Quyết định 21/2006/QĐ-BTC Của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế xây dựng, ban hành và quản lý định mức bảo quản hàng dự trữ quốc gia

1. Định mức bảo quản là căn cứ để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch dự trữ (nhập, bảo quản, xuất); ký hợp đồng nguyên tắc bảo quản hàng dự trữ quốc gia giữa Bộ Tài chính (Cục Dự trữ quốc gia) với các cơ quan quản lý hàng dự trữ quốc gia thuộc các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia (trừ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu chính phủ).

2. Định mức bảo quản được sử dụng làm cơ sở để điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch dự trữ; lập, phân bổ dự toán kinh phí và quyết toán kinh phí nhập, bảo quản, xuất hàng dự trữ quốc gia.

3. Định mức bảo quản là một tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị dự trữ quốc gia.

1. Phân loại theo thời gian bảo quản:

- Định mức bảo quản lần đầu: Áp dụng cho hàng hóa lần đầu tiên nhập kho dự trữ quốc gia.

- Định mức bảo quản năm: Áp dụng cho hàng hóa dự trữ được bảo quản trong 01 năm (12 tháng).

- Định mức bảo quản theo chu kỳ: Áp dụng cho hàng hóa dự trữ được bảo quản theo một chu kỳ thời gian nhất định như định mức bảo quản thường xuyên hàng tháng, định kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 2 năm/01 lần…

- Định mức bảo quản áp dụng một lần: Là định mức được sử dụng tại một thời điểm nhất định như định mức phí nhập, phí xuất, một số định mức bảo quản hàng dự trữ quốc gia khác.

2. Phân loại theo loại hình định mức:

- Định mức mới: Là định mức bảo quản lần đầu tiên được ban hành.

- Định mức điều chỉnh: Là định mức bảo quản được điều chỉnh tăng hoặc giảm so với định mức bảo quản ban hành lần trước.

- Định mức bổ sung: Là định mức bảo quản được tăng thêm so với định mức bảo quản ban hành lần trước.

3. Phân loại theo cấp độ định mức, theo thẩm quyền ban hành (Điều 15 quy chế này):

- Định mức bảo quản cấp nhà nước.

- Định mức bảo quản cấp ngành.

- Định mức bảo quản cấp cơ sở.

4. Phân loại theo chu trình kế hoạch dự trữ (nhập, bảo quản, xuất):

- Định mức chi phí nhập hàng dự trữ quốc gia (gọi tắt là định mức phí nhập): Là tổng mức phí tính bằng đồng VN của các loại công việc, vật tư, ca máy công tác, nhân công ... cần thiết để nhập hoàn thiện (đưa vào trong kho dự trữ quốc gia để bảo quản) 01 đơn vị hàng hóa dự trữ theo một quy trình định trước.

- Định mức chi phí trong bảo quản hàng dự trữ quốc gia: Là tổng mức phí tính bằng đồng VN của các loại công việc, vật tư, ca máy công tác, nhân công ... cần thiết để giữ gìn số lượng và chất lượng 01 đơn vị hàng hóa dự trữ trong kho dự trữ quốc gia theo một quy trình, quy phạm bảo quản định trước.

- Định mức chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia (gọi tắt là định mức phí xuất): Là tổng mức phí tính bằng đồng VN của các loại công việc, vật tư, ca máy công tác, nhân công ... cần thiết để xuất hoàn thiện (đưa ra khỏi kho dự trữ quốc gia, giao trên phương tiện của khách hàng) 01 đơn vị hàng hóa dự trữ theo một quy trình định trước.

5. Phân loại theo trị giá hoặc hiện vật:

- Định mức chi phí bảo quản (đơn vị tính là đồng VN).

- Định mức hao hụt hàng dự trữ (tính theo tỷ lệ % hiện vật hao hụt).

1. Xây dựng, ban hành định mức bảo quản phải phù hợp với quy trình, quy phạm bảo quản, hoặc quy trình nhập, xuất hàng hóa dự trữ; phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, tổ chức quản lý,… của hệ thống tổ chức dự trữ quốc gia.

2. Quá trình xây dựng, ban hành định mức bảo quản phải đáp ứng yêu cầu chung về kết cấu của các loại định mức, tính tiên tiến, thống nhất và tính kế thừa của định mức.

3. Đảm bảo sự tập trung thống nhất trong quản lý của Bộ Tài chính, và  quyền chủ động, sáng tạo, tự chịu trách nhiệm của các Bộ, ngành, đơn vị dự trữ quốc gia trong việc xây dựng, ban hành định mức bảo quản, tổ chức thực hiện quản lý định mức bảo quản.

