quản v à sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

3 . Tài liệu được s ố hóa từ t ài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay th ế tài liệu đã được s ố hóa.

4. Việc quản lý tài liệu lưu trữ điệ n t ử thực hiện theo quy đị nh của Ch í nh ph ủ .

Điều 36. Quản lý hồ sơ; tài liệu của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể

1. Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, t à i li ệ u đ ã giải quy ế t xong của đơn vị c ũ phải được ch ỉ nh lý, thống k ê và chuyển giao Lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa gi ả i quy ết xong sẽ do đơn vị mới ti ế p nhận và giải quy ết tiếp.

2. N ế u mộ t đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác thì các h ồ sơ, tài liệu đ ã g iả i quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu ch ư a gi ả i quyết xong thuộc chức năng của đơn v ị nào sẽ do đơn vị đ ó t iế p nhận và giải quyết.

3. N ế u một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quy ế t xong của đơn vị cũ được chuyển giao cho l ưu tr ữ cơ quan, c á c hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn v ị nào thì đơn vị đó ti ế p nhận.

4. Nếu đơn vị g iả i thể th ì h ồ sơ, tà i li ệu của đơn vị đ ó chuyển giao về Lưu trữ cơ quan (nếu Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới gi ả i th ể th ì toàn bộ hồ sơ, tà i liệu nghiệp vụ nộp lưu vào Lưu trữ Viện kiểm s át nhân dân cấp trên trực tiếp; hồ s ơ , tà i liệu quản lý nhà nước thì nộp l ưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền cùng cấp).

Điều 37. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp

1. Ch ỉ nh lý h ồ sơ, tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc kh ố i tài liệu đưa ra ch ỉ nh lý theo phương án phân loại khoa học trong đ ó s ử a ch ữ a hoặc phục h ồ i, lập mới những hồ sơ, tài liệu, đơn vị bảo quản, xác đ ị nh gi á tr ị hồ sơ, tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu, làm các công cụ tra cứu để phục vụ yêu c ầ u khai thác, b ả o quản h ồ sơ, tài liệu an toàn có hiệu quả. Đ ể đạt được mục đích trên cần thực hiện theo các bước sau :

a) Nghiên cứu và biên tập lịch sử đơn vị hình thành ph ô ng và l ị ch sử ph ô ng.

b) Bổ sung t ài liệu, hồ sơ trước khi ch ỉ nh lý.

c) Xây dựng phương á n phân loại và chọn phương án ph â n loại.

d) Viết hướng d ẫ n ch ỉ nh lý, hư ớ ng d ẫ n x á c đị nh giá trị và tiến hành ch ỉ nh lý.

đ) Quy trình ch ỉ nh lý hồ sơ, tài li ệu thực hiện theo văn bản hướng dẫn ch ỉ nh lý hồ sơ, tài liệu hiện hành của Nh à nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

e) T à i li ệ u sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các nguyên tắc chỉnh lý, phải đạt yêu cầu cơ bản được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 15 Luật Lưu trữ năm 2011.

2. Hồ sơ, tà i liệu của Viện kiểm sát nhân dân các cấp phải được chỉnh lý hoàn ch ỉ nh và bảo quản trong kho lưu trữ.

3. Chánh văn p hòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện ki ể m sát nhân dân t ỉ nh, thành phố trực thuộc trung ương v à Viện trưởng Viện kiểm sát nhân d â n cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc ch ỉ nh lý hồ sơ, tà i liệu thuộc phạm vi quản lý.

Điều 38. Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu

1. Việc xác định giá trị hồ sơ, tà i liệu để b ả o qu ả n và loại ra nh ữ ng tài liệu, hồ sơ h ế t giá trị đ ể hủy, phải do Hội đ ồng xác định giá trị thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định tại Quy ch ế này. Các đơn vị và cá nhân không được tự ý hủy hồ sơ, tài liệu.

2 . Việc xác định giá trị h ồ sơ, tài liệu căn cứ vào các nguyên t ắ c, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đ ề ra và c ă n cứ vào các quy định, hư ớng d ẫ n của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhằm giải quy ế t những v ấ n đ ề sau:

- Xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có gi á tr ị để nộp lưu vào lưu trữ;

- Xác đị nh thời hạn bảo quản cho hồ sơ, t ài liệu;

- Thực hiện các yêu cầu về xử lý t ài liệu không có giá trị .

