Nghị định 196/2025/NĐ-CP Sửa đổi Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP
ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về
chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 18 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài ngày 18 tháng 6 năm 2009; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài ngày 21 tháng 11 năm 2017;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao;

Chính phủ ban hành Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1. Bổ sung khoản 3 vào Điều 2 như sau:

“3. “Bản điện tử của giấy tờ, tài liệu” là văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức cấp, lập, ban hành theo quy định pháp luật về công tác văn thư hoặc kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật về giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, văn bản công chứng điện tử theo quy định pháp luật về công chứng hoặc các loại giấy tờ, tài liệu khác được thể hiện, tạo lập ở dạng dữ liệu điện tử có chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

2. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 4 như sau:

“1. Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được chứng nhận lãnh sự theo yêu cầu, đề nghị của cá nhân, tổ chức.”

3. Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2 Điều 5 như sau:

“1. Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước và thực hiện việc phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật (sau đây gọi là Cơ quan có thẩm quyền trong nước).

4. Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 6 như sau:

“2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tuyến theo quy định tại Điều 15a Nghị định này.”

5. Sửa đổi, bổ sung Điều 7 như sau:

“Điều 7. Ngôn ngữ, địa điểm chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

a) Tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước là tiếng Việt và tiếng Anh;

b) Tại Cơ quan đại diện là tiếng Việt và tiếng Anh. Cơ quan đại diện được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.

6. Sửa đổi, bổ sung Điều 8 như sau:

“Điều 8. Chi phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

7. Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:

“Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

8. Sửa đổi, bổ sung Điều 10 như sau:

“Điều 10. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

9. Bổ sung Điều 10a vào sau Điều 10 như sau:

“Điều 10.a Trả lại hồ sơ trong trường hợp xác minh không có kết quả

“Mục 1

11. Sửa đổi tên Điều 11, sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d khoản 1 và khoản 4, khoản 5 Điều 11 như sau:

a) Sửa đổi tên Điều 11 như sau:

“Điều 11. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước”

b) Sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d khoản 1 Điều 11 như sau:

“b) Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử;

c) Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước.”

c) Sửa đổi, bổ sung khoản 4, khoản 5 Điều 11 như sau:

“4. Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận.

12. Sửa đổi, bổ sung khoản 3 Điều 12 như sau:

“3. Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết theo quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 11 Nghị định này. Trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 10a Nghị định này, người đề nghị đã nộp hồ sơ theo quy định tại Điều 11 Nghị định này và có đề nghị thực hiện thủ tục chứng nhận xuất trình thì không phải nộp lại hồ sơ.”

13. Sửa đổi tên Điều 13 và sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d khoản 1, khoản 2 và khoản 4 Điều 13 như sau:

a) Sửa đổi tên Điều 13 như sau:

“Điều 13. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện”

b) Sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d khoản 1 Điều 13 như sau:

“b) Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại;

c) Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Cơ quan có thẩm quyền trong nước chứng nhận theo quy định tại Điều 11 Nghị định này hoặc giấy tờ, tài liệu do Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước khác lập, cấp, xác nhận, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.”

c) Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 13 như sau:

“2. Cơ quan đại diện thực hiện chứng nhận lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận lãnh sự của Cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc con dấu, chữ ký, chức danh của Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước khác trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam thông báo hoặc kết quả xác minh theo quy định tại khoản 4 Điều này.”

d) Sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 13 như sau:

“4. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc Cơ quan đại diện tại nước khác xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan được đề nghị xác minh có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.”

“Mục 2

15. Sửa đổi tên Điều 14 và sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d, e khoản 1 và khoản 3 Điều 14 như sau:

a) Sửa đổi tên Điều 14 như sau:

“Điều 14. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước”

b) Sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d khoản 1 Điều 14 như sau:

“b) Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử;

c) Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;”

c) Sửa đổi, bổ sung điểm e khoản 1 Điều 14 như sau:

“e) 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d để lưu tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước.”

d) Sửa đổi, bổ sung khoản 3 Điều 14 như sau:

“3. Cơ quan có thẩm quyền trong nước thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.”

16. Sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d, e khoản 1 và khoản 3 Điều 15 như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung các điểm b, c, d khoản 1 Điều 15 như sau:

“b) Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại;

c) Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài hoặc cơ quan đại diện nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm;”

b) Sửa đổi, bổ sung điểm e khoản 1 Điều 15 như sau:

“e) 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d để lưu tại Cơ quan đại diện.”

c) Sửa đổi, bổ sung khoản 3 Điều 15 như sau:

“3. Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.”