1. Chức năng, nhiệm vụ chung: Cơ quan quản lý dự trữ quốc gia chuyên trách, các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ, các Đơn vị dự trữ phải có quyết định thành lập Hội đồng định mức bảo quản hàng dự trữ quốc gia. Hội đồng định mức bảo quản hàng dự trữ quốc gia các cấp có trách nhiệm tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng đơn vị xem xét, giải quyết việc xây dựng, ban hành và quản lý định mức bảo quản, bao gồm các nội dung chủ yếu: Khảo sát, xây dựng các nội dung định mức, giải trình kiến nghị, tham mưu, tư vấn ban hành và điều chỉnh định mức theo phân cấp; hướng dẫn, tổ chức thực hiện định mức; kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện; xác định tiết kiệm phí bảo quản theo định mức.

2. Nguyên tắc làm việc của Hội đồng định mức bảo quản:

- Hội đồng định mức bảo quản làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, thống nhất theo đa số. Chủ tịch Hội đồng định mức sẽ có ý kiến quyết định cuối cùng khi ý kiến các thành viên khác nhau.

- Hội đồng định mức bảo quản làm việc theo chương trình, kế hoạch (năm, quý, hoặc đột xuất). Chương trình, kế hoạch làm việc của Hội đồng định mức bảo quản do thư ký phối hợp với các Ủy viên Hội đồng và với các cơ quan liên quan xây dựng trình Chủ tịch hội đồng định mức quyết định.

- Kinh phí hoạt động của Hội đồng định mức bảo quản hàng năm được đảm bảo từ nguồn phí quản lý dự trữ quốc gia.

3. Trách nhiệm của thành viên Hội đồng định mức bảo quản các cấp

1. Thành phần Hội đồng định mức Bộ Tài chính:

1. Đại diện Lãnh đạo Bộ Tài chính là Chủ tịch hội đồng.

2. Đại diện Lãnh đạo Cơ quan quản lý dự trữ quốc gia chuyên trách (Cục Dự trữ quốc gia) là Phó chủ tịch thường trực hội đồng.

3. Đại diện Bộ Khoa học và công nghệ là Ủy viên.

4. Đại diện Cục Quản lý giá, Bộ Tài chính là Ủy viên.

5. Đại diện Vụ Ngân sách nhà nước, Bộ Tài chính là Ủy viên.

6. Đại diện Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Tài chính là Ủy viên.

7. Trưởng Ban Kỹ thuật và công nghệ bảo quản Cục Dự trữ quốc gia là Ủy viên, kiêm Thư ký hội đồng.

8. Ủy viên là Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Hội đồng định mức bảo quản hàng dự trữ quốc gia của các Bộ, ngành liên quan (những Ủy viên này tham gia khi Hội đồng định mức Bộ Tài chính trực tiếp xem xét giải quyết định mức bảo quản của Bộ, ngành do Ủy viên này làm đại diện).

2. Nhiệm vụ, chức năng của Hội đồng định mức Bộ Tài chính được thực hiện theo hướng dẫn tại tiết b khoản 2 Điều 4 mục II Thông tư số 48/2005/TT-BTC ngày 09/6/2005 của Bộ Tài chính.

1. Qui trình, qui phạm bảo quản hoặc quy trình nhập, xuất hàng dự trữ quốc gia do Bộ Tài chính ban hành hoặc do các Bộ, ngành ban hành sau khi đã thống nhất với Bộ Tài chính.

2. Tiêu chuẩn nhà nước hoặc tiêu chuẩn ngành về chất lượng hàng hoá dự trữ quốc gia và các tài liệu kỹ thuật khác (nếu có). Trường hợp có hàng dự trữ quốc gia đạt được tiêu chuẩn quốc tế thì thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế.

3. Định mức bảo quản trước đây đã ban hành còn phù hợp với thực tế (nếu có).

4. Số liệu thống kê tình hình thực hiện định mức từ 3 đến 5 năm trước và các tài liệu cần thiết do Hội đồng định mức cấp dưới cung cấp; các tài liệu, báo cáo kiểm tra thẩm định của Hội đồng định mức bảo quản.

5. Tình hình thực tế theo đặc thù cá biệt về địa lý, kinh tế của từng vùng, miền, đơn vị dự trữ quốc gia. Các điều kiện giao nhận, vận chuyển (đối với định mức phí nhập, xuất), bảo quản hàng dự trữ quốc gia và cơ sở vật chất (kho tàng, trang thiết bị bảo quản), những tiến bộ về khoa học công nghệ hiện tại.