3. Việc xác định g i á tr ị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện các giai đoạn sau:

a) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thư.

b) Xác đ ị nh giá t r ị hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan.

c) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong lưu trữ lịch sử .

4 . Việc xác đ ị nh giá trị hồ sơ, tài liệu căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Kiểm sát nhân dân do Viện trư ở ng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành và những quy định hiện hành của pháp luật v ề công tác lưu trữ .

Điều 39. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1. Hộ i đ ồ ng xác đ ị nh giá trị tà i liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Ph ó Ch á nh Văn phòng: Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Lưu trữ: Thư k ý Hội đ ồng;

- Chuyên viên lưu trữ: Ủy viên;

- Đạ i diện đơn vị có h ồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên.

2. Hội đ ồ ng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân cấp cao:

- Phó Viện trưởng: Chủ t ị ch Hội đồng;

- Chánh V ă n phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng: Thư ký Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Ủ y viên;

- Đại diện đơn vị có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủ y viên;

- Đạ i diện Phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Ủy viên.

3. Hội đ ồng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân cấp t ỉ nh:

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đ ồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng: Thư ký Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Ủy viên;

- Đại diện đơn vị c ó h ồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủ y viên.

4. Hội đ ồng x á c định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân cấp huy ệ n:

- Viện trưởng: Chủ tịch Hội đ ồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Thư ký Hội đồng;

- Đại diện đơn vị, bộ phận có h ồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên.

5. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

- Thủ trưởng: Ch ủ tịch Hội đ ồng;

- Trư ở ng phòng tham mưu t ổ ng hợp: Thư ký Hội đ ồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Ủy viên;

- Đại diện đơn v ị có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủ y viên;

- Đại diện phòng L ư u tr ữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Ủy viên.

6. Hội đồng xác đ ị nh giá trị t à i liệu của Tạp chí kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật:

- Tổng biên tập: Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Trị sự - Hành ch í nh: Thư ký Hội đ ồ ng;

- Cán bộ văn thư - lưu trữ : Ủy viên;

- Đại diện bộ phận có h ồ sơ, tài liệu, kh i xét hủy: Ủ y viên;

- Đại diện phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân t ố i cao: Ủy viên.

7. Hội đồng xác định giá tr ị tài liệu của Trư ờ ng Đạ i học Kiểm sát H à Nội và Trư ờ ng Đ à o tạo, bồi dư ỡ ng nghiệp vụ kiểm sát t ạ i th ành phố Hồ Chí Minh:

- Hiệu trưởng: Chủ tịch Hội đ ồng;

- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính: Thư ký Hội đ ồng;

- Đại diện bộ phận có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy : Ủ y viên;

- Cán bộ v ă n thư - lưu trữ nhà trư ờ ng: Ủy viên;

- Đại diện phòng Lưu trữ Viện kiể m sát nhân dân tối cao: Ủy viên.

Điều 40. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1 . Xem xét đ ối chiếu danh mục các tài liệu được giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị đ ề ngh ị hủy. Đối với danh mục tài liệu hết giá tr ị để loại h ủy c ầ n xem xét lại thực tế tà i liệu.

2. Hội đồng t h ả o luận tập th ể và biểu quyết theo đa số nh ữn g hồ sơ, tài liệu dự kiến loại ra; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên b ả n; lập biên bản và có đủ chữ ký của các thành viên.

3. Thông qua biên bản, trình cấp có thẩm quyền thẩm định tài liệu hết g i á trị.

4. Đối v ớ i nh ữ ng hồ sơ, tài liệu tr ước năm 1954 và hồ sơ, tài liệu trước năm 1975 của chính quyền Việt Nam Cộng hòa do Viện kiểm sát nhân dân các cấp đ ang qu ả n lý chỉ được phép h ủ y sau k hi có sự thẩm định trực t i ế p của Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dâ n t ố i cao và quyết định cho phép b ằn g văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân t ối cao.

5. Đ ố i với h ồ s ơ , tài liệu nghiệp vụ kiểm sát khi hết thời hạn bảo quản, được Hội đ ồ ng xác đ ị nh giá trị thẩm định và được phép của c ơ quan có th ẩ m quyền cho phép hủy, thực hiện theo Điều 41, Điều 42 của Quy ch ế này.

