Quyết định 09/2001/QĐ-BXD Quy định về tiếp nhận và xử lý văn bản của cơ quan Bộ Xây dựng

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của cơ quan Bộ Xây dựng;

Điều 2: Quyết định này thay thế cho Quyết định số 253/BXD-VP ngày 28/11/1992 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng quy định về công tác công văn giấy tờ đối với cơ quan Bộ Xây dựng và có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3: Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Điều 1: Đối tượng áp dụng và chế độ trách nhiệm

1. Bản Quy định này được áp dụng đối với các Cục, Vụ, Thanh tra Xây dựng, Văn phòng Bộ ( dưới đây gọi tắt là các đơn vị thuộc cơ quan Bộ ) và các đơn vị được giao nhiệm vụ trực tiếp khi xử lý văn bản.

2. Thủ trưởng các đơn vị được quy định tại khoản 1 Điều này chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc tiếp nhận, xử lý và soạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu.

3. Cán bộ, công chức thuộc các đơn vị được quy định tại khoản 1 điều này có nhiệm vụ nghiên cứu, xử lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn; quản lý hồ sơ, tài liệu, giữ bí mật các vấn đề được phân công theo dõi, xử lý.

4. Cán bộ, công chức vi phạm các quy định về công tác tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Pháp lệnh cán bộ, công chức và xem xét tại các đợt xét khen thưởng hàng năm.

Điều 2: Văn bản quy định trong Bản quy định này, gồm:

1. Văn bản đến:

Văn bản đến là toàn bộ văn bản Quy phạm pháp luật của Nhà nước, công văn, tài liệu, hồ sơ, đơn kiến nghị, khiếu tố v.v... của các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài gửi đến Bộ Xây dựng theo đường công văn hoặc gửi trực tiếp.

2. Văn bản đi:

Văn bản đi là các loại văn bản Quy phạm pháp luật, công văn, tài liệu v.v... do Bộ Xây dựng ban hành gửi các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài.

Điều 3: Tài liệu bí mật Nhà nước:

Việc tiếp nhận, xử lý và ban hành tài liệu bí mật Nhà nước thực hiện theo Quy chế quản lý, ban hành và sử dụng tài liệu bí mật Nhà nước được ban hành kèmtheo Quyết định số 14/1999/QĐ-BXD ngày 5/5/1999 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

Điều 4: Nguyên tắc xử lý văn bản gửi đến Bộ

1. Văn bản gửi đến Bộ phải được xử lý kịp thời và đúng quy định.

2. Đơn vị được giao chủ trì xử lý công việc chịu trách nhiệm chính trong việc giải quyết công việc, chủ động lấy ý kiến tham gia đối với các nội dung công việc thuộc chức năng của các đơn vị khác để soạn thảo văn bản trả lời.

3. Đơn vị được giao tham gia xử lý công việc có trách nhiệm nghiên cứu và tham gia những nội dung công việc thuộc chức năng của đơn vị mình và trả lời đơn vị chủ trì xử lý công việc đúng nội dung và thời gian được yêu cầu.

Điều 5: Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

1. Văn phòng Bộ là đầu mối tiếp nhận các loại văn bản gửi đến Bộ.

2. Thực hiện đăng ký vào sổ văn bản đến và đóng dấu "Văn bản đến ", cập nhật vănbản gửi đến Bộ vào mạng tin học của cơ quan Bộ.

3. Văn phòng căn cứ vào nội dung, tính chất và phạm vi điều chỉnh của văn bản để phân loại văn bản và dự kiến trình lãnh đạo Bộ xử lý hoặc xử lý trực tiếp những loại văn bản được uỷ quyền.

3.1. Báo cáo lãnh đạo Bộ các loại văn bản thuộc thẩm quyền xử lý của Bộ.

3.2. Chuyển trực tiếp cho các đơn vị các loại văn bảnm thuộc chức năng chuyên môn của đơn vị.

4. Đối với loại văn bản thuộc điểm 3.1 khoản 3 điều này, Văn phòng ghi rõ đơn vị chủ trì xử lý văn bản và đơn vị tham gia, nếu là văn bản "hoả tốc " hoặc có nội dung yêu cầu phải giải quyết ngay thì vừa phải báo cáo lãnh đạo Bộ, vừa chuyển trựuc tiếp ( bản sao ) cho đơn vị chủ trì xử lý và các đơn vị tham gia ( nếu có ).

