Thông tư 005/2025/TT-BNV Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số

Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 25/2025/NĐ-CP ngày 21 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Thông tư này quy định chi tiết khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 Luật Lưu trữ, bao gồm:

Trong phạm vi Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

a) Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phống; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

b) Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

c) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

d) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều này) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

e) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều này) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Số hóa tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản lâu dài, hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu trữ gốc; tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng cho tài liệu lưu trữ gốc và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

a) Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Lưu trữ; tài liệu phục vụ hoạt động điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức và người dân.

b) Tài liệu lưu trữ khác không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản này, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ quyết định việc số hóa.

c) Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hoá của các cơ quan, tổ chức phải bảo đảm đúng thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử.

a) Thể thức, kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ giấy, ảnh (dương bản), ghi âm, ghi hình (phim âm bản) hoặc ghi âm và ghi hình (video) thực hiện theo quy định tại Thông tư này.

b) Thể thức, kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ khác điểm a khoản này tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định; tại lưu trữ lịch sử do người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định.

a) Địa điểm thực hiện số hóa.

b) Phương tiện vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến địa điểm thực hiện số hóa.

c) Các giải pháp bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa.

d) Trang thiết bị, phần mềm phục vụ số hoá.

đ) Trang thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số hoá.

e) Nhân lực thực hiện số hóa.

a) Trang thiết bị sử dụng trong quá trình số hóa phải được cơ quan chức năng kiểm tra an ninh, an toàn thông tin trước khi thực hiện số hóa và phải bảo đảm hủy toàn bộ dữ liệu trước khi vận chuyển ra khỏi khu vực số hóa.

b) Phần mềm số hóa được cài đặt vào thiết bị công nghệ thông tin phải có đầy đủ các lớp bảo mật, các tài khoản quản trị bắt buộc truy cập hai cấp đồng thời, có phân quyền và phân cấp từng vai trò, từng chức năng, từng mô đun của phần mềm và được kiểm tra trước khi thực hiện số hóa.

c) Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu đề phòng rủi ro thất thoát dữ liệu, mất an toàn thông tin.

d) Thực hiện các giải pháp khác bảo đảm an toàn thông tin mạng, bảo vệ, bảo mật dữ liệu số hoá theo quy định.

a) Đáp ứng các yêu cầu: cung cấp đầy đủ bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí; ưu tiên bố trí tại các phòng rộng, có đủ diện tích, không có nguy cơ bị ngập nước, không bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết như mưa, bão, độ ẩm cao.

b) Hệ thống giám sát phải được lắp đặt để ghi lại, lưu trữ, có khả năng trích xuất toàn bộ dữ liệu về hoạt động diễn ra trong suốt thời gian thực hiện số hóa tại địa điểm số hóa, các lối vào, ra và khu vực liên quan 24/7.

c) Bảo đảm hệ thống phòng cháy, chữa cháy tại địa điểm thực hiện số hóa đang hoạt động tốt, tuân thủ quy định về phòng cháy, chữa cháy.

a) Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, an toàn thông tin, bảo mật tài liệu lưu trữ, dữ liệu liên quan đến quá trình thực hiện số hóa. Trường hợp sử dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện số hóa phải có cam kết bằng văn bản.

b) Sử dụng trang phục bảo hộ và găng tay để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. c) Xuất trình giấy tờ tùy thân khi vào, ra địa điểm số hóa.

d) Cấm hút thuốc, sử dụng lửa và chất lỏng dễ cháy tại địa điểm số hóa.

