Chỉ thị 05 CT/UB Về tăng cường tổ chức,hoạt động và quản lý Nhà nước đối với công tác công chứng Nhà nước ở Hải Phòng

Thi hành Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là chính phủ) và Chỉ thị 12/CT/UB ngày 07/05/1992 của Ủy ban Nhân dân thành phố, thời gian qua, tổ chức Công chứng Nhà nước từng bước được kiện toàn; việc quản lý hoạt động công chứng và thị thực hành chính ở địa phương từng bước được tăng cường. Các giao dịch kinh tế, dân sự...trong xã hội được quản lý chặt chẽ hơn. Thông qua hoạt động công chứng Nhà nước đã kịp thời phát hiện và ngăn ngừa nhiều hành vi vi phạm pháp luật, góp phần tăng cường quản lý Nhà nước trên nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, quá trình thực hiện cũng đã nảy sinh nhiều vấn đề tồn tại. Ở một số huyện, xã hiện tượng chứng nhận, xác nhận không đúng thẩm quyền, thiếu căn cứ vẫn còn xảy ra; có những việc đã gây hậu quả xấu về nhiều mặt.

Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/CP ngày 18/05/1996 thay thế Nghị định 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng; Bộ Tư pháp đã ra Thông tư 1411/TTTP ngày 03/10/1996 hướng dẫn thi hành Nghị định trên; Ủy ban Nhân dân thành phố chỉ thị các ngành, các cấp, thực hiện nghiêm chỉnh những điểm dưới đây:

1- Các cơ quan được làm công chứng Nhà nước theo thẩm quyền gồm: Các Phòng Công chứng chuyên trách, Ủy ban Nhân dân huyện, quận thị xã (sau đây gọi chung là cấp huyện) và xã, thị trấn (Sau đây gọi chung là cấp xã)

Sở Tư pháp cùng Van Tổ chức Chính quyền thành phố soát lại về tổ chức, biên chế, nâng cao chất lượng cán bộ phù hợp với nhiệm vụ các Phòng Công chứng chuyên trách, trước khi Ủy ban Nhân dân thành phố quyết định chuyển cho Sở Tư pháp quản lý trực tiếp: Để xuất việc thành lập mới một số Phòng công chứng đặt ở một số điểm thích hợp, báo cáo Ủy ban Nhân dân thành phố quyết định.

ở cấp huyện, người được ký chứng thực những việc thuộc thẩm quyền là: Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban Nhân dân được phân công; Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân giúp việc Ủy ban Nhân dân ký chứng thực là cán bộ Phòng Tư pháp có trình độ Đại học Luật (hoặc tương đương), có năng lực, phẩm chất đạo đức. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân lựa chọn cán bộ có điều kiện, đủ tiêu chuẩn ký và giúp việc ký chứng thực ở cấp mình, thống nhất với giám đốc Sở Tư pháp trước khi quyết định phân công làm chứng thực của Ủy ban Nhân dân.

Ở cấp xã, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân phụ trách tư pháp  được ký chứng thực. Cán bộ tư pháp chuyên trách giúp Ủy ban Nhân dân làm chứng thực các việc thuộc thẩm quyền.

2- Chỉ những cán bộ đã qua tập huấn nghiệp vụ công chứng và được cấp chứng chỉ mới được giao làm chứng thực và phải đăng ký chữ theo hướng dẫn của Sở Tư pháp. Giao Sở Tư pháp thành phố tổ chức tập huấn nghiệp vụ và cấp chứng chỉ cho cán bộ ký và giúp việc làm  chứng thực Ủy ban Nhân dân cấp huyện và cấp xã; tổ chức tập huấn và thực hành nghiệp vụ cho các công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ thuộc các Phòng Công chứng chuyên trách và cán bộ có liên quan ở thành phố.

3- Phòng Công chứng chuyên trách ký chứng nhận: Ủy ban Nhân dân cấp huyện ký chứng thực các việc thuộc thẩm quyền theo pháp luật và phân định của thành phố; Ủy ban Nhân dân cấp xã được ký chứng thực: Di chúc và việc từ chối nhận di sản thừa kế của công dân ở xã.

Ủy ban Nhân dân cấp huyện, cấp xã không chứng thực: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự và các giao lưu dân sự khác có yếu tố nước ngoài, các bản sao giấy tờ từ bản chính bằng chữ nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch giấy tờ, tài liệu từ tiếng nước ngoài ra tiếng việt và ngược lại.

Giám đốc Sở Tư pháp rà soát và quy định lại về phân định thẩm quyền và mối quan hệ nghiệp vụ giữa các Phòng Công chứng chuyên trách và Ủy ban Nhân dân cấp huyện, cấp xã theo địa bàn hoặc theo loại việc, thay thế quy định 771 QD/TP ngày 21/09/1995, báo cáo Ủy ban Nhân dân thành phố phê duyệt.

4- Mọi việc chứng nhận, chứng thực đều phải được đăng ký vào sổ theo dõi, lập và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định. Giao Sở Tư pháp hướng dẫn việc sử dụng tạm thời các mẫu sổ sách, giấy tờ, mẫu lời văn chứng nhận, chứng thực cùng với việc sử dụng  các dấu nghiệp vụ trong khi chưa có quy định thống nhất của Bộ Tư pháp.

5- Sở Tư pháp giúp Ủy ban Nhân dân thành phố quản lý Nhà nước đối với các hoạt động công chứng Nhà nước, hoạt động thị thực hành chính cùng với việc cấp sao văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ chứng nhận và hộ tịch ... của các cơ quan có thẩm quyền đã dăng kí và cấp bản chính các giấy tờ đó, chỉ đạo việc sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm hoạt động công chứng, thị thực hành chính ở thành phố, định kỳ báo cáo Bộ Tư pháp và Ủy ban Nhân Dân thành phố.

Giao cho Sở Tài chính cùng Sở Tư pháp hướng dẫn việc thu, nộp lệ phí công chứng Nhà nước theo quy định hiện hành, bảo đảm chặt chẽ thống nhất, đúng pháp luật.

7. Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan tuyên truyền và thông tin đại chúng tổ chức tuyên truyền, phổ biến sâu rộng trong nhân dân ý nghĩa, vai trò và nội dung, phạm vi hoạt động của Công chứng Nhà nước theo quy định mới.

8. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện chỉ thị này và thường xuyên báo cáo Ủy ban Nhân dân thành phố.