Kế hoạch 69/KH-UBND TP Hồ Chí Minh 2026 thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; giá trị tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

2. Tập trung thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm của đề án, kế hoạch nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố đúng quy định của pháp luật.

3. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả cao; nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đặc biệt là công tác lập hồ sơ công việc (hồ sơ giấy và điện tử) và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành.

4. Thực hiện tốt việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính, tổ chức bộ máy; số hóa tài liệu lưu trữ giấy, tạo lập cơ sở dữ liệu nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, xây dựng chính quyền điện tử và chính quyền số tại Thành phố.

II. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM Cơ quan, tổ chức cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm 2026, cụ thể như sau:

1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, triển khai, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Tập trung tổ chức thực hiện có hiệu quả đề án, kế hoạch liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã được Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

3. Thực hiện cập nhật, nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung của Thành phố đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật hiện hành.

4. Bố trí kho lưu trữ phù hợp, đảm bảo quản lý tập trung, an toàn, khoa học hồ sơ, tài liệu sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, tổ chức bộ máy và tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

5. Thực hiện thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố và hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo quy định.

6. Tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đảm bảo tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn nghiệp vụ, trình độ đào tạo và vị trí việc làm.

7. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

III. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN Cơ quan, tổ chức tăng cường quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên năm 2026, cụ thể như sau:

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Tiếp tục đẩy mạnh và đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến bằng nhiều hình thức các văn bản mới quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước gồm: Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư và các văn bản hướng dẫn có liên quan về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đến công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, tổ chức và đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Công tác xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Rà soát sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới thay thế các quy định về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, các quy định hiện hành và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức như: Bảng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu; Danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ...

3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đảm bảo tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn nghiệp vụ, trình độ đào tạo và vị trí việc làm.

b) Chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức, người lao động

tại cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý. Sở Nội vụ tổ chức đoàn học tập, trao đổi kinh nghiệm tại các tỉnh, thành phố về công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới nhằm nâng cao nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

c) Cử công chức, viên chức tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên ngành văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tại Thành phố năm 2026.

d) Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc.

đ) Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

4. Công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch kiểm tra việc chấp hành các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố; kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ.

b) Các cơ quan, tổ chức: chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị trực thuộc (nếu có). Nội dung kiểm tra cần tập trung vào các vấn đề:

- Việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

- Tình hình thực hiện các đề án, kế hoạch của Ủy ban nhân dân Thành phố, chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: công tác triển khai thực hiện, kết quả thực hiện; ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ…

- Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào l ưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; tập trung kiểm tra thực hiện việc lập hồ sơ công việc giấy, điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ; bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ…

5. Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

a) Sở Nội vụ: tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xác định giá trị tài liệu, quy trình hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; tổ chức thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định.

b) Các cơ quan, tổ chức: xác định giá trị tài liệu và lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp đề nghị hủy và thực hiện quy trình hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo quy định.

6. Tổ chức thực hiện các đề án, kế hoạch Các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện các đề án, kế hoạch đã được Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt: Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040; Đề án chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp trên địa bàn Thành phố; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố (giai đoạn tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025); Dự án Trung tâm Lưu trữ Thành phố (giai đoạn 2).

7. Quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Thành phố

a) Công tác thu thập Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại Công văn số 1222/UBND-VX ngày 20 tháng 8 năm 2025 về việc thu nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.

b) Công tác chỉnh lý tài liệu

- Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu hiện đang bảo quản tại các kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo Đề án được Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

- Tổ chức thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ đạt hiệu quả, đúng quy định pháp luật.

c) Công tác bảo quản tài liệu

- Thường xuyên kiểm tra tài liệu trong kho lưu trữ, các hệ thống điện, điện tử, phòng cháy chữa cháy và các biện pháp nghiệp vụ khác nhằm đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ.

d) Công tác tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu

- Tổ chức Triển lãm “Hồ sơ khen thưởng kháng chiến chống Pháp” theo Kế hoạch số 2325/KH-UBND ngày 01 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban nhân dân Thành phố.

- Tổ chức phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp hoặc trực tuyến tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; triển khai thực hiện các công tác nghiệp vụ, chuyên môn khác nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả.

đ) Công tác khác Tổ chức sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị phục vụ công tác nghiệp vụ lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ, khử trùng, khử a-xit…

8. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quan tâm:

a) Tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là đầu tư thiết bị phục vụ quản lý, bảo quản tài liệu giấy, tài liệu điện tử.

b) Đầu tư kinh phí xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan đủ diện tích và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức để bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu; mua sắm trang thiết bị cơ bản, cần thiết; định kỳ vệ sinh, phun thuốc diệt côn trùng, mối, mọt, ẩm mốc trong kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức Căn cứ nội dung Kế hoạch này, chủ động xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.

2. Giao Sở Nội vụ

a) Phối hợp với cơ sở đào tạo tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn cập nhật kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức tại Thành phố; phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định:

- Ban hành đơn giá các dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn Thành phố.

- Ban hành Đề án giao nhiệm vụ, đặt hàng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố cung cấp sản phẩm, dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp trên địa bàn Thành phố.

- Ban hành Đề án số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố (giai đoạn tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025).

c) Tiếp tục triển khai thực hiện các dự án, đề án: Dự án Trung tâm Lưu trữ Thành phố (giai đoạn 2); Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040.

d) Nghiên cứu các mô hình, các Đề án liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ thực hiện có hiệu quả của các tỉnh, thành phố; xây dựng kế hoạch tổ chức đoàn học tập, trao đổi kinh nghiệm tại các tỉnh, thành phố về công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới.

3. Giao Sở Khoa học và Công nghệ Phối hợp Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức có liên quan triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố (giai đoạn tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025) và các nội dung công việc liên quan tại kế hoạch này.

4. Giao Trung tâm Chuyển đổi số Chủ trì, phối hợp Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện cập nhật, nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung của Thành phố đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật hiện hành.

5. Giao Sở Tài chính Phối hợp Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức có liên quan thẩm định, đề xuất dự toán kinh phí thực hiện các Đề án, các nội dung công việc tại Kế hoạch này, tham mưu trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, bố trí kinh phí để thực hiện theo đúng quy định. Trên đây là Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2026; đề nghị các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện theo quy định. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ qu an , tổ chức kịp thời báo cáo về Ủy ban nhân dân Thành phố (thông qua Sở Nội vụ) để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, giải quyết./ .