Thông tư 55/2025/TT-BCA Quy định lưu trữ tài liệu trong Công an nhân dân
BỘ
CÔNG AN |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
THÔNG TƯ
Quy
định công tác lưu trữ
tài
liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân
_______
Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024;
Căn cứ Nghị định số 02/2025/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công an;
Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Công an;
Bộ trưởng Bộ Công an ban hành Thông tư quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân dưới dạng tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác. Công tác lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân và công tác lưu trữ tài liệu nghiệp vụ trong Công an nhân dân không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.
2. Thông tư này áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.
Điều 2. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân
1. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được chia thành các nhóm hồ sơ và được ký hiệu như sau:
Nhóm 1. Hồ sơ chung (ký hiệu HSC);
Nhóm 2. Hồ sơ về tổ chức, cán bộ (ký hiệu TCCB);
Nhóm 3. Hồ sơ về lao động (ký hiệu LĐ);
Nhóm 4. Hồ sơ về tiền lương (ký hiệu TL);
Nhóm 5. Hồ sơ về đào tạo, bồi dưỡng (ký hiệu ĐTBD);
Nhóm 6. Hồ sơ về thi đua, khen thưởng (ký hiệu TĐKT);
Nhóm 7. Hồ sơ về quy hoạch (ký hiệu QH);
Nhóm 8. Hồ sơ về kế hoạch (ký hiệu KH);
Nhóm 9. Hồ sơ về thống kê (ký hiệu TK);
Nhóm 10. Hồ sơ về khoa học, công nghệ (ký hiệu KHCN);
Nhóm 11. Hồ sơ về tài chính, kế toán (ký hiệu TCKT);
Nhóm 12. Hồ sơ về trang bị vật tư, thiết bị kỹ thuật (ký hiệu VTTB);
Nhóm 13. Hồ sơ về xây dựng cơ bản (ký hiệu XDCB);
Nhóm 14. Hồ sơ về văn thư, lưu trữ (ký hiệu VTLT);
Nhóm 15. Hồ sơ về quản trị công sở (ký hiệu CS);
Nhóm 16. Hồ sơ về xuất bản, báo chí, tuyên truyền (tài liệu xuất bản ký hiệu XB; tài liệu báo chí ký hiệu BC; tài liệu tuyên truyền ký hiệu TT);
Nhóm 17. Hồ sơ về kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng (tài liệu về kiểm tra ký hiệu KT; tài liệu thanh tra ký hiệu TTr; tài liệu khiếu nại, tố cáo ký hiệu KNTC; tài liệu phòng, chống tham nhũng ký hiệu PCTN);
Nhóm 18. Hồ sơ về công tác pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp (ký hiệu PC);
Nhóm 19. Hồ sơ về hợp tác quốc tế (ký hiệu QT);
Nhóm 20. Hồ sơ về công tác xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc (ký hiệu PT);
Nhóm 21. Hồ sơ của tổ chức Đảng (ký hiệu ĐA);
Nhóm 22. Hồ sơ của tổ chức Đoàn Thanh niên (ký hiệu TN);
Nhóm 23. Hồ sơ của tổ chức Hội Phụ nữ (ký hiệu PN);
Nhóm 24. Hồ sơ về lĩnh vực chuyên môn khác (ký hiệu HSK);
2. Chi tiết các hồ sơ thuộc 24 nhóm hồ sơ tại Khoản 1 Điều này được quy định tại phụ lục kèm theo Thông tư.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân bao gồm các hoạt động: thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Thu nộp tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị của Công an đơn vị, địa phương, cá nhân sĩ quan, hạ sĩ quan để chuyển vào lưu trữ các cấp.
3. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân.
4. Tài liệu hết giá trị là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
5. Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương.
6. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
7. Kho lưu trữ là công trình bao gồm: Khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
Điều 4. Hệ thống tổ chức lưu trữ
Hệ thống tổ chức lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân gồm Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử.
1. Các đơn vị trực thuộc Bộ Công an (tại Văn phòng Bộ Công an là Phòng Hành chính, tại các đơn vị trực thuộc Bộ Công an là Phòng tham mưu hoặc đơn vị tương đương cấp phòng thực hiện chức năng lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân), Công an cấp tỉnh (là phòng Tham mưu), Công an cấp xã (phân công cán bộ chuyên trách lưu trữ) thực hiện chức năng, nhiệm vụ lưu trữ hiện hành.
2. Văn phòng Bộ Công an (là Phòng Hành chính) và Công an cấp tỉnh (là Phòng Tham mưu) thực hiện chức năng, nhiệm vụ lưu trữ lịch sử.
Điều 5. Tiêu chuẩn, chế độ chính sách đối với sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ
1. Thủ trưởng Công an các đơn vị, địa phương thực hiện chức năng lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ Công an nhân dân.
2. Sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ độc hại theo quy định hiện hành của Bộ Công an đối với cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và các chế độ, chính sách khác theo quy định.
Điều 6. Nguyên tắc hoạt động lưu trữ
1. Hoạt động lưu trữ trong Công an nhân dân được thống nhất quản lý, chỉ đạo, thực hiện theo quy định của pháp luật.
2. Tài liệu lưu trữ trong Công an nhân dân phải được quản lý chặt chẽ, tập trung, thống nhất; chỉnh lý hoàn thiện, bảo quản, bảo mật; hệ thống hóa khoa học; được nhà nước thống kê; được tổ chức khai thác, sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.
Điều 7. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.
2. Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ; sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ.
3. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chống Đảng Cộng sản Việt Nam, chống Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xâm phạm an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội; làm ảnh hưởng đến danh dự, uy tín của lực lượng Công an nhân dân; xâm hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
4. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.
Điều 8. Phụ lục và mẫu ban hành kèm theo Thông tư
1. Ban hành kèm theo Phụ lục về các hồ sơ thuộc 24 nhóm hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.
2. Ban hành 22 mẫu kèm theo.
a) Mẫu biên bản về việc giao, nhận tài liệu (mẫu số 01).
b) Mẫu bìa hồ sơ (mẫu số 02).
c) Mẫu mục lục văn bản có trong hồ sơ (mẫu số 03).
d) Mẫu chứng từ kết thúc (mẫu số 04).
đ) Mẫu hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu (mẫu số 05).
e) Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (mẫu số 06).
g) Mẫu báo cáo kết quả khảo sát tài liệu (mẫu số 07).
h) Mẫu kế hoạch chỉnh lý tài liệu (mẫu số 08).
i) Mẫu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (mẫu số 09).
k) Mẫu hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (mẫu số 10).
l) Mẫu hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (mẫu số 11).
m) Mẫu phiếu tin (mẫu số 12).
n) Mẫu danh mục tài liệu hết giá trị (mẫu số 13).
o) Mẫu quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 14).
p) Mẫu biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 15).
q) Mẫu quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (mẫu số 16).
r) Mẫu biên bản về việc tiêu hủy tài liệu (mẫu số 17).
s) Mẫu sổ thống kê phông lưu trữ (mẫu số 18).
t) Mẫu sổ nhập tài liệu (mẫu số 19).
u) Mẫu sổ xuất tài liệu (mẫu số 20).
v) Mẫu phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu (mẫu số 21).
x) Mẫu sổ quản lý tài liệu đưa ra khai thác (mẫu số 22).
3. Công an các đơn vị, địa phương sử dụng biểu mẫu đúng quy định. Văn phòng Bộ Công an chủ trì rà soát nhu cầu sử dụng bìa hồ sơ, hộp bảo quản hồ sơ tài liệu và các biểu mẫu khác sử dụng trong công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân; lập kế hoạch, dự trù kinh phí in ấn, cấp phát cho Công an các đơn vị, địa phương hằng năm. Cục Kế hoạch và Tài chính phối hợp với Văn phòng Bộ Công an thẩm định, báo cáo lãnh đạo Bộ phê duyệt bố trí trong dự toán kinh phí chi an ninh thường xuyên hằng năm của Văn phòng Bộ Công an để tổ chức thực hiện.
Chương
II
QUY
ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1
THU NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
Điều 9. Trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu
1. Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an các đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức rà soát hồ sơ, tài liệu; lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ. Đối với hồ sơ, tài liệu giữ lại, đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương lập mục lục hồ sơ, tài liệu và gửi mục lục về bộ phận lưu trữ.
2. Sĩ quan, hạ sĩ quan khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ công tác hưởng chế độ hưu trí có trách nhiệm bàn giao đầy đủ, nguyên vẹn hồ sơ, tài liệu cho đơn vị (mẫu số 01); không được giữ hồ sơ, tài liệu cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang đơn vị khác.
Điều 10. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu
1. Yêu cầu nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo đặc trưng của từng loại hồ sơ, đánh số tờ, hoàn thiện thông tin trên bìa hồ sơ (mẫu số 02), viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (mẫu số 03), viết chứng từ kết thúc (mẫu số 04); hồ sơ sắp xếp vào hộp bảo quản (mẫu số 05), có mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo (mẫu số 06). Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải được nộp theo đơn vị, không nộp lưu theo từng cá nhân sĩ quan, hạ sĩ quan. Hồ sơ, tài liệu phải được vận chuyển đến bộ phận lưu trữ.
b) Đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu phải lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao, nhận tài liệu mỗi loại 02 bản (mẫu số 01). Lưu trữ Công an đơn vị, địa phương và đơn vị giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
2. Thành phần và thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu
a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc năm trước, có thời hạn lưu trữ từ 05 năm trở lên vào lưu trữ hiện hành. Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản, phải nộp lưu vào lưu trữ hiện hành sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
Không nộp lưu hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ phối hợp giải quyết công việc khi đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì, các văn bản gửi để biết, để tham khảo vào lưu trữ hiện hành.
