Hướng dẫn 06-HD/VPTW 2026 lập và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành

a) Bảo đảm kỹ thuật, an toàn và an ninh thông tin cho công tác vận hành, quản lý, sử dụng phần mềm được liên tục và thông suốt.

b) Tạo lập, quản lý hệ thống tài khoản và phân quyền người dùng truy cập phần mềm theo chức năng, nhiệm vụ.

c) Tổ chức tập huấn và hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm.

d) Phối hợp với các đơn vị liên quan khắc phục lỗi, vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, nâng cấp chức năng phần mềm.

đ) Giám sát, kiểm soát việc gửi, nhận, xử lý văn bản; tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu dữ liệu để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

e) Tham mưu, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số đối với việc quản lý tài liệu điện tử và thực hiện các giải pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của phần mềm quản lý tài liệu điện tử của cơ quan; bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

g) Xây dựng kiến trúc dữ liệu, chuẩn hoá và liên thông hệ thống, ứng dụng công nghệ mới (AI, tìm kiếm thông minh...).

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức trong cơ quan.

b) Cập nhật danh mục hồ sơ (dự kiến) của cơ quan, tổ chức lên phần mềm ngay sau khi được ban hành.

c) Kịp thời phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin hướng dẫn, xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình gửi, nhận văn bản điện tử.

a) Mã hồ sơ

Mã hồ sơ bao gồm:

- Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập Danh mục hồ sơ (được mặc định trong phần mềm). Mã định danh của các cơ quan đảng thực hiện theo quy định hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng và của tỉnh uỷ, thành uỷ về mã định danh của các cơ quan đảng trên mạng máy tính.

+ Mã định danh của đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định của mỗi cơ quan, tổ chức.

+ Ký hiệu hồ sơ của cấp phòng và tương đương cấp phòng thực hiện theo quy định của mỗi đơn vị trong cơ quan.

- Năm hình thành hồ sơ.

- Số thứ tự hồ sơ trong một đơn vị cấp phòng.

Giữa các thành phần trong mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ: Mã hồ sơ của Phòng Nghiệp vụ trung ương, Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng: A80.07.NVTW.2026.01 (gồm các thông tin: Văn phòng Trung ương Đảng (A80), Cục Lưu trữ (07), Phòng Nghiệp vụ trung ương (NVtW), năm (2026), Hồ sơ số 01).

Việc cập nhật thông tin của Danh mục hồ sơ được thực hiện bằng chức năng tự động của phần mềm. Đối với các hồ sơ bổ sung, phát sinh trong năm mà không có trong Danh mục hồ sơ hằng năm thì người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật, bổ sung thông tin của hồ sơ vào các trường thông tin trên phần mềm bảo đảm đúng, đủ theo quy định.

b) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức; lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn của Danh mục hồ sơ.

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có thể kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

c) Dự kiến hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập hồ sơ

- Lưu trữ hiện hành căn cứ chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị để dự kiến được những hồ sơ cần lập trong năm.

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

d) Dự kiến thời hạn lưu trữ của hồ sơ

Thời hạn lưu trữ của hồ sơ được ghi theo Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về Bảng thời hạn lưu trữ những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn lưu trữ chuyên ngành và Bảng thời hạn lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức (Mẫu Danh mục hồ sơ: Phụ lục 1).

a) Danh mục hồ sơ được lập theo 2 cách:

- Cách 1: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình gửi lưu trữ hiện hành tổng hợp.

- Cách 2: Lưu trữ hiện hành xây dựng Danh mục hồ sơ trên cơ sở thống nhất ý kiến với các đơn vị, cá nhân có liên quan.

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành và đưa vào thực hiện từ ngày 01 tháng 01 của năm; được cập nhật lên phần mềm để làm căn cứ lập hồ sơ; được quản lý hoàn toàn trên hệ thống; cho phép cập nhật tự động và lưu vết thay đổi.

a) Mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

Khi cơ quan, tổ chức đã xây dựng Danh mục hồ sơ thì văn thư cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trích sao phần tương ứng trong Danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, công chức, viên chức và người lao động căn cứ mở hồ sơ cần lập.

b) Mở hồ sơ khi chưa có Danh mục hồ sơ

Khi cơ quan, tổ chức chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ thì cán bộ, công chức, viên chức và người lao động mở hồ sơ theo chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của cơ quan, đơn vị.

a) Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm; văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan như: Các bài phát biểu, tham luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình... của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các diễn đàn đại hội, hội nghị, hội thảo, lễ khởi công... được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương khác) để đưa vào hồ sơ như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ.