6 . Trên cơ sở đ ề nghị của H ộ i đ ồng xác định giá trị tà i liệu, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp quyết đ ị nh thời hạn b ả o qu ả n tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ c ơ quan, lựa chọn tài liệu Lưu t rữ cơ quan đ ể giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá tr ị theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011.

Điều 41. Thẩm quyền hủy tài liệu hết giá trị của Viện kiểm sát nhân dân các cấp

1. Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Quyết đ ị nh hủy h ồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước tại kho lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân t ố i cao sau khi có v ă n bản th ẩ m đị nh của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nh â n d â n tối cao, Tạp chí Kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật, Trư ờ ng Đại học Kiểm sát Hà Nội, Trư ờ ng Đ à o tạo, B ồ i dưỡng nghiệp vụ kiểm sát t ạ i Thành ph ố Hồ Chí Minh, Viện kiểm sát nh â n dân cấp cao: Quyết định việc hủy h ồ sơ, tài liệu quản lý nh à nước sau khi có văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nh à nước.

3. Viện kiểm sát nhân dân cấp t ỉ nh, huyện: Quyết định việc hủy hồ sơ, t ài liệu quản lý nhà nước sau khi có văn bản thẩm đị nh của cơ qua n quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh, thành phố.

Điều 42. Thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi hủy

1. Việc thẩm định tài liệu h ế t giá trị trước khi hủy thực hiện the o Quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể: Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân trong Danh mục c ơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch s ử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu h ế t giá trị c ầ n h ủ y, Người đứng đ ầ u cơ quan, đơn vị không trong Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ l ị ch sử đề ngh ị Lưu trữ của cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài l i ệ u hết giá trị c ầ n h ủ y.

C ă n cứ kết quả thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến của cơ quan thực hiện nhiệm vụ qu ả n lý nhà n ư ớc về lưu trữ cùng cấp hoặc cấp trên trực tiếp ( đố i với đơn vị không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử), người có thẩm quy ề n quy định t ại Điều 40 Quy chế này quyết định việc hủy tà i liệu hết g i á trị.

2. Nội dung thẩm định tà i liệu hết giá trị: Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị th ẩ m đị nh , cơ quan lưu trữ c ó thẩm quyền nghi ê n cứu h ồ sơ đ ể th ẩ m tra về thủ tục xét hủy và thành phần nội dung tài liệu hết gi á trị, kiểm tra đ ố i chiếu với thực tế tài liệu ( n ế u c ầ n) và tr ả lờ i b ằ ng văn bản về ý kiến thẩm định.

3. Thời gian thẩm đ ị nh tài liệu hết giá trị không quá 30 ngày, k ể từ ngày nhận được hồ sơ đ ề ngh ị thẩm định.

Điều 43. Tổ chức hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

1 . Hủy hồ sơ , tài liệu hết giá tr ị được thực hiện theo các bước sau:

a) Đóng g ó i tài liệu hết giá trị:

b) Lập biên bản b à n giao tài liệu h ết giá trị giữa người quản lý kho hồ sơ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu h ế t giá trị;

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nh ỏ ; hoặc chuyển đ ế n nhà máy giấy để tái chế;

d) Việc hủy h ồ sơ, tà i liệu hết giá trị phải bả o đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Lập biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

2 . Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử ph ả i được thực hiện đối với toàn bộ h ồ sơ thuộc Danh mục tài liệu h ết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm th ô ng tin đ ã b ị hủy kh ô ng th ể khôi phục lạ i được

3 . Nghiêm cấm việc lợi dụng hủy hồ sơ, t à i liệu để sử dụng vào mục đích khác hoặc chuyển giao hồ sơ, tài liệu cần hủy cho những đối tượng khác.

