Thông tư 12/2026/TT-BNG Về cơ quan thực hiện và chứng nhận Apostille

1. Thông tư này quy định các nội dung được giao tại khoản 1 và khoản 3 Điều 6, điểm a khoản 1 Điều 12, khoản 1 Điều 16, khoản 4 Điều 20, và khoản 4 Điều 30 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) (sau đây gọi là Nghị định số 293/2026/NĐ-CP), gồm: cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille; tiêu chí, điều kiện, lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp; biểu mẫu sử dụng trong công tác cấp chứng nhận Apostille; hình thức trình bày của mẫu chứng nhận Apostille.

2. Thông tư này áp dụng đối với Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc cấp và quản lý chứng nhận Apostille.

1. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP (sau đây gọi là Cơ quan cấp Apostille).

2. Phạm vi địa bàn thực hiện và hỗ trợ nghiệp vụ giữa Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện theo phân công của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, bảo đảm thuận lợi cho tổ chức, cá nhân và tính liên tục của việc cấp chứng nhận Apostille.

3. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có người đứng đầu được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư này là Cơ quan cấp Apostille tại địa phương kể từ thời điểm chính thức thực hiện thẩm quyền được phân cấp quy định tại khoản 3 Điều 7 Thông tư này.

1. Bảo đảm sự quản lý thống nhất của Bộ Ngoại giao về cấp và quản lý chứng nhận Apostille; bảo đảm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Việt Nam theo Công ước Apostille; chứng nhận Apostille do mọi Cơ quan cấp Apostille của Việt Nam cấp có giá trị pháp lý như nhau và được cập nhật, tra cứu, xác minh trên Hệ thống thông tin phục vụ công tác cấp và quản lý chứng nhận Apostille (sau đây gọi là Hệ thống thông tin Apostille) theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

2. Bảo đảm việc phân cấp phù hợp với năng lực và điều kiện thực hiện của địa phương; thực hiện theo lộ trình, gắn với bảo đảm điều kiện thực hiện và yêu cầu nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.

3. Bảo đảm phân cấp đi đôi với trách nhiệm của cơ quan được phân cấp; tăng cường trách nhiệm giải trình, thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát và tuân thủ quy định của pháp luật về phân cấp, ủy quyền trong quá trình tổ chức thực hiện.

1. Việc xem xét phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào các tiêu chí sau:

2. Ưu tiên xem xét phân cấp đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã được phân cấp và tổ chức thực hiện ổn định toàn bộ thẩm quyền giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, không để xảy ra sai phạm ảnh hưởng đến tính xác thực của giấy tờ hoặc làm giảm độ tin cậy của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đối với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận.

1. Về nhân lực và thẩm quyền ký chứng nhận Apostille:

2. Về năng lực chuyên môn: cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thực hiện nhiệm vụ phải có năng lực giải quyết hồ sơ; có kỹ năng kiểm tra, đối chiếu mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh và nhận biết giấy tờ giả mạo; sử dụng thành thạo Hệ thống thông tin Apostille và phần mềm nghiệp vụ có liên quan.

3. Về hạ tầng kỹ thuật và kết nối dữ liệu: bảo đảm trang thiết bị phục vụ việc cấp chứng nhận Apostille; kết nối, khai thác Hệ thống thông tin Apostille; cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin về chứng nhận Apostille đã cấp vào Kho quản lý dữ liệu điện tử về chứng nhận Apostille theo quy định tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

4. Về an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu: tuân thủ quy định của pháp luật về an ninh mạng, pháp luật về dữ liệu và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và quản lý dữ liệu chứng nhận Apostille.

5. Về quản lý vật tư nghiệp vụ: quản lý chặt chẽ phôi, ấn phẩm phục vụ việc cấp chứng nhận Apostille bằng giấy (nếu có) theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự.

1. Việc phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện theo lộ trình từ năm 2027 đến năm 2030, phù hợp với Kế hoạch thực hiện Công ước Apostille được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 330/QĐ-TTg ngày 25 tháng 02 năm 2026 về việc phê duyệt Kế hoạch thực hiện Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille), sau khi việc cấp chứng nhận Apostille tại các cơ quan quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này đã vận hành ổn định.

