Thông tư 03/2025/TT-VPCP Hướng dẫn Nghị định 118/2025/NĐ-CP về cơ chế một cửa liên thông

Hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP
ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính
theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa
và Cổng Dịch vụ công quốc gia

Căn cứ Nghị định số 36/2025/NĐ-CP ngày 25 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 150/2025/NĐ-CP ngày 12 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính;

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Thông tư này hướng dẫn thi hành một số nội dung về triển khai thiết lập và hoạt động của Bộ phận Một cửa các cấp; các biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính; mã số hồ sơ và mã ngành, lĩnh vực thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh quy định tại điểm b, c và h khoản 1 Điều 35 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia (sau đây gọi là Nghị định số 118/2025/NĐ-CP).

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong thực hiện thủ tục hành chính.

a) Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

b) Bảo đảm đơn giản hóa, tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu và thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính theo lộ trình, phù hợp với quy định của pháp luật, thực tiễn triển khai;

c) Bảo đảm kịp thời triển khai khi quy định thủ tục hành chính có hiệu lực thi hành.

a) Đối với bộ, cơ quan ngang bộ

Đơn vị chuyên môn chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết; lấy ý kiến đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát thủ tục hành chính để hoàn thiện trước khi trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phê duyệt.

b) Đối với địa phương

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh, cấp xã; lấy ý kiến cơ quan , đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát thủ tục hành chính để hoàn thiện trước khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.

a) Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

b) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

c) Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

a) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

b) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;

c) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Trường hợp chưa có quyết định giải quyết thủ tục hành chính hoặc văn bản thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo dừng giải quyết hồ sơ theo Mẫu Thông báo dừng giải quyết hồ sơ quy định tại Thông tư này.

Trên cơ sở đề xuất nhân sự của các đơn vị trực thuộc bộ, Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ hoặc đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát thủ tục hành chính của bộ, cơ quan ngang bộ tổng hợp, trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phê duyệt danh sách nhân sự hoặc thay đổi nhân sự được cử đến làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả. Phương án nhân sự bao gồm danh sách nhân sự chính thức, nhân sự dự phòng, nhiệm vụ cụ thể, thời gian cử dự kiến.

Trường hợp tổ chức Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả tại cơ quan, đơn vị trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ thì việc phê duyệt danh sách nhân sự được cử ra Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thực hiện theo phân cấp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

Trên cơ sở đề xuất nhân sự của cơ quan chuyên môn và cơ quan khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt danh sách nhân sự hoặc thay đổi nhân sự được cử đến làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh. Phương án nhân sự bao gồm danh sách nhân sự chính thức, nhân sự dự phòng, nhiệm vụ cụ thể, thời gian cử dự kiến.

Trường hợp tổ chức Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp, trên cơ sở đề xuất nhân sự của cơ quan chuyên môn và cơ quan khác thuộc Ủy ban nhân dân thành phố trực thuộc trung ương, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp phê duyệt danh sách nhân sự hoặc thay đổi nhân sự được cử đến làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp. Phương án nhân sự bao gồm danh sách nhân sự chính thức, nhân sự dự phòng, nhiệm vụ cụ thể, thời gian cử dự kiến.

Trên cơ sở đề xuất nhân sự của các Phòng chuyên môn cấp xã hoặc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh có tổ chức chi nhánh đặt tại khu vực địa phương, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã tổng hợp, trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt danh sách nhân sự hoặc thay đổi nhân sự được cử đến làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Phương án nhân sự bao gồm danh sách nhân sự chính thức, nhân sự dự phòng, nhiệm vụ cụ thể, thời gian cử dự kiến.

Việc phân công, bố trí người làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện trên cơ sở chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền giao, nhu cầu thực tế, đặc thù của địa phương và quy định về ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ theo Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và ký kết hợp đồng lao động theo Nghị định số 173/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về hợp đồng thực hiện nhiệm vụ của công chức. Việc xây dựng và phê duyệt vị trí việc làm, xác định vị trí là công chức, viên chức thực hiện theo quy định của pháp luật.

Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP tham mưu Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc thực hiện theo thẩm quyền nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

a) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành quy chế tổ chức hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã;

b) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện thủ tục hành chính của các tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã;

c) Theo dõi, đôn đốc, giám sát quy trình giải quyết thủ tục hành chính bảo đảm đúng quy định về chất lượng và thời gian; công tác phối hợp, liên thông giữa các cấp, các cơ quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính;

d) Theo dõi, đánh giá mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính để cải thiện chất lượng phục vụ;

đ) Tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ; theo dõi, đôn đốc, nhận xét, đánh giá việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc của nhân sự làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã;

e) Đề xuất các sáng kiến, giải pháp đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.

a) Hướng dẫn tổ chức, cá nhân chuẩn bị, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; kiểm tra tình trạng tài khoản định danh điện tử;

b) Thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử; số hóa hồ sơ theo quy định; thu phí, lệ phí, các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có);

c) Hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện dịch vụ công trực tuyến;

d) Cập nhật hồ sơ, các bước thực hiện vào phần mềm quản lý và chuyển đến cơ quan, người có thẩm quyền giải quyết;

đ) Theo dõi, đôn đốc, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành chương trình, kế hoạch cải cách thủ tục hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương;

b) Kiểm soát quy định và việc thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;

c) Thực hiện tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã hoặc liên quan đến đơn vị chuyên môn, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;

d) Tổng hợp, báo cáo công tác cải cách thủ tục hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính.

a) Triển khai các nhiệm vụ về xây dựng chính quyền điện tử, theo dõi ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

b) Tham mưu trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án, dự án về công nghệ thông tin liên quan đến cung cấp dịch vụ công, giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã;

c) Ban hành theo thẩm quyền hoặc trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành quy chế, quy trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật về quản lý, vận hành các hệ thống thông tin, chương trình ứng dụng phục vụ hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và tổ chức thực hiện;

d) Quản lý, vận hành, quản trị, tập huấn sử dụng, phân quyền tài khoản các hệ thống Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, các hệ thống thông tin, chương trình ứng dụng liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

đ) Quản lý, bảo đảm hạ tầng mạng và các thiết bị công nghệ thông tin tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã hoạt động thông suốt, bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng; kịp thời khắc phục sự cố đối với các hệ thống thông tin, mạng máy tính, phần mềm, cơ sở dữ liệu; phối hợp với cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ đảm bảo an toàn thông tin trong tỉnh trong trường hợp sự cố liên quan đến hệ thống cấp tỉnh;

e) Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị; thực hiện nâng cấp, sửa chữa, bảo trì, thay thế thiết bị phục vụ yêu cầu nhiệm vụ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã theo thẩm quyền;

g) Phối hợp với Phòng Văn hóa - Xã hội tập huấn, hướng dẫn Tổ công nghệ số cộng đồng để hỗ trợ tổ chức, cá nhân trên địa bàn thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

a) Được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, có thể in ra để tra cứu khi cần thiết;

b) Các thông tin về thủ tục hành chính tại Mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01), Sổ theo dõi hồ sơ (Mẫu số 07) được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; các thông tin về người dân, doanh nghiệp được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

c) Ngoài các thông tin được tích hợp tự động, cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên phải điền đầy đủ, rõ ràng, chính xác nội dung yêu cầu khác trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

d) Được ký điện tử theo quy định hiện hành của pháp luật về chữ ký điện tử.

Trong đó:

a) MX1X2.Y1Y2Y3.Z1Z2 là mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương;

b) YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số; trong đó: YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày;

c) XXXX là số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày, độ dài dãy số theo thực tế hồ sơ phát sinh, tối thiểu gồm 04 ký tự.

