Hướng dẫn 05-HD/VPTW 2026 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng

a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản giấy và văn bản điện tử của Đảng.

b) Văn bản chứa bí mật nhà nước thực hiện theo Hướng dẫn này và các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Văn bản chuyên ngành, văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác không thuộc phạm vi điều chỉnh của Hướng dẫn này.

a) Các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng từ Trung ương đến chi bộ.

b) Các tổ chức, cơ quan hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng Hướng dẫn này.

2.1.1. Văn bản của đại hội: Văn bản của đại hội đảng cấp nào thì ghi tên đại hội đảng cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên (riêng chi bộ thì không ghi đại hội toàn thể đảng viên) lần thứ mấy, trường hợp không xác định được đại hội lần thứ mấy thì ghi thời gian của nhiệm kỳ đại hội. Văn bản của đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghi tên đại hội và tên cơ quan ban hành văn bản là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu.

Ví dụ 1: Văn bản của đại hội

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ TỈNH NGHỆ AN LẦN THỨ …
*

* Ví dụ 2: Văn bản của đoàn chủ tịch

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ ĐẶC KHU VÂN ĐỒN LẦN THỨ …
ĐOÀN CHỦ TỊCH
*

Ví dụ 3: Văn bản của ban kiểm phiếu

ĐẠI HỘI CHI BỘ TỔ 16 NHIỆM KỲ …
BAN KIỂM PHIẾU
*

2.1.2. Văn bản của cấp uỷ.

2.1.3. Văn bản của tổ chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ các cấp (cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc, đơn vị sự nghiệp của Đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…) ghi tên cấp uỷ mà cơ quan đó trực thuộc và tên tổ chức, cơ quan đảng.

2.1.4. Văn bản của đơn vị được lập theo quyết định của tổ chức, cơ quan đảng ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp và tên đơn vị.

Ví dụ:

BAN TỔ CHỨC TRUNG ƯƠNG VỤ TỔ CHỨC - ĐIỀU LỆ *

2.1.5. Văn bản của liên cơ quan ghi tên các tổ chức, cơ quan ban hành văn bản.

Ví dụ:

ỦY BAN KIỂM TRA TỈNH UỶ SƠN LA - CÔNG AN TỈNH SƠN LA *

2.2.1. Trình bày tên cơ quan ban hành văn bản ở góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản (ô số 2, Phụ lục 1).

2.2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày cân đối dưới tên cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có).

2.2.3. Tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Đối với văn bản của liên cơ quan thì ghi tên tổ chức, cơ quan chủ trì trước, giữa các tên tổ chức, cơ quan có dấu gạch nối (-).

3.1.1. Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan.

3.1.2. Ký hiệu văn bản gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.

b) Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành văn bản.

(i) Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của đại hội (gồm: đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) ghi chung ký hiệu là "ĐH".

Ví dụ 1: Báo cáo của đại hội

Số 01-BC/ĐH

Ví dụ 2: Biên bản của ban kiểm phiếu

Số 20-BB/ĐH

(ii) Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng ghi chữ viết tắt tên cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng đó.

Ví dụ 1: Quy định của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương

Số 23-QĐ/UBKTTW

Ví dụ 2: Chỉ thị của tỉnh uỷ

Số 06-CT/TU

Ví dụ 3: Công văn của ban tuyên giáo và dân vận tỉnh uỷ

Số 138-CV/BTGDVTU

(iii) Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của liên cơ quan ghi chữ viết tắt tên các cơ quan ban hành văn bản.

Ví dụ: Quy chế của ban tổ chức tỉnh uỷ và ban nội chính tỉnh uỷ

Số 05-QC/BTCTU-BNCTU

(iv) Ký hiệu một số tên cơ quan ban hành văn bản thống nhất như sau:

- Đảng uỷ và chi bộ:

Đảng uỷ quân sự: ĐUQS; riêng Quân uỷ Trung ương: QUTW

Đảng uỷ công an: ĐUCA

Đảng uỷ biên phòng: ĐUBP

Các đảng uỷ khác: ĐU

Chi bộ: CB

- Cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc:

Uỷ ban Kiểm tra: UBKT

Cơ quan uỷ ban kiểm tra: CQUBKT

Ban tuyên giáo và dân vận: BTGDV

Ban xây dựng đảng: BXDĐ

- Ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng...