Điều 44. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị

1. Việc hủy hồ sơ, tài liệu h ế t giá trị được lập thành hồ sơ. Hồ sơ hủy tài liệu hết g i á trị bao gồm:

a) T ờ tr ì nh về việc hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

b) Quyết đị nh thành lập Hội đồng xác định giá tr ị tài liệu;

c) Danh mục tài liệu hết giá trị (kèm theo bản thuyết m i nh tài liệu hết g iá trị);

d) Biên bản họp H ộ i đ ồ ng xác đ ị nh giá trị tài liệu;

đ ) Biên bản h ọ p Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

e) Văn bản đ ề ngh ị thẩm đị nh, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

g) Văn bản th ẩ m đ ị nh, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

h) Quy ế t định hủy tài liệu hết giá trị;

i ) B iê n bản b à n giao hủy tài liệu hết giá tr ị ;

k) Biên bản hủy tài liệu hết gi á tr ị ;

l) Các tài liệu có liên quan khác (nếu có).

2 . Hồ sơ hủy t à i liệu hết giá trị phải được bảo quản ít nhất là 20 năm tại Lưu trữ cơ quan kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 45. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Thời gian giao nộp l ưu hồ sơ, t ài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia và các Lưu trữ lịch sử của Viện kiểm sát nhân dân các cấp được thực hiện theo quy đị nh tại Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011 và Khoản 1, 2 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi ti ết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011, cụ th ể như sau:

1. Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Thời hạn nộp hồ sơ quản lý nhà nước vào Trung tâm Lưu tr ữ quốc gia II I sau 10 năm, k ể từ năm c ô ng việc k ế t thúc.

2. Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Thờ i hạn nộp lưu hồ sơ quản lý nhà nước vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia tại thành phố H ồ Nội và Thành phố Hồ Chí Minh sau 10 năm, kể t ừ năm công việc kết t húc .

3. Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉ nh: Th ờ i hạn nộp lưu hồ sơ quản lý nhà nước vào lưu trữ l ị ch s ử có thẩm quy ề n (c ù ng cấp) sau 10 n ă m, kể từ năm c ô ng việc kết thúc.

4. Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Thời hạn nộp lưu hồ sơ q uản lý nh à nước vào Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh sau 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

Điều 46. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp c ó trách nhiệm ch ỉ đạo xây dựng, bố trí kho l ư u trữ, thiết bị, phương tiện c ầ n thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo qu ả n an toàn t ài liệu lưu tr ữ và bảo đả m việc s ử dụng t ài liệu lưu trữ.

2. Trường hợp cơ quan, đ ơn vị không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều ki ệ n bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại Khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải t rả phí theo quy định của pháp luật.

Điều 47. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Toàn bộ hồ sơ, t ài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và ph ả i đảm bảo an toàn h ồ s ơ , tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp và tập t run g bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ phải được tran g bị đ ầy đủ các thiết bị, phương tiện c ầ n t hi ế t theo quy định đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu.

3. Chánh văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân c ấ p cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân c ấ p huyện có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy đ ị nh về bảo quản h ồ sơ, tài liệu lưu trữ; b ố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, ch ố ng ch á y, n ổ , phòng ch ố ng thi ê n ta i , ch ố ng k ẻ gian đột nhập, bảo mật đối với kho lưu trữ v à hồ sơ, tài liệu lưu tr ữ duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chức chuyên trách, kiêm nhiệm công tác lưu trữ trong toàn Ngành có trách nhiệm : B ố trí, s ắ p x ế p khoa học hồ sơ, t à i liệu lưu tr ữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho được đựng trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầ y đ ủ thông ti n theo quy định để tiện thống kê và tr a cứu; thường xuyên kiểm tra t ì nh hình t ài liệu có trong kho để n ắ m được s ố lượng, chất lượng hồ sơ, t à i l iệ u lưu trữ.

Điều 48. Sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân được sử dụng để phục vụ công tác nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm trong hoạt động Kiểm sát và đáp ứng nh u c ầ u khai thác chính đ á ng của cán bộ, công chức, viên ch ứ c trong ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Cán Bộ, công chức, viên chức trong ng à nh Kiểm sát nhân dân đều có quyền được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu tr ữ của ngành Kiểm sát nhân dân theo quy định của pháp luật và vi ệ n kiểm sát nhân dân tối cao để nghiên cứu, học tập đ ể đáp ứng nh u c ầ u công tác, v ì mục đích công vụ và các nh u cầu riêng chính đáng.