đ) Cấm mang thức ăn, nước uống, chất kích thích vào địa điểm số hóa.

e) Cấm mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi, chụp hình, phát sóng và các đồ dùng cá nhân khác vào địa điểm số hóa.

g) Không tự ý mang tài liệu lưu trữ số hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa.

h) Tắt thiết bị điện, khóa và niêm phong các cửa ra, vào địa điểm số hóa khi người cuối cùng rời khỏi địa điểm số hóa.

a) Tỷ lệ số hóa: 100%; trường hợp cần phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác, tỷ lệ tương ứng với tài liệu lưu trữ gốc.

b) Chất lượng: rõ ràng, trung thực với bản gốc, đủ sáng để nhận dạng các ký tự và nội dung tài liệu.

c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc trên tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa, thông tin hiển thị gồm: tên cơ quan, tổ chức, cá nhân; thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601); được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen; không hiển thị hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức.

d) Tên tệp tin tối thiểu gồm: mã hồ sơ và số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm; trường hợp hồ sơ không tách từng tài liệu khi số hóa, tên tệp tin là mã hồ sơ.

a) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ giấy: định dạng PDF/A hai lớp; màu sắc: ảnh màu, theo màu tài liệu đáp ứng yêu cầu nhận dạng thông tin (text, sinh trắc…) trên dữ liệu số hóa; độ sâu màu tối thiểu 24 bit; độ phân giải tối thiểu: 200 dpi đối với tài liệu hành chính, 300 dpi đối với tài liệu bản đồ, bản vẽ; thông tin chữ ký số hiển thị tại góc trên, bên phải, trang đầu tệp tin tài liệu số hóa.

b) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ảnh (dương bản) hoặc phim âm bản: định dạng: .JPEG, .PDF, .TIFF, .PNG; màu sắc: theo màu tài liệu gốc; độ phân giải tối thiểu: 200 dpi. Thông tin chữ ký số hiển thị tại góc trên, bên phải của tệp tin tài liệu số hóa.

c) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ghi âm và ghi hình (video): định dạng: MPEG-4, .AVI, .WMA; .WAV không nén; bit rate tối thiểu: 1500 kbps; màu sắc: theo màu tài liệu gốc. Thông tin chữ ký số hiển thị đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

d) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ghi âm: định dạng: .MP3, .wma; bit rate tối thiểu: 128kbps. Thông tin chữ ký số hiển thị đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

a) Khảo sát, thống kê tài liệu lưu trữ, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ chuẩn bị số hóa

Cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa phải khảo sát thực trạng, xác định vị trí các phông lưu trữ, khối tài liệu lưu trữ cần đưa ra khỏi kho để số hóa; lập phương án và kế hoạch thực hiện số hóa; xây dựng phương án phục vụ khai thác nhằm bảo đảm đầy đủ và kịp thời khối lượng tài liệu lưu trữ của từng phông đưa ra số hóa; đánh giá thực trạng dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ đưa ra số hóa.

b) Lấy tài liệu lưu trữ từ trên giá xuống và chuyển đến nơi bàn giao

Khi lấy tài liệu lưu trữ từ trên giá xuống và chuyển đến nơi bàn giao phải bảo đảm trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ, không làm hỏng tài liệu lưu trữ; khu vực bàn giao tài liệu lưu trữ cần được bố trí có đủ diện tích để kiểm đếm trước khi bàn giao tài liệu.

c) Giao tài liệu lưu trữ cho bộ phận thực hiện số hóa

Việc giao tài liệu lưu trữ được thực hiện bằng cách kiểm đếm số lượng từng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu và kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu. Trường hợp cần thiết chụp ảnh hiện trạng hồ sơ, tài liệu; việc giao tài liệu lưu trữ được lập thành biên bản, lưu hồ sơ làm căn cứ để nhận lại tài liệu lưu trữ sau khi số hóa. Số lượng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu bộ phận số hóa đã nhận sẽ được đối chiếu khi bàn giao tài liệu sau khi số hóa cho kho lưu trữ.

d) Vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến nơi số hóa

Việc vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến nơi số hóa phải được thực hiện bằng phương tiện bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn phòng cháy, chữa cháy, bảo đảm không làm xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu.

a) Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu lưu trữ bằng cách dùng các loại chổi lông phù hợp để quét, chải bụi bẩn trên hộp tài liệu, sau đó đếm từng hồ sơ, tài liệu.

b) Khi vệ sinh tài liệu lưu trữ không được làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu; không làm hỏng tài liệu.