1. Phương pháp thống kê tổng hợp: Dựa vào số liệu thống kê hàng năm hoặc trong các kỳ báo cáo; dựa vào kinh nghiệm hoặc các thông số so sánh để xây dựng định mức bảo quản.

2. Phương pháp phân tích thực nghiệm: Dựa trên cơ sở triển khai khảo sát, thực nghiệm tại hiện trường bảo quản của đơn vị dự trữ quốc gia để phân tích, tính toán từng yếu tố cấu thành định mức bảo quản, kết hợp với kết quả trong phòng thí nghiệm để xây dựng định mức bảo quản.

1. Xác định  loại hình, cấp độ định mức: Phải xác định ngay từ đầu định mức cần xây dựng là định mức hao hụt hàng hóa hay định mức kinh phí bảo quản (nhập, bảo quản, xuất); loại hình định mức là định mức mới, định mức điều chỉnh hay bổ sung; đồng thời phải xác định cấp độ của định mức là cấp nhà nước, cấp ngành hay cấp cơ sở.

2. Xây dựng nội dung một định mức bảo quản cụ thể

1. Hồ sơ xây dựng định mức bảo quản cấp cơ sở.

Đơn vị dự trữ quốc gia có thẩm quyền ban hành định mức cơ sở theo khoản 3 Điều 15 quy chế này, hồ sơ xây dựng và ban hành định mức bảo quản cơ sở gồm:

- Các văn bản, tài liệu giải trình về căn cứ xây dựng định mức bảo quản theo Điều 10 Quy chế này. Trong trường hợp đặc thù riêng có thể  kèm theo tài liệu giải thích, chứng minh phù hợp với thực tế từng địa phương, từng đơn vị trực thuộc cá biệt ...

- Hồ sơ thực hiện định mức bảo quản của đơn vị dự trữ quốc gia từ 3 đến 5 năm trước.

- Báo cáo số liệu về kết quả khảo sát, thực nghiệm và kết quả tính toán từng danh mục định mức bảo quản của các đơn vị cơ sở trực thuộc đơn vị dự trữ quốc gia (nếu có).

- Đề xuất của Chủ tịch Hội đồng định mức cơ sở và các tài liệu kèm theo.

2. Hồ sơ xây dựng định mức bảo quản cấp ngành, bao gồm:

- Văn bản của đơn vị dự trữ quốc gia đề nghị cơ quan quản lý dự trữ quốc gia chuyên trách (Cục Dự trữ quốc gia), hoặc Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia xét duyệt, ban hành định mức bảo quản theo khoản 2 Điều 15 quy chế này. Trong đó  phân nhóm theo loại hình và cấp độ định mức, trình bày đầy đủ nội dung chi tiết của từng định mức bảo quản.

- Các văn bản, tài liệu giải trình về căn cứ xây dựng định mức bảo quản theo Điều 10 quy chế này. Trong trường hợp đặc thù riêng, Đơn vị dự trữ quốc gia có thể gửi kèm theo tài liệu giải thích, chứng minh phù hợp với thực tế địa phương ...

3. Hồ sơ xây dựng định mức bảo quản cấp nhà nước, bao gồm:

- Bộ hồ sơ, văn bản tổng hợp: Trên cơ sở những bộ hồ sơ xây dựng định mức bảo quản cá biệt của từng đơn vị dự trữ quốc gia đề nghị xét duyệt ban hành định mức nhà nước, cơ quan quản lý dự trữ quốc gia cấp trên trực tiếp (Cục Dự trữ quốc gia, hoặc Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia) kiểm tra, xem xét, tổng hợp, hiệu chỉnh phù hợp với tình hình chung của Bộ, ngành gửi Bộ Tài chính đề nghị xét duyệt, ban hành định mức bảo quản theo khoản 1 Điều 15 Quy chế này.

- Trường hợp cá biệt, trong hồ sơ xây dựng định mức bảo quản cấp nhà nước của các Bộ, ngành có thể kèm hồ sơ, văn bản, tài liệu xây dựng định mức bảo quản của đơn vị dự trữ quốc gia trực thuộc.

1. Thư ký Hội đồng định mức bảo quản chuẩn bị tài liệu, tập hợp, kiểm tra, hoàn thiện các căn cứ xây dựng định mức bảo quản.

