Thông tư 11/2012/TT-BNV Về quản lý hồ sơ công chức

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức (sau đây viết tắt là Nghị định số 24/2010/NĐ-CP);

Căn cứ Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25 tháng 1 năm 2010 của Chính phủ quy định những người là công chức (sau đây viết tắt là Nghị định số 06/2010/NĐ-CP);

Căn cứ Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 về chức danh, số lượng, một số chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã (sau đây viết tắt là Nghị định số 92/2009/NĐ-CP);

Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Công chức-Viên chức;

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức,

Thông tư này quy định chế độ báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất về đội ngũ cán bộ, công chức (công chức cấp huyện trở lên và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn sau đây gọi chung là công chức); biểu mẫu báo cáo thống kê công chức; chế độ quản lý hồ sơ công chức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công chức và quản lý hồ sơ công chức.

Thông tư này áp dụng đối với:

a) Cơ quan quản lý công chức quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP, bao gồm:

- Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội;

- Tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương;

- Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán Nhà nước;

- Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập;

- Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

b) Công chức quy định tại Nghị định số 06/2010/NĐ-CP;

c) Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 92/2009/NĐ-CP, bao gồm:

- Cán bộ, xã, phường, thị trấn giữ các chức danh:

+ Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy;

+ Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân;

+ Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân;

+ Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;

+ Bí thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh;

+ Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;

+ Chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam (áp dụng đối với xã, phường, thị trấn có hoạt động nông, lâm, ngư, diêm nghiệp và có tổ chức Hội Nông dân Việt Nam);

+ Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Việt Nam.

- Công chức xã, phường, thị trấn giữ các chức danh:

+ Trưởng Công an;

+ Chỉ huy trưởng Quân sự;

+ Văn phòng - thống kê;

+ Địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặc địa chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường (đối với xã);

+ Tài chính - kế toán;

+ Tư pháp - hộ tịch;

+ Văn hóa - xã hội.

Thông tư này áp dụng đối với:

a) Cơ quan quản lý công chức được quy định tại Điểm c, Điểm d, Điểm đ và Điểm e Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP, bao gồm:

- Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán Nhà nước;

- Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập;

- Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

b) Công chức được quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 8, Điều 10 và Điều 11 Nghị định số 06/2010/NĐ-CP (trừ công chức do cơ quan có thẩm quyền của Đảng cộng sản Việt Nam quản lý);

c) Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

Định kỳ hàng năm, hoặc theo yêu cầu của đột xuất của Bộ Nội vụ, cơ quan quản lý công chức chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc lập báo cáo thống kê số lượng, chất lượng công chức, danh sách và tiền lương công chức của năm trước báo cáo cơ quan quản lý công chức vào ngày 31 tháng 3 của năm sau theo biểu mẫu thống nhất. Cơ quan quản lý công chức tổng hợp các báo cáo này và gửi về Bộ Nội vụ vào ngày 30 tháng 6 năm của năm sau gồm:

a) Báo cáo của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc gửi Vụ, (Ban) Tổ chức Cán bộ hoặc Sở Nội vụ của các cơ quan quản lý công chức trước ngày 31 tháng 3 của năm sau;

b) Báo cáo của cơ quan quản lý công chức gửi Bộ Nội vụ trước ngày 30 tháng 6 của năm sau;

c) Trường hợp phải báo cáo đột xuất thì thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền.

Định kỳ hàng năm, ngày 30 tháng 6 của năm sau hoặc thời điểm báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền, cơ quan quản lý công chức chỉ đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc thống kê số lượng, chất lượng công chức tính đến ngày 31 tháng 12 của năm trước gửi Bộ Nội vụ, gồm:

Định kỳ hàng năm, ngày 30 tháng 6 của năm sau hoặc thời điểm báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền, cơ quan quản lý công chức chỉ đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc lập danh sách và tiền lương công chức tính đến ngày 31 tháng 12 của năm trước gửi Bộ Nội vụ, gồm:

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:

a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận;

b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV);

c) Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu;

d) Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;

đ) Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

Các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1 của Điều này và các thành phần hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm:

a) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;

b) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;

c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức;

d) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

đ) Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành;

e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

g) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức;

h) Đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày công chức có quyết định nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc hoặc công chức từ trần thì việc quản lý hồ sơ công chức thực hiện như quy định tại Khoản 3 Điều 12 của Thông tư này.

a) Khi công chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc như quy định tại Khoản 1 Điều này thì cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm yêu cầu công chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư này về chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức;

b) Trường hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Điểm a Khoản này thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ công chức theo quy định tại Khoản 1 Điều này như đối với công chức tuyển dụng lần đầu.