3. Thủ tục khai thác:

- Người mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải xu ấ t trình giấy giới thiệu ghi rõ mục đ ích nghiên cứu hồ sơ, tài liệu khai thác và phải được l ã nh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp hoặc l ã nh đạo Văn phòng đồng ý. Cán bộ, c ô ng chức, viên chức ngoài cơ quan ph ải có đơn xin sử dụng hồ sơ, tài liệu và xuất trình ch ứ ng minh nhân d â n hoặc hộ chiếu và phải được l ã nh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp hoặc lãnh đạo V ă n ph ò ng đ ồng ý .

- Khi tiếp nhận thông tin yêu c ầ u khai thác h ồ sơ, tài liệu, công chức, viên chức làm lưu trữ cơ quan c ă n cứ nhiệm vụ, quyền hạn được giao để phục vụ hoặc từ ch ố i phục v ụ khai thác.

- Khi giao và nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chi tiết về tình trạng, số lượng, chất lượng, s ố trang hiện có trong m ỗ i hồ sơ cần mượn và phải ghi vào s ổ mượn.

- N ế u thấy hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, rách nát phải lập biên bản ngay và giao cho người có th ẩ m quy ề n gi ải quyết, ch ỉ có người chịu trách nhiệm bảo qu ả n được phép l ấ y hồ sơ, tài liệu lưu trữ và làm thủ tục cho mượn theo quy định.

Điều 49. Thẩm quyền, trách nhiệm của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, đơn vị và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền phê duyệt cho nghiên cứu h ồ sơ, t ài liệu lưu trữ trong ngành Ki ể m sát nhân dân được quy định như sau:

a) C ô ng chức, vi ê n chức l ưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân các cấp được phép cho cán bộ, công chức, vi ê n chức và người lao động trong ngành Kiểm sát nhân dân mượn hồ sơ tài liệu c ó nội dung không hạn chế sử dụng theo quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

b) L ã nh đ ạo văn ph ò ng, Trưởng phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao được phép cho mượn hồ sơ lưu t r ữ đ ang qu ả n lý.

c) Công chức, viên chức lưu trữ Viện kiểm sát nh â n dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện được phép cho mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát sau khi được Viện trưởng của cấp có h ồ s ơ , tài liệu đ ồ ng ý b ằ ng v ă n b ả n.

2. Đối với tài liệu “ Tuyệt mật”, “Tối mật”, trước khi cho khai th á c, sử dụng tài liệu phải được s ự đ ồ ng ý b ằ ng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3. Đối với tài liệu có độ “Mật ” và hạn chế sử dụng, trước khi cho khai thác sử dụng tà i liệu ph ả i được sự đ ồng ý b ằ ng V ă n bản của Vụ trưởng hoặc tương đ ư ơ ng của các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh.

4 . Nghiêm c ấ m mọi hình thức chiếm dụng, truyền t i n, sao chụp mọi tài liệu “Tuyệt mật ” , “Tối mật”, “M ậ t” và tài liệu hạn ch ế sử dụng khi không được phép b ằ ng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nh â n d â n các cấp.

Điều 50. Đưa tài liệu ra nước ngoài và người nước ngoài, người ngoài Ngành nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của ngành Kiểm sát nhân dân

Đưa tài liệu ra nước ngoài và người nước ngoài, người ngoài Ngành nghiên cứ u hồ sơ, tài liệu của ngành Kiểm s á t nhân dân được quy định như sau:

1. Cán bộ, công chức, vi ê n chức trong ngành Kiểm sát nhân dân khi đi học hoặc công tác ở nước ngoài, mu ố n đ ưa tài liệu hồ sơ lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân ra khỏi biên giới Việt Nam phải được phép b ằ ng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và ch ỉ được mang bản sao.

2 . Người nước ngo à i cần nghiên cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có độ Mật của ngành Kiểm sát nhân dân phải được sự đ ồ ng ý b ằ ng văn bản của viện trưởng Viện kiểm sát nhân d â n tối cao và ch ỉ đọc tại phòng hồ sơ, tài liệu của cấp kiểm sát đ ang trực tiếp quản lý hồ sơ, tài liệu đó.

3 . Người nước ngo à i muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ “Tối mật” của ngành Kiểm sát nhân dân thì phải được phép b ằ ng văn bản của Viện trưởng V iệ n kiểm sát nhân dân tố i cao, sau khi Viện trưởng đã có báo cáo và được Thủ tướng Chính phủ đ ồng ý bằng văn bản.

