Kế hoạch 11138/KH-UBND Khánh Hòa triển khai Quyết định 76/QĐ-TTg lưu trữ dự phòng tài liệu

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức triển khai kịp thời, đồng bộ và hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 76/QĐ-TTg và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

b) Lựa chọn, thống kê, lập danh mục, chỉnh lý, số hóa và bàn giao tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng; bảo đảm tính toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc; góp phần bảo đảm an toàn, bảo vệ và duy trì khả năng khai thác, sử dụng lâu dài đối với tài liệu lưu trữ có giá trị.

c) Nâng cao trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong công tác bảo quản, bảo vệ và số hóa tài liệu lưu trữ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ.

2. Yêu cầu

a) Việc triển khai thực hiện Kế hoạch phải bám sát nội dung, nhiệm vụ, giải pháp và tiến độ tại Quyết định số 76/QĐ-TTg; phù hợp với tình hình thực tế tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại tỉnh.

b) Bảo đảm phương châm “6 rõ”, gồm: rõ cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện; rõ công việc; rõ thời gian thực hiện; rõ trách nhiệm; rõ thẩm quyền; rõ sản phẩm.

c) Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ dự phòng được thực hiện theo hồ sơ, không lựa chọn từng tài liệu đơn lẻ; kết quả được thống kê, lập thành Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

d) Tài liệu đưa vào số hóa phải được chỉnh lý theo quy định; sản phẩm số hóa phải bảo đảm chất lượng, yêu cầu kỹ thuật và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa phải được tạo lập đầy đủ theo quy định pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

đ) Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa Sở Nội vụ, các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan và Bộ Nội vụ trong quá trình triển khai; phối hợp kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa trước khi bàn giao.

e) Thực hiện hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí; kế thừa kết quả của các chương trình, dự án, đề án số hóa, chuyển đổi số và các nhiệm vụ có liên quan đã, đang và sẽ triển khai trên địa bàn tỉnh.

II. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

1. Phạm vi Thực hiện đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của tỉnh, trong đó tập trung vào tài liệu đang được bảo quản tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh và thuộc diện lựa chọn để lưu trữ dự phòng theo Quyết định số 76/QĐ-TTg và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

2. Đối tượng thực hiện

a) Sở Nội vụ và đơn vị trực thuộc có chức năng, nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ (nếu có).

b) Các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có liên quan đến việc quản lý, bảo quản, chỉnh lý, số hóa và cung cấp tài liệu lưu trữ.

c) Các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc phối hợp bố trí nguồn lực, kinh phí, hạ tầng kỹ thuật và bảo đảm an toàn thông tin phục vụ triển khai thực hiện Kế hoạch.

III. NHIỆM VỤ, TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 76/QĐ-TTg

a) Nội dung Tổ chức tuyên truyền, phổ biến nội dung Quyết định số 76/QĐ-TTg, Kế hoạch của UBND tỉnh và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ về lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

b) Hình thức

- Đăng tải thông tin trên Cổng thông tin điện tử, Trang thông tin điện tử và các phương tiện thông tin đại chúng phù hợp.

- Lồng ghép nội dung tuyên truyền, phổ biến trong các hội nghị, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ.

- Thực hiện các hình thức tuyên truyền phù hợp với tình hình thực tế.

c) Thời gian: Năm 2026.

d) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

đ) Cơ quan phối hợp: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

e) Sản phẩm: Nội dung tuyên truyền, hội nghị/tập huấn, tài liệu hướng dẫn và các sản phẩm truyền thông phù hợp.

2. Thống kê, lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng

a) Nội dung

- Rà soát tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để xác định tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc diện cần thực hiện lưu trữ dự phòng.

- Lựa chọn tài liệu thuộc diện lưu trữ dự phòng theo quy định tại Quyết định số 76/QĐ-TTg và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Thống kê, lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng theo mẫu hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Văn bản số 8210/BNV-CVT&LTNN.

- Hoàn thiện và gửi Danh mục về Bộ Nội vụ để xem xét, tổng hợp theo quy định.

b) Thời gian: Từ năm 2026 đến năm 2027.

c) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

d) Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

đ) Sản phẩm: Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh Khánh Hòa.

3. Chỉnh lý tài liệu phục vụ số hóa

a) Nội dung

- Kiểm tra tình trạng vật lý, tình trạng chỉnh lý của tài liệu trong Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng.

- Thực hiện chỉnh lý đối với tài liệu chưa được chỉnh lý hoặc cần hoàn thiện chỉnh lý trước khi số hóa.

- Hoàn thiện hồ sơ, mục lục và các thông tin cần thiết phục vụ quá trình số hóa và tạo lập dữ liệu chủ.

- Bảo đảm việc chỉnh lý không làm thay đổi, mất mát hoặc ảnh hưởng đến giá trị, tính toàn vẹn của tài liệu.

b) Thời gian: Từ năm 2026 đến năm 2032.

c) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

d) Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

đ) Sản phẩm: Tài liệu được chỉnh lý đầy đủ, đủ điều kiện đưa vào số hóa.

