Quy định 351-QĐ/VPTW 2026 khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung ương Đảng

1. Quy định này quy định nguyên tắc, yêu cầu, hình thức, trách nhiệm, thẩm quyền phê duyệt và quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng (sau đây gọi chung là Lưu trữ của Trung ương Đảng).

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước, có giá trị đặc biệt, là bảo vật quốc gia thực hiện theo Quy định này và pháp luật hiện hành có liên quan.

Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Tuyệt mật đóng bì thực hiện theo quy định riêng.

2. Quy định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của Trung ương Đảng (sau đây gọi chung là độc giả).

1. Nguyên tắc

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo đảm giữ gìn thông tin bí mật của Đảng, quốc gia, dân tộc; an toàn, toàn vẹn tài liệu; sử dụng đúng mục đích, yêu cầu theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.

- Tài liệu lưu trữ được phục vụ khai thác, sử dụng khi Chánh Văn phòng Trung ương Đảng hoặc người được uỷ quyền duyệt cho phép.

- Hạn chế sử dụng bản gốc khi tài liệu lưu trữ đã số hoá, đã cập nhật trong dữ liệu dùng chung của Đảng.

- Nghiêm cấm hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng vào mục đích xâm phạm, gây thiệt hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc; quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Yêu cầu

- Phục vụ kịp thời, chính xác, đúng quy trình và thủ tục quy định.

- Bản sao tài liệu lưu trữ phải đóng dấu xác thực/dấu bảo vệ bí mật nhà nước/dấu sao lưu của Lưu trữ của Trung ương Đảng.

- Tài liệu gốc mang đi trưng bày, triển lãm phải trả đủ và đúng thời hạn quy định. Tài liệu mượn về nơi làm việc không quá 5 ngày làm việc, phải trả đúng hạn.

- Công trình nghiên cứu, xuất bản phẩm, trưng bày, triển lãm có sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của Trung ương Đảng phải ghi rõ nguồn, địa chỉ của tài liệu, chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày phát hành hoặc trưng bày, triển lãm phải nộp một bản về Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng.

1. Quyền hạn

Được khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác và nhu cầu hợp pháp khác; được hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu và thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm

- Độc giả có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (mẫu văn bản đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phụ lục 1) hoặc văn bản đề nghị của cá nhân có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú và căn cước công dân hoặc hộ chiếu; cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về nội dung hồ sơ, tài liệu cần khai thác và mục đích sử dụng.

Độc giả công tác tại Văn phòng Trung ương Đảng (bao gồm cả trợ lý, thư ký Tổng Bí thư, Chủ tịch nước; trợ lý, thư ký đồng chí Thường trực Ban Bí thư) có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ sử dụng mẫu Phiếu đề nghị khai thác kèm theo Quy định này (mẫu Phiếu tại Phụ lục 2).

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần khai thác.

- Sử dụng tài liệu lưu trữ đúng mục đích được duyệt.

- Thực hiện nội quy, quy chế phòng đọc và quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

1. Quyền hạn

Được từ chối phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trái quy định.

2. Trách nhiệm

- Tiếp nhận yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của Trung ương Đảng.

- Hướng dẫn độc giả thực hiện thủ tục khai thác và nội quy phòng đọc.

- Kiểm tra/lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đề xuất ý kiến và trình cấp có thẩm quyền duyệt phục vụ yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Phục vụ độc giả kịp thời, chính xác, chu đáo, văn minh, lịch sự.

- Quản lý chặt chẽ, thu hồi đủ hồ sơ, tài liệu có quy định thu hồi.

- Lập hồ sơ phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.

1. Quyền hạn

Được cung cấp thông tin phiếu trình duyệt và danh mục hồ sơ, tài liệu đã được cấp có thẩm quyền duyệt; được trả lại bộ phận phục vụ khai thác các danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa bảo đảm yêu cầu.

2. Trách nhiệm

- Phối hợp với bộ phận phục vụ khai thác phục vụ độc giả kịp thời, chính xác.