Trường hợp các đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương và gửi mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại về bộ phận lưu trữ. Thời gian giữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị không quá 02 năm, tính từ năm kết thúc công việc.
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trước ngày 31/12 hằng năm, lưu trữ hiện hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Bộ nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử do Văn phòng Bộ Công an quản lý. Lưu trữ hiện hành ở Công an cấp tỉnh, cấp xã nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Công an cấp tỉnh.
c) Cục Tổ chức cán bộ tham mưu lãnh đạo Bộ quy định thành phần, thời gian giao nộp hồ sơ cán bộ tại giai đoạn hiện hành vào kho lưu trữ hiện hành của Cục Tổ chức cán bộ và kho lưu trữ hiện hành của Công an đơn vị, địa phương sau khi có ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an.
Điều 11. Nộp lưu tài liệu của Công an đơn vị, địa phương chia tách, sáp nhập, giải thể
1. Nguyên tắc nộp lưu
a) Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của Công an đơn vị, địa phương nào phải được thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương đó. Công an đơn vị, địa phương kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ.
b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình thu nộp tài liệu.
c) Công an đơn vị, địa phương không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.
d) Khi bàn giao tài liệu phải lập biên bản giao nhận tài liệu (mẫu số 01).
2. Công an đơn vị, địa phương tách thành hai hoặc nhiều đơn vị mới thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu trước khi chia tách được lập thành phông lưu trữ riêng và phải được tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh để giao nộp vào lưu trữ của cơ quan cấp trên trực tiếp. Các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong có liên quan đến Công an đơn vị, địa phương nào do Công an đơn vị, địa phương đó quản lý.
3. Hai hoặc nhiều Công an đơn vị, địa phương sáp nhập thành một thì hồ sơ, tài liệu của Công an đơn vị, địa phương nào lập thành phông lưu trữ riêng của Công an đơn vị, địa phương đó và nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan mới. Các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong được giữ lại để giải quyết tiếp.
4. Công an đơn vị, địa phương giải thể thì toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi công việc đã giải quyết xong phải nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan cấp trên trực tiếp. Tài liệu thuộc phạm vi công việc đang giải quyết được bàn giao cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ tiếp tục thực hiện hoàn thiện nội dung công việc đó để theo dõi, quản lý và nộp lưu vào lưu trữ sau khi kết thúc công việc theo quy định.
Mục 2
CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 12. Giao nhận, khảo sát, thu nộp tài liệu chuẩn bị chỉnh lý
1. Quá trình vận chuyển tài liệu để chỉnh lý, Công an đơn vị, địa phương phải tiến hành giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với các phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ. Trong quá trình giao nhận tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp của tài liệu, không làm hư hại tài liệu. Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản.
2. Căn cứ để khảo sát tài liệu là biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ và thực tế phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
3. Nội dung khảo sát tài liệu gồm:
a) Tên phông hoặc tên khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
b) Thời gian của tài liệu: Thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
c) Khối lượng tài liệu: Tài liệu rời lẻ thống kê số cặp, gói tài liệu (quy đổi ra mét giá tài liệu). Tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thống kê số lượng hồ sơ (quy đổi ra mét giá tài liệu).
d) Loại hình tài liệu: Thống kê số lượng tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, ghi âm....
đ) Nội dung của tài liệu: Mặt hoạt động, lĩnh vực, vấn đề và sự kiện quan trọng trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương hình thành phông lưu trữ được phản ánh trong tài liệu.
e) Tình trạng của tài liệu: Mức độ thiếu, đủ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý; mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị...; tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
g) Tình trạng về công cụ tra cứu tài liệu: Mục lục hồ sơ, tài liệu.
4. Thực hiện khảo sát tài liệu
a) Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào bộ phận lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu.
b) Trực tiếp xem xét khối tài liệu, nếu có nhiều sĩ quan, hạ sĩ quan tham gia thì phân công mỗi sĩ quan, hạ sĩ quan khảo sát một phần.
c) Tập hợp thông tin và xây dựng báo cáo kết quả khảo sát tài liệu (mẫu số 07).
