Chỉ thị 06/2014/CT-UBND Tăng cường quản lý nhà nước về công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh

------------------------

Thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh đã cơ bản đi vào nề nếp. Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đã giải quyết kịp thời các yêu cầu về chứng thực hợp đồng, giao dịch, cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, qua đó đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; đồng thời tăng cường quản lý nhà nước tại địa phương, góp phần phát triển kinh tế - xã hội, ổn định an ninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác chứng thực tại một số địa phương vẫn chưa được quan tâm đúng mức, vẫn còn tình trạng chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực văn bản, hợp đồng thực hiện quyền của người sử dụng đất sai thẩm quyền và trình tự, thủ tục; việc thu lệ phí chứng thực còn tùy tiện; một số cơ quan, đơn vị lạm dụng yêu cầu việc chứng thực bản sao khi tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính không đúng các quy định của pháp luật..., ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, khắc phục những hạn chế, yếu kém trong thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực; đồng thời thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, UBND tỉnh chỉ thị:

- Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông, Báo Đắk Lắk, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực trên các phương tiện thông tin đại chúng đến người dân và các cơ quan, tổ chức.

- Rà soát các văn bản pháp luật do địa phương ban hành có nội dung liên quan đến công tác chứng thực để kiến nghị, đề xuất cơ quan ban hành văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế những văn bản có nội dung không còn phù hợp.

- Chú trọng biên soạn tài liệu và tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người làm công tác chứng thực và tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại UBND cấp huyện; hướng dẫn UBND cấp huyện tổ chức tập huấn cho lãnh đạo UBND và công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã để nắm bắt và áp dụng kịp thời, đúng quy định của pháp luật về chứng thực.

- Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về chứng thực thuộc thẩm quyền nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và UBND các huyện, thị xã, thành phố rà soát, đánh giá đội ngũ cán bộ tư pháp trên địa bàn tỉnh; trên cơ sở đó tham mưu UBND tỉnh củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ Tư pháp - Hộ tịch theo hướng tăng thêm biên chế để bố trí đủ cán bộ có trình độ, kiến thức pháp luật và kỹ năng để thực hiện công tác chứng thực; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực ở cấp huyện, cấp xã theo phân cấp hiện hành.

Có trách nhiệm tham mưu cho UBND tỉnh việc hướng dẫn UBND các huyện, thị xã, thành phố bố trí đảm bảo kinh phí để chi cho hoạt động tuyên truyền phổ biến pháp luật, tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ và mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác chứng thực; hướng dẫn, kiểm tra việc thu, chi tài chính và quản lý, sử dụng kinh phí trong hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.

Có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn các Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện đúng quy định của pháp luật về đăng ký quyền sử dụng đất đối với các trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đã được chứng thực.

Có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo, hướng dẫn các Tổ chức tín dụng thuộc phạm vi quản lý thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về chứng thực trong các hoạt động cho vay, thế chấp quyền sử dụng đất.

- Triển khai công tác tuyên truyền, phổ biến bằng các hình thức và biện pháp phù hợp để cán bộ, nhân dân hiểu rõ, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định pháp luật về chứng thực.

- Rà soát lại biên chế và năng lực cán bộ, các điều kiện về cơ sở vật chất của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn để bố trí đủ nhân lực, trang thiết bị giải quyết kịp thời, đúng quy định các yêu cầu về chứng thực của công dân, tổ chức.

- Chỉ đạo các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã niêm yết công khai trình tự, thủ tục chứng thực, cấp bản sao và các quy định về mức thu lệ phí trong hoạt động chứng thực, cấp bản sao; không đặt thêm yêu cầu về hồ sơ, điều kiện hay từ chối chứng thực trái quy định các yêu cầu về chứng thực của tổ chức và công dân.

- Chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực thuộc thẩm quyền.

- Chỉ đạo các Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện đúng quy định của pháp luật về đăng ký quyền sử dụng đất đối với các trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đã được chứng thực.

- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, trong đó chú trọng kiểm tra việc thực hiện thủ tục hành chính để phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những vi phạm trong công tác chứng thực ở cơ sở, gắn với việc kiểm tra thực hiện chế độ trách nhiệm trong thực thi công vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch về công tác chứng thực.

Trong quá trình giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền, không được phép yêu cầu chứng thực trái quy định. Theo đó, khi cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực. Ngoài ra, thực hiện việc rà soát thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết theo hướng: Cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan, tổ chức có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

UBND tỉnh yêu cầu các Sở, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện các nội dung nêu trên. Quá trình thực hiện nếu phát sinh những vướng mắc phải kịp thời báo cáo với UBND tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để chỉ đạo giải quyết. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị và định kỳ báo cáo, đề xuất với UBND tỉnh các biện pháp thực hiện.