17. Bổ sung Mục 2a vào sau Mục 2 của Chương II và bổ sung Điều 15a vào sau Điều 15 như sau:

a) Bổ sung Mục 2a vào sau Mục 2 của Chương II như sau:

“Mục 2a

b) Bổ sung Điều 15a vào sau Điều 15 như sau:

“Điều 15a. Tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trên môi trường điện tử

a) Đăng nhập tài khoản trên cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử; cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

b) Đối với hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, người đề nghị cần đăng tải kèm theo bản điện tử của bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người đề nghị bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định tại khoản 1 Điều này và không thuộc trường hợp quy định tại Điều 9, Điều 10 Nghị định này thì gửi ngay thông báo nộp phí cho người đề nghị qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người đề nghị hoặc chức năng gửi tin nhắn tới người đề nghị của cổng dịch vụ công quốc gia;

c) Hồ sơ đề nghị chỉ được tiếp nhận chính thức để xử lý và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả qua cách thức quy định tại điểm b khoản này sau khi đã được hoàn thiện, bổ sung, bảo đảm đầy đủ, phù hợp và nộp phí theo quy định.

Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này và được tính từ thời điểm gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả cho người đề nghị.

d) Trường hợp bản điện tử của giấy tờ, tài liệu thuộc các trường hợp quy định tại Điều 9, Điều 10 Nghị định này, cơ quan tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận, nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ gửi tới người đề nghị theo cách thức quy định tại điểm b khoản này.

đ) Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo cách thức quy định tại điểm b khoản này. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện quy trình xác minh theo quy định tương ứng tại khoản 6 Điều 11, khoản 4 Điều 13, khoản 5 Điều 14, khoản 5 Điều 15 Nghị định này.

a) Kiểm tra tính xác thực của chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam trên bản điện tử của giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật liên quan đến giao dịch điện tử, chữ ký số và chứng thư số; hoặc

b) Kiểm tra tính xác thực của chữ ký điện tử của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài tại Việt Nam đã được thông báo, giới thiệu chính thức qua đường ngoại giao trên bản điện tử của giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc kiểm tra tính xác thực của chữ ký điện tử của Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm đã được thông báo, giới thiệu chính thức qua đường ngoại giao trên bản điện tử của giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện ở nước ngoài; hoặc

c) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của chữ ký số trên bản điện tử giấy tờ, tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự hoặc kết quả trả lời của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài khẳng định tính xác thực của chữ ký số trên bản điện tử giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

18. Sửa đổi, bổ sung điểm b khoản 3, khoản 4 Điều 17 và bổ sung khoản 5 vào sau khoản 4 Điều 17 như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung điểm b khoản 3 Điều 17 như sau:

“b) Lưu trữ trong thời hạn 02 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều này.”

b) Sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 17 như sau:

“4. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp thông tin liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.”

c) Bổ sung khoản 5 vào sau khoản 4 Điều 17 như sau:

“5. Việc lưu trữ hồ sơ giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trên môi trường điện tử thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.”

19. Bổ sung điểm e, điểm g, điểm h vào sau điểm đ khoản 2 Điều 18 như sau:

“e) Đào tạo, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu khi tiếp nhận phân cấp.

g) Ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ, mẫu giấy tờ và việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh phục vụ cho công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

h) Quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu về hợp pháp hóa lãnh sự với cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh để sử dụng kết quả hợp pháp hóa lãnh sự đối với thủ tục hành chính có liên quan của cá nhân, tổ chức.”

20. Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 20 như sau:

“2. Thông báo kịp thời cho Bộ Ngoại giao mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh, thời hạn ủy quyền của các cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền ký cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu và thông báo lại ngay khi có sự thay đổi; định kỳ hàng năm rà soát mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh của cơ quan, tổ chức để thông báo cho Bộ Ngoại giao.”

21. Sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 1 Điều 21 như sau:

“a) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mục đích sử dụng và về nội dung, tính xác thực, hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu đó.”

1. Thay thế cụm từ “Bộ Ngoại giao” bằng cụm từ “Cơ quan có thẩm quyền trong nước” tại khoản 2, khoản 6 Điều 11, Điều 12, khoản 2, khoản 5 Điều 14.

2. Bãi bỏ quy định tại Điều 19 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.