Quyết định 10/2007/QĐ-UBND Ban hành Quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục trình ký và ban hành văn bản hành chính của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước các cấp thuộc tỉnh Hậu Giang

______________________

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định số 10/2005/QĐ-UBND ngày 25 tháng 3 năm 2005 của UBND tỉnh Hậu Giang về việc ban hành Quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục trình ký và ban hành văn bản quản lý hành chính của cơ quan hành chính Nhà nước các cấp thuộc tỉnh Hậu Giang.

__________________________

Quy định này hướng dẫn vê thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao đối với các loại văn bản; được áp dụng đối với cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tô chức) trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những phần chung áp dụng đổi với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và theo hướng dẫn tại Quy định này.

Kỹ thuật trình bày văn bản tại Quy định này bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí, thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy, có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện khác.

Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Phông chữ dùng trong văn bản thống nhất chung là dùng phông Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, bảng mã Unicode.

Điều 5. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục luật định đã được quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004. Văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân các cấp bao gồm các loại sau đây:

- Quyết định của Ủy ban nhân dân,

- Chỉ thị của Ủy ban nhân dân.

Điều 6. Văn bản cá biệt (còn gọi là văn bản áp dụng pháp luật) là văn bản do cơ quan hành chính Nhà nước ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể, như: Quyết định nâng lương, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, điêu động cán bộ, công chức; Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; Quyết định phê duyệt dự án ... bao gồm các loại sau đây:

1. Quyết định của Chủ tịch UBND các cấp để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tịch UBND theo quy định tại Điều 127 của Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 26 tháng 11 năm 2003.

2. Quyết định của Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan Ban, ngành thuộc UBND tỉnh để thực hiện nhiệm vụ và quyên hạn của mình do Chủ tịch UBND tỉnh giao hoặc ủy quyền.

3. Quyết định của UBND các cấp để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của UBND theo qui định tại Điều 124 của Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 26 tháng 11 năm 2003 và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Điều 7. Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan hành chính Nhà nước các cấp, gồm các loại sau đây:

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 02 dòng chữ:

_________________

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan ban hành văn bản và tên của cơ quan chủ quản cấp trên trực tiêp (nếu có) căn cứ theo quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành vãn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập; tên của cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như: ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).

Tên cơ quan ban hành vãn bản viết in hoa, in đậm (tên cơ quan cấp trên không in đậm) được đặt trên bên trái, trang đầu của văn bản, ngang với quốc hiệu.

Trường họp văn bản do một tổ chức tư vấn như Ban Chỉ đạo, Hội đồng... của cơ quan, tổ chức ban hành thì tên cơ quan ban hành phải ghi rõ tên của tổ chức phía dưới tên của cơ quan chủ quản trực tiếp.

UBND TỈNH HẬU GIANG

Văn bản hành chính Nhà nước khi ban hành phải được đánh số thứ tự từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của mỗi năm và ghi ký hiệu riêng cho từng loại văn bản (trừ các văn bản khác).

Cách ghi ký hiệu văn bản cụ thể như sau:

(Không ghi năm ban hành văn bản)

+ Quyết định của UBND, Chủ tịch UBND các cấp, Quyết định của Giám đốc các Sở, cơ quan, ban ngành.

+ Loại văn bản Công văn được ghi ký hiệu như sau:

(Không ghi năm ban hành văn bản và không ghi loại văn bản)

- Công văn của UBND tỉnh Hậu Giang do Phòng Hành chính soạn

thảo: Số:….. /UBND-HC;

- Công văn UBND thị xã Vị Thanh do Phòng Tổng hợp soạn thảo:

Số:……./UBND-TH

- Công văn của Sở Tư pháp do Phòng Văn bản tuyên truyền soạn thảo:

Số:……./STP-VBTT

+ Các loại văn bản Tờ trình (TTr), Biên bản (BB), Báo cáo (BC), Kế hoạch (KH), Thông báo (TB), Phiếu gửi (PG), Phiếu báo (PB), Giấy mời (GM), Giấy giới thiệu (GGT) được ghi ký hiệu như sau:

(Không ghi năm ban hành văn bản)

1. Địa danh:

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đon vị hành chính nơi cơ quan, đơn vị đóng trụ sở.

