Căn cứ Luật Kế toán ngày 17/06/2003;

Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;

Căn cứ Quyết định số 924/QĐ-MTTW ngày 24/05/2006 của Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam về việc ban hành Quy chế xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ “Vì người nghèo”;

Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”, như sau:

1. Quy định chung

1.1. Kế toán Quỹ “Vì người nghèo” có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát và phân tích thông tin về tình hình thu ủng hộ, tài trợ, viện trợ, chi hỗ trợ người nghèo, hộ nghèo theo từng loại hình hỗ trợ và các khoản chi cho hoạt động quản lý quỹ.

1.2. Kế toán Quỹ “Vì người nghèo” phải thực hiện theo các quy định trong Luật Kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Kế toán trong lĩnh vực kế toán Nhà nước và Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính.

1.3. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán Quỹ “Vì người nghèo”:

a) Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”). Trong trường hợp nhận được tiền ủng hộ, tài trợ, viện trợ là ngoại tệ, phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nhận được tiền; đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam;

b) Kế toán hiện vật phải dùng các đơn vị đo lường chính thức của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Trường hợp các hiện vật được ủng hộ không thể đo lường được về mặt giá trị thì kế toán phải phản ánh theo thực tế ủng hộ (kiện, bao, gói, thùng,...).

1.4. Kỳ kế toán Quỹ “Vì người nghèo”:

Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý được quy định như sau:

a) Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch;

b) Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.

1.5. Kiểm tra kế toán và tự kiểm tra tài chính kế toán:

Quỹ “Vì người nghèo” phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Trong nội bộ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, bộ phận kế toán Quỹ “Vì người nghèo” phải chịu sự kiểm tra thường xuyên của người được giao trách nhiệm (hoặc người được uỷ quyền) của cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam nhằm bảo đảm cho các quy định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán được thể hiện chính xác, trung thực.

Hàng năm, Quỹ “Vì người nghèo” phải thực hiện tự kiểm tra tài chính kế toán theo quy định tại Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/08/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành “Quy chế tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan đơn vị có sử dụng Ngân sách nhà nước”.

1.6. Kiểm kê tài sản:

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

Quỹ “Vì người nghèo” thực hiện kiểm kê định kỳ cuối năm và trong các trường hợp khác theo yêu cầu quản lý và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

1.7. Trách nhiệm quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán:

a) Quỹ “Vì người nghèo” phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán; phải bảo đảm đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán;

b) Quỹ “Vì người nghèo” phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng;

c) Việc cung cấp thông tin, tài liệu cho các đối tượng do người có trách nhiệm quản lý quyết định theo quy định của pháp luật. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có trách nhiệm quản lý hoặc người được uỷ quyền.

2. Tổ chức bộ máy kế toán và đơn vị kế toán

Quỹ “Vì người nghèo” các cấp (TW, Tỉnh, Huyện) phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, hoặc người làm kế toán kiêm nhiệm theo quy mô và khối lượng công việc kế toán của từng cấp quỹ theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước. Quỹ “Vì người nghèo” cấp xã không bố trí người làm kế toán riêng mà bố trí người làm kế toán ngân sách và tài chính xã kiêm nhiệm kế toán Quỹ “Vì người nghèo” thực hiện tập hợp chứng từ kế toán ghi sổ thu, chi và lập báo cáo tài chính thu, chi hoạt động, quản lý của Quỹ.

Trường hợp bộ phận kế toán của Quỹ “Vì người nghèo” ở Trung ương, tỉnh, huyện có từ 2 người trở lên, phải bố trí người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó theo quy định tại Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT-BTC-BNV ngày 15/06/2005 của Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ về hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp lương kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước.

3. Nhiệm vụ thực hiện kế toán Quỹ “Vì người nghèo”

3.1. Tại Quỹ “Vì người nghèo” cấp Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện:

a. Tổ chức thực hiện công tác kế toán theo phạm vi công việc của đơn vị, lập báo cáo tài chính gửi cơ quan quản lý đúng thời hạn quy định;

b. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc chấp hành chính sách và công tác kế toán Quỹ trong phạm vi quản lý;

c. Các công việc khác được giao.

3.2. Tại Quỹ “Vì người nghèo” cấp xã:

Tổ chức thực hiện công tác kế toán thu, chi Quỹ theo đúng quy định ghi sổ kế toán và lập báo cáo thu chi quỹ theo quy định tại tiết 3.3 mục 3 và tiết 4.5 mục 4 phần II của Thông tư này.

1. Hệ thống chứng từ kế toán

1.1. Lập chứng từ kế toán

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Quỹ “Vì người nghèo” đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;

- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán theo phương pháp “ghi sổ kép” phải có định khoản kế toán.

1.2. Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.

Chữ ký của người có trách nhiệm quản lý (hoặc người được uỷ quyền), của phụ trách kế toán (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Phụ trách kế toán (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người có trách nhiệm quản lý. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Quỹ “Vì người nghèo” phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, phụ trách kế toán (và người được uỷ quyền), người có trách nhiệm quản lý (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do người có trách nhiệm quản lý (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do người có trách nhiệm quản lý quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

1.3. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho người có trách nhiệm quản lý biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

1.4. Danh mục chứng từ kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”

Mẫu và giải thích các chứng từ kế toán đặc thù quy định tại Phụ lục số 01 Thông tư này.

