Thông tư 11/2011/TT-BTP Về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng

1. Sơ yếu lý lịch theo quy định tại điểm e khoản 1 và điểm đ khoản 2 Điều 18 của Luật Công chứng phải được người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên khai đầy đủ các nội dung theo Mẫu TP-CC-01 ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Giấy chứng nhận sức khỏe quy định tại điểm g khoản 1 và điểm e khoản 2 Điều 18 của Luật Công chứng do cơ quan y tế có thẩm quyền từ cấp huyện trở lên cấp, trong đó có xác nhận rõ về việc người được cấp giấy chứng nhận có đủ sức khỏe để học tập và công tác.

3. Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 18 của Luật Công chứng thì tuỳ theo từng trường hợp cụ thể là một trong các giấy tờ sau đây:

4. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo khoản 4 Điều 18 của Luật Công chứng và hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên theo khoản 4 Điều 20 của Luật Công chứng:

1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp thẻ cho công chứng viên đang hành nghề công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng. Trường hợp công chứng viên thay đổi nơi hành nghề công chứng thì phải làm thủ tục đề nghị Bộ Tư pháp cấp lại thẻ công chứng viên.

2. Thẻ công chứng viên là căn cứ chứng minh tư cách hành nghề công chứng của công chứng viên theo Mẫu TP-CC-02 ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Công chứng viên phải mang theo thẻ khi hành nghề.

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ công chứng viên trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. Số lượng hồ sơ đề nghị cấp thẻ công chứng viên là một bộ.

2. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp có văn bản gửi Bộ Tư pháp kèm theo hồ sơ và danh sách trích ngang của những người đề nghị cấp thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 2 Điều này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định cấp thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thu hồi thẻ công chứng viên trong trường hợp công chứng viên bị miễn nhiệm hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

2. Quyết định thu hồi thẻ công chứng viên được gửi cho người bị thu hồi thẻ, tổ chức hành nghề công chứng nơi người đó làm việc, Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động và được đăng tin trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

3. Công chứng viên bị thu hồi thẻ thì không được hành nghề công chứng kể từ ngày quyết định thu hồi thẻ công chứng viên có hiệu lực.

1. Công chứng viên đã được cấp thẻ nếu thay đổi nơi hành nghề công chứng hoặc bị mất thẻ hoặc thẻ bị hư hỏng thì được xem xét cấp lại thẻ.

2. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. Số lượng hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên là một bộ.

3. Thủ tục đề nghị và xem xét cấp lại thẻ công chứng viên thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 3 của Thông tư này. Thẻ công chứng viên được cấp lại được giữ nguyên số thẻ đã được cấp trước đây nhưng với ngày cấp mới.

1. Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình thông qua hợp đồng mua bảo hiểm giữa Văn phòng công chứng với doanh nghiệp bảo hiểm.

2. Thời điểm mua bảo hiểm của Văn phòng công chứng được thực hiện chậm là nhất 60 ngày kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp Giấy đăng ký hoạt động.

3. Văn phòng công chứng thoả thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về các thủ tục cần thiết khi mua bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, sự kiện bảo hiểm, thời gian bảo hiểm và các nội dung khác có liên quan.

4. Việc mua bảo hiểm cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng. Chậm nhất là mười ngày làm việc kể từ khi mua bảo hiểm hoặc kể từ khi thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, Văn phòng công chứng có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn bảo hiểm cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

1. Tên gọi của Văn phòng công chứng phải tuân theo quy định tại khoản 3 Điều 26 của Luật Công chứng và không được đánh số thứ tự gây nhầm lẫn với tên gọi của Phòng công chứng; không được lấy địa danh của địa bàn khác hoặc họ và tên của công chứng viên khác, tên của tổ chức hành nghề công chứng đã đăng ký đặt tên cho Văn phòng công chứng của mình.