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.

b) Thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các nội dung: chuẩn hóa định dạng tệp tin tài liệu, chuẩn hóa định dạng dữ liệu chủ, chuyển đổi mã ký tự của tài liệu và dữ liệu chủ, chuyển đổi cấu trúc dữ liệu chủ, đóng gói tài liệu số hóa.

c) Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

d) Bàn giao dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa.

a) Bóc tách, làm phẳng tài liệu.

b) Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu chủ (nếu có).

c) Thực hiện số hóa

Đưa tài liệu vào máy quét hoặc thiết bị chụp ảnh hoặc thiết bị khác phù hợp và thiết lập các thông số kỹ thuật đầu ra cho tài liệu số hóa: định dạng tệp tin, độ phân giải, chế độ nén ảnh, thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày bản số hóa, vị trí lưu tệp tin ảnh quét và cách thức đặt tên tệp tin ảnh quét; sau khi quét, chụp cần kiểm tra chất lượng ảnh quét, chụp và so sánh với tài liệu lưu trữ gốc. Nếu tài liệu số hóa không đạt yêu cầu, hiệu chỉnh cấu hình máy quét, thiết bị chụp ảnh hoặc chuyển đổi để số hóa lại tài liệu.

d) Tạo lập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu chủ.

đ) Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa.

e) Trả tài liệu lưu trữ gốc về kho sau khi số hóa: kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu khi trả lại; ghi biên bản và lưu hồ sơ.

g) Vận chuyển tài liệu lưu trữ gốc về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm

Tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm cần thể hiện rõ các nội dung bao gồm: lỗi ảnh quét và lỗi biên mục, có lưu ý cụ thể đối với từng trường hợp sai lỗi phổ biến đã từng hoặc có nguy cơ cao xảy ra; tài liệu hướng dẫn cần được phổ biến đến từng nhân sự triển khai làm công tác kiểm tra trước khi thực hiện.

b) Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

a) Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ

Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép bảo đảm tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin; thể hiện rõ các yêu cầu khi sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ; thiết bị lưu trữ cần được kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trước khi đưa vào sử dụng; tiến hành sao chép và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý được thực hiện nhiều lần hoặc một lần sau khi hoàn tất quá trình số hóa; mỗi lần bàn giao sẽ được lập biên bản xác nhận giữa các bên liên quan.

b) Kiểm tra số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa.

c) Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ số hóa và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu để phòng rủi ro thất thoát dữ liệu.

d) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu

Căn cứ trên các biên bản bàn giao tài liệu, dữ liệu, các tiêu chuẩn nghiệp vụ, kỹ thuật, yêu cầu đầu ra của sản phẩm, thực hiện nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

a) Lựa chọn và sắp xếp ảnh theo thứ tự hoặc chủ đề.

b) Sử dụng các thiết bị, dung dịch, hoá chất chuyên dụng để loại bỏ bụi bẩn bảo đảm chất lượng ảnh không bị ảnh hưởng trong quá trình số hoá.

a) Lựa chọn máy quét hoặc máy chụp chuyên dụng, có độ phân giải cao để bảo đảm chất lượng hình ảnh tốt nhất.

b) Cài đặt máy quét và máy chụp theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.

a) Xử lý ảnh bằng thiết bị, phần mềm chuyên dụng.

b) Kiểm tra chất lượng của ảnh số hóa.

c) Xử lý kỹ thuật khác bảo đảm tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.

a) Xem xét phim âm bản để phát hiện dấu hiệu hỏng hóc, bụi bẩn, mốc hoặc vết nứt hoặc tình trạng vật lý khác của phim âm bản.

b) Khắc phục các dấu hiệu hư hỏng nhẹ, xử lý bụi bẩn hoặc xử lý chuyên sâu để bảo đảm chất lượng của tài liệu gốc được số hóa.

a) Sử dụng máy quét phim âm bản chuyên dụng hoặc máy chụp phim âm bản chuyên dụng để quét hoặc chụp lại phim âm bản, bảo đảm chất lượng quét cao với độ phân giải và màu sắc chính xác.