5. Thu nộp, bổ sung tài liệu
a) Qua khảo sát tài liệu, nếu thành phần tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn thiếu, Công an đơn vị, địa phương tiến hành thu nộp, bổ sung. Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu nộp, bổ sung căn cứ các yếu tố: mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; chức năng, nhiệm vụ của Công an các đơn vị, địa phương, của đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương và nhiệm vụ cụ thể của từng sĩ quan, hạ sĩ quan; số hoặc dữ liệu đăng ký văn bản đi, đến; biên bản giao nhận tài liệu.
b) Nguồn bổ sung hồ sơ, tài liệu: hồ sơ, tài liệu do Lãnh đạo Công an các đơn vị, địa phương; các đơn vị thuộc Công an các đơn vị, địa phương; sĩ quan, hạ sĩ quan được giao giải quyết công việc.
Điều 13. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
1. Công an các đơn vị, địa phương xây dựng kế hoạch chỉnh lý (mẫu số 08). Kế hoạch chỉnh lý phải dự kiến được nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực, cơ sở vật chất và kinh phí phục vụ việc chỉnh lý. Nhân lực tham gia chỉnh lý (kể cả nhân lực thuê khoán) phải là sĩ quan, hạ sĩ quan trong Công an nhân dân đang công tác hoặc đã nghỉ hưu.
2. Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
a) Căn cứ biên soạn: Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập Công an các đơn vị, địa phương đã hình thành ra phông hoặc khối tài liệu cần chỉnh lý; quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (khối tài liệu); quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông; các biên bản giao nhận tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, số thống kê tài liệu và số hoặc dữ liệu đăng ký văn bản đi, đến; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các tư liệu khác có liên quan.
b) Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (mẫu số 09) phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của Công an đơn vị, địa phương hình thành phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
3. Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Trên cơ sở báo cáo khảo sát tài liệu, bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, Công an đơn vị, địa phương lựa chọn phương án phân loại (mẫu số 10).
4. Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
a) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: Bảng kê tài liệu và phần hướng dẫn cụ thể (mẫu số 11).
b) Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: Thông tư quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phông biên trong Công an nhân dân; danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông; bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; ý kiến của Công an các đơn vị và sĩ quan, hạ sĩ quan tại đơn vị liên quan đến khối tài liệu cần chỉnh lý.
c) Tiêu chuẩn xác định giá trị, đánh giá thời hạn lưu trữ tài liệu
Nội dung của tài liệu phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ, các mặt hoạt động của Công an đơn vị, địa phương. Tài liệu của Công an đơn vị, địa phương, lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương cấp trên có thời hạn lưu trữ cao hơn tài liệu của Công an đơn vị, địa phương, lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương cấp dưới. Tài liệu hình thành tại sự kiện, thời gian, địa điểm có ý nghĩa về kinh tế, chính trị, xã hội, lịch sử có thời hạn lưu trữ cao hơn; tài liệu trước năm 1954 là tài liệu bảo quản vĩnh viễn, không được tiêu hủy. Tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan có tài liệu bị mất, thất lạc, hỏng nhiều có thời hạn lưu trữ cao hơn tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan toàn vẹn, đầy đủ. Những tài liệu có đặc điểm bề ngoài phản ánh những nét riêng biệt của một giai đoạn lịch sử; những tài liệu có ký hiệu, bút tích của các nhà hoạt động chính trị, nhà khoa học nổi tiếng thể hiện những tư tưởng quan trọng có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn. Bản phục chế là bản sao, bản chụp của những tài liệu có giá trị, bị hư hỏng về mặt vật lý có thời hạn lưu trữ như bản gốc, bản chính. Trường hợp tài liệu không còn khả năng phục chế thì đề xuất tiêu hủy.
Điều 14. Thực hiện chỉnh lý tài liệu
1. Căn cứ hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, Công an đơn vị, địa phương tiến hành phân chia tài liệu. Trong quá trình phân chia tài liệu, nếu phát hiện thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông (khối tài liệu) khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông (khối tài liệu) đó.
2. Sắp xếp, biên mục hồ sơ.
3. Biên mục phiếu tin (mẫu số 12).
4. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa-hồ sơ và viết nhãn hộp hồ sơ
a) Đánh số chính thức vào bìa hồ sơ bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Hồ sơ được đánh số thứ tự liên tiếp trong toàn phông hoặc khối tài liệu.
b) Viết nhãn hộp: khi viết nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc.
5. In, đóng quyển mục lục để phục vụ cho công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
6. Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (mẫu số 13).
Điều 15. Kết thúc chỉnh lý
1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý tài liệu dựa trên các căn cứ: Mục đích, yêu cầu chỉnh lý; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; biên bản giao nhận tài liệu để chỉnh lý; kế hoạch chỉnh lý.
2. Nội dung kiểm tra kết quả chỉnh lý bao gồm: Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý; kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý; lập biên bản kiểm tra hoặc biên bản nghiệm thu chỉnh lý.