4. Người ngoài ngành Kiểm sát nhân dân chỉ được mang tà i liệu, hồ s ơ ra khỏi phòng quản lý hồ sơ của cơ quan, đơn vị khi có sự đ ồng ý b ằ ng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cùng c ấ p.

Điều 51. Sao tài liệu Lưu trữ, chứng thực lưu trữ

1 . Lãnh đạo Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được quy ề n chứng thực tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ Viện kiểm sát nh â n dân tối cao và được thu phí ch ứ ng t hực theo quy định của Bộ Tài chính.

2. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp t ỉ nh được quyền ch ứ ng thực t ài liệu lưu trữ của kho lưu trữ cấp m ì nh và th u phí chứng thực theo quy đ ị nh của Bộ Tài chính.

3. Viện trưởng Viện ki ể m s á t cấp huyện được quyền chứng thực tà i liệu lưu trữ của kho lưu trữ cấp huyện và thu phí chứng thực theo quy định của Bộ Tài chính.

4. Người được cấp bản sao tài l i ệ u lưu trữ, bản chứng thực lưu t r ữ phải nộp lệ phí.

5. Bản sao tà i liệu lưu trữ, bản ch ứ ng thực lưu trữ c ó giá trị như tài li ệ u lưu trữ g ố c trong các quan hệ, giao dịch.

Điều 52. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ của Viện kiểm sá t các cấp nếu có Phòng đọc, phải xây dựng Nội quy Phòng đọc.

2. Nội quy Phòng đọc gồm các nội dung sau:

a) Thời gian phục vụ đ ộc gi ả ;

b) Các giấy tờ độc gi ả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;

c) Nh ữ ng vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;

d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

đ) Độc gi ả không được t ự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

e) Ngoài các quy định trên, đ ộ c giả c ầ n thực hiện nghiêm ch ỉ nh các quy định có liên quan tron g Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng ch ố ng cháy n ổ của cơ quan.

3. Công chức, viên chức lưu tr ữ Viện kiểm sát các cấp ph ả i lập các s ổ nhập, xuất tài liệu, S ổ đ ăng ký mục lục hồ sơ và S ổ đăng ký độc gi ả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác t à i li ệ u.

Điều 53. Các hành vi bị nghiêm cấm

1 . Chiếm đoạt, làm m ấ t hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Làm gi ả , sửa ch ữ a, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuy ể n giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. S ử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, t ổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nướ c ngoài trái phép. Mang h ồ sơ, tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan khi không được s ự đồng ý của người có thẩm quyền.

Điều 54. Thống kê công tác lưu trữ

1. Thống kê lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp và hệ thống s ổ thống k ê nh ằ m cung cấp thông tin cho việc xây dựng kế hoạch và chế độ qu ả n lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ gồm:

a) Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản t ài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm lưu trữ.

b) Thống kê lưu trữ phải định k ỳ thực hiện chế độ thống k ê lưu trữ; số liệu báo cáo thống kê lưu trữ đ ị nh k ỳ h ằ ng năm được tính t ừ 0 gi ờ ngày 01/01 đ ến hết ngày 31/12.

2. V iệ c gửi báo cáo thống k ê c ô ng t á c lưu trữ được quy định như sau:

a) Viện kiểm sát nh â n dân tối cao gửi báo cáo thống kê về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

b) Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tạp chí Kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật, Trư ờ ng Đại học Kiểm sát H à Nội, Trư ờ ng Đào tạo, b ồ i dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Thành ph ố H ồ Chí Minh, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao gử i báo cáo thống kê về V ă n phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua Phòng Lưu trữ) để theo dõi chỉ đạo.

c) Viện kiểm sát nhân dân cấp t ỉnh g ử i báo cáo t h ố ng kê cho Trung tâm Lưu tr ữ l ị ch sử cùng cấp, đồng thời gửi Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua Phòng Lưu trữ) để theo dõi ch ỉ đ ạo.

d) Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện gửi báo c á o thống kê cho lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dâ n cấp huyện, đồ ng thời gửi Viện kiểm sát nhân dân tỉnh (qua Văn phòng) để theo d õ i ch ỉ đ ạo và tổng hợp báo cáo.