2. Hệ thống tài khoản kế toán

2.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán Quỹ “Vì người nghèo” được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của Quỹ “Vì người nghèo” có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản áp dụng cho các đơn vị thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước, nhằm:

- Phản ánh đầy đủ các hoạt động thu chi của Quỹ, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;

- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu hoạt động của Quỹ và của cơ quan quản lý.

Hệ thống tài khoản kế toán Quỹ “Vì người nghèo”gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại Quỹ “Vì người nghèo”. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép" nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: hàng hoá được ủng hộ, tài trợ, viện trợ, nguyên tệ các loại.

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.

2.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”do Bộ Tài chính quy định gồm 4 loại (Loại 1, Loại 3, Loại 5, Loại 6) là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản gồm 3 chữ số, bắt đầu là chữ số 0.

2.3. Lựa chọn tài khoản áp dụng

Tuỳ theo từng cấp hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cấp mình, Quỹ “Vì người nghèo” các cấp từ cấp tỉnh trở lên phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn các tài khoản kế toán áp dụng cho phù hợp.

2.4. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”

2. 5. Giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép các tài khoản kế toán

Loại Tài khoản 1 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động các loại tiền và hàng hoá của Quỹ “Vì người nghèo”.

Các loại tiền ở Quỹ “Vì người nghèo” các cấp bao gồm: Tiền mặt (Kể cả tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ) hiện có ở quỹ; Tiền gửi ở Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

Vật tư của Quỹ “Vì người nghèo” bao gồm các loại hàng hoá nhận từ hoạt động ủng hộ từ thiện có thể định giá được. Đối với các hàng hoá nhận được từ ủng hộ từ thiện không định giá được thì được ghi ngoài bảng (số lượng)

Loại Tài khoản 1 có 3 tài khoản, chia thành 2 nhóm:

- Nhóm Tài khoản 11 có 2 tài khoản:

+ Tài khoản 111- Tiền mặt

+ Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

- Nhóm Tài khoản 15 có 1 tài khoản:

Tài khoản 155- Hàng hóa.

1- Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán.

Tại Quỹ “Vì người nghèo” các cấp có nhập quỹ tiền mặt hoặc có gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm nhận tiền để ghi sổ kế toán.

Khi xuất quỹ bằng ngoại tệ hoặc rút ngoại tệ gửi Ngân hàng thì quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái đã phản ánh trên sổ kế toán theo một trong bốn phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh. Các loại ngoại tệ phải được quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ.

3- Đối với hàng hóa, ngoài việc phản ánh về mặt giá trị phải quản lý chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng mặt hàng, nhằm đảm bảo khớp đúng giữa giá trị và hiện vật. Tất cả hàng hóa khi nhận đều phải được kiểm nhận cả về mặt số lượng và chất lượng (theo từng trường hợp cụ thể). Cuối kỳ kế toán, phải xác định số hàng hóa tồn kho thực tế. Thực hiện đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ kho, giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của Quỹ, bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ.

1- Chỉ phản ánh vào TK 111- Tiền mặt, giá trị tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ.

2- Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của Quỹ, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và sổ quỹ. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

3- Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước.

Bên Nợ: Các khoản tiền mặt tăng, do:

- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ;

- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có: Các khoản tiền mặt giảm, do:

- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ;

- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ còn tồn quỹ.

Tài khoản 111 - Tiền mặt có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam.

- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ (Theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam).

1- Khi rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt của Quỹ, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (TK cấp 2 phù hợp)

Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (TK cấp 2 phù hợp).

2- Khi nhận các khoản ủng hộ tại địa phương, các khoản điều chuyển từ Trung ương hoặc địa phương khác đến bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (chi tiết TK cấp 2).

3- Khi được viện trợ không hoàn lại bằng tiền mặt nhập quỹ, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 541 -Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5412- Thu tài trợ, viện trợ).

4- Các khoản thu khác bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418- Thu khác).

5- Khi thu hồi các khoản tạm ứng bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 311 - Các khoản phải thu

(3111 - Tạm ứng (Thu hồi tạm ứng)

6- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318- Phải trả khác).

7- Khi chi tiền mặt hỗ trợ cho các đối tượng người nghèo, hộ nghèo, ghi:

Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ

Có TK 111- Tiền mặt.

8- Chi điều chuyển cho các Quỹ “Vì người nghèo” khác bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ

Có TK 111- Tiền mặt.

9- Chi cho các hoạt động quản lý quỹ bằng tiền mặt như: Chi cho công tác tuyên truyền, vận động huy động nguồn lực cho quỹ, chi cho công tác khen thưởng, chi hội nghị sơ kết, tổng kết, ... ghi:

Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có TK 111 - Tiền mặt

10- Chi mua văn phòng phẩm và thanh toán các dịch vụ công cộng bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có TK 111 - Tiền mặt

11- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả: Lương hợp đồng, các khoản nộp theo lương cho cán bộ hợp đồng (BHXH, BHYT, KP công đoàn) và các khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311, 3312, 3318)

Có TK 111- Tiền mặt.

