Quyết định 1209/QĐ-BTC Ban hành ngày 23/06/2015

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn.

2. Tài khoản cấp 1 là tài khoản quản trị được hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn cấp cho doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực. Tài khoản này được dùng để sử dụng hệ thống đồng thời quản lý, đăng ký mới, sửa hoặc xóa các tài khoản cấp 2 của doanh nghiệp.

3. Tài khoản cấp 2 được tạo ra từ tài khoản quản trị (tài khoản cấp 1). Mỗi một tài khoản cấp 2 tương ứng với một tài khoản sử dụng hệ thống.

4. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

- Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp.

- Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết.

5. Các mô hình cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

- Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

- Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

6. Các phần mềm lập hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm sau để lập và xác thực hóa đơn qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế:

1. Trên hóa đơn xác thực thể hiện thêm các thông tin: số hóa đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch hai chiều.

2. Chữ ký của người bán:

Hóa đơn xác thực phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.

3. Chữ ký người mua:

Trường hợp người mua có chữ ký điện tử, người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực (nếu cần).

4. Nội dung liên hóa đơn:

Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn xác thực không phải có tên liên hóa đơn.

5. Các nội dung khác trên hóa đơn tuân thủ theo quy định hiện hành.

1. Doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này, nội dung đăng ký bao gồm:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.

- Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

2. Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

- Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

- Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp nhận cho doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

3. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều tài khoản, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) thực hiện tạo các tài khoản cấp 2.

1. Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.

2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.

3. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công.

4. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

1. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin về tên, địa chỉ (đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận), doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để cập nhật thay đổi.

2. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin chứng thư số, địa chỉ thư điện tử, doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thay đổi, bổ sung thông tin theo mẫu số 02/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

3. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này.

1. Trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp thực hiện truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo theo mẫu số 04/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Kể từ thời điểm đăng ký ngừng sử dụng, doanh nghiệp sẽ không tạo được hóa đơn xác thực trên hệ thống nhưng vẫn có thể tra cứu các hóa đơn đã được xác thực.

2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, mất tích, cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn xác thực đối với doanh nghiệp này.

3. Thông tin hóa đơn xác thực ngừng sử dụng của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

1. Doanh nghiệp có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định này.

2. Doanh nghiệp theo quy định tại khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong suốt thời gian thực hiện thí điểm, kể từ thời điểm cơ quan thuế lựa chọn và yêu cầu, bao gồm các doanh nghiệp sau:

3. Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký tham gia.

1. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp theo tài khoản đã được cấp và thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử trên các hóa đơn đã lập.

2. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) theo tài khoản đã được cấp và thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử trên các hóa đơn đã lập.

3. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và xác thực hóa đơn qua phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

4. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và xác thực qua phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử trên các hóa đơn đã lập.

1. Kết quả cấp mã xác thực bao gồm:

- Các thông tin hóa đơn đã được cấp mã xác thực nếu kết quả xác thực thành công.

- Các trạng thái lỗi nếu cấp mã xác thực không thành công.

- Thông báo kết quả cấp mã xác thực hóa đơn sẽ được tự động gửi tới doanh nghiệp qua phần mềm doanh nghiệp đã sử dụng để lập và gửi xác thực hóa đơn.

2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

3. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại tài khoản của doanh nghiệp tại phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

4. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và xác thực hóa đơn qua phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

5. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và cấp mã xác thực hóa đơn qua phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) có thể nhận dữ liệu hóa đơn xác thực vào phần mềm LHD như sau:

- Truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

- Thực hiện kết xuất danh sách hóa đơn xác thực ra tệp theo định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.

- Nhận danh sách hóa đơn cấp mã xác thực được kết xuất từ phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) vào phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực; tra cứu, kết xuất thông tin chi tiết hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực ra tệp.

2. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn của doanh nghiệp (ICA) để kết xuất danh sách hóa đơn đã được xác thực trong kỳ (Mẫu số 08/BK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này). Bảng kê này tổng hợp chi tiết danh sách các hóa đơn đã xác thực thành công trong kỳ, theo các chỉ tiêu như: mã số thuế người mua, tên người mua, số hóa đơn xác thực, trạng thái hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tổng tiền chưa có thuế và thuế giá trị gia tăng.

