Hướng dẫn 09-HD/VPTW 2026 xử lý văn bản điện tử trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp

a) Hướng dẫn nguyên tắc, yêu cầu, trách nhiệm và nội dung xử lý văn bản điện tử trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trong các cơ quan đảng, bao gồm: Xử lý văn bản điện tử đến, văn bản điện tử đi, tra cứu, thống kê văn bản điện tử.

b) Xử lý văn bản điện tử chứa bí mật nhà nước thực hiện theo Hướng dẫn này và quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

a) Xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp phải tuân thủ quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ, giao dịch điện tử, an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Tuyệt đối không xử lý văn bản độ "Tuyệt mật" trên hệ thống điều hành tác nghiệp. Xử lý văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" trên hệ thống điều hành tác nghiệp khi đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; không sao chép văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" trái quy định.

a) Văn bản xử lý trên hệ thống điều hành tác nghiệp phải bảo đảm tính xác thực, tính pháp lý, tính toàn vẹn, tính khả dụng, an toàn thông tin, an toàn dữ liệu.

b) Xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp phải bảo đảm thực hiện toàn trình và được theo dõi, cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác quá trình xử lý.

c) Hệ thống điều hành tác nghiệp phải bảo đảm yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, giải pháp kết nối, liên thông; bảo đảm khả năng truy vết, hỗ trợ cảnh báo văn bản quá hạn và bảo mật trong quá trình xử lý, lưu trữ theo quy định1.

d) Nếu hệ thống điều hành tác nghiệp gặp sự cố kỹ thuật, mất kết nối, không đăng nhập được thì các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cần thực hiện quy trình xử lý văn bản giấy hoặc các phương thức xử lý văn bản thay thế bảo đảm an toàn. Sau khi hệ thống khôi phục kết nối, các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cập nhật lại.

a) Bảo mật tài khoản; không cung cấp tài khoản, mật khẩu, thiết bị kết nối hệ thống điều hành tác nghiệp cho người không có chức trách, nhiệm vụ.

b) Quản lý, sử dụng chữ ký số của cá nhân (nếu có) đúng quy định.

c) Thực hiện chính xác, đầy đủ, kịp thời vai trò, trách nhiệm xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp.

d) Phối hợp với người làm công nghệ thông tin để kịp thời xử lý lỗi kỹ thuật, vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp.

a) Quản lý, sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức, đơn vị đúng quy định.

b) Cập nhật danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, đơn vị trên hệ thống điều hành tác nghiệp.

c) Tham mưu, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp bảo đảm tinh gọn, an toàn thông tin.

a) Bảo đảm kỹ thuật, an toàn, an ninh mạng vận hành hệ thống điều hành tác nghiệp.

b) Tạo lập, quản lý hệ thống tài khoản và phân quyền người dùng đúng chức trách, nhiệm vụ; tạo luồng xử lý và các danh mục dùng chung trên hệ thống điều hành tác nghiệp.

c) Tiếp nhận ý kiến phản ánh từ người dùng và kịp thời xử lý theo thẩm quyền; báo cáo cấp có thẩm quyền những vấn đề vượt thẩm quyền. Chủ động đề xuất với các đơn vị liên quan khắc phục lỗi kỹ thuật, vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, nâng cấp chức năng của hệ thống điều hành tác nghiệp phù hợp với đặc thù của cơ quan, tổ chức.

d) Phối hợp với đơn vị quản lý hệ thống điều hành tác nghiệp bảo đảm ổn định kết nối; thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo đảm an toàn thông tin tại thiết bị đầu cuối và hạ tầng mạng cục bộ của cơ quan.

đ) Tham mưu, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng về thực hiện xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp và thực hiện các giải pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống điều hành tác nghiệp trong cơ quan, tổ chức.

a) Kiểm tra hồ sơ, văn bản trình lãnh đạo.

b) Tham mưu xử lý; truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải nhập vào hệ thống điều hành tác nghiệp.

a) Lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp.

b) Bảo đảm các điều kiện cần thiết cho việc xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp.

a) Tiếp nhận văn bản đến

Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được giao nhiệm vụ văn thư (sau đây gọi chung là văn thư) tiếp nhận văn bản đến tại mục "Chờ tiếp nhận" trong tác vụ xử lý văn bản đến và có trách nhiệm kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản, tính hợp lệ của chữ ký số. Văn thư sử dụng chứng thư chữ ký số lưu trong thiết bị lưu khoá bí mật hoặc lưu trong sim bảo mật cơ yếu (sau đây gọi chung là thiết bị lưu khoá bí mật) để kiểm tra, tiếp nhận văn bản độ "Tối mật", độ "Mật".