12 - Chi trả tiền lương hợp đồng, chi trả các khoản nộp theo lương cho cán bộ hợp đồng (BHXH, BHYT, KP công đoàn) và các khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có TK 111 - Tiền mặt

13- Chi tạm ứng bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3111 - Tạm ứng)

Có TK 111- Tiền mặt.

14- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê, ghi:

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112- Phải thu khác)

Có TK 111- Tiền mặt.

Tài khoản này phản ánh số hiện có, tình hình biến động tất cả các loại tiền của Quỹ “Vì nguời nghèo” gửi tại Ngân hàng, Kho bạc (Bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ).

1- Căn cứ để hạch toán trên TK 112 "Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc" là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc Bảng sao kê của Ngân hàng, Kho bạc kèm theo các chứng từ gốc.

2- Định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân hàng, Kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân hàng, Kho bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời.

3- Kế toán tiền gửi phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến Luật Ngân sách hiện hành của Nhà nước.

Bên Nợ:

- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ gửi vào Ngân hàng, Kho bạc;

Bên Có:

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ rút ra từ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc;

Số dư bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn gửi ở Ngân hàng, Kho bạc.

Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền Việt Nam của đơn vị gửi tại Ngân hàng, Kho bạc.

- Tài khoản 1122- Ngoại tệ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị của các loại ngoại tệ đang gửi tại Ngân hàng, Kho bạc.

1- Khi nộp tiền mặt gửi vào Ngân hàng, Kho bạc, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 111- Tiền mặt.

2- Khi nhận được các khoản đóng góp tại địa phương của các tổ chức, cá nhân trong nước bằng chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo”

(5411- Thu ủng hộ trực tiếp tại địa phương)

3- Khi nhận được các khoản viện trợ quốc tế, tài trợ của các tổ chức, cá nhân bằng chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5412 - Thu tài trợ, viện trợ)

4- Khi nhận được khoản điều chuyển bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5413 - Thu điều chuyển).

5- Khi thu được lãi của các khoản tiền gửi, các khoản thu khác bằng tiền gửi, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418 - Thu khác)

6- Khi thu được các khoản nợ phải thu của khách hàng và các đối tượng khác bằng tiền gửi, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 311- Các khoản phải thu.

7- Rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.

8- Chi điều chuyển cho cấp trên hoặc hỗ trợ cho các địa phương khác bằng tiền gửi, ghi:

Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ

Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.

9- Chi mua văn phòng phẩm và thanh toán các dịch vụ công cộng bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc, ghi:

Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

10- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả: lương hợp đồng, các khoản nộp theo lương cho cán bộ hợp đồng (BHXH, BHYT, KP công đoàn) và các khoản phải trả khác bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311, 3312, 3318)

Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng hóa của Quỹ “Vì người nghèo” do được ủng hộ biếu tặng (đối với số hàng hoá xác định được giá trị).

1- Tài khoản 155 “Hàng hoá” chỉ sử dụng cho các Quỹ “Vì người nghèo” có nhận được các khoản ủng hộ, biếu tặng bằng hiện vật mà xác định được giá trị.

2- Chỉ hạch toán vào Tài khoản 155 giá trị của hàng hóa thực tế nhập, xuất qua kho của đơn vị.

3- Hạch toán nhập, xuất, tồn kho các loại hàng hóa phải theo giá thực tế.

Bên Nợ:

Trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho.

Bên Có:

Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho.

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của hàng hóa hiện có trong kho của đơn vị.

1- Nhập kho hàng hoá do được ủng hộ, biếu tặng, điều chuyển ghi:

Nợ TK 155 - Hàng hóa

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (Chi tiết TK cấp 2).

2- Khi xuất kho hàng hóa ủng hộ cho người nghèo, hộ nghèo theo quyết định, điều chuyển theo hợp đồng , ghi:

Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ

Có TK 155 - Hàng hóa.

Loại tài khoản này phản ánh các nghiệp vụ thanh toán giữa Quĩ “Vì người nghèo” với các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ và các quan hệ thanh toán giữa quỹ với người lao động về tiền lương, tiền công và các khoản khác.

1- Mọi khoản thanh toán của quỹ phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung thanh toán, cho từng đối tượng và từng lần thanh toán.

2- Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng để chiếm dụng vốn, hoặc để nợ nần dây dưa, khê đọng, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp Ngân sách, thanh toán đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp và các khoản phải trả.

3- Những khách nợ, chủ nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần phải lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng khê đọng chiếm dụng vốn lẫn nhau.

Trường hợp một đối tượng vừa có nợ phải thu, vừa có nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để bù trừ số nợ phải thu với số nợ phải trả.

Loại tài khoản 3- Thanh toán, có 2 tài khoản, chia làm 3 nhóm:

- Nhóm Tài khoản 31 có 1 tài khoản:

+ TK 311- Các khoản phải thu.

