Công văn 3858/CT-NVT 2025 của Cục Thuế hướng dẫn nội dung nghiệp vụ quản lý thuế

Tại Điều 87 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp quy định:

“Điều 87. Trụ sở và địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh

1. Trụ sở của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh và là địa chỉ liên lạc do hộ kinh doanh đăng ký để cơ quan quản lý nhà nước liên hệ, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính trên lãnh thổ Việt Nam. Hộ kinh doanh có thể hoạt động kinh doanh ngoài trụ sở.

2. Địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể ngoài trụ sở. Một hộ kinh doanh có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trong phạm vi cả nước. Hộ kinh doanh phải thông báo cho Cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường nơi đặt địa điểm kinh doanh.

3. Đối với hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định thì chọn một địa chỉ để đăng ký trụ sở và đăng ký không hoạt động kinh doanh tại trụ sở. Sau khi thành lập, trường hợp hộ kinh doanh phát sinh hoạt động kinh doanh tại một địa điểm cố định thì hộ kinh doanh phải đăng ký trụ sở tại nơi thực hiện hoạt động kinh doanh cố định.”

Theo quy định tại Thông tư số 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2014 của Bộ Tài chính quy định về đăng ký thuế thì: Từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân được sử dụng làm mã số thuế của người đại diện hộ kinh doanh, đồng thời cũng là mã số thuế của hộ kinh doanh, không còn quy định cấp mã số thuế cho từng địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh; cơ quan thuế đã thực hiện chuyển đổi mã số thuế đã cấp trước đây cho hộ kinh doanh, địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh sang sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế. Như vậy, số định danh cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh được dùng làm mã số thuế duy nhất để kê khai, nộp thuế cho tất cả nghĩa vụ thuế của cá nhân và nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh, các địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh.

Theo quy định tại Thông tư số 40/2021/TT-BTC ngày 01/6/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì: Hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc phương pháp khoán, thực hiện khai thuế theo mẫu số 01/CNKD hoặc mẫu số 01/TTS (đối với hoạt động cho thuê tài sản); nơi nộp hồ sơ khai thuế là Thuế cơ sở nơi hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh (nơi có địa điểm kinh doanh hoặc nơi có bất động sản cho thuê); trên các mẫu hồ sơ khai thuế này đều có chỉ tiêu khai về địa chỉ kinh doanh, hoặc địa chỉ của bất động sản cho thuê.

Căn cứ các quy định tại các văn bản trích dẫn nêu trên thì:

- Khi hộ kinh doanh đăng ký thành lập với cơ quan đăng ký kinh doanh, hộ kinh doanh khai thông tin địa chỉ trụ sở xác định theo quy định tại khoản 1, khoản 3 Điều 87 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Thông tin này được truyền sang hệ thống của cơ quan thuế để cập nhật thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh.

- Khi hộ kinh doanh thành lập các địa điểm kinh doanh khác ngoài trụ sở thì không phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng hộ kinh doanh phải thông báo cho Thuế cơ sở nơi đặt địa điểm kinh doanh thông qua việc kê khai đầy đủ thông tin về địa điểm kinh doanh tại tờ khai mẫu số 01/CNKD hoặc mẫu số 01/TTS của kỳ tính thuế đầu tiên theo quy định tại Thông tư số 40/2021/TT-BTC.

Trên cơ sở thông tin của địa điểm kinh doanh kê khai theo tờ khai mẫu số 01/CNKD hoặc mẫu số 01/TTS, Hệ thống TMS cập nhật thông tin và tự động sinh mã nội bộ (mã 13 chữ số) để quản lý địa điểm kinh doanh và hỗ trợ hộ kinh doanh khai thuế cho địa điểm kinh doanh của các kỳ tính thuế tiếp theo.

- Đối với các địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025, cơ quan thuế tích hợp các mã số thuế theo số định danh cá nhân. Hệ thống TMS vẫn sử dụng đồng thời mã số 13 số đã cấp để quản lý các địa điểm kinh doanh và hỗ trợ hộ kinh doanh khai thuế cho địa điểm kinh doanh theo quy định.

- Khi hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động của địa điểm kinh doanh, hộ kinh doanh thực hiện thông báo với Thuế cơ sở nơi có địa điểm kinh doanh theo mẫu số 24.1/ĐK-TCT ban hành theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC. Hộ kinh doanh có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với Thuế cơ sở nơi có địa điểm kinh doanh chấm dứt hoạt động theo quy định.

- Hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động kinh doanh thì các địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh cũng bị chấm dứt hoạt động. Sau khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh theo mẫu số 24.1/ĐK-TCT và hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định, hộ kinh doanh nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định tại Điều 104 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

- Hộ kinh doanh thực hiện khôi phục mã số thuế theo quy định tại Điều 33, Điều 34 Thông tư số 86/2024/TT-BTC. Sau khi khôi phục mã số thuế, hộ kinh doanh thực hiện khai thuế cho các địa điểm kinh doanh theo quy định tại Thông tư số 40/2021/TT-BTC nếu địa điểm kinh doanh tiếp tục hoạt động. Căn cứ hồ sơ khai thuế cho địa điểm kinh doanh, Hệ thống TMS tự động cập nhật trạng thái tái hoạt động cho địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh.

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (đã được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025):

- Tại khoản 4 Điều 10 quy định về nội dung của hóa đơn:

“4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. ”

- Tại khoản 3 Điều 11 quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

“3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;... ”

- Tại Điều 15 quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế có trách nhiệm ban hành Thông báo chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế.

- Tại khoản 3 Điều 57 quy định về trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử:

“3. Chi cục Thuế địa phương có trách nhiệm:

a) Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; sử dụng chứng từ điện tử trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế;

b) Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế.”

Căn cứ các quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) thì:

- Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở (các địa điểm kinh doanh không phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử). Trong đó, thông tin đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh xác định như sau:

+ Mã số thuế của hộ kinh doanh: Là số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh.

+ Tên, địa chỉ của hộ kinh doanh: Là thông tin tên, địa chỉ trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế rà soát cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 02 cấp.

+ Cơ quan thuế quản lý: Là Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.

+ Chứng thư số sử dụng: Hộ kinh doanh được sử dụng các chứng thư số đã cấp cho hộ kinh doanh và địa điểm kinh doanh trước đây còn hiệu lực.

- Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, đồng thời có trách nhiệm quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh theo quy định tại khoản 3 Điều 57 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Thuế cơ sở quản lý địa điểm kinh doanh thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh trên hệ thống hóa đơn điện tử.

Trong đó, thông tin địa chỉ trụ sở do hộ kinh doanh kê khai trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và được cơ quan đăng ký kinh doanh truyền cho cơ quan thuế theo cơ chế một cửa liên thông. Đối với hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 và cơ quan thuế đã tích hợp theo số định danh cá nhân, Hệ thống TMS tự động xác định Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở theo nguyên tắc như sau: Là cơ quan thuế quản lý trực tiếp mã số thuế được cấp trước đây có nút tích “đăng ký liên thông” và nút tích “hộ kinh doanh”; trường hợp không có nút tích “đăng ký liên thông” thì xác định theo mã số thuế khác trạng thái 01 có thông tin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và có ngày cấp mã xa nhất.

- Hộ kinh doanh tự xác định doanh thu theo hóa đơn điện tử để kê khai, tính thuế, nộp thuế cho Thuế cơ sở nơi hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh (nơi có địa điểm kinh doanh hoặc nơi có bất động sản cho thuê) theo quy định tại Thông tư số 40/2021/TT-BTC.