Chỉ thị 13/2003/CT-UBND Về việc tăng cường công tác lưu trữ

Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 và Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về "tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới", trong những năm qua, các cấp, các ngành ở thành phố đã có nhiều cố gắng trong việc thu thập, chỉnh lý, khai thác và bảo quản tài liệu - một tài sản của quốc gia. Tài liệu lưu trữ đã đáp ứng một phần yêu cầu nghiên cứu phục vụ các nhiệm vụ chính trị của các cấp uỷ Đảng và chính quyền.

Tuy nhiên, công tác lưu trữ ở các cơ quan trong thành phố còn nhiều điểm yếu, chưa thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, mặt khác đội ngũ làm công tác lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật không đủ để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ; chưa có phòng, kho để bảo quản an toàn tài liệu, có một số cơ quan, đơn vị tài liệu chưa được sắp xếp chỉnh lý, bị thất lạc, mất mát, hư hỏng không tìm được khi cần tra cứu...

Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu của thành phố trong tình hình mới, Uỷ ban nhân dân  thành phố yêu cầu các cấp, các ngành thực hiện các việc sau đây:

1- Tổ chức học tập, quán triệt Pháp lệnh lưu trữ quốc gia cho cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ.

2- Ban tổ chức chính quyền thành phố nghiên cứu đề xuất, hướng dẫn việc tổ chức bộ phận lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị theo đúng hướng dẫn của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) tại Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998; xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ.

3- Uỷ ban nhân dân  các quận, huyện, thị xã bố trí kho lưu trữ để tiếp nhận tài liệu của các phòng, ban trực thuộc đến hạn nộp lưu.

Các Sở, Ban, Ngành trực thuộc thành phố bố trí một phòng phù hợp, thuận tiện để làm kho lưu trữ, tạo điều kiện tốt nhất để cán bộ lưu trữ thu thập tài liệu ở các phòng, ban, bộ phận trong cơ quan để sắp xếp, chỉnh lý, lựa chọn những tài liệu lưu trữ nộp vào Trung tâm lưu trữ thành phố theo quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.

Thủ trưởng các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo triển khai ngày việc sắp xếp, chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định, từng bước đưa công tác lưu trữ vào nề nếp, thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình.

Hàng năm, các cấp, các ngành thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ về Uỷ ban nhân dân  thành phố trước ngày 31/01 của năm sau.

4- Sở Tài chính- Vật giá hướng dẫn các cấp, các ngành lập dự trù kinh phí hàng năm cho công tác lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

5- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thành phố chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ thành phố căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, có kế hoạch thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan trực thuộc thành phố thực hiện thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

6- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thành phố phối hợp với Sở Khoa học công nghệ và môi trường nghiên cứu, đề xuất báo cáo Uỷ ban nhân dân  thành phố, Ban chỉ đạo công nghệ thông tin thành phố việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, đẩy nhanh các hoạt động này theo yêu cầu hiện đại hoá.

7- Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thành phố, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành trực thuộc thành phố, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân  các quận, huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành chỉ thị này. Trong quá trình triển khai thực hiện có điều gì vướng mắc báo cáo kịp thời về Uỷ ban nhân dân thành phố để có biện pháp chỉ đạo.