- Nhóm Tài khoản 33 có 1 tài khoản:

+ TK 331- Các khoản phải trả.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu của các đối tượng bên trong, bên ngoài đơn vị và tình hình thanh toán các khoản phải thu đó.

Các khoản phải thu phản ánh vào tài khoản này gồm:

- Các khoản tạm ứng;

- Giá trị kiểm kê quỹ thiếu chờ xử lý hoặc đã xử lý bắt bồi thường nhưng chưa thu được;

- Các khoản phải thu khác.

1- Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu và từng lần thanh toán.

2- Tạm ứng là một khoản tiền do Người có trách nhiệm quản lý giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính,…. Người nhận tạm ứng phải là người lao động của quỹ. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được Người có trách nhiệm quản lý chỉ định tên cụ thể.

3- Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, tiền tạm ứng không được chuyển giao cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng.

4- Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau.

5- Tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do các cá nhân, tập thể (Bên trong và bên ngoài quỹ) gây ra đã có quyết định xử lý, bắt bồi thường vật chất.

6- Hạch toán chi tiết các khoản phải thu thực hiện trên mẫu sổ chi tiết các tài khoản.

Bên Nợ:

- Số tạm ứng cho người lao động của quỹ thực hiện các hoạt động của quỹ;

- Số tiền phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (Bên trong và bên ngoài quỹ gây ra);

- Các khoản phải thu khác.

Bên Có:

- Số tiền đã thu hồi tạm ứng

- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý.

- Số tiền đã thu về bồi thường vật chất và các khoản nợ phải thu khác.

Số dư bên Nợ:

- Các khoản tạm ứng chưa thanh toán;

- Các khoản nợ còn phải thu;

- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương.

Tài khoản 311 - Các khoản phải thu, có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 3111 - Tạm ứng: Tài khoản này phản ánh các khoản tạm ứng cho người lao động của quỹ để thực hiện các hoạt động của quỹ và việc thanh toán các khoản tạm ứng đó.

- Tài khoản 3112 - Các khoản phải thu khác: Tài khoản này phản ánh những khoản phải thu khác như: Thiếu hụt quỹ, giá trị tài sản thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý, ...

I- Kế toán các khoản tạm ứng

1. Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho người lao động tại quỹ, ghi:

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3111- Tạm ứng )

Có TK 111- Tiền mặt.

2. Thanh toán số chi tạm ứng: Căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng (theo số chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ kế toán) được người có trách nhiệm quản lý duyệt chi, ghi số chi thực tế được duyệt, ghi:

Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ

Nợ TK 642- Chi hoạt động quỹ

Có TK 311 - Các khoản phải thu (3111- Tạm ứng)

Có TK 111 - Tiền mặt (Xuất quỹ chi thêm số chi quá tạm ứng).

3. Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, căn cứ vào Phiếu thu hoặc ý kiến của người có trách nhiệm quản lý quyết định trừ vào lương, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt (Nhập lại quỹ số tạm ứng chi không hết)

Nợ TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả người lao động)

(Trừ vào lương)

Có TK 311- Các khoản phải thu (3111- Tạm ứng).

II- Kế toán các khoản phải thu khác

1- Trường hợp tiền mặt tồn quỹ,... phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112 - Phải thu khác)

Có TK 111- Tiền mặt

2- Trường hợp phát sinh các khoản đã chi nhưng không được duyệt phải thu hồi, ghi:

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112- Phải thu khác)

Có các TK 641 - Chi quản lý quỹ

3- Khi thu các khoản phải thu khác thu được bằng tiền, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 311- Các khoản phải thu (3112- Phải thu khác).

4- Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đó không đòi được hoặc khó đòi được duyệt cho quyết toán vào chi quản lý quỹ, ghi:

Nợ các TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có TK 311- Các khoản phải thu.

5- Định kỳ tính và thu lãi tiền gửi, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (Số chưa thu được)

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418- Thu khác).

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của quỹ với người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người lao động và các khoản phải trả theo lương... và các khoản nợ phải trả khác.

Các khoản nợ phải trả phản ánh vào tài khoản này, gồm:

- Tiền lương phải trả cho người lao động của quỹ;

- Các khoản phải trả theo lương như BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn;

- Các khoản nợ phải trả cho người bán TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu về XDCB, ...;

- Giá trị tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân chờ giải quyết;

- Các khoản phải trả khác.

1- Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị đều phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả, nội dung phải trả và từng lần thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ chi tiết phải trả của các chủ nợ.

2- Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả và thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các chủ nợ.

3- Kế toán chi tiết các khoản nợ phải trả phải mở sổ chi tiết tài khoản để theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng.

Bên Nợ:

- Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác đã trả cho người lao động của quỹ (lương hợp đồng);

- Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động;

- Số Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý (bao gồm cả phần đơn vị sử dụng lao động và người lao động phải nộp);

- Số BHXH phải trả cho người lao động;

- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.

