Công văn 260/VTLTNN-NVĐP 2005 xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ

Điều 1. Phạm vi và đối tượng Điều chỉnh

Quy định phạm vi áp dụng của quy chế.

Quy định đối tượng Điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ:

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

- Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ:

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư và lưu trữ;

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ;

- Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;

- Trách nhiệm của mỗi cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức.

Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

- Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan.

- Tổ chức, nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan.

Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Quy định cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định.

Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Quy định mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 7. Hình thức văn bản

Quy định cụ thể các hình thức văn bản mà cơ quan được phép ban hành:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính thông thường;

- Văn bản chuyên ngành (nếu có)...

Điều 8. Thể thức văn bản

Quy định thể thức các loại văn bản mà cơ quan, tổ chức được phép ban hành:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành (nếu có);

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài (nếu có)...

Kèm theo Điều này cần có một số phụ lục về mẫu trình bày từng loại văn bản và bảng chữ viết tắt tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức để ghi ký hiệu văn bản.

Điều 9. Soạn thảo văn bản

- Quy định về việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo các Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

- Quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; của đơn vị và cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản đối với việc soạn thảo văn bản hành chính trong cơ quan, tổ chức.

Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Quy định về quy trình duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.

Điều 11. Đánh máy, nhân bản

Quy định những yêu cầu của việc đánh máy, nhân bản văn bản trong cơ quan, tổ chức.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị hoặc các nhân chủ trì soạn thảo văn bản trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 13. Ký văn bản

- Thẩm quyền ký: của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; các trường hợp ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.), ký thừa ủy quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của người ký văn bản về số lượng bản ký trực tiếp; số lượng bản phát hành; gửi văn bản vượt cấp (nếu có).

- Loại bút, mực dùng để ký văn bản.

Điều 14. Bản sao văn bản

- Các hình thức sao văn bản (sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục).

- Thể thức của bản sao.

- Giá trị pháp lý của các bản sao có dấu.

- Giá trị pháp lý của các bản sao không có dấu.

Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến

Quy định tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Quy định chi Tiết việc tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ (hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến).

Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến

- Thời hạn trình và chuyển giao văn bản (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc đối với từng loại văn bản khẩn và văn bản thường).

- Yêu cầu chuyển giao chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Trách nhiệm của người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.

- Quy định thời hạn giải quyết đối với văn bản đến loại khẩn và loại bình thường.

Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi

Quy định tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản;

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 20. Chuyển phát văn bản đi

- Quy định thời hạn chuyển phát văn bản đi đối với loại khẩn và loại thường.

- Quy định trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi bằng Fax, gửi qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Điều 21. Lưu văn bản đi

- Quy định số lượng và nơi lưu văn bản phát hành.

- Yêu cầu đối với tập lưu văn bản đi ở văn thư của cơ quan, tổ chức.

- Yêu cầu giấy và mực in đối với bản lưu văn bản quy phạm pháp luật.

Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

- Khái niệm hồ sơ.

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành.

- Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

- Thời hạn giao nộp, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô- phim, tài liệu ghi âm, ghi hình.

- Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).

- Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành.

Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

- Quy định về người giữ dấu, việc bảo quản con dấu trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính.

- Trách nhiệm của nhân viên văn thư trong việc giữ và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

Điều 26. Đóng dấu

- Quy định cách đóng dấu lên bản chính, lên chữ ký.

- Quy định về đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu nổi (nếu có).

Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Quy định trách nhiệm hàng năm của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan.

Điều 29. Xác định giá trị tài liệu

- Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành trong việc nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

- Nhiệm vụ của Hội đồng.

- Thành phần Hội đồng.

- Phương thức làm việc của Hội đồng.

Điều 31. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Thẩm quyền của cơ quan, tổ chức trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị đối với cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu có).

- Thẩm quyền của cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức.

- Thẩm quyền của người đứng đầu trong việc quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức.

- Thủ tục và hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử)

- Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan.

- Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Điều 33. Thống kê tài liệu lưu trữ

- Đối tượng thống kê lưu trữ.

- Chế độ thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Quy định tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ.

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành trong việc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ.

Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành.

- Cá nhân trong cơ quan;

- Cá nhân ngoài cơ quan;

- Cá nhân có nhu cầu riêng chính đáng. trên.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với từng đối tượng

Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phòng đọc phục vụ tại chỗ;

- Cho mượn về phòng làm việc;

- Các hình thức khác (nếu có).

Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.

- Thẩm quyền của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).

- Thẩm quyền của người phụ trách lưu trữ cơ quan.

Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Quy định việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để quản lý như: sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả.

Điều 39. Khen thưởng và xử lý vi phạm