Chỉ thị 10/2011/CT-UBND Về việc tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước

Trong thời gian qua công tác quản lý văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh về cơ bản đã được triển khai thực hiện một cách có hiệu quả và đạt được những kết quả nhất định; tổ chức văn thư, lưu trữ được củng cố từng bước thực hiện quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trong toàn tỉnh, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng ngày càng tốt hơn cho nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và nhu cầu của xã hội.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn tồn tại không ít khó khăn, hạn chế cần được khắc phục. Như: công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được quan tâm thực hiện đúng quy định, một số cơ quan, đơn vị chưa nhận thức hết vị trí và tầm quan trọng của công tác này dẫn đến tình trạng văn bản ban hành chưa đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định; công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến thực hiện chưa chặt chẽ; việc ban hành các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị còn mang tính hình thức, chưa bám sát yêu cầu thực tiễn; tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan, đơn vị chưa được chỉnh lý và giao nộp theo quy định, vẫn còn tình trạng tài liệu chất đống, bó gói  làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị nói riêng và công tác quản lý văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh nói chung.

Để khắc phục những tồn tại, yếu kém trong hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả, UBND tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Doanh nghiệp Nhà nước và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã

a) Triển khai quán triệt và thực hiện nghiêm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.

b) Kiện toàn hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ các cấp, bố trí đầy đủ biên chế công chức quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở cấp tỉnh, cấp huyện; công chức, viên chức làm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị đảm bảo đúng tiêu chuẩn của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định. Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định.

c) Xây dựng, ban hành văn bản, kiểm tra và hướng dẫn việc thực hiện các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đơn vị, bao gồm: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Danh mục hồ sơ cơ quan.

d) Thực hiện thống nhất và đúng quy định nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể:

- Về công tác văn thư: Thực hiện tốt quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi và văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành;

- Về công tác lưu trữ: Thực hiện nghiêm công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu; bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, đơn vị theo đúng quy trình; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

đ) Thực hiện nghiêm Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 11/2007/CT-UBND ngày 01 tháng 8 năm 2007 của UBND tỉnh về việc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Cụ thể:

- Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh trên cơ sở Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đảm bảo đúng pháp luật hiện hành về đầu tư, xây dựng, đảm bảo chất lượng tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng và đảm bảo đúng thời gian, tiến độ dự án;

- Bố trí kho lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo yêu cầu để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ hiện hành.Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các phương tiện cần thiết để phục vụ công tác lưu trữ theo đúng quy định;

- Phòng Nội vụ các huyện, thị xã khẩn trương lập Đề án xây dựng kho lưu trữ hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ hiện có để đảm bảo cho việc thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu từ nguồn nộp lưu về kho lưu trữ.

e) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, văn bản đến trong môi trường mạng để phục vụ cho việc khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả.

2. Sở Nội vụ

a) Tham mưu, đề xuất UBND tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện công tác văn thư lưu trữ.

b) Hàng năm; lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong việc chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ.

c) Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức làm công tác quản lý nhà nước và công chức, viên chức làm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.  

3. Sở Tài chính

a) Căn cứ vào danh sách các đơn vị đã được UBND tỉnh phê duyệt, Sở Tài chính thẩm định và cấp phát kinh phí chỉnh lý tài liệu theo định mức quy định.

b) Nguồn kinh phí được thực hiện theo phân cấp quản lý ngân sách.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Doanh nghiệp Nhà nước, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện Chỉ thị này.