Các biểu mẫu phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức thống nhất toàn quốc do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành và thực hiện theo quy định tại Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV.

Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:

a) “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ công chức;

b) Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật.

a) Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, hướng dẫn công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư này;

b) Sau khi công chức tự kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ra quyết định thẩm tra, xác minh. Nhiệm vụ thẩm tra, xác minh gồm:

Kiểm tra về các thành phần hồ sơ: trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ, trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửi văn bản đề nghị cơ quan Tư pháp cấp tỉnh trở lên thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả thẩm tra, xác minh bằng văn bản với cơ quan quản lý công chức. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửi văn bản đến cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó đề nghị xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ. Hoặc cơ quan quản lý công chức gửi văn bản trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó để xác minh tính hợp pháp và có văn bản kết luận về kết quả thẩm tra, xác minh đó để lưu hồ sơ.

Việc thẩm tra, xác minh thực hiện trong thời gian 90 ngày, kể từ ngày có quyết định thẩm tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức;

c) Không phải thẩm tra, xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp sau:

- Các thành phần hồ sơ hư hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Thông tư này thì thực hiện chế độ bổ sung như quy định về chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều này;

- Các thành phần hồ sơ thất lạc nhưng đã tìm thấy bổ sung và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra và xác nhận tính hợp pháp.

d) Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức có văn bản gửi Bộ Nội vụ thống nhất ý kiến trước khi quyết định không thẩm tra, xác minh đối với các trường hợp hồ sơ công chức hư hỏng, thất lạc theo quy định tại Điểm c Khoản 2 của Điều này.

a) Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc lập lần đầu khi công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên;

b) Trường hợp các thành phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất với giấy khai sinh gốc.

a) Công văn đề nghị do người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ký theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này;

b) Biên bản kết luận thẩm tra, xác minh đối với trường hợp hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin hồ sơ gốc công chức.

Công chức được điều động, luân chuyển, chuyển ngạch và cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của công chức đó.

Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 7 và Khoản 8 Điều 1 Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;

b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;

c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV;

d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;

đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý công chức thực hiện.

a) Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;

b) Đối với công chức từ trần gia đình công chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản;

c) Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.

a) Cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý hồ sơ công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức để phục vụ yêu cầu công tác;

b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.

a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” quy định tại Khoản 9 Điều 1 của Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ công chức;

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ công chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ công chức khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức đồng ý.

a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức phê duyệt;

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ công chức theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 của Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;

c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức phê duyệt.

a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);

d) Việc lưu trữ hồ sơ công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác.

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hồ sơ công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức.

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ công chức được lưu giữ lâu dài;

b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;

d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính như quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ;

đ) Công chức làm công tác quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước.

a) Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau, cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức để cơ quan quản lý công chức tổng hợp báo cáo Bộ Nội vụ;

b) Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.

Cơ quan quản lý công chức định kỳ báo cáo Bộ Nội vụ công tác quản lý hồ sơ công chức như sau:

a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ công chức gồm:

Cơ quan quản lý hồ sơ công chức định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức theo Thông tư này, Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV và Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV, sau đó tổng hợp để cơ quan quản lý công chức báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định hiện hành;

Cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản lý công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;

Cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản lý công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;

Cơ quan quản lý công chức Bộ Nội vụ tổng hợp tình hình thực hiện, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ công chức để trình cấp có thẩm quyền ban hành thống nhất toàn quốc.

b) Nội dung báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị gồm:

Báo cáo số lượng hồ sơ lập mới (hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do thất lạc, hư hỏng), hồ sơ công chức bổ nhiệm, xét chuyển, điều động, luân chuyển, biệt phái, chuyển công tác và hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã xét chuyển thành công chức cấp huyện trở lên;

Báo cáo số lượng hồ sơ công chức thôi việc, buộc thôi việc, nghỉ hưu, mất sức và từ trần;

Báo cáo số lượng hồ sơ hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin trong thành phần hồ sơ gốc.

c) Báo cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác quản lý hồ sơ gồm:

Khu vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ công chức;

Diện tích bảo quản, lưu giữ hồ sơ công chức;

Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ công chức;

Kinh phí hàng năm cho công tác quản lý hồ sơ công chức, nguồn, kế hoạch, tiến độ cấp kinh phí, đề xuất kiến nghị về kinh phí.

d) Số lượng, chất lượng công chức và công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức:

Số lượng và trình độ (trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học) đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức;

Số lượng, chất lượng các lớp tập huấn chuyên môn về công tác quản lý hồ sơ công chức hàng năm và định kỳ do cơ quan tự tổ chức.