b) Cài đặt máy quét hoặc máy chụp theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.

a) Xử lý phim âm bản thành ảnh định dạng số bằng thiết bị chuyên dụng.

b) Kiểm tra chất lượng của ảnh định dạng số.

c) Xử lý kỹ thuật bảo đảm tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.

a) Kiểm tra, đánh giá tình trạng thiết bị ghi âm hoặc video.

b) Sử dụng các thiết bị, dung dịch, hoá chất chuyên dụng để loại bỏ bụi và cặn bẩn từ đầu đọc hoặc trục băng.

a) Sử dụng thiết bị chuyển đổi âm thanh, hình ảnh chất lượng cao để chuyển tín hiệu âm thanh từ định dạng vật lý (Analog) sang định dạng số (Digital).

b) Bảo đảm thiết bị hỗ trợ định dạng âm thanh, hình ảnh chất lượng cao, giữ nguyên chất lượng âm thanh, hình ảnh gốc hoặc làm rõ nét hơn so với chất lượng âm thanh, hình ảnh gốc.

a) Sử dụng các công cụ chỉnh sửa chuyên dụng để loại bỏ tiếng ồn, cân bằng âm thanh và chỉnh sửa độ sáng, độ phân giải.

b) Lưu trữ các tệp ghi âm hoặc video đã xử lý ở định dạng chất lượng cao.

a) Địa danh, ngày tháng năm thực hiện chuyển đổi tài liệu lưu trữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi.

c) Dấu hiệu nhận biết tài liệu lưu trữ chuyển đổi: ghi rõ “TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHUYỂN ĐỔI” trên tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

d) Thông tin chỉ rõ địa chỉ lưu trữ của tài liệu gốc trong Hệ thống: hiển thị Mã lưu trữ tài liệu gốc trên tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

đ) Họ và tên, chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.

Trường hợp cơ quan, tổ chức đã thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc, thực hiện thu nộp hồ sơ lưu trữ số.

a) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso quy định tại Phụ lục I Thông tư này.

b) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói SIP_hoso quy định tại Phụ lục III Thông tư này.

Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc và Hệ thống có tính năng tìm kiếm thông minh bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ và hiển thị theo chủ đề, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo yêu cầu của người dùng thì thực hiện thu nộp tài liệu.

a) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_tailieu quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

b) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp theo cấu trúc gói SIP_tailieu theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư này.

Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp sử dụng Hệ thống khác với Hệ thống của cơ quan, tổ chức thu và chưa kết nối hoặc đã kết nối nhưng chưa có giải pháp bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

Thu nộp trực tuyến thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp và cơ quan, tổ chức thu sử dụng chung Hệ thống hoặc sử dụng Hệ thống khác nhau nhưng đã thống nhất giải pháp kết nối và tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

a) Đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc.

b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn 360 ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

a) Rà soát tiêu đề hồ sơ, tài liệu; thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu; thành phần tài liệu trong hồ sơ; các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

b) Hiệu chỉnh lại các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu nộp bảo đảm đúng quy định của pháp luật, quy định của cơ quan về hồ sơ, tài liệu nộp.

c) Xác nhận “đồng ý” đối với hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu và “trả lại” đối với hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, nêu rõ lý do và yêu cầu để đơn vị, cá nhân nộp hoàn thiện, thực hiện nộp lại.

a) Mã yêu cầu, gồm các thông tin: số thứ tự đăng ký trong năm, ký hiệu nộp (nếu có); ký hiệu viết tắt tên cơ quan, đơn vị nộp; số lần nộp; năm đăng ký nộp.

b) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

c) Mã cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

d) Thông tin về việc đã hoặc chưa nộp tài liệu giấy vào lưu trữ (Hệ thống hiển thị sự lựa chọn “đã nộp” hoặc “chưa nộp” hoặc thông tin liên quan khác).

