Thông tư 27/2014/TT-BTTTT Về lưu trữ quốc gia đối với tem bưu chính Việt Nam

1. Thông tư này quy định chi tiết về lưu trữ quốc gia đối với tem bưu chính Việt Nam, hồ sơ mẫu thiết kế tem bưu chính Việt Nam và tem bưu chính các giai đoạn trước.

2. Thông tư này áp dụng đối với tổ chức, cá nhân thực hiện, tham gia thực hiện các nội dung về lưu trữ quốc gia đối với tem bưu chính Việt Nam; hồ sơ mẫu thiết kế tem bưu chính Việt Nam và tem bưu chính các giai đoạn trước.

1. Tem bưu chính giai đoạn trước năm 2015 gồm tem bưu chính của chính quyền Sài Gòn cũ; tem bưu chính Đông Dương in đè; tem bưu chính Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam và Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam; tem bưu chính Việt Nam (bao gồm tem bưu chính Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam phát hành từ 02/9/1946 đến 31/12/2014).

2. Tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ năm 2015 trở đi là tem bưu chính phát hành kể từ ngày 01/01/2015 trở đi.

3. Tem bưu chính/blốc tem bưu chính sống là tem bưu chính/blốc tem bưu chính chưa có dấu ngày hoặc các dấu hiệu khác thể hiện việc hủy tem.

4. Tem bưu chính có răng là tem bưu chính có các cạnh xung quanh được đục lỗ.

5. Blốc tem bưu chính/khối tem bưu chính có răng (sau đây gọi chung là blốc tem bưu chính) là blốc tem bưu chính có các cạnh của một hoặc nhiều mẫu tem bưu chính trong blốc được đục lỗ.

6. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình thiết kế mẫu, in, phát hành tem bưu chính và các ấn phẩm có in tem bưu chính.

7. Hồ sơ lưu trữ tem bưu chính đối với một bộ tem bưu chính gồm:

8. Tem/blốc tem bưu chính in thử là tem/blốc tem bưu chính đã được in thành phẩm, có chất lượng giống với mẫu thiết kế tem/blốc tem bưu chính hoàn chỉnh, được họa sỹ có trách nhiệm hoặc người có thẩm quyền ký duyệt.

9. Đảo tem trong kho tem bưu chính lưu trữ là quá trình đảo, lật, đổi vị trí của hồ sơ lưu trữ tem bưu chính và hộp bảo quản của kho tem bưu chính lưu trữ.

10. Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia tại Bộ Thông tin và Truyền thông là nơi tập hợp, lưu trữ hồ sơ lưu trữ tem bưu chính Việt Nam và tem bưu chính các giai đoạn trước năm 2015.

1. Đối với tem bưu chính giai đoạn trước năm 2015 bao gồm tiếp nhận, đếm, kiểm số lượng tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu liên quan, đóng gói, lưu trữ, bảo quản và chuyển giao cho Lưu trữ Quốc gia theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Đối với tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ năm 2015 trở đi bao gồm thu thập, chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ, lưu trữ, bảo quản và chuyển giao cho Lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật lưu trữ.

1. Kho tem bưu chính chính quyền Sài Gòn cũ;

2. Kho tem bưu chính Đông Dương in đè;

3. Kho tem bưu chính Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam và Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam;

4. Kho tem bưu chính Việt Nam, bao gồm tem bưu chính Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

1. Tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ năm 2015 trở đi đưa vào lưu trữ quốc gia phải bảo đảm các tiêu chuẩn quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về tem bưu chính Việt Nam số: QCVN 69:2013/BTTTT ban hành kèm theo Thông tư số 16/2013/TT-BTTTT ngày 10/7/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Đối với tem bưu chính giai đoạn trước năm 2015 sẽ lựa chọn những bộ, mẫu tem có chất lượng tốt nhất trên cơ sở các quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về tem bưu chính Việt Nam nêu tại khoản 1 Điều này.

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ lưu trữ tem bưu chính của các bộ tem bưu chính giai đoạn từ năm 2015 trở đi không quá 90 ngày kể từ ngày phát hành của bộ tem.