Trường hợp văn bản đến không đúng nơi nhận, không bảo đảm tính toàn vẹn hoặc có sai sót thì văn thư từ chối tiếp nhận, trả lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản, ghi rõ lý do trả lại.

Trường hợp tiếp nhận văn bản đến trên các phần mềm khác thì văn thư kiểm tra tính toàn vẹn, tính xác thực của văn bản trước khi tiếp nhận, chuyển vào hệ thống điều hành tác nghiệp. Nếu là văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì sử dụng thiết bị lưu giữ chuyên dụng để chuyển văn bản vào hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu.

b) Đăng ký văn bản đến

Văn thư gắn dấu đến điện tử, cấp số đến, các thông tin trong khung dấu đến và đăng ký văn bản đến (tự động). Nếu là văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì văn thư sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để gắn dấu đến điện tử, ghi số đến, ngày đến và đăng ký vào sổ đăng ký văn bản mật đến hoặc đăng ký trên máy tính đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; khi cập nhật thông tin văn bản mật đến phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước2.

Văn bản đến đăng ký trên hệ thống điều hành tác nghiệp phải có tệp toàn văn được ký số theo quy định3 và cập nhật đầy đủ thông tin, gồm: Số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm của văn bản; ngày, tháng, năm đăng ký; số đăng ký; độ mật (nếu có); độ khẩn (nếu có); tên loại văn bản; loại văn bản; trích yếu nội dung; tên cơ quan ban hành; người ký; tệp đính kèm và các tài liệu liên quan (nếu có); số trang; số lượng bản; nơi nhận; hạn xử lý (nếu có); trạng thái công khai hoặc không công khai; ghi chú (nếu có). Nếu các trường thông tin chưa được tự động cập nhật đầy đủ thì văn thư có trách nhiệm bổ sung, hoàn chỉnh.

Trường hợp văn bản đến là văn bản giấy thì văn thư đóng dấu đến, ghi đầy đủ thông tin vào khung dấu đến, sau đó số hoá văn bản, ký số xác thực của cơ quan, tổ chức theo quy định4 ; gắn tệp toàn văn và cập nhật đầy đủ thông tin văn bản đến trên hệ thống điều hành tác nghiệp. Trường hợp bì văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" có dấu "Chỉ người có tên mới được mở bì" thì văn thư đăng ký theo thông tin trên bì.

c) Phân phối văn bản đến

Văn thư thực hiện phân phối văn bản đến theo quy định của cơ quan, tổ chức, trong đó: (i) Đối với văn bản đã rõ yêu cầu giải quyết thì chuyển đến đơn vị, cá nhân chủ trì và đơn vị, cá nhân phối hợp (nếu có) để tham mưu xử lý, đồng thời chuyển đến lãnh đạo phụ trách đơn vị để theo dõi, chỉ đạo. (ii) Đối với văn bản chưa rõ yêu cầu giải quyết thì chuyển lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, chỉ đạo. (iii) Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì chuyển đến đúng đơn vị, cá nhân theo nơi nhận trên văn bản hoặc theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

a) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi chung là chuyên viên) được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản tiếp nhận văn bản đến tại mục "Chờ xử lý" trong tác vụ xử lý văn bản đến, nếu là văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì chuyên viên sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để giải quyết văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; thực hiện giải quyết theo yêu cầu, theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo hoặc theo đề nghị của đơn vị, cá nhân chủ trì (nếu có); cập nhật nội dung giải quyết; kết thúc giải quyết tại mục "Hoàn thành".

Trường hợp cần báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thì chuyên viên lập Phiếu trình tại mục "Tạo phiếu trình"; cập nhật nội dung báo cáo, xin ý kiến.

Trường hợp cần phối hợp giải quyết văn bản đến thì chuyên viên chuyển đến đơn vị, cá nhân liên quan tại mục "Chuyển văn bản"; cập nhật yêu cầu về nội dung giải quyết, thời hạn giải quyết và thời hạn thu hồi (nếu có); theo dõi kết quả phối hợp.