đ) Số lần nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ (Hệ thống tự động cập nhật và hiển thị).

e) Tóm tắt nội dung và thời gian của khối tài liệu nộp.

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu nộp.

h) Tổng số trang (nếu có).

i) Tổng số dung lượng.

k) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

Mục lục hồ sơ nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, số trang, mức độ tiếp cận, ghi chú.

Mục lục tài liệu nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã gói tài liệu, tiêu đề gói tài liệu (tóm tắt nội dung và thời gian tài liệu), nguồn gốc, tổng số tài liệu trong gói, ghi chú.

l) Dự kiến thời gian tiến hành nộp.

m) Cách thức nộp: cơ quan, tổ chức nộp chọn “trực tiếp” hoặc “trực tuyến”.

n) Địa chỉ liên hệ: cơ quan, tổ chức nộp cung cấp họ và tên, chức vụ hoặc chức danh nghề nghiệp, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của người đại diện thực hiện quy trình thu nộp tài liệu.

o) Ghi chú đặc biệt (nếu có).

p) Phông lưu trữ: tự động lấy tến phông lưu trữ theo cơ quan, tổ chức nộp hoặc cơ quan, tổ chức nộp khai báo tên phông lưu trữ.

q) Phương án phân loại: cơ quan, tổ chức nộp lựa chọn các phương án phân loại đã được áp dụng cho khối tài liệu nộp theo hướng dẫn của Hệ thống.

a) Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).

a) Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trên Hệ thống.

b) Có ý kiến bằng văn bản trên Hệ thống về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (nếu có).

c) Trả lời xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý thu hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống.

Lưu trữ lịch sử thống nhất với cơ quan, tổ chức nộp về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; yêu cầu, phương tiện, cách thức nộp; thời gian nộp và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

Lưu trữ lịch sử từ chối thu hồ sơ, tài liệu trong các trường hợp sau:

a) Không đúng thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử.

b) Thông tin khai báo chưa rõ ràng, chưa đầy đủ.

c) Tổng dung lượng hồ sơ, dự kiến thu nộp vượt quá năng lực xử lý của Hệ thống. Trường hợp này, lưu trữ lịch sử có phương án xử lý và thông báo kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đến cơ quan, tổ chức nộp.

d) Trường hợp khác, lưu trữ lịch sử ghi rõ lý do từ chối.

a) Cơ quan, tổ chức nộp chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (theo kết quả từ giai đoạn đăng ký nộp); đóng gói hồ sơ, tài liệu theo quy định; lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu có đồng thời cả tài liệu số và tài liệu giấy, thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu giấy thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu và thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu, dữ liệu.

b) Cơ quan, tổ chức nộp trực tiếp chuyển thiết bị lưu trữ gói tin và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp và phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói tin.

c) Lưu trữ lịch sử tải (upload) gói tin và các tài liệu kèm theo vào Hệ thống.

d) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp phối hợp thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói tin; kiểm tra tổng thể các gói tin, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói tin với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất; cập nhật thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”.

đ) Lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu, gồm các thông tin sau: mã đăng ký yêu cầu (nếu có); mã cơ quan, tổ chức nộp; tên cơ quan, tổ chức nộp; số lần nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu nộp theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu giao nhận; tổng số dung lượng; tổng số thiết bị, tình trạng, mô tả chi tiết thiết bị; thời gian giao nhận; người giao, nhận; ghi chú khác (nếu có).

a) Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống của lưu trữ lịch sử cập nhật hồ sơ nộp vào Hệ thống;

b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kết nối hệ thống.

c) Thực hiện nộp gói SIP vào Hệ thống và nhập các thông tin mô tả từng gói SIP: mã đăng ký yêu cầu thu nộp; mã định danh gói SIP; mã phông (nếu có); tổng số hồ sơ, tài liệu trong gói SIP (theo thứ tự Mục lục hồ sơ, tài liệu); số thứ tự hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (từ số… đến số…); thời gian nộp (Hệ thống tự cập nhật thời gian thực và các lần upload gói SIP).