Không thu thập vào hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc diện thu hồi, các bản trùng thừa, bản nháp.

b) Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

- Phân chia hồ sơ thành các tập (đơn vị bảo quản)

Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 1 cm) để thuận tiện cho quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập. Phía trên tiêu đề từng đơn vị bảo quản phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ.

Ví dụ 1: Hồ sơ dự thảo văn bản có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản như: Các lần hội thảo, các lần trình...

Ví dụ 2: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW, ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản: Học tập, quán triệt, triển khai Nghị quyết; sơ kết 1 năm thực hiện Nghị quyết; sơ kết 5 năm thực hiện Nghị quyết.

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản

Tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản (viết tắt là "hồ sơ (đvbq)") được sắp xếp theo trình tự thời gian, logic vấn đề hoặc kết hợp đặc điểm chung của chúng như sau:

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình tự giải quyết công việc

Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên; văn bản, tài liệu giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới; kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc.

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo ngày tháng ban hành văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản của một cơ quan gửi đến thì sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản.

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo số văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị... của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành, số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành.

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu theo vần chữ cái tiếng Việt

Nếu trong hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan, nhiều địa phương, nhiều cá nhân thì sắp xếp theo vần chữ cái tiếng Việt (a, b, c...).

+ Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì, tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản và các ký hiệu tra tìm).

+ Trong một hồ sơ (đvbq) chỉ lưu mỗi văn bản, tài liệu một bản duy nhất, có tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản gốc, bản chính để lưu, trường hợp không có bản gốc, bản chính thì chọn bản sao hợp pháp để lưu.

+ Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí...) gửi kèm theo văn bản, tài liệu thì những tư liệu đấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq).

+ Văn bản, tài liệu phản ánh nội dung, công việc của năm nào thì xếp vào năm đó.

Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác năm 2025 của Tỉnh uỷ Phú Thọ ban hành ngày 20/01/2026 thì được xếp vào năm 2025.

+ Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm thì xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm thì xếp vào năm cuối.

Ví dụ 1: Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số 5 năm (2025 - 2030) của Văn phòng Tỉnh uỷ Hưng Yên thì xếp vào năm 2025.

Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết phong trào thi đua 5 năm (2020 - 2025) của Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn thì xếp vào năm 2025.

a) Kết thúc hồ sơ

- Hồ sơ kết thúc khi công việc giải quyết xong.

- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, mã hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ. Tiến hành đánh số trang đối với hồ sơ có thời hạn lưu trữ trên 20 năm; viết Mục lục văn bản, tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn và 70 năm; viết chứng từ kết thúc, bìa hồ sơ.

b) Biên mục hồ sơ (đvbq)

Biên mục hồ sơ (đvbq) thực hiện theo trình tự sau:

- Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ả-rập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq). Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được tính một trang và phải được đánh rõ bằng bút chì đen ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm. Khi đánh số trang cần lưu ý:

* Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).

* Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xác định là 2 trang tài liệu thì đánh 2 trang tài liệu. Trường hợp tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa nhưng nội dung thể hiện là 1 trang thì đánh 1 trang tài liệu.

* Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh (góc trên, bên trái) cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.

* Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.

* Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo tạp chí, tài liệu khác và dán lại thành trang thì được xem là trang tài liệu phải đánh số.

* Trường hợp đánh sót số trang (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: Trang trước là số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh số trang liên tục nhưng tài liệu bị trùng phải loại ra khỏi hồ sơ (đvbq) thì bỏ trống các số trang của tài liệu loại ra khỏi hồ sơ đó.

* Nếu trong hồ sơ (đvbq) có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) hoặc quyển văn kiện, kỷ yếu thì chỉ đánh 1 số chung cho tư liệu hoặc quyển đó (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu, quyển).

* Nếu trong hồ sơ có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) hoặc quyển văn kiện, kỷ yếu và tài liệu thì vẫn đánh số trang cho tất cả các trang trong các tài liệu có trong hồ sơ.

- Lập mục lục văn bản, tài liệu

Lập mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ "Mục lục văn bản, tài liệu" để thống kê và cố định thứ tự văn bản, tài liệu được sắp xếp, đánh số. Cần lập đủ, chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu có nhiều trang thì phải đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq), ngay sau tờ bìa.