4. Bàn giao tài liệu sau chỉnh lý gồm những tài liệu sau:
a) Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ.
b) Tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu hết giá trị.
c) Tài liệu chuyển phông khác được thống kê theo tập để bàn giao.
d) Khi bàn giao tài liệu phải có biên bản bàn giao.
5. Công an đơn vị, địa phương xây dựng báo cáo tổng kết chỉnh lý
a) Kết quả chỉnh lý được đánh giá trên các mặt sau: Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý; tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý và tình trạng tài liệu sau khi chỉnh lý.
b) Nhận xét, đánh giá quá trình chỉnh lý gồm các nội dung sau: Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch; những ưu điểm, tồn tại, hạn chế trong quá trình chỉnh lý; kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.
6. Hồ sơ chỉnh lý để bàn giao gồm báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý; mục lục hồ sơ, công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh; báo cáo kết quả chỉnh lý.
Điều 16. Thời hạn lưu trữ tài liệu
Thời hạn lưu trữ tài liệu được thực hiện theo quy định của Bộ Công an.
Điều 17. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương được thành lập lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu tự giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành.
2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
a) Đại diện lãnh đạo đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương trực tiếp lưu giữ tài liệu là chủ tịch. Đối với Công an cấp xã, lãnh đạo Công an cấp xã phụ trách công tác lưu trữ là chủ tịch.
b) Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương là ủy viên. Đối với Công an cấp xã, sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện công tác lưu trữ là ủy viên.
c) Sĩ quan, hạ sĩ được phân công thực hiện công tác lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương là thư ký. Đối với Công an cấp xã phân công 01 đồng chí sĩ quan, hạ sĩ quan là thư ký hội đồng xác định giá trị tài liệu.
3. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
a) Nghiên cứu, tư vấn giúp lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương xác định thời hạn lưu trữ, lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ cấp trên; xem xét, đánh giá lại tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, nếu cần có thể đề xuất kéo dài thời hạn lưu trữ cho những tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
b) Xem xét, thông qua danh mục tài liệu hết giá trị để đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định cho tiêu hủy theo quy định.
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 15) là căn cứ để cấp có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu.
Điều 18. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị: Thủ trưởng đơn vị thuộc công an đơn vị, địa phương được thành lập lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử hoặc cấp phó được ủy quyền có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị không có độ mật thuộc phạm vi quản lý. Đối với Công an cấp xã, Trưởng Công an cấp xã hoặc Phó trưởng Công an xã được ủy quyền có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị không có độ mật thuộc phạm vi quản lý. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị đối với tài liệu có chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị gồm:
a) Danh mục tài liệu hết giá trị (mẫu số 13).
b) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 14).
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (mẫu số 15).
d) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (mẫu số 16).
đ) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị (mẫu số 17).
e) Các tài liệu khác có liên quan.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Công an đơn vị, địa phương có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Mục 3
THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 19. Thống kê về lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ, cơ sở dữ liệu thống kê, quản lý lưu trữ.
2. Công an đơn vị, địa phương định kỳ tổng hợp tình hình về công tác lưu trữ, lập danh mục tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không có độ mật và danh mục tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có độ mật thuộc phạm vi quản lý, báo cáo về Văn phòng Bộ trước ngày 15 tháng 01 hằng năm.
3. Công an đơn vị, địa phương phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, tài liệu đang quản lý. Hằng năm, phải tổng kiểm kê, đối chiếu toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện có, nhất là tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật. Số thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ gồm: Sổ thống kê phông lưu trữ (mẫu số 18); sổ nhập tài liệu (mẫu số 19); số xuất tài liệu (mẫu số 20).
Điều 20. Bảo quản tài liệu
1. Tài liệu hình thành phổ biến của Công an đơn vị, địa phương phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ.
2. Công an các đơn vị, địa phương có trách nhiệm xây dựng hoặc bố trí kho hồ sơ lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 21. Kho lưu trữ chuyên dụng
Kho lưu trữ chuyên dụng trong Công an nhân dân gồm Kho lưu trữ hiện hành và Kho lưu trữ lịch sử. Kho lưu trữ chuyên dụng trong Công an nhân dân được xây dựng bảo đảm theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 22. Lưu trữ dự phòng
Lưu trữ dự phòng trong Công an nhân dân thực hiện theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Mục 4
TÀI
LIỆU LƯU TRỮ CÓ GIÁ TRỊ ĐẶC BIỆT, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TIẾP
CẬN
CÓ ĐIỀU KIỆN VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 23. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt thực hiện theo quy định tại Điều 38, 39 Luật Lưu trữ năm 2024 và Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 24. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện
1. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện bao gồm tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước và các tài liệu quy định tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Đối với tài liệu tài liệu lưu trữ không có nội dung thuộc bí mật nhà nước, các đơn vị trực thuộc Bộ và Công an cấp tỉnh lập danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện thuộc phạm vi quản lý, gửi lấy ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an, báo cáo đồng chí Bộ trưởng phê duyệt danh mục.
