Kế hoạch 03/KH-UBND TP.HCM 2026 quản lý công tác văn thư lưu trữ giai đoạn 2026-2030

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Đề án được triển khai đồng bộ, hiệu quả, thực hiện thống nhất trong bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy, đơn vị hành chính cũng như đáp ứng yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới.

b) Tăng cường quản lý nhà nước, chuẩn hóa nghiệp vụ, hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với lộ trình chuyển đổi số của Thành phố Hồ Chí Minh.

c) Cụ thể hóa các mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp của Đề án thành các hoạt động cụ thể, gắn với chương trình công tác hằng năm của các cơ quan, đơn vị.

2. Yêu cầu

a) Đề án được triển khai thực hiện bảo đảm theo chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và phù hợp với định hướng phát triển kinh tế - xã hội, cải cách hành chính, chuyển đổi số của Thành phố Hồ Chí Minh.

b) Nội dung Kế hoạch phải cụ thể, khả thi, phân công rõ trách nhiệm, xác định lộ trình, giải pháp, nguồn lực thực hiện, gắn với nhu cầu thực tiễn của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách theo quy định.

c) Phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Theo dõi, đánh giá, kịp thời điều chỉnh để đạt được các mục tiêu đã đề ra trong giai đoạn 1 (2026 - 2030). Tạo được nền tảng vững chắc để thực hiện các giai đoạn tiếp theo của Đề án.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN Các nội dung công việc của Đề án triển khai thực hiện trong giai đoạn 1 (2026 - 2030), cụ thể như sau:

1. Công tác văn thư

a) 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy và điện tử; thực hiện giao nộp hồ sơ giấy và điện tử vào lưu trữ hiện hành theo quy định.

b) 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại các cơ quan, tổ chức sử dụng Hộp thư công vụ phục vụ công việc được giao.

c) 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động soạn thảo văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.

2. Công tác lưu trữ

a) 100% hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức được thu nộp vào lưu trữ hiện hành, 70% hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được thu nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố.

b) 100% tài liệu hình thành trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 của các sở, ban, ngành và cấp huyện (chấm dứt hoạt động) thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và nộp vào lưu trữ lịch sử; tối thiểu 50% tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15; tối thiểu 50% tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử Thành phố chưa được chỉnh lý theo quy định phải được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.

1

c) Tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ

tại các cơ quan, tổ chức và tại lưu trữ lịch sử được chọn lọc số hóa.

d) Tại lưu trữ lịch sử: tối thiểu 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng; 50% hồ sơ, tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hằng năm, phục vụ cho trên 3.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong đó 20% thông tin của tài liệu lưu trữ được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành văn thư, lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng.

đ) Tại các cơ quan, tổ chức: 20% - 30% hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng, tài liệu được công bố, giới thiệu trong Nhân dân, bình quân hằng năm, phục vụ cho khoảng 10.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

e) Hoàn thiện công cụ tra tìm tài liệu và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu. 1 Tài liệu lưu trữ thuộc trường hợp tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Lưu trữ, phục vụ hoạt động điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức và người dân (đã được chỉnh lý; có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn; có tần xuất khai thác, sử dụng cao).

g) 100% cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước chủ trì, phối hợp với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Nhân lực ngành văn thư, lưu trữ 100% người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được bồi dưỡng nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

4. Cơ sở vật chất 100% cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích để bảo quản an toàn tài liệu. Đầu tư trang thiết bị cơ bản bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

III. THỜI GIAN THỰC HIỆN: Từ tháng 01/2026 đến tháng 12/2030.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện Đề án, thành lập Ban Chỉ đạo, Tổ giúp việc triển khai thực hiện Đề án và tổ chức Hội nghị triển khai thực hiện Đề án.

b) Hằng năm, xây dựng các kế hoạch tuyên truyền, tổ chức các hội nghị, chuyên đề về tầm quan trọng, nội dung, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ.

c) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức để tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu giấy, điện tử vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Thành phố.

d) Tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố các Đề án về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và số hóa hồ sơ, tài liệu.