2. Trình tự xem xét, quyết định việc phân cấp được thực hiện như sau:

3. Việc phân cấp, điều chỉnh, thu hẹp, chấm dứt hoặc mở rộng áp dụng phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện bằng văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành, trên cơ sở các tiêu chí quy định tại Điều 4, việc đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 5 Thông tư này và kết quả kiểm tra, giám sát. Việc đăng tải danh sách Cơ quan cấp Apostille, phạm vi và thời điểm thực hiện thẩm quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Thông tư này.

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương; việc ủy quyền không làm thay đổi thẩm quyền của cơ quan được phân cấp và không được coi là việc phân cấp lại thẩm quyền.

2. Sau khi Cục Lãnh sự xác nhận hoàn thành việc kết nối Hệ thống thông tin Apostille của cơ quan chuyên môn có người đứng đầu được ủy quyền, Cơ quan chuyên môn có người đứng đầu được ủy quyền có trách nhiệm gửi văn bản giới thiệu mẫu con dấu của cơ quan, mẫu chữ ký và chức danh của những người có thẩm quyền ký chứng nhận Apostille cho Cục Lãnh sự để Bộ Ngoại giao thực hiện việc thông báo theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP và cập nhật trên Hệ thống thông tin Apostille.

3. Thời điểm chính thức thực hiện thẩm quyền được phân cấp là sau 20 ngày kể từ ngày Cục Lãnh sự nhận được văn bản giới thiệu quy định tại khoản 2 Điều này.

4. Kể từ thời điểm quy định tại khoản 3 Điều này, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đăng tải thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của mình và niêm yết tại nơi tiếp nhận hồ sơ; Cục Lãnh sự đăng tải danh sách Cơ quan cấp Apostille, phạm vi và thời điểm thực hiện thẩm quyền trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao.

1. Ban hành văn bản ủy quyền; chỉ đạo, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ đã ủy quyền; bảo đảm các điều kiện thực hiện thẩm quyền được phân cấp; chịu trách nhiệm theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15.

2. Bảo đảm nhân lực, kinh phí, cơ sở vật chất và duy trì các điều kiện quy định tại Điều 5 Thông tư này trong suốt quá trình thực hiện thẩm quyền được phân cấp; báo cáo kịp thời Bộ Ngoại giao khi không bảo đảm điều kiện thực hiện.

3. Tổ chức việc cấp chứng nhận Apostille theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP; cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin về chứng nhận Apostille đã cấp vào Hệ thống thông tin Apostille; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hằng năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Ngoại giao.

4. Chỉ đạo cơ quan chuyên môn có người đứng đầu được ủy quyền phối hợp với Cục Lãnh sự trong việc xác minh chứng nhận Apostille và xử lý đề nghị hỗ trợ xác minh giấy tờ công theo quy định tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

1. Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille (Mẫu APO/TK);

2. Nội dung biểu mẫu điện tử tương tác đề nghị cấp chứng nhận Apostille (Mẫu APO/TKĐT);

3. Mẫu chứng nhận Apostille bằng giấy (Mẫu APO/CN);

4. Nội dung chứng nhận Apostille điện tử (Mẫu APO/CNĐT).

1. Chứng nhận Apostille bằng giấy được trình bày theo Mẫu APO/CN ban hành kèm theo Thông tư này, thể hiện đầy đủ các nội dung quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 20 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, bảo đảm phù hợp với Mẫu Chứng nhận kèm theo Công ước.

2. Chứng nhận Apostille điện tử được thể hiện theo Mẫu APO/CNĐT ban hành kèm theo Thông tư này, đáp ứng thêm các yêu cầu kỹ thuật quy định tại khoản 3 Điều 20 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP. Việc tích hợp mã QR phục vụ tra cứu, xác minh trực tuyến trên Sổ đăng ký điện tử được thực hiện theo lộ trình vận hành Hệ thống thông tin Apostille quy định tại khoản 4 Điều 36 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

1. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Cục Lãnh sự để được hướng dẫn, giải quyết./.