Trường hợp cần soạn thảo văn bản thì chuyên viên tạo lập văn bản đi và thực hiện nội dung xử lý văn bản đi tại Mục 2, Phần II của Hướng dẫn này.

b) Kết thúc xử lý văn bản đến thì chuyên viên phải lập hồ sơ xử lý văn bản đến theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng5.

a) Chuyên viên soạn thảo văn bản trên phần mềm Microsoft Office hoặc phần mềm tương đương; lưu tệp định dạng .doc hoặc .docx; đặt tên tệp dự thảo văn bản theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng6.

b) Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì chuyên viên sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để tạo lập văn bản đi; nếu tạo lập ở máy tính khác thì sử dụng thiết bị lưu giữ chuyên dụng để chuyển văn bản đi vào hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; khi tạo lập văn bản đi độ "Tối mật", độ "Mật" phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước7.

c) Chuyên viên tạo lập văn bản đi tại mục "Dự thảo của tôi" trong tác vụ xử lý văn bản đi hoặc tại mục "Phiếu trình của tôi" trong tác vụ xử lý phiếu trình.

- Trường hợp chuyên viên lập phiếu trình để xin ý kiến vào dự thảo văn bản: Tại mục "Phiếu trình của tôi" trong tác vụ xử lý phiếu trình, chuyên viên gắn tệp dự thảo văn bản cần xin ý kiến vào mục "File đính kèm"; đồng thời cập nhật đầy đủ thông tin của phiếu trình; gắn tài liệu kèm theo (nếu có); tóm tắt nội dung trình; ý kiến của các đơn vị liên quan (nếu có); ý kiến của người trình; danh sách cá nhân để xin ý kiến vào dự thảo. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin thì nhấn "Ghi lại" để lưu nháp và có thể chỉnh sửa, bổ sung; nhấn "Xem trước" để rà soát, kiểm tra lại nội dung trước khi trình lãnh đạo, nếu nội dung thông tin đã đầy đủ và chính xác thì nhấn "Trình xin ý kiến".

- Trường hợp chuyên viên xin ý kiến trực tiếp vào dự thảo văn bản: Chuyên viên tạo lập văn bản đi tại mục "Dự thảo của tôi" trong tác vụ xử lý văn bản đi; gắn tệp dự thảo văn bản (rà soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại mục "Kiểm tra thể thức, chính tả"), tài liệu liên quan và phụ lục (nếu có); đồng thời cập nhật đầy đủ thông tin, gồm: Thể loại văn bản; trích yếu nội dung; loại bản; người ký; độ khẩn (nếu có); độ mật (nếu có); nơi nhận; ý kiến đề xuất (nếu có); liên kết văn bản đến (nếu có); chọn hồ sơ; danh sách cá nhân cho ý kiến vào dự thảo; nhấn chọn "Trình xin ý kiến".

- Trường hợp chuyên viên trình ký duyệt dự thảo văn bản kèm phiếu trình: Chuyên viên tạo lập văn bản đi tại mục "Dự thảo của tôi" trong tác vụ xử lý văn bản đi; gắn tệp dự thảo văn bản (rà soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại mục "Kiểm tra thể thức, chính tả"), tài liệu liên quan, phụ lục (nếu có); đồng thời cập nhật đầy đủ thông tin, gồm: Thể loại văn bản; trích yếu nội dung; loại bản; độ khẩn (nếu có); độ mật (nếu có); nơi nhận; ý kiến đề xuất (nếu có); liên kết văn bản đến (nếu có); chọn hồ sơ; trạng thái công khai hoặc không công khai; trả lời văn bản (nếu có); chọn người ký ban hành văn bản với hành động là ký duyệt và nhấn chọn mục "Ghi lại và tạo phiếu trình". Hệ thống điều hành tác nghiệp hiển thị màn hình tạo mới phiếu trình cho dự thảo vừa tạo (đã đính kèm dự thảo vừa tạo); chuyên viên nhập đủ thông tin trong phiếu trình; nội dung trình; cơ quan trình; tài liệu kèm theo (nếu có); tóm tắt nội dung ý kiến; ý kiến của các đơn vị liên quan (nếu có); ý kiến của người trình; chọn cá nhân phê duyệt (lưu ý chọn theo đúng các bước phê duyệt). Sau khi nhập đầy đủ thông tin thì nhấn "Ghi lại" để lưu nháp và có thể chỉnh sửa, bổ sung; nhấn "Xem trước" để rà soát, kiểm tra các nội dung trước khi trình lãnh đạo, nếu tất cả thông tin đã chính xác và đầy đủ thì nhấn "Trình ký".