Ban chỉ đạo: BCĐ

Tiểu ban: TB

Hội đồng: HĐ

- Đơn vị sự nghiệp của Đảng

Báo Nhân Dân: BND

Tạp chí Cộng sản: TCCS

Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: HVCTQGHCM

Đài Truyền hình Việt Nam: ĐTHVN

Đài Tiếng nói Việt Nam: ĐTNVN

Thông tấn xã Việt Nam: TTXVN

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: VHLKHXHVN

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam: VHLKHCNVN

Trường chính trị: TCT

Trung tâm chính trị: TTCT

Cơ quan báo và phát thanh truyền hình: CQBPTTH

3.2.1. Trình bày số và ký hiệu văn bản cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3, Phụ lục 1).

3.2.2. Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số không (0) phía trước, giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt của tên liên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).

4.1.1. Địa danh ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của xã, phường, đặc khu trực thuộc tỉnh, thành phố) nơi cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng đặt trụ sở.

4.1.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm người có thẩm quyền ký văn bản.

4.2.1. Trình bày địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản cân đối dưới tiêu đề (ô số 4, Phụ lục 1).

4.2.2. Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số không (0) phía trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm; giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).

Ví dụ:

Hà Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2026

4.2.3. Cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt.

Ví dụ: TP (thành phố), ĐK (đặc khu)…

5.1.1. Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản. Văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừ công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một cụm từ ngắn gọn, phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản; trong một số văn bản có thể ghi tác giả vào trích yếu nội dung văn bản.

Ví dụ 1:

BÁO CÁO

kết quả đại hội chi bộ nhiệm kỳ …

-----

Ví dụ 2:

QUYẾT ĐỊNH

khen thưởng tổ chức đảng và đảng viên năm …

-----

Ví dụ 3:

KẾT LUẬN

CỦA BAN THƯỜNG VỤ THÀNH UỶ

về phát triển kinh tế tư nhân

-----

5.1.2. Riêng báo cáo chính trị do cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng có thể ghi chủ đề đại hội thay cho tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Ví dụ:

DƯỚI LÁ CỜ VẺ VANG CỦA ĐẢNG, CHUNG SỨC, ĐỒNG LÒNG THỰC HIỆN THẮNG LỢI CÁC MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN ĐẤT NƯỚC ĐẾN NĂM 2030; TỰ CHỦ CHIẾN LƯỢC, TỰ CƯỜNG, TỰ TIN, TIẾN MẠNH TRONG KỶ NGUYÊN VƯƠN MÌNH CỦA DÂN TỘC VÌ HOÀ BÌNH, ĐỘC LẬP, DÂN CHỦ, GIÀU MẠNH, PHỒN VINH, VĂN MINH, HẠNH PHÚC, VỮNG BƯỚC ĐI LÊN CHỦ NGHĨA XÃ HỘI
(Báo cáo của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XIII trình Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIV của Đảng)
-----

5.2.1. Tên loại văn bản trình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày cân đối dưới tên loại văn bản, phía dưới có 05 dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản.

5.2.2. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1).

5.2.3. Riêng trích yếu nội dung văn bản của tên loại văn bản công văn trình bày cân đối dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 5b, Phụ lục 1).

Ví dụ:

Số 686-CV/VPTU
về việc chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 12 khoá XIII

6.1.1. Đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.

6.1.2. Phù hợp với tên loại văn bản, văn phong diễn đạt phổ thông, đúng ngữ pháp tiếng Việt, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.

6.1.3. Có thể viết tắt những cụm từ thông dụng, sử dụng nhiều lần trong một văn bản, các chữ viết tắt lần đầu trong văn bản phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau cụm từ đó.

6.1.4. Khi viện dẫn nội dung của văn bản khác cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; các lần viện dẫn tiếp theo cùng một văn bản đã dẫn thì chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

6.1.5. Giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.

6.1.6. Tuỳ theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm... cho phù hợp.

6.2.1. Trình bày nội dung văn bản dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 6, Phụ lục 1).

6.2.2. Nội dung văn bản được dàn đều về cả hai lề; khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) từ 18pt đến 22pt (Exactly); kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).

6.2.3. Phần căn cứ ban hành (nếu có) trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản; ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng luật, pháp lệnh thì ghi tên luật, pháp lệnh và năm ban hành). Mỗi căn cứ được trình bày thành một dòng hoặc một khổ riêng, trước mỗi căn cứ có 1 dấu gạch ngang (-), sau mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu chấm (.).

6.2.4. Những văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:

7.1.1. Quyền hạn ký văn bản của mỗi cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng phải được quy định bằng văn bản.

7.1.2. Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản. Ghi đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi tên cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng kèm theo chức vụ của người ký văn bản (như phó bí thư tỉnh uỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm tra…), trừ văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng và văn bản của liên cơ quan ban hành.

7.1.3. Họ tên người ký văn bản là họ tên đầy đủ của người ký; không ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu… trước họ tên người ký văn bản.