Điều 25. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:
a) Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;
b) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
2. Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của người có thẩm quyền và bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực. Bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc.
Điều 26. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu có nội dung chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Bộ trưởng Bộ Công an có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phạm vi quản lý cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài.
3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ, Giám đốc Công an cấp tỉnh, Trưởng Công an cấp xã có thẩm quyền duyệt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thuộc quản lý cho Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước.
4. Lãnh đạo đơn vị quản lý tài liệu thuộc Công an đơn vị, địa phương có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của sĩ quan, hạ sĩ quan trong Công an đơn vị, địa phương.
Điều 27. Trình tự khai thác tài liệu lưu trữ
1. Khai thác tài liệu lưu trữ
a) Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ
Đối với sĩ quan, hạ sĩ quan Công an đơn vị, địa phương có tài liệu lưu trữ: Xuất trình phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu (mẫu số 21).
Đối với sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân không thuộc Công an đơn vị, địa phương có tài liệu lưu trữ; cơ quan, tổ chức cá nhân ngoài lực lượng Công an nhân dân: Xuất trình văn bản đề nghị khai thác tài liệu, phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, căn cước công dân (sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân phải xuất trình chứng minh Công an nhân dân).
Đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài: Cơ quan, tổ chức nước ngoài phải có văn bản gửi đơn vị Công an nhân dân chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến tài liệu khai thác, sử dụng. Văn bản đề nghị phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, người đại diện cơ quan, tổ chức; quốc tịch, số hộ chiếu, chức vụ của người đại diện; tài liệu đề nghị khai thác, sử dụng; mục đích sử dụng, cam kết không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Công an; phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
b) Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân chính đáng
Sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân; cá nhân ngoài lực lượng Công an nhân dân khi khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu, căn cước công dân (sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân phải xuất trình chứng minh Công an nhân dân), phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu và phải được lãnh đạo cấp có thẩm quyền đồng ý.
Cá nhân người nước ngoài khi khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có văn bản gửi đơn vị Công an nhân dân chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến tài liệu khai thác, sử dụng. Văn bản đề nghị phải ghi rõ họ và tên; số hộ chiếu, địa chỉ liên lạc; tài liệu đề nghị khai thác, sử dụng; mục đích sử dụng, cam kết không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Công an, phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
2. Trình tự khai thác tài liệu lưu trữ
a) Bước 1: Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ngoài lực lượng Công an nhân dân căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu khai thác tài liệu.
b) Bước 2: Đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu căn cứ đối tượng khai thác và hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu duyệt hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt, cán bộ quản lý tài liệu lấy tài liệu ra khỏi nơi lưu trữ, nhập thông tin vào sổ quản lý tài liệu đưa ra khai thác (mẫu số 22), yêu cầu người khai thác ký nhận và bàn giao tài liệu cho người khai thác tài liệu.
c) Bước 3: Sau khi kết thúc quá trình khai thác, sử dụng hoặc hết thời gian khai thác, sử dụng tài liệu, cán bộ quản lý tài liệu nhận lại tài liệu, kiểm tra tài liệu và đưa tài liệu về vị trí lưu trữ. Lưu hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định.
Điều 28. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ngoài lực lượng Công an nhân dân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.
2. Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ngoài lực lượng Công an nhân dân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.
b) Phải bảo đảm bí mật tài liệu; không sửa chữa, tẩy xóa, đánh dấu vào tài liệu; không làm nhàu, rách tài liệu và chấp hành nội quy quy định khi sử dụng tài liệu.
c) Thực hiện các quy định tại Thông tư này, nội quy, quy chế của Công an đơn vị, địa phương quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.
3. Trách nhiệm của lưu trữ Công an đơn vị, địa phương
a) Tổ chức phục vụ kịp thời, an toàn, bảo mật các yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành các nội quy, quy chế về việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Mục 5
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
Điều 29. Trách nhiệm quản lý, thực hiện hoạt động lưu trữ trong Công an nhân dân
1. Văn phòng Bộ Công an có trách nhiệm tham mưu lãnh đạo Bộ Công an ban hành Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân; giúp Bộ trưởng Bộ Công an thực hiện quản lý hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân và báo cáo theo quy định.
2. Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ; ban hành quy chế công tác lưu trữ tại Công an đơn vị, địa phương; đồng thời tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ vào hoạt động lưu trữ trong phạm vi Công an đơn vị, địa phương.
3. Thanh tra Bộ Công an và Cục Tổ chức cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ thanh tra, hồ sơ cán bộ sau khi có ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an.