5. Chuyển ngay các văn bản "hoả tốc " để xử lý, nếu văn bản đến ngoài giờ thì chuyển cho người có thẩm quyền xử lý sau đó vào sổ côngvăn đến.

6. Làm "phiếu gửi lại văn bản " ghi rõ lý do và đính kèm văn bản chuyển lại nơi gửi đối với những văn bản của các cơ quan, tổchức gửi đến Bộ Xây dựng không đúng thủ tục hành chính, như văn bản gửi vượt cấp; văn bản ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền; văn bản không đóng dấu, không ghi số , không ghi ngày tháng năm. Đối với những văn bản có nội dung rõ ràng và cần thiết phải báo cáo lãnh đạo Bộ thì sao lại văn bản đó để báo cáo trước khi gửi lại bản chính cho nơi gửi văn bản.

7. Việc tiếp nhận các hồ sơ, tài liệu của các dự án, thực hiện theo quy định riêng được thống nhất giữa Văn phòng Bộ và các đơn vị.

8. Lập sổ giao nhận văn bản giữa Văn phòng và các đơn vị thuộc cơ quan Bộ.

9. Văn phòng xử lý văn bản gửi đến Bộ trong 1 ngày làm việc.

Điều 6: Trách nhiệm của các đơn vị.

1. Tiếp nhận văn bản đến do Văn phòng Bộ giao tại phòng Hành chính ít nhất mỗi ngày 2 lần.

2. Lập sổ theo dõi văn bản đã tiếp nhận từ Văn phòng Bộ.

3. Thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào công việc và theo chức năng chuyên môn được giao tổ chức xử lý côngviệc.

4. Đối với công việc phải soạn thảo văn bản trả lời và có nhiều đơn vị được giao tham gia thì đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản chủ động lấy ý kiến của các đơn vị tham gia. Các đơn vị được giao tham gia xử lý công việc có trách nhiệm nghiên cứu, trả lời những vấn đề thuộc chức năng của đơn vị mình theo đề nghị của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản.

- Trong quá trình soạn thảo văn bản, đơn vị chủ trì xử lý công việc phải thường xuyên báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực công việc đó.

- Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ xử lý công việc phải có trách nhiệm nghiên cứu, tìm hiểu và đề xuất biện pháp giải quyết để văn bản dự thảo đảm bảo chất lượng và đúng thời gian quy định.

- Đối với văn bản không ghi rõ thời gian trả lời thì thời gian soạn thảo văn bản không quá 20 ngày làmviệc ( kể cả thời gian soạn thảo và lấy ý kiến tham gia ).

- Đối với văn bản " hoả tốc " hoặc có ghi rõ thời gian trả lời thì phải xử lý ngay hoặc thực hiện theo đúng thời gian quy định tại văn bản.

- Đối với văn bản dự thảo phải trả lại để sửa chữa, bổ sung thì thời gian trình lại văn bản không quá 1 ngày làm việc, nếu phải soạn thảo lại toàn bộ nội dung thì không quá 3 ngày làm việc.

5. Đối với loại văn bản quy định tại điểm 3.2 khoản 3 điều 5 bản Quy định này, đơn vị nhận văn bản chủ động soạn thảo văn bản theo chức năng chuyên môn được giao. Nếu xét thấy cần thiết thì chủ động báo cáo đồng chí lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực đó hoặc trao đổi với các đơn vị khác có liên quan để soạn thảo văn bản.

6. Trường hợp lãnh đạo Văn phòng đề xuất đơn vị chủ trì không chính xác, đơn vị nhận được văn bản trao đổi lại với lãnh đạo Văn phòng ngay sau khi nhận được văn bản trong thời hạn 1 ngày làmviệc. Trường hợp giữa Văn phòng và các đơn vị không thống nhất trong việc xử lý văn bản thì báo cáo lãnh đạo Bộ quyết định.

7. Quy trình soạn thảo văn bản thực hiện theo điều 9 Quy chế làm việc của cơ quan Bộ ban hành theo Quyết định 345/1998/QĐ-BXD ngày 2/6/1998 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

Điều 7: Thời gian tiếp nhận văn bản gửi đến Bộ.