 - Trường hợp chuyên viên trình lãnh đạo ký duyệt dự thảo trực tiếp8 không sử dụng phiếu trình: Chuyên viên tạo lập văn bản đi tại mục "Dự thảo của tôi" trong tác vụ xử lý văn bản đi; gắn tệp dự thảo văn bản (rà soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại mục "Kiểm tra thể thức, chính tả"), tài liệu liên quan, phụ lục (nếu có); đồng thời cập nhật đầy đủ thông tin, gồm: Thể loại văn bản; trích yếu nội dung; loại bản; người ký; độ khẩn (nếu có); độ mật (nếu có); nơi nhận; ý kiến đề xuất (nếu có); liên kết văn bản đến (nếu có); thời hạn thu hồi (nếu có); chọn hồ sơ (nếu có); trạng thái công khai hoặc không công khai; văn bản trả lời văn bản đến (nếu có); gắn kèm phiếu trình (nếu trước đó đã tạo phiếu trình xin ý kiến và được phê duyệt); lựa chọn danh sách cá nhân xử lý tiếp theo: (i) Nếu trình người có thẩm quyền ký thì lựa chọn cá nhân ký văn bản. (ii) Nếu trình xin ý kiến cá nhân phê duyệt và trình cá nhân ký văn bản thì lựa chọn cá nhân phê duyệt văn bản trước, lựa chọn cá nhân ký văn bản sau. Sau khi nhập đầy đủ thông tin nhấn "Ghi lại" để lưu nháp và có thể chỉnh sửa, bổ sung, nếu tất cả thông tin đã đầy đủ và chính xác thì nhấn "Trình ký" (văn bản tự động chuyển văn thư).

a) Đối với văn bản dự thảo không kèm phiếu trình xin ý kiến: Lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được xin ý kiến (sau đây gọi chung là người góp ý kiến) nhận dự thảo văn bản tại mục "Chờ xử lý" trong tác vụ xử lý văn bản đi; góp ý kiến theo yêu cầu (có thể góp ý bằng cách sửa trực tiếp vào dự thảo văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp hoặc tải tệp dự thảo văn bản về máy tính để chỉnh sửa, sau đó gắn lại tệp văn bản đã chỉnh sửa lên hệ thống điều hành tác nghiệp).

b) Đối với dự thảo văn bản kèm theo phiếu trình xin ý kiến: Người góp ý kiến nhận dự thảo tại mục "Chờ xử lý" trong tác vụ xử lý phiếu trình; góp ý kiến theo yêu cầu; ý kiến có thể ghi trực tiếp vào phiếu trình hoặc có thể sửa trực tiếp vào tệp dự thảo văn bản kèm theo phiếu trình.

c) Đối với dự thảo văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì người góp ý kiến sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để góp ý kiến dự thảo văn bản. Trường hợp muốn chuyển ý kiến góp ý từ máy tính khác thì sử dụng thiết bị lưu giữ chuyên dụng để chuyển ý kiến góp ý vào hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; khi chuyển ý kiến góp ý văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước9.

a) Trường hợp người góp ý kiến chuyển ý kiến góp ý trực tiếp cho chuyên viên được giao tiếp thu ý kiến góp ý thì chuyên viên tiếp nhận ý kiến góp ý tại mục "Dự thảo của tôi" trong tác vụ xử lý văn bản đi hoặc tại mục "Phiếu trình của tôi" trong tác vụ xử lý phiếu trình. Chuyên viên thực hiện tiếp thu và hoàn thiện dự thảo văn bản, cập nhật thông tin giải quyết văn bản theo ý kiến chỉ đạo, kèm ý kiến góp ý của các đơn vị, cá nhân (nếu có) tại mục "File trình ký/Tài liệu liên quan/File biểu mẫu". Chuyên viên rà soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại mục "Kiểm tra thể thức, chính tả", lựa chọn cá nhân phê duyệt (nếu có), cá nhân ký văn bản; thực hiện trình ký tại mục "Trình ký" (văn bản tự động chuyển văn thư).

b) Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để tiếp thu, hoàn thiện dự thảo văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; sử dụng thiết bị lưu giữ chuyên dụng để chuyển văn bản tiếp thu, hoàn thiện từ máy tính khác vào hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; khi chuyển văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước10.