4. Phòng Tham mưu hoặc đơn vị tương đương cấp phòng thực hiện chức năng lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến tại Công an đơn vị, địa phương, Công an cấp xã giúp Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ trong phạm vi đơn vị, địa phương.
5. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến hoạt động lưu trữ phải chấp hành nghiêm các quy định tại Thông tư này.
Điều 30. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
1. Văn phòng Bộ Công an phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cho sĩ quan, hạ sĩ quan thực hiện hoạt động lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân.
2. Phòng Tham mưu hoặc đơn vị tương đương cấp phòng thực hiện chức năng lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến tại Công an đơn vị, địa phương phối hợp với Văn phòng Bộ Công an tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho sĩ quan, hạ sĩ quan thực hiện hoạt động lưu trữ của đơn vị.
Điều 31. Điều kiện bảo đảm thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân
Kinh phí phục vụ cho hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng theo quy định của pháp luật.
Chương
III
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 32. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.
2. Thông tư này thay thế Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Bộ Công an quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân; Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17 tháng 01 năm 2020 của Bộ Công an quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân; Thông tư số 39/2020/TT-BCA ngày 28 tháng 4 năm 2020 của Bộ Công an quy định công tác hồ sơ cán bộ trong Công an nhân dân; Thông tư số 52/2021/TT-BCA ngày 14 tháng 5 năm 2021 của Bộ Công an quy định công tác hồ sơ nghiệp vụ thanh tra Công an nhân dân.
Điều 33. Trách nhiệm thi hành
1. Công an các đơn vị, địa phương có trách nhiệm quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc Thông tư này.
2. Văn phòng Bộ Công an có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Công an theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư này.
Trong quá trình thực hiện Thông tư, nếu có khó khăn, vướng mắc, Công an các đơn vị, địa phương phản ánh về Bộ (qua Văn phòng Bộ Công an) để được hướng dẫn, giải thích./.
Nơi nhận: - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Các đồng chí lãnh đạo Bộ (để chỉ đạo); - Công an các đơn vị, địa phương (để thực hiện); - Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính - Bộ Tư Pháp; - Công báo; Cổng TTĐT Chính phủ; Cổng TTĐT Bộ Công an; - Lưu: VT, V03,V01(P6). |
BỘ TRƯỞNG
Đại tướng Lương Tam Quang |
Điều 1. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu ………….. giai đoạn …………… gồm các đồng chí có tên sau:
1.
Điều 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm nghiên cứu, tư vấn giúp ………………….. (3) trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ; xem xét, thông qua danh mục tài l
iệu hết giá trị để ……………….. (3) quyết định cho tiêu hủy theo quy định. Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc theo chế độ kiêm nhiệm và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Thủ trưởng ……………………….. (4) , đơn vị có liên quan và các đồng chí có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
(1) Tên cơ quan cấp trên.
|
Mẫu số 15
Ban
hành kèm theo Thông tư số 55/2025/TT-BCA |
(1)……………………..
(2)…………………….. Số: /BB-….. |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ……., ngày……tháng……năm … |
BIÊN BẢN
Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
________
Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024;
Căn cứ Thông tư số 55/TT-BCA-V01 ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Bộ Công an quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân;
Hôm nay, vào hồi…....giờ ngày…...tháng…...năm…………………………………
Tại …………………………………………………………………………………..
Hội đồng xác định giá trị của……..….(công an đơn vị, địa phương) gồm có: ............
(ghi rõ họ tên các thành viên trong Hội đồng) ……………………………………….
Chủ tịch Hội đồng: ……………………………………………………………………
Thư ký: ……………………………………………………………………………….
Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu………………………
Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) ………………. và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:
Chủ tịch Hội đồng cuộc họp thống nhất kết luận:
2. Đề nghị (người có thẩm quyền)………………. xem xét, quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí …../...
Cuộc họp kết thúc vào hồi…….h ngày …….. ./
THƯ KÝ (họ, tên, chữ ký) |
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký) |
_____________________________________
(1) Tên cơ quan cấp trên.
(2) Tên cơ quan ban hành văn bản.
|
Mẫu số 16
Ban
hành kèm theo Thông tư số 55/2025/TT-BCA |
(1)……………………..
(2)…………………….. Số: ………../QĐ-….. |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ……., ngày……tháng……năm … |
QUYẾT
ĐỊNH
Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
________
Căn cứ ...(văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức…….);
Căn cứ Thông tư số 55/2025/TT-BCA-V01 ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Bộ Công an quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân;
Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Tiêu hủy ... tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối).... (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị).
Điều 2. Giao cho ………………. thực hiện việc tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định pháp luật.
Điều 3. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu ……………. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: - Như Điều 3; - …………… - …………… - Lưu: VT, …. |
QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu)
Họ và tên |
_____________________________________
(1) Tên cơ quan cấp trên.