2. Thư ký Hội đồng định mức bảo quản tổng hợp, hoàn thiện dự thảo các nội dung xây dựng định mức do các cơ sở dự trữ quốc gia trực thuộc đề xuất, chủ yếu là xây dựng danh mục định mức và lựa chọn phương pháp xây dựng định mức bảo quản.

3. Các Ủy viên Hội đồng định mức bảo quản nghiên cứu, xem xét nội dung dự thảo xây dựng định mức, chuẩn bị ý kiến cho cuộc họp của Hội đồng định mức bảo quản.

4. Họp Hội đồng định mức bảo quản xem xét dự thảo và thống nhất các nội dung xây dựng định mức bảo quản.

5. Theo phân công của Chủ tịch, các thành viên Hội đồng định mức bảo quản (hoặc Tổ chuyên viên định mức bảo quản) tổ chức nghiên cứu, tiến hành thống kê, thực nghiệm, tính toán về các nội dung xây dựng định mức bảo quản tại cơ sở và chuyển kết quả đến Thư ký Hội đồng định mức bảo quản.

6. Thư ký Hội đồng định mức bảo quản chỉnh lý, hoàn thiện kết quả nghiên cứu, thống kê, thực nghiệm và tính toán, sau đó chuyển đến các Ủy viên Hội đồng định mức xem xét, chuẩn bị ý kiến cá nhân cho cuộc họp tiếp theo của Hội đồng định mức bảo quản.

7. Hội đồng định mức bảo quản họp, thảo luận, thống nhất nội dung đề xuất cấp có thẩm quyền xem xét, ban hành định mức bảo quản.

8. Thư ký Hội đồng định mức bảo quản chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo văn bản đề xuất cấp có thẩm quyền ban hành định mức bảo quản theo kết luận của Chủ tịch Hội đồng tại cuộc họp của Hội đồng định mức bảo quản .

9. Trình hồ sơ, văn bản đề xuất định mức bảo quản lên cấp có thẩm quyền xét duyệt, ban hành.

1. Định mức bảo quản cấp nhà nước: Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành ban hành định mức bảo quản cho từng mặt hàng dự trữ quốc gia.

2. Định mức bảo quản cấp ngành: Cơ quan quản lý hàng dự trữ quốc gia chuyên trách (Cục Dự trữ quốc gia) và các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia cụ thể hoá định mức bảo quản cấp nhà nước cho từng mặt hàng được phân cấp quản lý phù hợp với từng vùng, miền và các đơn vị đặc thù, nhưng phải đảm bảo định mức ngành bình quân không vượt quá định mức nhà nước quy định tại khoản 1 điều 15 Quy chế này.

3. Định mức bảo quản cấp cơ sở: Đơn vị dự trữ quốc gia được quyền dựa vào định mức bảo quản cấp ngành để ban hành định mức cơ sở để áp dụng trong nội bộ đơn vị. Yêu cầu định mức cơ sở phải phù hợp với thực tiễn từng vùng miền, từng đơn vị, tổng kho dự trữ quốc gia trực thuộc, nhưng phải đảm bảo định mức cơ sở bình quân không vượt quá định mức ngành quy định tại khoản 2 Điều 15 Quy chế này.

1. Thư ký Hội đồng định mức bảo quản tiếp nhận hồ sơ đề nghị xét duyệt ban hành định mức bảo quản của đơn vị dự trữ quốc gia (hoặc của Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia). Theo chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng định mức bảo quản, Thư ký trực tiếp thực hiện hoặc cùng Tổ chuyên viên định mức bảo quản hoặc phối hợp với Ủy viên Hội đồng định mức bảo quản có liên quan thẩm định, kiểm tra, xem xét hồ sơ đề nghị.

2. Thư ký Hội đồng định mức bảo quản chuyển hồ sơ của đơn vị dự trữ quốc gia (hoặc của Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia) và kết quả thẩm định đến các Ủy viên Hội đồng định mức xem xét, nghiên cứu chuẩn bị  ý kiến cá nhân cho cuộc họp của Hội đồng định mức bảo quản.

3. Họp Hội đồng định mức bảo quản: Cơ quan dự trữ quốc gia đề nghị xét duyệt, ban hành định mức bảo quản, có trách nhiệm báo cáo và bảo vệ nội dung xây dựng định mức tại cuộc họp của Hội đồng định mức bảo quản cấp trên. Trên cơ sở đó, Hội đồng định mức bảo quản cấp trên xem xét, thống nhất nội dung đề xuất cấp có thẩm quyền xét duyệt, ban hành định mức bảo quản.