Bên Có:

- Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động;

- Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính vào chi hoạt động quản lý quỹ;

- Số Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế mà người lao động phải nộp được trừ vào lương hàng tháng (Theo tỷ lệ % người lao động phải đóng góp);

- Số tiền BHXH được cơ quan BHXH thanh toán về số BHXH quỹ đã chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ bảo hiểm của đơn vị;

- Số lãi phải nộp về phạt nộp chậm số tiền bảo hiểm xã hội;

- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết.

Số dư bên Có:

- Số tiền lương còn phải trả cho người lao động;

- Số tiền BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn còn phải trả cho cơ quan BHXH;

- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có (trường hợp cá biệt) phản ánh số trả trước tiền lương, tiền BHXH, BHYT nhưng chưa được thanh toán.

Tài khoản 331- Các khoản phải trả, có 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 3311- Phải trả người lao động: Phản ánh tình hình thanh toán giữa Quỹ “Vì người nghèo” với người lao động hợp đồng về tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác.

Tài khoản 3312- Các khoản phải trả theo lương: Phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn của Quỹ “Vì người nghèo” với cơ quan Bảo hiểm xã hội và cơ quan Công đoàn.

Tài khoản 3318- Phải trả khác: Phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả khác như các khoản nợ còn phải trả cho người cung cấp dịch vụ, tài sản, tiền quỹ phát hiện thừa khi kiểm kê.

I. Phải trả người lao động

1- Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho người lao động tính vào chi quản lý quỹ, ghi:

Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ

Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động).

2- Số BHXH phải trả cho người lao động theo chế độ BHXH, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương

Có TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động).

3- Xuất quỹ ứng trước và thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động của quỹ, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động)

Có TK 111- Tiền mặt.

4- Phần Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế của người lao động phải khấu trừ vào lương phải trả, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động)

Có TK 331- Các khoản phải trả

(3312- Các khoản phải nộp theo lương).

5- Các khoản tiền tạm ứng chi không hết được khấu trừ vào tiền lương phải trả người lao động, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động)

Có TK 3111- Tạm ứng.

6- Thu bồi thường kiểm kê thiếu hụt quỹ theo Quyết định xử lý khấu trừ vào tiền lương phải trả, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động)

Có TK 311- Các khoản phải thu (3118- Phải thu khác)

Có TK 111 - Tiền mặt.

II. Các khoản phải nộp theo lương

1- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp tính vào chi quản lý quỹ theo quy định, ghi:

Nợ các TK 641- Chi quản lý quỹ

Có TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương).

2- Phần BHXH, BHYT của người lao động phải nộp trừ vào tiền lương phải trả hàng tháng, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động)

Có TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương).

3- Khi nhận giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp, ghi:

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112) (Chờ xử lý phạt nộp chậm)

Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ (Nếu được phép ghi vào chi quản lý)

Có TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương).

4- Khi đơn vị chuyển tiền nộp kinh phí công đoàn, nộp BHXH hoặc mua thẻ bảo hiểm y tế, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương)

Có các TK 111, 112.

5- Bảo hiểm xã hội phải trả cho cán bộ, viên chức theo chế độ, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương)

Có TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động).

6- Khi nhận được số tiền cơ quan BHXH cấp cho đơn vị về số BHXH đã chi trả cho cán bộ, viên chức, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương).

III. Hạch toán các khoản phải trả khác

Trong mọi trường hợp phát hiện vật tư, tài sản thừa phải xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

1- Trường hợp thừa quỹ, kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê lập Phiếu thu để phản ánh số tiền thừa chờ xử lý, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 331- Các khoản phải trả (3318 - Phải trả khác).

2- Khi có quyết định xử lý số tiền thừa, căn cứ quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3318- Phải trả khác)

Có TK 111 - Tiền mặt (nếu xác định được đối tượng phải trả);

Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418) (ghi tăng quỹ).

Loại tài khoản 5 dùng để phản ánh tất cả các khoản thu theo chế độ tài chính quy định phát sinh ở Quỹ “Vì người nghèo” các cấp.

Loại tài khoản 5 Các khoản thu có 1 tài khoản,

Tài khoản 541- Thu Quỹ “Vì người nghèo”

Tài khoản này dùng cho Quỹ “Vì người nghèo” các cấp để phản ánh các khoản thu từ sự đóng góp tự nguyện, các khoản thu từ viện trợ, tài trợ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và các khoản thu khác tại Quỹ “Vì người nghèo” các cấp và tình hình xử lý các khoản thu đó.

1- Các khoản thu phản ánh vào tài khoản này bao gồm:

- Các khoản thu ủng hộ trực tiếp tại địa phương như: Các khoản thu đóng góp tự nguyện bằng tiền hoặc hiện vật của các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong nước và nước ngoài được thu trực tiếp tại địa phương;

- Thu viện trợ quốc tế, các khoản tài trợ có mục đích;

- Các khoản điều chuyển từ các Quĩ “Vì người nghèo” các cấp cho quỹ theo qui định của cơ chế tài chính;

- Các khoản thu khác: Lãi tiền gửi, các khoản thu hợp pháp khác (nếu có).

2- Khi thu các khoản ủng hộ của các tổ chức và các nhân phải sử dụng phiếu thu hoặc Biên lai thu tiền do Sở Tài chính phát hành.