a) Văn thư tiếp nhận dự thảo văn bản đi tại mục "Chờ trình duyệt" trong tác vụ xử lý văn bản đi. Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để kiểm tra, hoàn thiện, trình ký trên hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu hoặc sử dụng thiết bị lưu giữ chuyên dụng để sao chép dự thảo văn bản mật đi từ máy tính khác và sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để kiểm tra, hoàn thiện và trình ký trên hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; khi sao chép dự thảo văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước11. Văn thư kiểm tra, hoàn thiện thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; trình lãnh đạo ký văn bản tại mục "Phê duyệt".

b) Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa bảo đảm yêu cầu hoặc có sai sót thì văn thư phối hợp hoặc chuyển chuyên viên để chỉnh sửa, hoàn thiện tại mục "Trả lại".

a) Người có thẩm quyền ký văn bản (sau đây gọi chung là người ký) nhận dự thảo văn bản tại mục "Chờ xử lý" trong tác vụ xử lý văn bản đi; kiểm tra, hoàn thiện dự thảo văn bản (nếu có); ký số tại mục "Ký duyệt". Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì người ký sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để nhận, kiểm tra, hoàn thiện dự thảo văn bản và ký số trên hệ thống điều hành tác nghiệp đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu.

b) Trường hợp dự thảo văn bản cần chỉnh sửa và không cần trả lại cho cá nhân/đơn vị trình thì người ký văn bản sửa trực tiếp vào dự thảo văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp hoặc tải tệp về máy tính để chỉnh sửa, sau đó tải lên hệ thống điều hành tác nghiệp, chọn ký duyệt văn bản.

c) Trường hợp văn bản cần chỉnh sửa, bổ sung và người ký muốn trả lại cá nhân/đơn vị trình thì người ký từ chối ký duyệt tại mục "Từ chối ký" và ghi ý kiến chỉ đạo, lý do từ chối ký, gắn tệp văn bản đã sửa (nếu có).

d) Trường hợp cần lấy thêm ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản thì người ký xin ý kiến tại mục "Chuyển xin ý kiến", ghi rõ yêu cầu, thời hạn và chọn đơn vị, cá nhân xin ý kiến.

a) Đăng ký văn bản đi Văn thư nhận văn bản đi tại mục "Chờ cấp số" trong tác vụ xử lý văn bản đi; kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, thời hạn thu hồi (nếu có); cấp số, ghi ngày, tháng, năm ban hành, đăng ký văn bản đi (tự động); thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức tại mục "Đóng dấu". Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì văn thư sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật để kiểm tra, cấp số, ghi ngày, tháng, năm ban hành, ký số của cơ quan, tổ chức, gắn các loại dấu chỉ độ mật (nếu có), thời hạn bảo vệ bí mật (nếu có) và đăng ký vào sổ đăng ký văn bản mật đi hoặc đăng ký trên máy tính đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; khi cập nhật thông tin văn bản mật đi phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước12.

Trường hợp phát hiện có sai sót thì phối hợp hoặc chuyển lại chuyên viên để chỉnh sửa, hoàn thiện, thực hiện trình ký lại.

b) Phát hành văn bản đi

Văn thư chọn cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản; thực hiện phát hành văn bản đi tại mục "Phát hành" trong tác vụ xử lý văn bản đi. Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì văn thư kiểm tra lại độ mật, phạm vi phát hành; phát hành đến đúng đối tượng trong danh sách nơi nhận đã được phê duyệt; ghi nhận đầy đủ thông tin phát hành (thời gian, người nhận, trạng thái nhận).

- Trường hợp phát hành văn bản đi bằng các phần mềm khác thì văn thư chuyển văn bản từ hệ thống điều hành tác nghiệp sang phần mềm sử dụng.

- Trường hợp phát hành văn bản giấy thì văn thư in văn bản đã có chữ ký số của người ký, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và phát hành đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thì thực hiện đóng dấu chỉ độ mật, dấu thu hồi (nếu có), dấu của cơ quan, tổ chức; phát hành đến đúng đối tượng trong danh sách nơi nhận văn bản; khi vận chuyển văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước13.

c) Theo dõi, thu hồi văn bản đi

Văn thư theo dõi việc gửi, nhận văn bản; thực hiện thu hồi văn bản (nếu có); cập nhật trạng thái phát hành văn bản; kịp thời phát hiện, đề xuất xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc. Đối với văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" thuộc diện thu hồi thì văn thư thu hồi đúng thời hạn; khi thu hồi văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" phải chấp hành quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước14.