7.1.4. Chữ ký thể hiện trách nhiệm của người ký đối với văn bản; không ký nháy, ký tắt đối với văn bản ban hành.

7.2.1. Trình bày quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản ở góc phải, dưới phần nội dung văn bản (ô số 7a, Phụ lục 1).

7.2.2. Chữ ký của người có thẩm quyền trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số 7c, Phụ lục 1). Chữ ký trên văn bản giấy bằng bút mực màu xanh, không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản. Chữ ký trên văn bản điện tử là màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt, đặt canh giữa chức vụ người ký và họ tên người ký.

7.2.3. Họ và tên của người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản (ô số 7b, Phụ lục 1).

7.2.4. Riêng biên bản hội nghị cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng và văn bản của liên cơ quan ban hành trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan, người tham gia khác trình bày ở phía trái; nếu nhiều cơ quan, người tham gia thì trình bày tiếp xuống dòng dưới.

8.1.1. Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của tổ chức, cơ quan ban hành văn bản.

Văn bản ban hành phải có dấu của tổ chức, cơ quan để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

8.1.2. Đối với chi bộ không có con dấu riêng thì bí thư hoặc phó bí thư (nếu được phân công) thay mặt chi bộ ký các văn bản của chi bộ. Trường hợp cần phát hành văn bản có con dấu, có thể thực hiện việc ký thừa lệnh để sử dụng con dấu của cấp uỷ cấp trên.

8.2.1. Trình bày dấu, chữ ký số của tổ chức, cơ quan ban hành văn bản dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số 8, Phụ lục 1).

8.2.2. Dấu của tổ chức, cơ quan trên văn bản giấy phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái. Mực dấu màu đỏ tươi.

8.2.3. Chữ ký số của tổ chức, cơ quan là hình ảnh dấu của tổ chức, cơ quan ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png) nền trong suốt.

8.2.4. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản thực hiện theo quy định của cấp uỷ, thủ trưởng tổ chức, cơ quan đảng. Dấu treo đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục. Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của các trang trong từng phụ lục, trùm lên một phần các tờ văn bản, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.

9.1.1. Nơi nhận văn bản xác định những tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản để thực hiện, để giải quyết, để báo cáo hoặc để biết, để trao đổi, để lưu…; nơi nhận văn bản được xác định cụ thể trong văn bản.

9.1.2. Văn bản gửi một số tổ chức, cơ quan, cá nhân cụ thể thì ghi tên từng tổ chức, cơ quan, cá nhân được nhận văn bản; văn bản gửi nhiều tổ chức, cơ quan, cá nhân thì ghi chung theo nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân.

9.2.1. Trình bày nơi nhận văn bản ở góc trái, dưới nội dung văn bản (ô số 9a, Phụ lục 1). Cụm từ "Nơi nhận" trình bày một dòng riêng, dưới cụm từ này có đường kẻ ngang nét liền, tương ứng với chiều dài của cụm từ này.

9.2.2. Trình bày tên tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản dưới cụm từ "Nơi nhận".

9.2.3. Đối với tên loại văn bản là công văn thì tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết được liệt kê tại phần "Kính gửi", ở chính giữa, trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần "Nơi nhận" cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

9.2.4. Đối với tên loại văn bản là tờ trình thì trình bày thêm từ "Kính trình" và liệt kê tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc ở dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần "Nơi nhận" cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

9.2.5. Sau các từ "Nơi nhận", "Kính gửi", "Kính trình" có dấu hai chấm (:); sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản ở phần "Kính gửi", "Kính trình" có dấu chấm phẩy (;); sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản ở phần "Nơi nhận" có dấu chấm phẩy (;), kết thúc nơi lưu văn bản có dấu chấm.

2.2.1. Dấu "Bản sao văn bản" đóng phía bên trái, phía dưới Nơi nhận văn bản được sao (mẫu dấu tại Phụ lục 3).

2.2.2. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản trình bày bên phải, phía dưới quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.

4.1.1. Lề trên: Cách mép trên trang văn bản 20 mm.

4.1.2. Lề dưới: Cách mép dưới trang văn bản 20 mm.

4.1.3. Lề trái: Cách mép trái trang văn bản 30 mm.

4.1.4. Lề phải: Cách mép phải trang văn bản 15 mm.

4.2.1. Lề trên: Cách mép trên trang văn bản 20 mm.

4.2.2. Lề dưới: Cách mép dưới trang văn bản 20 mm.

4.2.3. Lề trái: Cách mép trái trang văn bản 15 mm.

4.2.4. Lề phải: Cách mép phải trang văn bản 30 mm.