Cách nộp khai thuế TNCN quý đúng hạn: Hướng dẫn từng bước cho doanh nghiệp và người trả lương

Thời hạn nộp khai thuế TNCN quý: Không được chậm trễ

Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có trách vụ trả thu nhập cho nhân viên, lao động phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN theo quý. Quy định hiện hành yêu cầu thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ, nếu phát sinh thu nhập trong quý I, bạn phải nộp hồ sơ trước hết ngày 30/4. Nếu ngày cuối cùng rơi vào ngày nghỉ lễ, hạn nộp được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Đây là quy định bắt buộc theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ, nên việc nộp muộn có thể dẫn đến phạt vi phạm hành chính.

Ba cách nộp hồ sơ: Lựa chọn phù hợp với tình hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp hiện có ba phương thức nộp hồ sơ khai thuế TNCN quý. Thứ nhất, nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế địa phương. Cách này đảm bảo chắc chắn nhưng tốn thời gian di chuyển. Thứ hai, gửi qua đường bưu chính. Phương thức này thuận tiện hơn nhưng cần lưu ý về thời gian gửi nhận để không vượt quá hạn qui định. Thứ ba, nộp qua giao dịch điện tử thông qua hệ thống xử lý dữ liệu của cơ quan thuế. Đây là cách nộp hiện đại, tiết kiệm chi phí và thời gian, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nhân viên. Bất kể hình thức nào, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ theo đúng quy định pháp luật.

Hồ sơ khai thuế cần chuẩn bị: Tờ khai mẫu 05/KK-TNCN

Tờ khai chính mà doanh nghiệp phải nộp là Tờ khai thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/KK-TNCN, áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công. Biểu mẫu này được quy định trong Phụ lục I - Danh mục hồ sơ khai thuế theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị các chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy cách. Từ năm 2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi về hóa đơn, chứng từ, có một số điều chỉnh về quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Để đảm bảo hồ sơ không bị từ chối, các bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai trước khi nộp.

Lưu ý quan trọng

Nộp khai thuế TNCN quý đúng hạn không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt không cần thiết. Doanh nghiệp nên lập lịch cụ thể cho từng quý để không bỏ sót. Nếu có thay đổi về chứng từ hay quy định, hãy chủ động liên hệ cơ quan Thuế địa phương hoặc tìm hiểu thêm trên quydinh.vn để cập nhật thông tin mới nhất theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.