- Sao, chụp, in, scan tài liệu lưu trữ và gắn/đóng dấu (dấu xác thực lưu trữ/dấu bảo vệ bí mật nhà nước/dấu sao lưu) các tài liệu đã được cấp có thẩm quyền duyệt.

- Bàn giao kịp thời, đầy đủ, chính xác hồ sơ, tài liệu theo danh mục được duyệt; lập phiếu xuất tài liệu/ký sổ giao, nhận tài liệu.

1. Chánh Văn phòng Trung ương Đảng duyệt khai thác

- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ Tuyệt mật.

- Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, bảo vật quốc gia.

- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được mang ra nước ngoài.

- Tài liệu về lịch sử chính trị của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư đương chức, nguyên chức để công bố, triển lãm.

2. Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng được Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ủy quyền duyệt khai thác

- Tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ Tối mật.

- Hồ sơ cán bộ do Trung ương quản lý.

- Biên bản hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị, Ban Bí thư và hội nghị khác do Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập.

3. Cục trưởng Cục Lưu trữ được Chánh Văn phòng Trung ương Đảng uỷ quyền duyệt khai thác

- Tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ Mật.

- Tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

- Hồ sơ cán bộ tập kết.

- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác không thuộc phạm vi điều chỉnh tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 9.

Khi Cục trưởng đi vắng thì uỷ quyền cho một Phó Cục trưởng duyệt khai thác tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền duyệt của Cục trưởng.

4. Trưởng Phòng Lưu trữ hiện hành được Chánh Văn phòng Trung ương Đảng uỷ quyền duyệt các yêu cầu của độc giả công tác tại Văn phòng Trung ương Đảng khai thác tài liệu lưu trữ thuộc lĩnh vực công tác được giao hoặc tài liệu do chính độc giả giao nộp vào Lưu trữ hiện hành (trừ các tài liệu quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3, Điều 9).

5. Người có thẩm quyền duyệt khai thác tài liệu quyết định hình thức khai thác, sử dụng; ký bản sao bí mật nhà nước và ký xác thực tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền duyệt khai thác.

1. Độc giả gửi văn bản/phiếu đề nghị đến Cục Lưu trữ.

2. Bộ phận phục vụ khai thác tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu khai thác.

3. Bộ phận phục vụ khai thác/độc giả lập danh mục tài liệu lưu trữ cần khai thác.

4. Bộ phận phục vụ khai thác đề xuất ý kiến và lập phiếu trình duyệt khai thác.

5. Trưởng phụ trách bộ phận phục vụ khai thác kiểm tra thông tin phiếu trình duyệt khai thác.

6. Người có thẩm quyền ký duyệt phục vụ yêu cầu khai thác theo quy định tại Điều 9.

7. Bộ phận phục vụ khai thác tiếp nhận phiếu trình duyệt khai thác đã được duyệt và chuyển lãnh đạo bộ phận quản lý tài liệu.

8. Lãnh đạo bộ phận quản lý tài liệu tiếp nhận phiếu khai thác đã được duyệt, phân công cán bộ quản lý tài liệu thực hiện chuẩn bị tài liệu, lập phiếu xuất tài liệu và bàn giao tài liệu cho bộ phận phục vụ khai thác.

9. Bộ phận phục vụ khai thác bàn giao tài liệu lưu trữ cho độc giả theo hình thức khai thác đã được duyệt; độc giả ký xác nhận việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào Sổ theo dõi khai thác hoặc lập biên bản bàn giao (mẫu Biên bản tại Phụ lục 3).

10. Độc giả bàn giao tài liệu cho bộ phận phục vụ khai thác (đối với hình thức đọc, mượn tài liệu).

11. Bộ phận phục vụ khai thác bàn giao tài liệu cho bộ phận quản lý tài liệu (đối với hình thức đọc, mượn tài liệu).

12. Bộ phận phục vụ khai thác lập hồ sơ phục vụ khai thác.

Chi tiết Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ trực tuyến theo Quy trình nghiệp vụ lõi.