2. Khi có nhu cầu thay đổi tên gọi, Văn phòng công chứng phải có văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, Sở Tư pháp xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

1. Số lượng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo khoản 2 Điều 27 của Luật Công chứng là một bộ. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp, ngoài bì ghi rõ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

2. Số lượng hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo khoản 3 Điều 27 của Luật Công chứng là một bộ. Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp, ngoài bì ghi rõ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Việc công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng chỉ thực hiện trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 39 của Luật Công chứng và do tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm xem xét từng trường hợp cụ thể để quyết định thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. Khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên phải ghi rõ lý do và địa điểm công chứng vào văn bản công chứng.

2. Tổ chức hành nghề công chứng không được mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

1. Trong trường hợp Sở Tư pháp phải chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ công chứng của Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại khoản 4 Điều 54 của Luật Công chứng thì thời hạn chỉ định chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động.

2. Sở Tư pháp tổ chức bàn giao hồ sơ công chứng giữa Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động với tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ công chứng. Việc giao nhận hồ sơ công chứng phải được lập thành biên bản có ký, đóng dấu của các bên và có xác nhận, đóng dấu của Sở Tư pháp.

1. Cá nhân, tổ chức theo quy định tại khoản 1 Điều 55 của Luật Công chứng có quyền đề nghị tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng cấp bản sao văn bản công chứng.

2. Cá nhân đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu. Tổ chức đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy tờ chứng minh là người đại diện hợp pháp của tổ chức đó.

3. Tổ chức hành nghề công chứng cấp bản sao văn bản công chứng trên cơ sở bản chính mà tổ chức mình đang lưu trữ. Bản sao văn bản công chứng phải được đóng dấu “bản sao” vào từng trang tại chỗ trống phía trên bên phải của bản sao đó, cuối bản sao văn bản công chứng ghi rõ ngày tháng năm cấp bản sao, có chữ ký của Trưởng Phòng công chứng hoặc Trưởng Văn phòng công chứng và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu bản sao văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

4. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng.

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc thu đúng, thu đủ phí công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành.

2. Khi thực hiện việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác, tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ; ghi sổ kế toán các khoản thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác và bảo quản, lưu trữ sổ kế toán, hồ sơ kế toán theo quy định của pháp luật về tài chính, kế toán và lưu trữ; thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

3. Mức thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định và phải được niêm yết công khai, rõ ràng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu thù lao cao hơn mức thù lao đã niêm yết.

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải lập các loại sổ sau đây:

2. Ngoài các loại sổ theo quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng phải lập sổ về văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

3. Việc ghi chép, bảo quản, lưu giữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, thống kê, pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.

1. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:

2. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1. Định kỳ 6 tháng và hàng năm, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm báo cáo Sở Tư pháp tại địa phương về tổ chức và hoạt động công chứng của tổ chức mình theo Mẫu TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Định kỳ 6 tháng và hàng năm, Sở Tư pháp có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương.

3. Định kỳ 6 tháng và hàng năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh báo cáo Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương.

4. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương gồm những nội dung chính sau đây:

1. Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền.

2. Định kỳ mỗi năm một lần, Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương. Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành kiểm tra về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng chậm nhất là bảy ngày làm việc trước khi tiến hành kiểm tra.

1. Đối với công chứng viên đã được cấp thẻ trước ngày Luật Công chứng có hiệu lực, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, công chứng viên phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp thẻ công chứng viên mới theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

2. Đối với tổ chức hành nghề công chứng đã có tên gọi, biển hiệu trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà tên gọi, biển hiệu đó không phù hợp với quy định tại Điều 8, Điều 9 của Thông tư này, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện thay đổi lại tên gọi, biển hiệu.

1. Sơ yếu lý lịch dùng để bổ nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-01).

2. Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-02).

3. Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-03).

4. Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-04).

5. Biển hiệu tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-05).

6. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-06).

7. Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (Mẫu TP-CC-07).

8. Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-08).

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 8 năm 2011.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để nghiên cứu, hướng dẫn giải quyết./.