Sử dụng chương trình Microsoft Office Excel theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng để lập Mục lục văn bản, tài liệu (Mẫu mục lục văn bản, tài liệu: Phụ lục 2).

- Lập tờ Chứng từ kết thúc

Lập chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ "Chứng từ kết thúc". Người lập hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq).

Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu chứng từ kết thúc: Phụ lục 3).

- Viết bìa hồ sơ

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq); số lượng trang; số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn lưu trữ của hồ sơ (đvbq).

- Người lập hồ sơ thực hiện viết các thông tin trên bìa hồ sơ gồm: Tên phông, tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ; số lượng trang; số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn lưu trữ của hồ sơ.

- Việc viết bìa hồ sơ (đvbq) có thể thực hiện bằng hình thức viết tay, in hoặc đánh máy, in cắt dán; sử dụng mực in bảo đảm chất lượng tốt, khó phai, không bong tróc.

- Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung cơ bản và thành phần tài liệu có trong hồ sơ. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu bìa hồ sơ: Phụ lục 4).

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên.

Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn... của các cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó.

Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng về "Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng". Năm 2025 - 2026.

a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp

- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân trước khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm.

- Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử: Sau khi kết thúc công việc thì người lập hồ sơ bấm nút chuyển nộp vào lưu trữ hiện hành.

Người lập hồ sơ thực hiện đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo mẫu phiếu đăng ký nộp trên phần mềm (các thông tin trong mẫu phiếu gồm: Tên đơn vị/cá nhân nộp, mã đơn vị nộp trong Danh mục hồ sơ, tóm tắt nội dung hồ sơ, tài liệu nộp; tổng số hồ sơ nộp, tổng số trang, tổng số dung lượng, mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; dự kiến thời gian nộp).

- Đối với hồ sơ, tài liệu giấy và tài liệu trên các vật mang tin khác:

Trước ngày 31/12 hằng năm, lưu trữ hiện hành gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị nộp vào lưu trữ hiện hành.

- Trước khi nộp hồ sơ, tài liệu thì đơn vị, cá nhân phải thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu" để đính kèm "Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu" (Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu: Phụ lục 5).

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp

- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử thì lưu trữ hiện hành phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị huỷ hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu. Các bước tiếp nhận như sau:

+ Lưu trữ hiện hành tiếp nhận đăng ký hồ sơ, tài liệu đề nghị nộp (phiếu đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu và Mục lục hồ sơ, tài liệu) của đơn vị nộp.

+ Rà soát hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu đề nghị nộp.

+ Lưu trữ hiện hành có ý kiến trả lời về hồ sơ, tài liệu nộp trên phần mềm (nếu hồ sơ, tài liệu đạt yêu cầu thì nhấn nút đồng ý tiếp nhận; nếu hồ sơ, tài liệu chưa đạt yêu cầu thì từ chối tiếp nhận và có ý kiến phản hồi trên phần mềm) và trả lại hồ sơ, tài liệu cho người lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ.

+ Khi hồ sơ, tài liệu đã hoàn thiện theo yêu cầu của lưu trữ hiện hành thì người lập hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ hiện hành.

Lưu trữ hiện hành lập Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu trên phần mềm. Biên bản giao, nhận hồ sơ điện tử được xác lập dưới dạng dữ liệu điện tử trên phần mềm, có chữ ký số xác thực của bên giao và bên nhận. Đơn vị căn cứ biên bản điện tử và Nhật ký hệ thống được trích xuất từ phần mềm làm căn cứ pháp lý thay thế để xác nhận việc hoàn thành nộp hồ sơ, tài liệu.

- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu trên các vật mang tin khác: Đơn vị, người lập hồ sơ khi nộp hồ sơ, tài liệu phải lập "Mục lục hồ sơ, tài liệu"; bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu nộp. 

Lưu trữ hiện hành lập "Biên bản giao, nhận tài liệu". Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị giao và đơn vị nhận hồ sơ, tài liệu (Mẫu Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu: Phụ lục 6).

- Các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên của cá nhân, đơn vị; các hồ sơ được xác định thời hạn lưu trữ 5 năm trở xuống; các văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham khảo và các bản nháp không cần lập hồ sơ hoặc không cần đưa vào hồ sơ; những loại hồ sơ và tài liệu nêu trên không phải nộp vào lưu trữ hiện hành thì các cá nhân, đơn vị định kỳ đề xuất lãnh đạo cơ quan cho huỷ theo quy định của pháp luật.