3- Tất cả các khoản thu của Quỹ “Vì người nghèo” các cấp phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời vào bên Có TK 541- Thu Quỹ “Vì người nghèo”.

4- Kế toán phải mở sổ chi tiết các khoản thu cho phù hợp với yêu cầu quản lý của quỹ để thuận tiện cho việc báo cáo công khai, minh bạch các khoản thu của quỹ.

Bên Nợ :

- Kết chuyển số chi hoạt động quỹ và chi quản lý quỹ từ Tài khoản 641, 642 vào Tài khoản 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” khi quyết toán được duyệt.

Bên Có:

Số thu Quỹ “Vì người nghèo”:

+ Thu ủng hộ trực tiếp tại địa phương;

+ Thu tài trợ, viện trợ;

+ Thu điều chuyển;

+ Thu khác.

Về nguyên tắc, cuối mỗi kỳ kế toán phải tính toán số thu để kết chuyển sang các tài khoản có liên quan, do đó Tài khoản này không có số dư. Tuy nhiên, trong một số trường hợp Tài khoản này có thể có số dư bên Có.

Số dư bên Có: Phản ánh quỹ hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được duyệt quyết toán.

Tài khoản 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo”, có 4 tài khoản cấp 2:

- TK 5411 - Thu ủng hộ trực tiếp tại địa phương: Tài khoản này sử dụng cho Quỹ “Vì người nghèo” các cấp để phản ảnh các khoản thu ủng hộ cho quỹ được thu trực tiếp tại địa phương;

- TK 5412 - Thu tài trợ, viện trợ: Tài khoản này sử dụng cho Quỹ “Vì người nghèo” các cấp để phản ánh số thu tài trợ, viện trợ của nước ngoài theo mục đích cụ thể;

- TK 5413 - Thu điều chuyển: Tài khoản này sử dụng cho Quỹ “Vì người nghèo” các cấp để phản ánh số thu nhận được từ điều chuyển của Quỹ “Vì người nghèo” các cấp theo quy định;

- TK 5418 - Thu khác: Phản ánh các khoản thu khác như: Thu lãi tiền gửi và các khoản thu hợp pháp khác (nếu có).

1- Khi phát sinh các khoản thu ủng hộ, căn cứ vào Bảng tổng hợp thu tiền, kế toán lập phiếu thu, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 541- Thu Quỹ “Vì người nghèo”

(5411 - Thu trực tiếp tại địa phương).

2- Khi phát sinh các khoản thu ủng hộ, điều chuyển được chuyển qua tài khoản, căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 541- Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5411, 5413).

3- Khi nhận tài trợ, viện trợ, ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 541- Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5412 - Thu tài trợ, viện trợ).

4- Khi nhận được các khoản ủng hộ, tài trợ, viện trợ bằng hiện vật trong trường hợp có thể xác định được giá trị hàng hoá, ghi:

Nợ TK 155 - Hàng hoá

Có TK 541- Thu Quỹ “Vì người nghèo” (Chi tiết TK cấp 2 ).

5- Thu về lãi tiền gửi, kế toán ghi số lãi thu được:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 541- Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418- Thu khác).

6- Khi có quyết định xử lý số tiền thừa phát hiện từ kiểm kê quỹ, căn cứ quyết định xử lý nếu được ghi tăng quỹ, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3318- Phải trả khác)

Có TK 541 - Thu quỹ “Vì người nghèo” (5418 - Thu khác).

7- Khi được phê duyệt quyết toán năm về chi hoạt động quỹ và chi quản lý quỹ, ghi:

Nợ TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo”

Có TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có TK 642 - Chi hoạt động quỹ.

Loại tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi của Quỹ “Vì người nghèo” các cấp về chi hoạt động quỹ và chi quản lý quỹ.

1- Phải tổ chức hạch toán chi tiết từng nội dung chi và theo đúng tiêu chuẩn định mức quy định của Quỹ “Vì người nghèo” các cấp.

2- Phải đảm bảo sự thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa công tác hạch toán với việc lập dự toán chi về nội dung chi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu...

Loại tài khoản 6- Các khoản chi, có 2 tài khoản:

+ Tài khoản 641- Chi quản lý quỹ

+ Tài khoản 642- Chi hoạt động quỹ

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất quản lý của Quỹ “Vì người nghèo” các cấp như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của Quỹ “Vì người nghèo” các cấp, chi hoạt động tuyên truyền, chi khen thưởng, ...

1. Phải mở sổ kế toán chi tiết chi quản lý quỹ theo từng nội dung chi của quy chế tài chính.

2. Hạch toán chi hoạt động quản lý quỹ phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Các khoản chi hoạt động phải thực hiện theo đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ do Quỹ xây dựng theo quy định của chế độ tài chính.

3. Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi hoạt động của Quỹ như chi cho người nghèo, chi ủng hộ,...

4. Việc chi quản lý Quỹ không được vượt quá 5% tổng thu của Quỹ trong năm (trừ khoản thu điều chuyển) và thực hiện theo Quy chế quản lý tài chính Quỹ xã hội, từ thiện do Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 56/2000/QĐ-BTC ngày 19/04/2000.