2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày....tháng năm ; đối với các ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ở phía trước.

+ Tên loại và tên gọi chính thức của văn bản như: Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo, ... Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đều phải ghi tên loại trừ Công văn.

+ Trích yếu là câu văn tóm tắt ngắn gọn, chính xác, thể hiện khái quát nội dung văn bản.

- Đối với văn bản có tên loại, trích yếu ghi hàng dưới tên loại văn bản.

______________________

_____________________

- Đối với văn bản không có tên loại trích yếu được ghi dưới số và ký hiệu.

_______________________

Số:……./UBND-NCTH

Về việc báo cáo thực hiện Kế hoạch năm 2006

1. Nội dung văn bản:

Là thành phần chủ yếu quan trọng nhất của văn bản, thể hiện toàn bộ những sự việc, vấn đề cần giải quyết, quyết định. Trong đó, các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.

Nội dung văn bản cần rõ ràng, chính xác, phù hợp với quy định của pháp luật; sử dụng từ ngữ phổ thông, không sử dụng từ ngữ địa phương, từ cổ, tiếng lóng, không được viết tắt những từ không thông dụng trong nội dung văn bản. Tránh những câu chữ có thể hiểu nhiều nghĩa, hạn chế lặp đi lặp lại những câu từ đã sử dụng.

Khi viện dẫn những văn bản có liên quan đến vấn đề cần trình bày thì cần phải ghi đầy đủ trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu; ngày tháng năm ban hành; tên cơ quan ban hành văn bản.

Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó.

2. Bố cục văn bản:

Tùy theo thể loại và nội dung văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành và bố cục theo một trình tự nhất định, cụ thể như sau:

Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.

Thể hiện tính pháp lý và người chịu trách nhiệm về nội dung công việc đề cập trong văn bản đó. Người ký phải đúng thẩm quyền; dưới chữ ký phải ghi rõ họ, tên, chức vụ người ký.

1. Trường hợp ký thay mặt tập thể giải quyết, xử lý những vấn đề mang tính đại diện, ban hành các quy định, quy tắc xử sự chung thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể cơ quan, tổ chức

2. Trường hợp ký văn bản để giải quyết, xử lý, trình bày những vấn đề cụ thể, đối tượng cụ thể thì người đứng đầu cơ quan sẽ ký văn bản đó theo chức danh mà không ghi lại tên đơn vị. Nêu ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.

3. Trường hợp ký thừa lệnh; ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TL.”; “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trường hợp văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của của cơ quan, tổ chức ban hành mà có con dấu riêng của Ban, Hội đồng đó thì chỉ ghi chức danh lãnh đạo của Ban, Hội đồng.

Nếu tổ chức tư vấn đó được phép sử dụng con dấu của cơ quan chủ quản thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo của người ký trong cơ quan, tổ chức chủ quản.

(Chữ ký, con dấu của Ban Chỉ đạo)

(Chữ ký, con dấu của UBND tỉnh)

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cong tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.

Dấu phải đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 đến 1/4 về phía trái chữ ký và đúng màu mực đã quy định (màu đỏ tươi). Chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống và hạn chế trường hợp đóng dấu treo.

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản, căn cứ quy định của pháp luật, căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quỵết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.

- Các Sở, Ban ngành tỉnh;

- Ủy ban nhân dân huyện, thị xã.

+ Đối với văn bản có ghi tên loại thì nơi nhận bao gồm từ Nơi nhận và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; ghi ở góc trái, dưới trang cuối văn bản, ngang chức danh của người ký văn bản.

+ Đối với Công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc, được ghi ở trang đầu, dưới trích yếu, địa danh và ngày tháng năm ban hành.