đ) Ban hành kế hoạch thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, điện tử vào Lưu trữ lịch sử Thành phố. Ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ tiên tiến trong quản lý tài liệu lưu trữ.

e) Hằng năm, xây dựng kế hoạch , tổ chức kiểm tra và báo cáo kết quả kiểm tra việc triển khai thực hiện Đề án tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

g) Tổ chức các đoàn trao đổi, học tập kinh nghiệm trong và ngoài nước nhằm nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức, người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

h) Phối hợp các cơ quan, tổ chức có liên quan hoàn thiện các công cụ tra tìm tài liệu, tăng cường khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu và nhu cầu của Nhân dân; tổ chức công bố, triển lãm, giới thiệu cho Nhân dân về giá trị của tài liệu lưu trữ.

i) Phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí ngân sách hằng năm để thực hiện các nội dung của Đề án.

k) Tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1; tổng hợp, đánh giá và báo cáo Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân Thành phố kết quả thực hiện Đề án.

2. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Tăng cường tham mưu các nội dung về đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, máy móc, thiết bị trong lĩnh vực quản lý tài liệu điện tử.

b) Nâng cấp Hệ thống số hóa và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc dùng chung trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn theo quy định. Tổ chức tập huấn triển khai ký số, đảm bảo an ninh thông tin và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc dùng chung trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (nếu có thay đổi về chức năng của hệ thống).

3. Sở Tài chính

a) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ, tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố bố nguồn trí kinh phí thực hiện các nội dung thuộc Đề án theo phân cấp ngân sách.

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị thanh quyết toán kinh phí thực hiện các nội dung nhiệm vụ tại Đề án chỉnh lý, số hóa tài liệu theo đúng quy định.

4. Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố

a) Xây dựng văn bản hướng dẫn và tổ chức hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ từ phần mềm trước đây sang phần mềm số hóa dùng chung tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; cung cấp công cụ, tài khoản và tài liệu hướng dẫn, sao lưu dữ liệu tài liệu lưu trữ.

b) Xây dựng phương án sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dùng chung, kết nối liên thông trong hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Tổng Công ty, Công ty thuộc Thành phố; đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức Hội do Đảng và nhà nước giao nhiệm vụ; Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu

a) Căn cứ kế hoạch của Ủy ban nhân dân Thành phố và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức để xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Đề án giai đoạn 1 (2026 - 2030) tại cơ quan, tổ chức mình và các đơn vị trực thuộc (nếu có).

b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các nội dung công việc của Đề án được triển khai thực hiện trong giai đoạn 1 (2026 - 2030); tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hiện hành đến từng cá nhân trong cơ quan, tổ chức mình.

c) Rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.

d) Quán triệt cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thực hiện nghiêm công tác lập hồ sơ công v iệc giấy, điện tử; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử và công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành; chú trọng công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định pháp luật.

đ) Tổ chức thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và số hóa hồ sơ, tài liệu theo các Đề án do Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành và theo chỉ đạo của cấp trên có thẩm quyền.

e) Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

g) Tổ chức thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo kế hoạch của Sở Nội vụ.

h) Rà soát, kiện toàn, bố trí nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ cơ bản có chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Ngoài ra, quan tâm, tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ được tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ.

i) Ưu tiên phân bổ nguồn ngân sách cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; đầu tư cơ sở hạ tầng; các trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ hiện hành.

k) Đồng bộ việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản dùng chung của Thành phố, trong đó 100% văn bản phát hành trên môi trường điện tử được ký số của cơ quan, tổ chức và ký số của người có thẩm quyền.

l) Tăng cường công tác kiểm tra đối với đơn vị thuộc và trực thuộc trong việc triển khai thực hiện Đề án và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

m) Báo cáo kết quả triển khai thực hiện Đề án định kỳ hằng năm theo quy định. Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040 (giai đoạn 1). Ủy ban nhân dân Thành phố đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương tập trung chỉ đạo, triển khai thực hiện và hoàn thành theo

Kế hoạch đã đề ra; trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét, chỉ đạo giải quyết./.