1. Thời gian tiếp nhận văn bản gửi đến Bộ được tính từ khi Văn phòng Bộ Đăng ký vào sổ và đóng dấu " Văn bản đến " vào văn bản.

2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các dự án thực hiện theo quy định riêng được thống nhất giữa Văn phòng Bộ và các đơn vị.

Điều 8: Nguyên tắc trình văn bản dự thảo

1. Chỉ trình những văn bản dự thảo có nội dung đúng với công việc được giao xử lý.

2. Văn bản dự thảo phải có đủ cơ sở pháp lý để được ban hành.

3. Văn bản dự thảo có nội dung thuộc lĩnh vực nào thì trình đồng chí lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực đó.

4. Văn phòng Bộ tiếp nhận văn bản dự thảo và trình lãnh đạo Bộ ký theo đúng thẩm quyền.

Điều 9: Trình văn bản dự thảo

1. Chuyển văn bản dự thảo cho Văn phòng.

1.1. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản lập phiếu trình ( theo mẫu quy định ) kèm theo văn bản dự thảo và các tài liệu liên quan.

Nếu văn bản dự thảo có một hoặc nhiều đơn vị tham gia, lãnh đạo các đơn vị tham gia ký xác nhận vào phiếu trình ( kể cả trường hợp đã có văn bản tham gia của các đơn vị ). Trường hợp đơn vị tham gia không nhất trí với nội dung văn bản dự thảo do đơn vị chủ trì xử lý công việc thì đơn vị chủ trì xử lý công việc phải gửi kèm theo văn bản dự thảo ý kiến tham gia của các đơn vị.

1.2. Văn phòng Bộ nhận và xem lại văn bản dự thảo kèm theo phiếu trình và các tài liệu liên quan, nếu phát hiện có vấn đề cần phải sửa chữa thì trao đổi trực tiếp với đơn vị chủ trì xử lý công việc, trường hợp không thống nhất thì báo cáo lãnh đạo Bộ quyết định.

1.3. Văn phòng Bộ chuyển báo cáo lãnh đạo Bộ văn bản dự thảo kèm theo phiếu trình và các tài liệu liên quan ( kể cả ý kiến không thống nhất giữa đơn vị chủ trì xử lý công việc và các đơn vị tham gia ).

1.4. Văn phòng Bộ chuyển lại văn bản dự thảo cho đơn vị chủ trì xử lý công việc nếu văn bản dự thảo đó cần bổ sung, sửa đổi theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc đơn vị chủ trì xử lý công việc hoàn chỉnh lại văn bản dự thảo theo đúng thời gian quy định tại khoản 4 điều 6 bản Quy định này.

2. Trình trực tiếp văn bản dự thảo với lãnh đạo Bộ.

- Văn bản dự thảo được trình trực tiếp khi có yêu cầu của lãnh đạo Bộ ( trong trường hợp cần thiết ).

- Người trình trực tiếp văn bản dự thảo là lãnh đạo các đơn vị.

- Văn bản dự thảo trình trực tiếp phải có phiếu trình giải quyết công việc(theo mẫu riêng )

Điều 10: Đóng dấu và phát hành văn bản

1. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ nhân bản văn bản đã được lãnh đạo Bộ ký ban hành theo số lượng ghi ở mục " Nơi nhận " của văn bản và đóng dấu vào văn bản theo quy định.

2. Dấu Quốc huy của Bộ sử dụng đối với các loại văn bản do người có thẩm quyền ký ban hành văn bản được quy định tại điều 13 Quy chế làm việc của cơ quan Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 345/1998/QĐ-BXD, ngày 02-06-1998 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng

3. Đối với văn bản ký thừa lệnh, lãnh đạo Văn phòng Bộ xem lại văn bản nếu phát hiện có vấn đề cần sửa sửa đổi thì trao đổi lại với người ký, trường hợp không thống nhất ý kiến thì báo cáo lãnh đạo Bộ quyết định.