d) Hệ thống tự động thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói SIP; kiểm tra tổng thể các gói SIP, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói SIP với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất, cập nhật cụ thể thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”; đưa toàn bộ gói SIP hợp lệ vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

a) Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống; nhập mới hoặc cập nhật thông tin về đơn vị hình thành phống và khối tài liệu thu nộp: lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện thu nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu và thực hiện thao tác “Nộp vào lưu trữ lịch sử” trên Hệ thống.

b) Hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu với Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp và xác nhận: “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu” và đưa toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu nộp vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

a) Mã đăng ký yêu cầu thu nộp.

b) Mã cơ quan, tổ chức thu nộp.

c) Tên cơ quan, tổ chức thu nộp.

d) Tổng số gói tin.

đ) Tổng số hồ sơ, tài liệu theo đăng ký.

e) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã được duyệt nộp (tính toán các lần).

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã đưa vào Hệ thống.

h) Tổng dung lượng.

i) Số lần thu nộp (số thứ tự).

k) Thời gian tiếp nhận.

a) Hệ thống thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu trong cùng lần nộp.

b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống, Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết Mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, viên chức xử lý nghiệp vụ sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đối với từng trường hợp cụ thể.

Viên chức nghiệp vụ rà soát từng hồ sơ, tài liệu và đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; rà soát từng văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

a) Lưu trữ lịch sử ban hành Quyết định phê duyệt hồ sơ, tài liệu nộp kèm theo Báo cáo kết quả xử lý nghiệp vụ; Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp được phê duyệt; Danh sách hồ sơ, tài liệu không đạt.

b) Trả kết quả đến cơ quan, tổ chức nộp.

a) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống: lưu trữ lịch sử thực hiện việc chuyển gói SIP thành gói AIP.

b) Trường hợp thu nộp cùng Hệ thống: lưu trữ lịch sử chuyển gói AIP vào Kho để thực hiện các bước xử lý nghiệp vụ tiếp theo.

a) Đối với hình thức thu nộp trực tiếp: lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ, tài liệu trả lại theo danh sách vào thiết bị lưu trữ để bàn giao cho cơ quan, tổ chức nộp.

b) Đối với hình thức thu nộp trực tuyến: Hệ thống cho phép tải toàn bộ hồ sơ, tài liệu trả lại theo danh sách từ tài khoản của cơ quan, tổ chức nộp.

c) Đối với hình thức thu nộp trong cùng Hệ thống: Hệ thống thực hiện trả lại hồ sơ, tài liệu về tài khoản của cơ quan, tổ chức nộp.

a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất lập các biên bản sau: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Biên bản hồ sơ, tài liệu trả lại theo Danh sách hồ sơ, tài liệu không được phê duyệt vào lưu trữ lịch sử.

b) Thống nhất ký các biên bản.

c) Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước.

d) Lập hồ sơ quá trình thu nộp hồ sơ, tài liệu.

Cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số dùng để bảo quản thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso hoặc AIP_tailieu quy định tại Phụ lục I và Phụ lục II Thông tư này.

a) Kiểm tra khả năng tiếp cận, sử dụng, cập nhật của thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số.

b) Kiểm tra quá trình bảo quản và bảo đảm an toàn thông tin đối với tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

c) Kiểm tra tính chính xác thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số với tệp tin tài liệu lưu trữ kèm theo (nếu có).

a) Xác định và phân loại nguồn tài liệu lưu trữ số kiểm tra (chọn phông lưu trữ để chọn điểm và chọn xác suất cơ sở dữ liệu trong phông).

b) Khởi động hệ thống trang thiết bị, phần mềm phục vụ kiểm tra.

c) Kết nối hệ thống phục vụ kiểm tra với phương tiện lưu trữ.

d) Kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

đ) Thống kê danh mục tài liệu kiểm tra gồm tên tệp tin kiểm tra, địa chỉ lưu trữ tệp tin bị lỗi.

e) Ghi biên bản theo quy định tại Mục 1 Phụ lục VII Thông tư này.