Bên Nợ:

Các khoản chi quản lý quỹ phát sinh.

Bên Có:

- Các khoản chi sai phải thu hồi;

- Số chi đã được duyệt quyết toán trong kỳ.

Số dư bên Nợ:

Các khoản chi quản lý chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt.

1- Xác định tiền lương, phụ cấp... phải trả cho cán bộ trong quỹ tính vào chi quản lý, ghi:

Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ

Có TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động).

2- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi quản lý, ghi:

Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ

Có TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương).

3- Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí... đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán (căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ) tính vào chi quản lý, ghi:

Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ

Có TK 331- Các khoản phải trả (3318 - Phải trả khác).

4- Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi để chi trực tiếp cho quản lý quỹ, ghi:

Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có các TK 111, 112.

5- Thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi quản lý quỹ, ghi:

Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ

Có TK 311 - Các khoản phải thu (3111 - Tạm ứng).

6- Những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi, ghi:

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112- Phải thu khác)

Có TK 641- Chi quản lý quỹ.

7- Khi báo cáo quyết toán chi quản lý quỹ được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi quản lý quỹ vào thu, ghi:

Nợ TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo”

Có TK 641 - Chi quản lý quỹ.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động của Quỹ “Vì người nghèo” các cấp như: Chi cho hộ nghèo; chi trợ cấp cho con đi học,...

1. Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động quỹ theo từng nội dung chi theo đúng quy chế tài chính.

2. Hạch toán chi hoạt động quỹ phải đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Các khoản chi hoạt động phải thực hiện theo đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ do Quỹ xây dựng theo quy định của chế độ tài chính.

3. Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi quản lý của Quỹ.

Bên Nợ:

Các khoản chi hoạt động quỹ phát sinh.

Bên Có:

Số chi hoạt động quỹ được quyết toán

Số dư bên Nợ:

Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt.

1- Khi xây dựng nhà cho người nghèo, số phải trả cho nhà thầu, ghi:

Nợ TK 642- Chi hoạt động quỹ

Có TK 331- Các khoản phải trả (3318 - Phải trả khác).

Khi trả tiền cho nhà thầu, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3318- Phải trả khác ).

Có các TK 111, 112.

2- Các khoản chi bằng tiền mặt trực tiếp cho các đối tượng được hưởng trợ cấp theo qui định, căn cứ vào phiếu chi tiền, ghi:

Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ

Có TK 111 - Tiền mặt.

3- Các khoản chi điều chuyển bằng tiền mặt, tiền gửi cho các quỹ khác theo quy định, ghi:

Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ

Có các TK 111, 112.

4- Khi thực hiện chi ủng hộ cho người nghèo, hộ nghèo bằng hiện vật trong trường hợp có thể xác định được giá trị hàng hoá đem đi ủng hộ, ghi:

Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ

Có TK 155 - Hàng hoá.

5- Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động quỹ được duyệt, kết chuyển chi vào thu, ghi:

Nợ TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo”

Có TK 642 - Chi hoạt động quỹ.

Tài khoản 002 phản ánh giá trị các loại hàng hoá của tổ chức, cá nhân ủng hộ Quỹ bằng hiện vật (gồm cả những hàng hoá xác định được những hàng hoá không xác định được giá).

Bên Nợ:

Giá trị các loại hàng hoá tăng do nhận ủng hộ, tài trợ, viện trợ

Bên Có:

- Các loại hàng hoá chuyển cho người nghèo, điều chuyển cho các quỹ khác

- Hàng hoá không dùng được phải huỷ bỏ

Số dư bên Nợ:

Hàng hóa hiện còn trong kho

Hạch toán tài khoản 002 phải lưu ý các quy định sau:

1- Cần theo dõi chi tiết tài sản xác định được giá và những tài sản không xác định được giá. Đối với những tài sản không xác định được giá thì phản ánh theo số hàng hoá nhận được (thùng, gói, kiện);

2- Phải có tổ chức theo dõi chi tiết từng loại tài sản, hàng hóa.

Tài khoản 007 phản ánh tình hình thu, chi, còn lại theo nguyên tệ của các loại ngoại tệ ở Quỹ “Vì người nghèo”.

Bên Nợ:

Số ngoại tệ thu vào (Nguyên tệ).

Bên Có:

Số ngoại tệ xuất ra (Nguyên tệ).

Số dư bên Nợ:

Số ngoại tệ còn lại (Nguyên tệ).

Trên Tài khoản này không quy đổi các đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam.

Kế toán chi tiết Tài khoản 007 theo từng loại nguyên tệ.

Một số sơ đồ kế toán chủ yếu, theo quy định tại Phụ lục số 02 kèm theo Thông tư này.

3. Hệ thống sổ kế toán

3.1. Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi Quỹ “Vì người nghèo”. Thông tin trên sổ kế toán phải bảo đảm phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục và có hệ thống toàn bộ hoạt động thu chi của Quỹ. Bộ phận kế toán Quỹ không được để ngoài sổ kế toán bất kỳ khoản thu, chi nào. Việc mở sổ, khóa sổ, sửa chữa sổ và quản lý sổ kế toán thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính.