(2) Tên cơ quan ban hành văn bản.
(1)……………………..
(2)…………………….. Số: ……/BB-….. |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ……., ngày……tháng……năm … |
BIÊN
BẢN
Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
______________
Căn cứ Quyết định số …………...ngày... tháng... năm……..của ……………… về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi……………………………………………………………………
Tại (nơi hủy) ……………………………………………………………………….
Chúng tôi gồm:
2. ………………………………… cơ quan, đơn vị…………………………………
3. ………………………………… cơ quan, đơn vị…………………………………
Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)……………………..
Số lượng tài liệu được tiêu hủy………………………………………………………
Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ...) ……………………………………..
Chúng tôi đã huỷ hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.
Biên bản này lập thành 2 bản: Cơ quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu giữ một bản./.
_____________________________________
(1) Tên cơ quan cấp trên.
(2) Tên cơ quan ban hành văn bản.
|
Mẫu số 18
Ban
hành kèm theo Thông tư số 55/2025/TT-BCA |
I. Bìa:
CÔNG
AN ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG
SỔ THỐNG KÊ PHÔNG LƯU TRỮ
Số……………..
Bắt đầu: Ngày ……….. tháng ……… năm ………… Kết thúc: Ngày ……….. tháng ……… năm …………
Năm: ………. |
II. Nội dung:
Số phông |
Tên phông |
Thời gian |
Hồ sơ |
Nơi để (ô giá) |
Ghi chú |
|||
Bắt đầu |
Kết thúc |
Đầu |
Cuối |
Đầu |
Cuối |
|||
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu số 19
Ban
hành kèm theo Thông tư số 55/2025/TT-BCA |
I. Bìa:
CÔNG
AN ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG
SỔ NHẬP TÀI LIỆU Số:……………..
Bắt đầu: Ngày ……….. tháng ……… năm ………… Kết thúc: Ngày ……….. tháng ……… năm …………
Năm: ………. |
II. Nội dung:
Số TT |
Ngày, tháng, năm nộp |
Đơn vị giao nộp |
Số lượng hồ sơ giao nộp |
Thời gian hồ sơ |
Đặc điểm hồ sơ |
Đơn vị tiếp nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*Ghi chú:
(3). Ghi rõ tên đơn vị giao nộp tài liệu. Đại diện đơn vị giao nộp tài liệu ký và ghi rõ họ tên.
(7). Đại diện đơn vị nhận tài liệu ký và ghi rõ họ tên.
|
Mẫu số 20
Ban
hành kèm theo Thông tư số 55/2025/TT-BCA |
I. Bìa:
TÊN
CÔNG AN ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG
SỔ XUẤT TÀI LIỆU Số: …………..
Bắt đầu: Ngày ……….. tháng ……… năm ………… Kết thúc: Ngày ……….. tháng ……… năm …………
Năm: ………. |
II. Nội dung
Số TT |
Ngày tháng năm xuất |
Văn bản làm căn cứ |
Lý do xuất |
Tên phông |
Số hồ sơ |
Số lượng hồ sơ, tài liệu xuất |
Người xuất |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu số 21
Ban
hành kèm theo Thông tư số 55/2025/TT-BCA |
(1)……………………..
(2)…………………….. |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ……., ngày……tháng……năm … |
PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
_____________________________
Họ và tên: ……………………………………………………………………………..
Số chứng minh CAND/căn cước: …………………………………………………….
Cấp bậc: ………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………Đơn vị: ……………………………………
Mục đích sử dụng: ……………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
Số TT |
Cơ quan ban hành |
Loại, số văn bản |
Ngày tháng văn bản |
Trích yếu văn bản |
Độ mật |
Số hồ sơ, tài liệu |
Hình thức sử dụng |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NGƯỜI YÊU CẦU |
LÃNH ĐẠO PHÊ DUYỆT |
__________________________
(1)Tên cơ quan cấp trên.
(2) Tên cơ quan ban hành văn bản.
|
Mẫu số 22
Ban
hành kèm theo Thông tư số 55/2025/TT-BCA |
I. Bìa:
CÔNG
AN ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG
SỔ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐƯA RA KHAI THÁC Số:………….
Bắt đầu: Ngày ……….. tháng ……… năm ………… Kết thúc: Ngày ……….. tháng ……… năm …………
Năm: ………. |
II. Nội dung:
Số TT |
Thời gian sử dụng |
Họ tên, đơn vị người khai thác tài liệu |
Số và trích yếu văn bản đưa ra khai thác |
Số và tên hồ sơ đưa ra khai thác |
Độ mật |
Hình thức khai thác, sử dụng |
Lãnh đạo duyệt |
Ký mượn |
Ký trả |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
(11) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|