4. Thư ký Hội đồng định mức bảo quản phối hợp với Ủy viên Hội đồng định mức bảo quản có liên quan, chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo quyết định ban hành định mức bảo quản theo kết luận của Chủ tịch tại cuộc họp của Hội đồng định mức bảo quản.

5. Chủ tịch Hội đồng định mức bảo quản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký quyết định ban hành định mức bảo quản theo phân cấp.

1. Chủ động đề xuất cấp có thẩm quyền ban hành định mức bảo quản hàng dự trữ quốc gia. Chịu trách nhiệm về sự chính xác, hợp lý khách quan của nội dung đề xuất.

2. Tổ chức thực hiện xây dựng, ban hành và quản lý định mức bảo quản theo thẩm quyền, đề nghị xét thưởng tiết kiệm định mức bảo quản hàng năm và các nội dung có liên quan.

3. Chịu trách nhiệm giải trình với các cấp có thẩm quyền về tổ chức thực hiện xây dựng, ban hành và quản lý định mức bảo quản.

1. Báo cáo định kỳ hàng năm:  Các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia báo cáo tình hình thực hiện hàng năm và dự kiến kế hoạch năm sau về xây dựng, ban hành, quản lý định mức bảo quản với cơ quan quản lý dự trữ quốc gia chuyên trách (Cục Dự trữ quốc gia) để tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính. Thời gian báo cáo định kỳ hàng năm muộn nhất vào ngày 31/01 năm sau.

2. Báo cáo đột xuất: Trường hợp cá biệt theo yêu cầu quản lý, cơ quan quản lý dự trữ quốc gia chuyên trách (Cục dự trữ quốc gia); Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ; đơn vị dự trữ quốc gia báo cáo đột xuất tình hình thực hiện định mức bảo quản lên các cấp có thẩm quyền.

3. Nội dung, số liệu báo cáo thực hiện xây dựng, ban hành và quản lý định mức bảo quản phải chính xác và thống nhất giữa các bộ phận chuyên môn trong nội bộ đơn vị (bộ phận: Kỹ thuật bảo quản, Kế toán tài chính, Kế hoạch...), trong đó bộ phận Kỹ thuật bảo quản phải chịu trách nhiệm chính. Báo cáo thể hiện đủ các định mức, nội dung danh mục định mức bảo quản cấp trên giao. Trường hợp phát sinh tăng hoặc giảm định mức bảo quản thì phải giải trình rõ nguyên nhân.

1. Các đơn vị dự trữ quốc gia không được thực hiện vượt quá định mức bảo quản cấp trên giao. Nếu thực hiện dưới định mức thì đơn vị dự trữ quốc gia được thưởng mức tiết kiệm theo quy định tại Điều 8 mục II Thông tư số 48/2005/TT-BTC ngày 09/6/2005 của Bộ Tài chính ban hành. Hàng năm, trên cơ sở báo cáo thực hiện định mức bảo quản năm và đề nghị xét thưởng tiết kiệm định mức của cơ quan dự trữ quốc gia chuyên trách (Cục dự trữ quốc gia) và của các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia, Bộ Tài chính xét duyệt thưởng tiết kiệm định mức phí bảo quản (nhập, bảo quản, xuất), và hao hụt hàng dự trữ quốc gia dưới định mức một lần vào quý I năm sau.

2. Các trường hợp không thực hiện đầy đủ qui trình, quy phạm bảo quản, cắt xén danh mục định mức bảo quản để tính thưởng tiết kiệm, gây ảnh hưởng xấu đến hàng dự trữ quốc gia thì ngoài hình thức bị xuất toán phần chênh lệch phí bảo quản, đơn vị dự trữ còn bị phê bình, cảnh cáo, trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật.

1. Các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia chủ động, thường xuyên kiểm tra tại các đơn vị dự trữ quốc gia trực thuộc về việc tổ chức thực hiện xây dựng, ban hành và quản lý định mức bảo quản trong phạm vi hàng dự trữ được phân công.

2. Hội đồng định mức Bộ Tài chính hàng năm chủ động định kỳ kiểm tra thực hiện xây dựng, ban hành và quản lý định mức bảo quản của các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc cơ quan quản lý dự trữ quốc gia chuyên trách và thuộc các Bộ, ngành.

3. Xuất phát từ nhu cầu quản lý cụ thể, các cơ quan quản lý hàng dự trữ quốc gia cấp trên có thể đột xuất kiểm tra tình hình thực hiện định mức bảo quản tại các cơ quan, đơn vị dự trữ quốc gia thuộc thẩm quyền quản lý.