Hệ thống sổ kế toán Quỹ “Vì người nghèo” chia làm 2 loại:

- Hệ thống sổ kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo” cấp Trung ương và cấp tỉnh thực hiện theo phương pháp “ghi sổ kép”.

- Hệ thống sổ kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo” cấp huyện, xã thực hiện theo phương pháp “ghi sổ đơn”.

3.2. Hình thức kế toán

Quỹ “Vì người nghèo” cấp Trung ương và cấp tỉnh thực hiện theo phương pháp “ghi sổ kép” áp dụng thống nhất hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái;

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép.

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán.

b) Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký - Sổ Cái;

- Các Sổ kế toán chi tiết.

c) Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái tại Quỹ “Vì người nghèo” tuân thủ theo quy định tại Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính.

3.3. Danh mục sổ kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”

2-GIẢI THÍCH NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP

(Mẫu số C-01Q)

1- Mục đích: Bảng tổng hợp thu tiền ủng hộ Quỹ “Vì người nghèo” dùng cho bộ phận giúp việc Ban vận động Quỹ để tổng hợp thu theo từng thời gian và địa điểm cụ thể và làm căn cứ để hạch toán và ghi sổ kế toán về thu hỗ trợ người nghèo, hộ nghèo.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi: Bảng tổng hợp thu tiền ủng hộ Quỹ “Vì người nghèo” được lập trên cơ sở phiếu thu và các chứng từ liên quan đến thu tiền ủng hộ Quỹ “Vì người nghèo”. Từng cột ghi theo tên cột của từng người hoặc đơn vị nộp tiền.

(Mẫu số C-02Q)

1- Mục đích: Bảng kê chi tiền hỗ trợ người nghèo, hộ nghèo dùng cho bộ phận giúp việc Ban vận động Quỹ để kê và theo dõi các đối tượng được hỗ trợ theo từng nội dung chi hỗ trợ và việc nhận tiền của các đối tượng được hỗ trợ.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi: Mỗi loại hỗ trợ được lập một Bảng kê chi tiền hỗ trợ người nghèo, hộ nghèo riêng và căn cứ vào Quyết định chi hỗ trợ theo từng nội dung chi hỗ trợ. Từng cột ghi theo tên cột của từng người được hỗ trợ.

(Mẫu số C- 03Q)

1- Mục đích: Phiếu biên nhận ủng hộ bằng hiện vật là chứng từ để ghi nhận việc ủng hộ Quỹ “Vì người nghèo” bằng hiện vật làm căn cứ hạch toán và ghi sổ kế toán đối với các hiện vật được ủng hộ..

2- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi: Phiếu biên nhận ủng hộ bằng hiện vật được lập để ghi nhận đối với từng khoản ủng hộ bằng hiện vật, phải ghi rõ họ và tên người ủng hộ, địa chỉ người ủng hộ.

Dòng loại hiện vật: Ghi rõ loại hiện vật được ủng hộ.

Dòng số lượng: Ghi rõ số lượng hiện vật ủng hộ theo số lượng cụ thể.

Dòng giá trị: Ghi số tiền theo giá trị của hiện vật nếu có thể quy đổi được.

Phiếu biên nhận ủng hộ bằng hiện vật phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập và có đầy đủ chữ ký, họ tên của người ủng hộ, người nhận và Người có trách nhiệm quản lý (hoặc người được uỷ quyền), đồng thời phải đóng dấu của đơn vị (trên chữ ký người có trách nhiệm quản lý).

(Mẫu số C-04Q)

1- Mục đích: Bảng kê đóng góp bằng hiện vật dùng cho bộ phận giúp việc Ban vận động Quỹ để kê và theo dõi các khoản đóng góp bằng hiện vật làm căn cứ hạch toán và ghi sổ kế toán đối với các hiện vật được ủng hộ.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi: Mỗi loại hiện vật được lập một Bảng kê riêng. Từng cột ghi theo tên cột của từng người ủng hộ.

(Mẫu số C-05Q)

1- Mục đích: Bảng kê chi hỗ trợ bằng hiện vật dùng cho bộ phận giúp việc Ban vận động Quỹ để kê và theo dõi các đối tượng được hỗ trợ theo từng nội dung chi hỗ trợ và việc nhận ủng hộ của các đối tượng được hỗ trợ.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi: Mỗi loại hỗ trợ được lập một Bảng kê chi hỗ trợ riêng và căn cứ vào quyết định chi hỗ trợ theo từng nội dung chi hỗ trợ. Từng cột ghi theo tên cột của từng người được hỗ trợ và theo Quyết định hỗ trợ, loại hiện vật được hỗ trợ.

(Mẫu số C-06Q)

1- Mục đích: Dùng để phân phối số tiền được nhận điều chuyển từ Quỹ “Vì người nghèo” khác hỗ trợ xây dựng “Nhà đại đoàn kết” tại địa phương.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi

Ghi rõ số tiền dùng để phân phối (bằng số và bằng chữ), số lượng nhà, số lượng hộ nghèo được hỗ trợ xây nhà tại địa phương.