1. Lập hóa đơn

Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD), thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký điện tử cho các hóa đơn đã lập.

2. Gửi cấp mã xác thực

Sau khi doanh nghiệp ký điện tử, hóa đơn sẽ được gửi đến thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

1. Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tự động thực hiện cấp mã xác thực (cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực) cho hóa đơn đã ký điện tử.

2. Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tự động gửi trả kết quả hóa đơn đã cấp mã xác thực cho phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

1. Định kỳ (cuối ngày hoặc khi số lượng hóa đơn xác thực đạt ngưỡng 50.000 số), doanh nghiệp thực hiện đồng bộ các thông tin hóa đơn xác thực từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tới hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn tại Tổng cục Thuế.

2. Định kỳ (vào ngày làm việc tiếp theo), doanh nghiệp nhận được thông báo về danh sách hóa đơn xác thực cần rà soát qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế sau khi đồng bộ dữ liệu hóa đơn xác thực từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp tới hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn tại Tổng cục Thuế theo mẫu số 07/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Sau khi nhận được danh sách hóa đơn cần rà soát, doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin hóa đơn đã được cơ quan thuế thông báo. Trường hợp phải xử lý xóa bỏ, điều chỉnh hoặc hủy những hóa đơn này, doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 24 và Điều 25 Quy định này.

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy.

Trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn xác thực, dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn xác thực gốc “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN XÁC THỰC” và mã vạch hai chiều. Việc chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy phải đáp ứng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

2. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy để chuyển cho người mua trong trường hợp người mua không có phương tiện nhận hóa đơn xác thực (nếu cần).

3. Hóa đơn xác thực đã được doanh nghiệp nhận, lưu thông tin dưới dạng tệp dữ liệu điện tử được sử dụng để kê khai, giao dịch với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan. Cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan thực hiện việc tiếp nhận thông tin hóa đơn dưới dạng tệp dữ liệu điện tử do doanh nghiệp cung cấp, không yêu cầu doanh nghiệp phải in hóa đơn xác thực ra giấy.

1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn xác thực trong các trường hợp sau:

2. Nguyên tắc xóa bỏ hóa đơn xác thực là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu. Thông tin hóa đơn đã xóa bỏ được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

3. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã xác thực.

4. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) thực hiện các chức năng lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã xác thực trên phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

1. Trường hợp hóa đơn đã lập, đã sinh số hóa đơn của doanh nghiệp nhưng chưa xác thực, nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn lập sai hoặc trường hợp hóa đơn không xác thực thành công do lỗi của doanh nghiệp thì các hóa đơn này sẽ phải hủy và doanh nghiệp không được gửi xác thực lại. Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện hủy các hóa đơn này.

2. Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng các số hóa đơn xác thực đã đăng ký phát hành, doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo việc hủy số hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng theo mẫu số 06/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Thông tin hủy số hóa đơn của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Nguyên tắc hủy hóa đơn đã đăng ký phát hành theo quy định hiện hành về hóa đơn.

1. Quản lý tài khoản của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản của doanh nghiệp và tài khoản người sử dụng của doanh nghiệp đã được cấp.

2. Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với hóa đơn đã lập

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác, trung thực đối với nội dung hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật và lưu hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế dưới định dạng XML theo chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.

3. Đối với doanh nghiệp thực hiện cấp mã xác thực theo mô hình cấp mã xác thực phân tán: doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, sử dụng thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn có hiệu quả.

4. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan thuế.

Trường hợp doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực đồng thời sử dụng cả hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn tự in thì doanh nghiệp vẫn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in.

1. Cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký, sử dụng hóa đơn xác thực theo quy định kèm theo Quyết định này; đồng thời thực hiện việc kiểm tra và xử lý các vi phạm của các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng hóa đơn xác thực.

2. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn Cục Thuế và doanh nghiệp trong việc bàn giao, sử dụng thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.