Công văn 1861/BGDĐT-QLCL 2026 số hóa dữ liệu văn bằng chứng chỉ

a) Việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ (VBCC) là việc cập nhật dữ liệu VBCC giấy từ sổ gốc cấp VBCC, phụ lục sổ gốc cấp VBCC hoặc tài liệu khác có đầy đủ thông tin về việc cấp VBCC (sau đây gọi chung là sổ gốc cấp VBCC) dưới dạng hồ sơ giấy vào cơ sở dữ liệu (CSDL) VBCC của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT).

b) Dữ liệu số hóa VBCC từ sổ gốc cấp VBCC phải bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, đủ điều kiện để sử dụng trong giao dịch điện tử và sử dụng thay cho giấy tờ giấy.

c) Việc số hóa chỉ áp dụng đối với trường hợp đã cấp VBCC giấy, số hóa dữ liệu VBCC không tạo ra VBCC số, số hóa dữ liệu VBCC có thể tạo bản sao VBCC từ sổ gốc dưới dạng điện tử hoặc trích lục thông tin về VBCC từ CSDLVBCC.

a) Dữ liệu của mỗi VBCC đã cấp được số hóa thành 01 bản ghi trong CSDL VBCC;

b) Kết quả cuối cùng của việc số hóa là dữ liệu được cập nhật vào CSDL VBCC của Bộ GDĐT bảo đảm đầy đủ, chính xác, trung thực tuyệt đối so với tài liệu giấy hiện có (không bỏ sót, không sai lệch; không có gian lận và phải được ký xác nhận bằng văn bản);

c) Việc số hóa dữ liệu VBCC phải bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tuyệt đối không được sao chụp tài liệu, sao chép dữ liệu số hóa, sử dụng thông tin về VBCC vào mục đích khác ngoài việc cập nhật vào CSDL VBCC của Bộ GDĐT;

d) CSDL VBCC cần được xác định cấp độ an toàn thông tin, phải có đánh giá, kiểm định theo quy định tại Luật An ninh mạng và phải được phê duyệt bảo đảm an toàn hệ thống thông tin trước khi vận hành chính thức theo quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

đ) Dữ liệu VBCC đã được số hóa phải được lưu trữ, sao lưu và xử lý trên hạ tầng đặt tại Việt Nam.

a) Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC chịu trách nhiệm ban hành quy định cụ thể để tổ chức thực hiện số hóa dữ liệu VBCC tại đơn vị trong đó phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý; tiêu chuẩn, điều kiện của những người tham gia thực hiện số hóa dữ liệu VBCC.

b) Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ số hóa dữ liệu VBCC:

Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC chịu trách nhiệm:

- Bố trí ít nhất 01 phòng riêng để thực hiện số hóa dữ liệu VBCC và có quy định bảo đảm an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ, thiên tai và sinh vật gây hại đối với tài liệu cần số hóa và phương tiện, dữ liệu số hóa;

- Tổ chức phân loại, thống kê, lập danh mục, đánh giá hiện trạng các sổ gốc cấp VBCC, phụ lục sổ gốc cấp VBCC tương ứng và các tài liệu khác có thông tin về việc cấp VBCC (bảng ghi tên ghi điểm, sổ đăng bộ, danh sách tốt nghiệp, VBCC người học chưa nhận...) và xác định danh mục các tài liệu cần số hóa bảo đảm không bỏ sót, không trùng lặp (theo Mẫu 1 tại Phụ lục I Kế hoạch này);

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị về công nghệ thông tin và các phần mềm đáp ứng yêu cầu của việc số hóa và bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, an ninh mạng theo quy định tại Mục II Phụ lục II Kế hoạch này.

c) Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định thành lập Ban hoặc Tổ công tác (sau đây gọi chung là Ban) thực hiện số hóa, có phân công cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng thành viên. Thành phần Ban gồm:

- Trưởng Ban do thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC đảm nhiệm chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo toàn bộ quá trình số hóa dữ liệu VBCC bảo đảm tiến độ, yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ GDĐT;

- Phó trưởng Ban do cấp phó phụ trách công tác quản lý VBCC hoặc phụ trách chuyên môn liên quan đến việc cấp VBCC đảm nhiệm chịu trách nhiệm giúp Trưởng Ban thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do Trưởng Ban phân công;

- Các thành viên Ban được lập thành các nhóm, mỗi nhóm gồm: 01 cán bộ làm nhiệm vụ đọc thông tin từ tài liệu giấy (người đọc); 01 cán bộ làm nhiệm vụ giám sát đọc thông tin từ tài liệu giấy (người giám sát đọc); 01 cán bộ có năng lực công nghệ thông tin chịu trách nhiệm vận hành các phương tiện, phần mềm công nghệ thông tin và nhập dữ liệu (người nhập dữ liệu); 01 cán bộ làm nhiệm vụ giám sát chung (người giám sát chung) và bảo đảm an ninh, an toàn do đại diện công an địa phương (ưu tiên người có chuyên môn về An ninh mạng hoặc phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) thực hiện giám sát việc thu thập, nhập và xác nhận việc nhập dữ liệu; 01 cán bộ có kinh nghiệm quản lý VBCC làm nhiệm vụ bao quát, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu, giám sát việc nhập dữ liệu, kiểm soát chất lượng số hóa và đảm nhiệm vai trò trưởng nhóm (trưởng nhóm).

Tùy theo quy mô, số lượng tài liệu cần số hóa, thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định số lượng nhóm để bảo đảm chất lượng, tiến độ số hóa.

d. Lập Kế hoạch chi tiết thực hiện số hóa theo hướng ưu tiên trước hết việc số hóa dữ liệu các VBCC cấp từ năm 2020 đến thời điểm hiện tại, sau đó số hóa dữ liệu VBCC các giai đoạn 05 năm ngược về trước cho đến hết dữ liệu VBCC của những người sinh từ năm 1970, ưu tiên số hóa trước những sổ gốc cấp VBCC (hoặc những phần của sổ gốc cấp VBCC) còn nguyên vẹn, thông tin rõ ràng.