Mã ngành, lĩnh vực bao gồm các ký tự chữ và số, có cấu trúc như sau:

Trong đó: MX₁X₂ là mã đơn vị cấp 1 theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ sau:

a) Hồ sơ tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính;

b) Thông tin lịch sử của việc giải quyết thủ tục hành chính;

c) Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính do bộ, cơ quan, địa phương tự thực hiện;

d) Kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương chủ quản hệ thống trong trường hợp kết quả này không được lưu vào cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành;

đ) Kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong trường hợp địa phương tự thực hiện;

e) Thông tin dạng đường dẫn đối với các dữ liệu liên quan đến tổ chức, cá nhân có tài khoản trên hệ thống được lưu tại các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sử dụng bộ nhận diện quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này đối với Bộ phận Một cửa các cấp, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và trong các hoạt động truyền thông, bảo đảm phù hợp với nguồn lực và điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị mình.

1.Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành.

a) Sửa đổi khoản 3 Điều 5 như sau: “3. Nhân sự của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính công ích, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ theo hợp đồng lao động quy định tại Điều 10 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP”.

b) Bãi bỏ khoản 4 Điều 4, khoản 3 Điều 8 và Điều 23.

Trong quá trình triển khai thực hiện, trường hợp phát sinh vướng mắc, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan phản ánh kịp thời về Văn phòng Chính phủ để tổng hợp, nghiên cứu sửa đổi, bổ sung.

(Kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP ngày 15 tháng 9 năm 2025
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ)

Tên đơn vị trực thuộc gồm hai yếu tố: cụm từ “Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả” và tên bộ, cơ quan ngang bộ.

Ví dụ:

Tên đơn vị trực thuộc gồm hai yếu tố: cụm từ “Trung tâm Phục vụ hành chính công” và tên đơn vị hành chính cấp tỉnh. Tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương viết theo quy chuẩn của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Ví dụ:

Ví dụ (đối với mô hình Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp):

Tên đơn vị trực thuộc gồm hai yếu tố: cụm từ “Trung tâm Phục vụ hành chính công” và tên đơn vị hành chính cấp xã, tên điểm tiếp nhận. Tên riêng xã, phường, đặc khu viết theo quy chuẩn của tỉnh, thành phố.

Ví dụ:

Ví dụ:

Khẩu hiệu này được sử dụng xuyên suốt các hoạt động truyền thông liên quan đến Bộ phận Một cửa các cấp.

a) Các phiên bản của logo là sự thay đổi về vị trí của các yếu tố: Phần biểu tượng (symbol), phần chữ (text) và phần màu sắc.

- Phần biểu tượng (symbol): Coi x là 01 đơn vị thiết kế tiêu chuẩn. Tạo hình tổng thể thể hiện các tỉ lệ hình ảnh theo x.

- Phần chữ (text):

Phần chữ bao gồm: Tên Bộ phận Một cửa/ Trung tâm Phục vụ hành chính công) - Tên đơn vị (Bộ Khoa học và Công nghệ/Tỉnh Quảng Ninh)

Khẩu hiệu “Hành chính phục vụ”.

Phần chữ sắp xếp từ trên xuống dưới theo thứ tự: Tên Bộ phận Một cửa, tên đơn vị, khẩu hiệu. Phần tên Bộ phận Một cửa và tên riêng đơn vị được viết hoa toàn bộ, sử dụng font SVN-Kelson Sans Bold và cùng cỡ chữ. Phần khẩu hiệu “Hành chính phục vụ” sử dụng font SVN-Kelson Sans Regular.

Tỉ lệ giữa phần Tên Bộ phận Một cửa, Tên riêng đơn vị và phần Khẩu hiệu là 1.3:1.

Phần màu sắc được quy định ở mục 4. Màu sắc bộ nhận diện

Logo phiên bản ngang

- Phần biểu tượng (symbol) nằm ở bên trái. Phần chữ (text) nằm ở bên phải.

- Phần chữ được căn trái.

- Tỉ lệ giữa Phần biểu tượng và phần chữ là 3:1.