g) Thực hiện phương án khắc phục lỗi (bổ sung các trường tin bị lỗi, bổ sung dữ liệu từ các nguồn dự phòng, số hóa lại tài liệu bị lỗi và bổ sung vào Hệ thống).

h) Lập hồ sơ về quá trình kiểm tra.

a) Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu hằng ngày theo phương thức sao lưu gia tăng, định kỳ hằng tháng phải sao lưu theo phương thức sao lưu đầy đủ.

b) Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu 03 năm/01 lần theo phương thức sao lưu đầy đủ; dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sao lưu.

a) Xác định nguồn dữ liệu sao lưu.

b) Chuẩn bị, kiểm tra phương tiện sao lưu.

c) Thực hiện sao lưu đối với mã nguồn phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vào phương tiện lưu trữ.

d) Kiểm tra kết quả sao lưu sau khi hoàn thành sao lưu. Trường hợp kết quả sao lưu không đạt yêu cầu thì đề xuất biện pháp khắc phục lỗi và báo cáo người có trách nhiệm xử lý. Trường hợp việc sao lưu đạt yêu cầu thì chuyển phương tiện lưu trữ chứa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu vào nơi bảo quản.

đ) Bảo quản phương tiện lưu trữ chứa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu theo quy định của cơ quan, tổ chức.

e) Ghi nhật ký và lập Biên bản sao lưu theo quy định tại Mục 2 và Mục 3 Phụ lục VII Thông tư này.

h) Lập hồ sơ quá trình sao lưu.

Tài liệu lưu trữ số phải được chuyển đổi phương tiện lưu trữ trong thời hạn ngắn hơn ít nhất 01 năm so với thời hạn độ bền của phương tiện lưu trữ hoặc theo khuyến cáo của nhà sản xuất phương tiện lưu trữ.

a) Trường hợp tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ gặp sự cố, người được giao nhiệm vụ thực hiện khôi phục lại dữ liệu bằng cách sử dụng tệp tin sao lưu dữ liệu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố bằng chức năng Backup/Restore của hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoặc chức năng phục hồi dữ liệu của phần mềm ứng dụng.

b) Trường hợp phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu gặp sự cố thì thực hiện lưu lại dữ liệu tài liệu lưu trữ và tiến hành cài đặt lại hệ quản trị cơ sở dữ liệu, sử dụng chức năng Attach Database của hệ quản trị cơ sở dữ liệu để phục hồi lại dữ liệu đã lưu lại ở bước trên hoặc sử dụng dữ liệu sao lưu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố để tiến hành phục hồi dữ liệu.

c) Trường hợp phần mềm ứng dụng gặp sự cố thì thực hiện khôi phục lại bằng cách sử dụng phần mềm ứng dụng đã được sao lưu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố.

a) Theo từ khóa.

b) Theo phông.

c) Theo hồ sơ.

d) Theo tài liệu.

đ) Theo các chuyên đề (nếu có).

a) Người dùng khai báo thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, số định danh cá nhân (số giấy tờ tùy thân theo quy định của pháp luật), thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, cơ quan công tác (nếu có), chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

b) Thời gian cấp tài khoản cho người dùng không quá 01 ngày làm việc.

a) Tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp tiếp cận có điều kiện.

b) Xét duyệt yêu cầu đọc tài liệu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: hồ sơ, tài liệu được duyệt; thời gian đọc (không quá 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt); hồ sơ, tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do; phí đọc tài liệu theo quy định và được tính theo hồ sơ (AIP_hoso), tài liệu lưu trữ độc lập (AIP_tailieu) hoặc tính theo phút tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

d) Có ý kiến trực tiếp đối với từng hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện và trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt. Lưu trữ hiện hành trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền xét duyệt trong Hệ thống. Lưu trữ lịch sử trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ xét duyệt thông qua Hệ thống hoặc bằng công văn hành chính.

đ) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

e) Trả kết quả cho người dùng theo từng đợt xét duyệt.

