Quyết định 38/2026/QĐ-UBND Điện Biên Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng CSDL công chứng, chứng thực

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy chế này quy định về nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Điện Biên (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu).

2. Đối tượng áp dụng:

Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực; các cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu.

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn, cảnh báo rủi ro và giải tỏa ngăn chặn trong hoạt động công chứng, chứng thực, thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực, văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực.

2. Thông tin ngăn chặn về công chứng, chứng thực là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện giao dịch công chứng, chứng thực.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn về công chứng, chứng thực là thông tin bằng văn bản có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn do chính cơ quan, tổ chức đã có yêu cầu ngăn chặn trước đó hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Thông tin về giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các xã, phường (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) đã thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch và được nhập vào Cơ sở dữ liệu.

5. Quản lý Cơ sở dữ liệu là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, cung cấp, nhập thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

6. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác và sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện việc công chứng, chứng thực theo quy định.

7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.

1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định của pháp luật và quy định của Quy chế này.

2. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

4. Việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu.

5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode, các chương trình kiểm tra phần mềm độc hại phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

1. Cấp tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng theo quy định của Quy chế này.

2. Tiết lộ phương thức kết nối, địa chỉ, mã khóa truy cập; sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

3. Truy cập Cơ sở dữ liệu để thực hiện sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu, làm thay đổi giao diện, cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong dữ liệu trái quy định của pháp luật.

4. Không thực hiện, trì hoãn thực hiện việc cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu trái quy định.

5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu trái quy định pháp luật.

6. Phá hoại cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin hoặc phát tán thư rác, phần mềm độc hại.

7. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ; quyền tiếp cận thông tin của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.

8. Hành vi khác vi phạm Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

1. Thông tin giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Thông tin cảnh báo rủi ro của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

4. Các nguồn thông tin hợp pháp khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

1. Cấp tài khoản

2. Quản lý tài khoản

3. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc quản lý, cấp, khóa tài khoản, mở lại tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này.

1. Tài khoản quản trị của Sở Tư pháp

2. Tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6.

3. Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6

Căn cứ quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP của Chính phủ và các quy định khác của pháp luật có liên quan, Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện việc phân quyền sử dụng tài khoản.

1. Cơ sở dữ liệu được thiết lập và lưu trữ tập trung tại Trung tâm dữ liệu điện tử của tỉnh hoặc triển khai thuê dịch vụ máy chủ tại các Trung tâm dữ liệu đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn về an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

2. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, cảnh báo rủi ro phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định.

1. Cập nhật, chia sẻ thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

2. Cập nhật, chia sẻ thông tin về giao dịch trong Cơ sở dữ liệu

3. Cập nhật, chia sẻ thông tin cảnh báo rủi ro

1. Tòa án nhân dân các cấp cung cấp quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, quyết định phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, quyết định cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp, lệnh kê biên tài sản và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên, quyết định hủy bỏ lệnh kê biên, thông báo thụ lý vụ án tranh chấp đất đai theo thẩm quyền.

2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên tài sản theo thẩm quyền.

3. Công an các cấp cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo tổ chức, cá nhân, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo liên quan đến tài sản theo thẩm quyền.

4. Cơ quan Thi hành án dân sự cung cấp thông báo việc kê biên tài sản hoặc giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự, quyết định phong tỏa tài sản, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định theo thẩm quyền.

5. Sở Nông nghiệp và Môi trường chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khu vực kịp thời cập nhật thông tin về các trường hợp thu hồi các giấy chứng nhận như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin trong vòng 48 giờ kể từ khi các Giấy chứng nhận bị thu hồi, hủy bỏ, nhận được thông báo mất.

6. Ủy ban nhân dân cấp xã thông báo bằng văn bản về các trường hợp thu hồi, hủy, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; việc thụ lý đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.

7. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin được quy định các tại khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này nhưng khi tra cứu trên Cơ sở dữ liệu không có thông tin thì phải thông báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời lên Cơ sở dữ liệu.

8. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã khi nhận được thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản, thông tin về cá nhân, tổ chức đang bị tạm dừng giao dịch về tài sản hoặc thông tin giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền gửi đến phải có trách nhiệm thông báo với Sở Tư pháp để xem xét, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

1. Việc sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhật, chia sẻ vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót về kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu chưa được chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu thì người thực hiện cập nhật sửa chữa lại chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin;

3. Đối với các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin được chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu thì người thực hiện cập nhật báo cáo ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức mình để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa thông tin sai sót.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm đối với việc quyết định phê duyệt sửa chữa sai sót.

4. Việc xóa thông tin đã được chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp quyết định trong trường hợp có căn cứ phát hiện thông tin được nhập lên Cơ sở dữ liệu không chính xác hoặc trùng lặp.

1. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản, người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro và thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu.

Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực giao dịch về tài sản.

2. Cơ quan quản lý đất đai, cơ quan đăng ký đất đai tra cứu thông tin về tình trạng giao dịch của tài sản để phục vụ cho công tác quản lý và đăng ký đất đai.

3. Các cơ quan có thẩm quyền được quyền đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin trong Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

4. Các tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã được sử dụng Cơ sở dữ liệu để:

1. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương và các Cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện việc kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu; phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu.

2. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện quy định của Quy chế này.

1. Sở Khoa học và Công nghệ

2. Sở Nông nghiệp và Môi trường

3. Công an tỉnh

Chỉ đạo các phòng nghiệp vụ thuộc Công an tỉnh; Công an cấp xã cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị về Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 10, Điều 11, Điều 13 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

4. Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị về Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 10, Điều 11, Điều 13 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

1. Quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với công chức đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản;

2. Thực hiện cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu các giao dịch đã chứng thực.

1. Cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu các giao dịch đã công chứng; khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu khi công chứng các giao dịch theo quy định pháp luật.

2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh theo chức năng nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.