2. Tổng công ty Bưu điện Việt Nam có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ lưu trữ tem bưu chính theo quy định tại Điều 9 Thông tư này (trừ các tài liệu quy định tại điểm đ, e, g, h và i khoản 2 Điều 9) cho Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia tại Bộ Thông tin và Truyền thông, quá trình giao nhận có Biên bản giao nhận hồ sơ lưu trữ tem bưu chính (Phụ lục 1).

1. Kho tem bưu chính nêu tại khoản 1, 2 và 3:

2. Kho tem bưu chính nêu tại khoản 4: Tem bưu chính, blốc tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan lưu trữ theo thực tế hiện có.

1. Tem bưu chính và ấn phẩm có in tem bưu chính:

2. Hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan:

1. Tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan sau khi nhận bàn giao từ Tổng công ty Bưu điện Việt Nam được tiến hành thực hiện các công đoạn dưới đây:

2. Tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan được đựng trong bìa hồ sơ tem bưu chính (Phụ lục 2).

1. Tem bưu chính được đóng gói như sau:

2. Toàn bộ tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan được đựng trong các phong bì riêng biệt cho từng loại có khuôn khổ 225 x 325 mm.

1. Một bộ tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ năm 2015 trở đi được lập 01 hồ sơ lưu trữ tem bưu chính.

2. Hồ sơ lưu trữ tem bưu chính đưa vào lưu trữ được lập theo trình tự và nội dung quy định tại Hướng dẫn lập hồ sơ lưu trữ tem bưu chính (Phụ lục 3).

1. Hồ sơ lưu trữ tem bưu chính của các bộ tem phát hành trong 1 năm theo Chương trình phát hành tem bưu chính hàng năm được đựng trong 01 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ.

2. Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 9252:2012 ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.

1. Các hộp bảo quản được xếp vào các giá bảo quản tài liệu lưu trữ theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 9253: 2012 ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc tủ riêng biệt có kết cấu phù hợp với việc bảo quản lâu dài.

2. Các hộp bảo quản được sắp xếp theo các kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia được quy định tại Điều 4 Thông tư này và theo thứ tự thời gian phát hành, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.

1. Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia được bố trí phòng riêng, có diện tích hợp lý, độ chịu tải của sàn cao.

2. Phòng lưu trữ tem bưu chính phải thông thoáng, có điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm (nhiệt độ 20 ± 2°C, độ ẩm 50 ± 5%) và các điều kiện khác phòng chống nấm, mốc và các loại côn trùng để bảo đảm tem bưu chính lưu trữ luôn ở trong tình trạng chất lượng tốt nhất.

1. Kho tem bưu chính lưu trữ phải thường xuyên được vệ sinh, kiểm tra nấm, mốc, mối, mọt và các loại côn trùng khác để có biện pháp giải quyết phù hợp.

2. Thực hiện đúng các quy định về sử dụng điện, an toàn và phòng chống cháy, nổ.

3. Kiểm tra khóa tủ, khóa cửa, niêm phong để bảo đảm an toàn về mọi mặt sau mỗi lần khai thác và định kỳ kiểm tra.

1. Bộ Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản tem bưu chính dành cho lưu trữ quốc gia, hồ sơ mẫu thiết kế tem bưu chính Việt Nam trong thời hạn 10 năm kể từ khi bộ tem được phát hành cho đến khi nộp lưu vào Lưu trữ Quốc gia.

2. Hết thời hạn quy định tại khoản 1 Điều này, Bộ Thông tin và Truyền thông chuyển giao tem bưu chính lưu trữ quốc gia, hồ sơ mẫu thiết kế tem bưu chính Việt Nam cho Lưu trữ Quốc gia để lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1. Các hoạt động có liên quan đến quản lý kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia được thực hiện bằng hệ thống sổ sách và bằng lưu trữ điện tử.

2. Kho tem bưu chính lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông phải thực hiện chế độ thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm; số liệu thống kê lưu trữ được tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm.

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 16 tháng 02 năm 2015.

2. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Bưu chính, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Thông tin và Truyền thông để xem xét, giải quyết./.