đ) Kiến nghị, đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch xây dựng hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chức.

a) Định kỳ hàng năm hoặc theo đề nghị của cơ quan quản lý nhà nước về công chức, cơ quan quản lý công chức xây dựng kế hoạch, báo cáo số lượng công chức cần tập huấn công tác quản lý hồ sơ hoặc hồ sơ điện tử (nếu có) gửi về Bộ Nội vụ để tổng hợp và phối hợp thực hiện;

b) Định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức, Bộ Nội vụ tổng hợp trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cho công chức làm công tác quản lý hồ sơ và hồ sơ điện tử.

a) Trang thiết bị máy vi tính, mạng máy tính và phần mềm quản lý hồ sơ công chức thống nhất để nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức nhanh, kịp thời, chính xác;

b) Trang bị máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ công chức vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức;

c) Ứng dụng công nghệ thông tin để nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức, hạn chế tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống khi chưa hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ điện tử công chức.

a) Quản lý hồ sơ công chức thuộc phạm vi thẩm quyền của Bộ, ngành và địa phương;

b) Hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ công chức của Thông tư này thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Bộ, ngành và địa phương.

a) Quyết định tuyển dụng và lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về công tác quản lý hồ sơ công chức;

c) Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xác minh, sửa chữa những tài liệu không thống nhất trong hồ sơ công chức theo quy định hiện hành;

d) Thông báo cho công chức biết kết luận thẩm tra, xác minh về các dữ liệu trong hồ sơ do công chức tự khai không thống nhất hoặc không chính xác;

đ) Hủy bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ;

e) Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ công chức.

a) Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác quản lý hồ sơ công chức thống nhất toàn quốc;

b) Trực tiếp quản lý hồ sơ bổ nhiệm công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý do Thủ tướng Chính phủ quyết định, bổ nhiệm và hồ sơ bổ nhiệm công chức vào ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương.

Trong quá trình thực hiện các Bộ, ngành, địa phương, các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nếu có vướng mắc, phát sinh về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức, đề nghị gửi văn bản về Bộ Nội vụ để xem xét, thống nhất và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Thông tư này thay thế Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành kèm theo Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03 tháng 02 năm 2013.

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Tổng số:

Ghi chú:

- Cột B (tên đơn vị): ghi danh sách các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, ban, ngành ở TW và ở tỉnh/TP là các sở/ban/ngành, quận/huyện/TP trực thuộc tỉnh;

- Cột 1 (tổng số biên chế được giao): ghi tổng số biên chế được giao của đơn vị báo cáo trực tiếp tính đến thời điểm lập báo cáo;

- Cột 2 (tổng số): ghi tổng số công chức hiện đang công tác tại đơn vị báo cáo trực tiếp;

- Cột 24 (đại học trở lên): ghi những người có trình độ tiếng Anh học Đại học, trên Đại học ở nước ngoài bằng tiếng Anh hoặc có bằng Đại học và trên Đại học ở Việt Nam học bằng tiếng Anh.

Tổng số:

Ghi chú:

- Cột B (Đơn vị công tác): ghi rõ quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh;

- Cột số 6 (chức danh): ghi rõ cán bộ bầu cử kiêm nhiệm chức danh công chức chuyên môn (ví dụ Phó Chủ tịch UBND xã kiêm Trưởng Công an..);

- Cột 38 (Công chức luân chuyển từ cấp huyện): ghi rõ tổng số công chức cấp huyện luân chuyển về xã trong năm báo cáo.

Tổng số:

Ghi chú:

- Cột 6 (Đơn vị công tác): ghi rõ cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; Sở/ban/ngành trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; và cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, ban, ngành ở Trung ương.

- Cột 14 (tổng phụ cấp theo phần trăm): là tổng các khoản phụ cấp của cột (10); cột (11); cột (12) và cột (13).

Tổng số:

Ghi chú:

- Cột 6 (Đơn vị công tác): ghi rõ xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh;

- Cột 14 (tổng phụ cấp theo phần trăm): là tổng các khoản phụ cấp của cột (10); cột (11); cột (12) và cột (13).