4. Số hóa tài liệu lưu trữ

a) Nội dung

- Số hóa tài liệu thuộc danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng đã được xác định.

- Tổ chức số hóa theo quy trình, tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Tạo lập đầy đủ dữ liệu chủ của tài liệu số hóa theo quy định.

- Kiểm tra, nghiệm thu chất lượng sản phẩm số hóa.

- Phối hợp với Bộ Nội vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa trước khi bàn giao.

b) Thời gian: Từ năm 2026 đến năm 2032.

c) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

d) Cơ quan phối hợp: Sở Khoa học và Công nghệ, các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan và theo yêu cầu của Bộ Nội vụ.

đ) Sản phẩm: Tài liệu lưu trữ được số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa bảo đảm yêu cầu.

5. Bàn giao tài liệu số hóa và dữ liệu chủ cho Bộ Nội vụ

a) Nội dung

- Định kỳ hằng năm tổng hợp sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa đã hoàn thành.

- Tổ chức kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ, dữ liệu và các điều kiện kỹ thuật trước khi bàn giao.

- Định kỳ ngày 15 tháng 12 hằng năm bàn giao sản phẩm số hóa cho Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) theo phương thức, tiêu chuẩn và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Tài liệu số hóa và dữ liệu chủ được bàn giao theo từng phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

b) Thời gian: Từ năm 2027 đến hết năm 2033.

c) Thời hạn: Hoàn thành việc bàn giao định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm.

d) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

đ) Cơ quan phối hợp: Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước), các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

e) Sản phẩm: Biên bản/hồ sơ bàn giao, tài liệu số hóa và dữ liệu chủ được bàn giao theo quy định.

6. Kiểm tra, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện

a) Nội dung

- Theo dõi tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ theo Kế hoạch.

- Kiểm tra việc thống kê, lựa chọn, chỉnh lý, số hóa và bàn giao tài liệu.

- Kịp thời xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các khó khăn, vướng mắc phát sinh.

- Đánh giá kết quả thực hiện hằng năm và giai đoạn.

- Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch theo yêu cầu của UBND tỉnh và Bộ Nội vụ.

b) Thời gian: Từ năm 2026 đến năm 2033.

c) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

d) Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Kinh phí thực hiện Kế hoạch được bố trí từ nguồn ngân sách nhà nước trong dự toán hằng năm của tỉnh theo phân cấp ngân sách hiện hành và các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

2. Lồng ghép kinh phí thực hiện với các chương trình, dự án, đề án về lưu trữ, chuyển đổi số, số hóa tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin và các chương trình, dự án, đề án có liên quan nếu bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật.

3. Việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí thực hiện Kế hoạch phải bảo đảm đúng quy định, tiết kiệm, hiệu quả, tránh trùng lặp, lãng phí.

4. Hằng năm, căn cứ nhiệm vụ được giao và khả năng cân đối ngân sách, Sở Nội vụ dự toán kinh phí, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện theo quy định.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Là cơ quan đầu mối, chủ trì tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch; hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan thực hiện các nhiệm vụ được giao.

b) Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử tỉnh rà soát, thống kê, lựa chọn, lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng; tổ chức chỉnh lý, số hóa và tạo lập dữ liệu chủ của tài liệu số hóa theo quy định.

c) Chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa trước khi bàn giao.

d) Chủ trì tổng hợp, tổ chức bàn giao tài liệu số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa cho Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) theo quy định.

đ) Chủ động theo dõi tiến độ, tổng hợp khó khăn, vướng mắc; trường hợp vượt thẩm quyền, kịp thời báo cáo UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo, báo cáo Bộ Nội vụ hướng dẫn, giải quyết.

e) Định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm, bàn giao tài liệu số hóa và dữ liệu chủ, tổng hợp kết quả thực hiện của tỉnh theo yêu cầu; chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của số liệu, nội dung báo cáo.

2. Sở Tài chính

a) Phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch theo khả năng cân đối ngân sách và quy định của pháp luật.

b) Trên cơ sở dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch do đơn vị được giao chủ trì lập cùng thời điểm xây dựng dự toán hằng năm, Sở Tài chính cân đối, tổng hợp tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí trong khả năng cân đối ngân sách, theo định mức và quy định pháp luật hiện hành.

3. Sở Khoa học và Công nghệ

Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc ứng dụng khoa học, công nghệ, chuyển đổi số, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin và các nội dung có liên quan đến quá trình số hóa, bàn giao dữ liệu chủ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

4. Văn phòng UBND tỉnh Phối hợp theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện Kế hoạch; tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền.

5. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Phối hợp với Sở Nội vụ trong công tác tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 76/QĐ-TTg và Kế hoạch này trên các phương tiện thông tin đại chúng và các hình thức phù hợp.

6. Các cơ quan, đơn vị, địa phương Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc triển khai thực hiện Kế hoạch, bảo đảm hiệu quả, đúng quy định. Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện./.