Điều 55. Trách nhiệm quản lý thực hiện công tác lưu trữ

1. Viện trư ở ng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân cấp mình theo đúng quy định của pháp luật và Viện trưởng Viện kiểm sát nh â n dân tối cao; ch ỉ đạo việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học c ô ng nghệ vào công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Ch á nh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân t ố i cao, Viện kiểm sát nhân dâ n cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân t ỉ nh, thành ph ố trực thuộc trung ương giúp Viện trưởng t ổ chức, qu ả n l ý thống nhất c ô ng tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Viện trư ở ng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bồi dư ỡ ng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, vi ê n chức của Viện k iể m sát nhân dân cấp mình và V iệ n kiểm sát nh â n dân cấp dưới; xây dựng đề án, kế hoạch công tác lưu trữ của đơn vị, cơ quan, Ngành.

3. Th ủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện trưởng các Viện, đơn vị thuộc Viện ki ể m sát nhân dân cấp cao; Trưởng phòng Viện kiểm sát nhân dân t ỉ nh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ, phân công công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác lưu trữ ở đơn vị theo quy định của Nhà nước và viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

4 . Cán bộ, công chức, viên chức và người lao đ ộ ng của Viện kiểm sát nhân dân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên q uan đế n công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng Quy ch ế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 56. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan

1. Nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Viện trư ở ng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quản lý, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân; xây dựng văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện quy chế, quy định nghi ệ p vụ lưu trữ; xây dựng kế hoạch, chương trình công tác hằng năm; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ; phối hợp với các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân địa phương và các cơ quan chuyên m ô n đào t ạo , bồ i dư ỡ ng nghiệp vụ cho người làm công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân; phối hợp vớ i Thanh tra Viện kiểm sát nhân d â n tối cao xem xét, giải quyết khi ế u nại, tố cáo và x ử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ trong Ngành; thực hiện thống k ê và báo cáo thống kê về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tối cao; t ổ chức sơ kết, tổng kết và đ ề nghị khen thư ở ng về công tác lưu trữ; thực hiện một số d ị ch vụ công t heo quy đ ị nh c ủ a Luật Lưu trữ; phối hợp thực hiện hoạt động hợp tác quốc t ế về công tác lưu trữ.

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện:

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, t ài liệu lưu trữ của Văn thư cơ quan, các đơn vị, bộ phận và cá nhân vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch s ử ; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ Văn thư cơ quan các đơn vị, bộ phận (phòng, tổ nghiệp vụ ) và cá nhân vào Lưu trữ cơ quan Lưu trữ l ị ch s ử ; tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, thống kê, bảo quản và xây dựng công cụ tra cứu đ ể khai thác sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan; giao nộp hồ sơ, tài liệu quản lý nh à nước có giá trị l ị ch sử vào các Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của pháp luật v à Viện kiểm sát nhân dân t ố i cao; bảo quản an toàn và tổ chức phục vụ khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu theo y êu c ầ u nghiên cứu; thực hiện chế độ báo cáo thống k ê t ổ ng hợp công tác lưu trữ định k ỳ theo quy định của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 57. Kinh phí hoạt động công tác lưu trữ

Hằng năm, Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nh â n dân t ố i cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện trưởng Viện kiểm s á t nhân dân cấp huyện căn cứ các quy định của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm tham m ưu giúp lã n h đạo Viện lập dự toán kinh phí sử dụng vào công t á c lư u tr ữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011.

Điều 58. Hiệu lực thi hành

Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân có hiệu lực thi hành từ ngày ký; các quy định trước đ ây về công tác văn thư, lưu trữ trái v ớ i Quy chế này đ ều b ã i b ỏ .

Điều 59. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tố i cao có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nh â n dân, định kỳ báo cáo Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định.

2. Th ủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành ph ố trực thuộc trung ương và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ph ổ bi ế n , qu á n triệt và tổ chức thực hiện Quy chế trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

3. Cán bộ, công chức, viên chức Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm Quy chế về công tác văn thư, lưu tr ữ tro ng ngành Kiểm sát nhân dân.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu phát s i nh, vướng mắc, cần điều ch ỉ nh, bổ sung, các đơn vị phản ánh về Viện kiểm sát nhân dân t ố i cao (qua Văn phòng Vi ệ n kiểm sát nhân dân tối cao) để được hướng d ẫ n hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung ./.