4. Văn phòng Bộ ( phòng Hành chính ) ghi số, ngày tháng năm của văn bản và đóng dấu để phát hành văn bản. Thời gian ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại điều 14 Quy chế làm việc của cơ quan Bộ được ban hành kèm theo Quyết định số 345/1998/QĐ-BXD ngày 2/6/1998 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

5. Văn phòng Bộ tổ chức cập nhật văn bản đã ban hành vào mạng tin học cơ quan Bộ, đồng thời gửi danh mục báo cáo lãnh đạo Bộ. Các đơn vị cần nghiên cứu thì khai thác trên mạng tin học của cơ quan Bộ.

Điều 11: Lưu trữ văn bản

1. Đối với văn bản gửi đến Bộ:

1.1. Văn phòng Bộ lưu trữ bản chính văn bản của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Trung ương Đảng và các ban của Đảng; các văn bản Quy phạm pháp luật ( Thông tư, Quyết định, Chỉ thị ) của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan của Chính phủ.

1.2. Các đơn vị lưu trữ các loại văn bản đã tiếp nhận từ Văn phòng Bộ và thực hiện nộp lưu tài liệu về Văn phòng Bộ ( Phòng Lưu trữ ) theo quy định.

2. Đối với văn bản do Bộ ban hành:

1.1. Văn phòng Bộ lưu trữ tất cả các loại văn bản do Bộ ban hành

1.2. Các đơn vị lưu trữ các loại văn bản do đơn vị soạn thảo đã ban hành và thực hiện nộp lưu tài liệu về Văn phòng Bộ ( Phòng Lưu trữ ) theo quy định.

Điều 12: Sao văn bản

Lãnh đạo Văn phòng Bộ ký " Sao y bản chính ", " Sao nguyên văn bản chính ", " Sao trích lục văn bản " một số văn bản cần thiết để gửi cho các đơn vị trong Ngành.

Điều 13: Ký các loại giấy tờ hành chính

Lãnh đạo Văn phòng Bộ ký giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức cơ quan Bộ; ký các loại giấy mời của Bộ và các loại giấy tờ hành chính khác.

Lãnh đạo các đơn vị ký giấy đi đường cho cán bộ, côngchức thuộc quyền.

Điều 14: Xác nhận hồ sơ, lý lịch

Lãnh đạo Vụ Tổ chức Lao động xác nhận hồ sơ, lý lịch cho cán bộ, công chức cơ quan Bộ ( kể cả cán bộ, công chức cơ quan Bộ đã nghỉ hưu ) theo hồ sơ cán bộ, công chức do Bộ quản lý.

Điều 15: Văn bản sử dụng trong nội bộ cơ quan Bộ

Các đơn vị trong cơ quan Bộ khi cần trao đổi công việc bằng văn bản thì thủ trưởng đơn vị chỉ ký và ghi rõ họ tên vào văn bản, không sử dụng dấu của Bộ.

Điều 16: Sử dụng các văn bản chuyển qua máy Fax

1. Chỉ được sử dụng như tài liệu tham khảo đối với văn bản có nội dung quản lý.

2. Được sử dụng như văn bản chính đối với các loại giấy mời, báo cáo nhanh, các số liệu thống kê, văn bản xin đăng ký làm việc.

3. Không sử dụng đối với các loại văn bản xin phép hoặc quyết định cử cán bộ, công chức đi công tác nước ngoài, văn bản về công tác tổchức, nhân sự.

4. Đối với văn bản sử dụng tiếng nước ngoài khi gửi đi phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo để lưu tại Văn phòng.

Điều 17: Sử dụng dấu của các đơn vị có dấu riêng.

Dấu của Văn phòng Bộ, Cục Giám định, Cục Quản lý nhà, Thanh tra Xây dựng được sử dụng cho các hoạt động của đơn vị theo quy định của pháp luật.

Điều 18: Thủ trưởng đơn vị thuộc cơ quan Bộ và đơn vị được giao nhiệm vụ trực tiếp khi xử lý văn bản có trách nhiệm phổ biến bản quy định này đến cán bộ, công chức của đơn vị biết để thực hiện.

Điều 19: Văn phòng Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện công tác tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản theo các quy định của Bản quy định này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về Văn phòng Bộ để tổng hợp báo cáo lãnh đạo Bộ xem xét bổ sung, sửa đổi cho phù hợp.