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Có ý kiến trực tiếp đối với từng hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện hoặc có ý kiến xét duyệt tổng thể đối với cả yêu cầu.

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

a) Tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng tài liệu không thuộc trường hợp tiếp cận có điều kiện.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: tài liệu được duyệt; tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do; phí sao tài liệu (Hệ thống tự động tính phí). Phí cấp bản sao được tính theo trang tài liệu văn bản; phút tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

d) Có ý kiến trực tiếp đối với từng tài liệu tiếp cận có điều kiện và trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 36 Thông tư này.

đ) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

e) Trả kết quả cho người dùng theo từng đợt xét duyệt.

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Có ý kiến trực tiếp đối với từng tài liệu tiếp cận có điều kiện hoặc có ý kiến xét duyệt tổng thể đối với cả yêu cầu.

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

a) Mã xác thực lưu trữ.

b) Tên lưu trữ lịch sử.

c) Thông tin người nhận: họ và tên, mã định danh công dân hoặc số giấy tờ tùy thân theo quy định của pháp luật.

d) Mã lưu trữ của tài liệu gốc.

đ) Số và ký hiệu của tài liệu gốc (nếu có).

e) Tên loại tài liệu.

g) Trích yếu nội dung hoặc tiêu đề tài liệu.

h) Mục đích sử dụng.

i) Ngày cấp.

k) Thời hạn sử dụng.

l) Số lượng bản.

a) Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (viết tắt là Danh mục tài liệu lưu trữ) được hình thành theo từng chủ đề cụ thể do người dùng yêu cầu trên Hệ thống, được trích xuất từ Hệ thống và được sắp xếp theo một trình tự logic nhất định.

b) Thông tin về hồ sơ, tài liệu được thống kê trong Danh mục tài liệu lưu trữ được cung cấp cho người dùng tối đa không vượt quá bốn trường tin.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, Danh mục tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

a) Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng tài liệu thống kê nội dung về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; mỗi nội dung được trích xuất nguyên văn từ tài liệu lưu trữ số; có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc.

b) Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được xác thực bởi cơ quan, tổ chức quản lý Hệ thống khi cung cấp cho người dùng.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

a) Thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng báo cáo tổng hợp về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; được trích xuất từ Hệ thống; được tổng hợp và biên tập tự động bởi Hệ thống; mỗi đoạn nội dung trong báo cáo có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc; có xác thực của cơ quan quản lý Hệ thống.

b) Thông tin tổng hợp từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng báo cáo thống kê số liệu thông minh có định hướng về tài liệu lưu trữ, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ và đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ; được trích xuất từ Hệ thống theo yêu cầu của người dùng.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt và phí cung cấp thông tin đối với trường hợp được xét duyệt hoặc lý do không xét duyệt.

d) Trường hợp yêu cầu của người dùng liên quan đến thông tin trong tài liệu tiếp cận có điều kiện, lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử phải trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 36 Thông tư này.

đ) Trả kết quả cho người dùng.

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Trả kết quả xét duyệt.

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

a) Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống theo định kỳ hằng năm để làm thủ tục hủy.

b) Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với hồ sơ gồm: số thứ tự, mã lưu trữ hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, tổng số tài liệu trong hồ sơ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.

c) Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với tài liệu gồm: số thứ tự, mã lưu trữ tài liệu, tên loại và trích yếu nội dung, thời hạn lưu trữ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.

a) Căn cứ quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, người được giao nhiệm vụ tạo tài khoản và gán quyền xem xét danh mục, tài liệu cho các thành viên Hội đồng trong Hệ thống.

b) Các thành viên Hội đồng xem xét danh mục, thực hiện việc kiểm tra tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống.

c) Kết quả làm việc của Hội đồng được tổng hợp và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong Hệ thống làm căn cứ để ra quyết định.

a) Căn cứ Quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ hiện hành thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống.

b) Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

a) Căn cứ vào quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ lịch sử thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị trong Hệ thống.

b) Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu hết giá trị.