Chỉ thị 22/2012/CT-UBND Về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi

Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015, Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành Quyết định số 1501/QĐ-UBND ngày 29/10/2010 về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng và phát triển CNTT trong hoạt động các cơ quan Nhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2011 - 2015 và Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 17/3/2011 về việc điều chỉnh, bổ sung Phụ lục kèm theo Kế hoạch ứng dụng và phát triển CNTT trong hoạt động các cơ quan Nhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2011 - 2015. Trong thời gian qua, nhiều sở, ban ngành, UBND huyện, thành phố (sau đây gọi tắt là cơ quan nhà nước) đã được đầu tư về hạ tầng kỹ thuật, phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, hệ thống thư điện tử và đã tích cực ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quan trọng.

Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh vẫn chưa tận dụng những điều kiện hiện có để tạo nên môi trường làm việc điện tử ngày càng hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian; phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống; công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp còn rất hạn chế.

Trước thực trạng nêu trên, nhằm tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, đồng thời nhằm tổ chức thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, UBND tỉnh Quảng Ngãi chỉ thị:

a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng thường xuyên và liên tục; đồng thời, chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trong cơ quan mình sử dụng văn bản điện tử phục vụ quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này.

b) Quán triệt tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) của cơ quan: Tăng cường và thường xuyên ứng dụng CNTT, tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ để nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động, thực hành tiết kiệm, góp phần phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Trên cơ sở đó, xây dựng lộ trình thực hiện bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong công việc, tạo thói quen làm việc điện tử hiện đại, hiệu quả để đảm bảo đến năm 2015 đạt 70% các văn bản, tài liệu chính thức giữa các cơ quan nhà nước (cấp huyện và cấp tỉnh) được trao đổi hoàn toàn dưới dạng văn bản điện tử.

c) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác:

- Sử dụng Cổng Thông tin điện tử tỉnh Quảng Ngãi, Trang thông tin thành phần của cơ quan, địa phương để đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi, các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hành chính thông thường và các loại thông tin khác được nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến.

- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy, các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; từng bước mở rộng áp dụng đối với hồ sơ trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn.

a) Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng lộ trình thực hiện, triển khai thí điểm và đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động cơ quan nhà nước các cấp.

b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan triển khai công tác hướng dẫn, đôn đốc, tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của CBCCVC sử dụng văn bản điện tử trong công việc.

c) Thực hiện hướng dẫn hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký số và ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; kiểm tra đánh giá việc tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn này.

d) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị có liên quan tham mưu cho UBND tỉnh:

- Chỉ đạo việc tăng cường khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh; có giải pháp để nâng cao năng lực quản lý và các tính năng, chức năng kỹ thuật của hệ thống thư điện tử tỉnh nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của người sử dụng phục vụ công tác chuyên môn và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp.

- Quy định cụ thể việc sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng UBND tỉnh với cơ quan nhà nước phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh qua mạng.

Chậm nhất trong Quý I năm 2013, phải trình UBND tỉnh ban hành quy định cụ thể về việc gửi, nhận văn bản điện tử; quy định cụ thể danh mục các văn bản thực hiện trao đổi trên môi trường mạng (không gửi văn bản giấy).

e) Định kỳ hàng quý, năm tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh tình hình thực hiện Chỉ thị này của cơ quan nhà nước các cấp; đề xuất giải pháp thúc đẩy triển khai các nội dung của Chỉ thị này.

Ưu tiên bố trí kinh phí kịp thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn vốn khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống về quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, hệ thống thư điện tử, chữ ký số trong hoạt động các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh theo kế hoạch được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.

Tổ chức tuyên truyền bằng nhiều hình thức khác nhau để nâng cao nhận thức trong toàn bộ hệ thống chính trị, người dân và doanh nghiệp về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc triển khai thực hiện Chỉ thị này trên địa bàn tỉnh.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và các đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định.