Nếu phần gửi có từ 02 cơ quan, đơn vị, cá nhân trở lên thì phần liệt kê phải xuống dòng dưới từ “ kính gửi”. Mỗi cơ quan, đơn vị, cá nhân... được trình bày trên một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.).

Kính gửi: Ủy ban nhân dân thị xã Vị Thanh

Kính gửi:

- Sở Kế hoạch và Đầu tư;

- Sở Tài chính;

- Sở Giao thông vận tải.

- Phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận”: phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

- Như trên;

- Sở Nội vụ;

- Lưu: VT.

Mỗi Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân... nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng. Dòng cuối cùng ghi từ “Lưu: VT” chữ viết tắt tên bộ phận soạn thao và số lượng bản lưu (khi thật sự cần thiết) trong dấu ngoặc đơn và cuối cùng là dấu chấm.

- Sở Y tế;

- Sở Tài chính;

- Cơ quan Báo, Đài;

- Lưu: VT, NCTH (2).

- Các văn bản quy phạm pháp luật thì Nơi nhận phải ghi đầy đủ tất cả các cơ quan, địa phương thuộc phạm vi điêu chỉnh của văn bản và cơ quan quản lý cấp trên để báo cáo cũng như các cơ quan để phối hợp, để biết.

- Các văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường, Nơi nhận chỉ ghi những cơ quan, địa phương, tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung văn bản và nơi lưu văn bản.

1. Dấu chỉ mức độ khẩn:

Tuỳ theo mức độ khẩn của văn bản cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức độ: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn.

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

2. Dấu chỉ mức độ mật:

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

+ Văn bản được chuẩn bị một bản gốc trình lãnh đạo ký. Việc nhân bản theo sô lượng do người soạn thảo văn bản đề nghị. Bộ phận văn thư thực hiện nhân bản gốc và đóng dấu. Bộ phận văn thư lưu giữ bản gốc để nộp lưu trữ, phát hành theo nơi nhận.

+ Chứng thực sao y bản chính: thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

1. Văn bản được đánh máy, in phải rõ ràng; sạch sẽ, không sai sót về ngữ pháp và lỗi chính tả. Văn bản được in trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm), trừ trường hợp có mẫu biểu quy định riêng.

2. Cách trình bày trang giấy A4 như sau;

a) Trang mặt trước:

Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm.

b) Trang mặt sau:

Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 30-35mm.

3. Những văn bản có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai phải ghi số trang bằng chữ số Ả Rập (2, 3,..) ở cách mép trên trang giấy 10mm, nằm giữa trang giấy.

4. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La mã (I, II, III,...). Phụ lục phải có tiêu đề; số trang của phụ lục văn bản được đánh số riêng theo từng phụ lục, không ghi chung số thứ tự với số trang văn bản.

Vị trí, kỹ thuật trình bày các thành phần của thể thức văn bản được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Quyết định này (Phụ lục I).

Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,).

Cách viết thời gian trong văn bản: Khi viết phần căn cứ pháp lý để ban hành văn bản hoặc viện dẫn văn bản khác vào nội dung văn bản thì cần viết rõ ngày, tháng, năm ban hành văn bản đó mà không dùng dấu gạch chéo (/). Trong trường hợp lặp lại những căn cứ, viện dẫn đã trình bày hoặc nêu một mốc thời gian trong văn bản thì có thể dùng ký hiệu (/) để ghi thời gian cụ thể.

Điều 22. Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện Quy định này và các quy định khác có liên quan đến thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính Nhà nước.

Điếu 23. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành theo đúng quy định tại Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của Chính phủ; đồng thời hướng dẫn các ngành, các cấp tự kiểm tra văn bản; kịp thời phát hiện những văn bản thiếu sót về hình thức và nội dung để đề nghị UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Điều 24. Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ trình UBND tỉnh hoặc Chủ tịch UBND tỉnh ban hành theo đúng thẩm quyền khi dự thảo văn bản do các ngành, các cấp trình bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phù hợp với Quy định này và Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ./.