1. Công văn số 99/UB ngày 21/01/1997 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về việc quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp.

          2. Quyết định số 689/QĐ-CT ngày 09/10/2003 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Quy định quản lý, sử dụng hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số.

          Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Cam Ranh, thành phố Nha Trang, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

          Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng:

          1. Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp tỉnh, huyện, xã được lập theo Chỉ thị 364/CT ngày 06/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) về việc giải quyết tranh chấp đất đai có liên quan đến địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã;

          2. Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số.

          1. “Hồ sơ địa giới” là tập hồ sơ địa giới hành chính các cấp tỉnh, huyện, thị xã thuộc tỉnh Khánh Hòa được lập theo Chỉ thị 364/CT ngày 06/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) thể hiện các nội dung: bản tọa độ các mốc địa giới hành chính cấp xã, huyện, tỉnh; bản tọa độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính tỉnh, huyện, thị xã; bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã;  biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã; các phiếu thống kê (dân cư, thủy hệ, sơn văn); biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính các cấp và các văn bản pháp luật về thành lập tỉnh, huyện, xã.

          2. “Bản đồ địa giới” là tập bản đồ địa giới hành chính các cấp tỉnh, huyện, xã, thuộc tỉnh Khánh Hòa được lập theo Chỉ thị 364/CT ngày 06/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) được in, vẽ trên giấy và có xác nhận pháp lý của các đơn vị hành chính có liên quan.

          3. “Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số” là bộ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp được lập theo Chỉ thị 364/CT ngày 06/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) được chuyển sang lưu trữ dưới dạng số bằng công nghệ tin học.

          4. “Mốc địa giới hành chính các cấp” là cột mốc được đúc bằng bê tông cốt sắt có các loại: 2 mặt, 3 mặt, 4 mặt, 5 mặt được cắm ở ngoài thực địa là điểm đánh dấu giới hạn về địa giới hành chính giữa các đơn vị hành chính với nhau.

          1. Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp là cơ sở pháp lý làm tài liệu để chính quyền các cấp sử dụng thống nhất cho công tác quản lý nhà nước về địa giới hành chính ở địa phương; dùng để khai thác nhằm giúp cho chính quyền địa phương nắm được tiềm năng đất đai để khai thác, sử dụng hợp lý, có hiệu quả; làm căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp đất đai có liên quan đường địa giới hành chính các cấp; làm cơ sở để nghiên cứu xây dựng các đề án về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và điều chỉnh địa giới hành chính các cấp khi cần thiết.

          2. Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số được khai thác sử dụng phục vụ các nhiệm vụ công tác hàng ngày của Sở Nội vụ hoặc của các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh khi có yêu cầu.

          Điều 4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp; hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số theo quy chế này. Khi hết nhiệm kỳ hoặc thay đổi công tác thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp phải tiến hành bàn giao hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân mới để tiếp tục quản lý. Việc bàn giao phải có sự chứng kiến của đại diện cơ quan, ngành Nội vụ, ngành Tài nguyên và Môi trường cùng cấp, cơ quan chính quyền cấp trên.

          Bộ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp xã được lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, bản đồ. Cán bộ Địa chính – Xây dựng là người được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác và báo cáo khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân có yêu cầu.

          Sáu tháng một lần phải báo cáo lên Ủy ban nhân dân cấp trên về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới được giao quản lý.

          Toàn bộ hồ sơ cấp xã và hồ sơ cấp huyện được lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc phòng Nội vụ - Lao động và Thương binh xã hội; được giao cho một người chịu trách nhiệm quản lý. Căn cứ vào hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện tiến hành chỉ đạo và thực hiện tốt về mọi mặt đối với công tác quản lý nhà nước trên phạm vi lãnh thổ được giao quản lý.

          Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện 6 tháng một lần báo cáo lên Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình hiện trạng của hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính đang được giao quản lý.

          1. Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp tỉnh, huyện, xã và hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số tỉnh Khánh Hòa, được lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.

          2. Hàng năm chậm nhất đến ngày 25/12 Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính trong phạm vi toàn tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Bộ Nội vụ.

          1. Căn cứ vào biên bản bàn giao mốc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tuyên truyền, giáo dục cho nhân dân ở nơi có mốc địa giới nêu cao ý thức giữ gìn, bảo vệ.

          2. Ủy ban nhân dân cấp xã phải giao cụ thể cho người chịu trách nhiệm quản lý mốc (Trưởng thôn, Trưởng buôn, người sử dụng đất có mốc địa giới hành chính). Khi phát hiện mốc bị xê dịch, hư hỏng, mất mát kịp thời báo lên Ủy ban nhân dân cấp trên biết đồng thời tổ chức khôi phục lại mốc như cũ.

          Điều 12. Việc khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã và hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số tỉnh Khánh Hòa ở cấp nào do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp đó cho phép bằng văn bản.

          Các đơn vị, tổ chức khi sử dụng bộ tài liệu hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số phải bảo đảm đúng mục đích; không được cung cấp lại cho các tổ chức, đơn vị, cá nhân khác một phần hoặc tất cả bộ tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào với bất kỳ lý do gì. Nếu phạm vi tổ chức, đơn vị, cá nhân phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

          Điều 13. Khi có tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính các cấp, Ủy ban nhân dân các cấp căn cứ vào hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính hiện có làm cơ sở pháp lý để giải quyết và báo cáo ngay lên Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp. Các tài liệu, bản đồ trước đây chỉ để dùng tham khảo nghiên cứu, không được sử dụng chính thức trong công tác quản lý lãnh thổ và giải quyết tranh chấp đất đai có liên quan đến địa giới hành chính các cấp.

          1. Việc điều chỉnh địa giới hành chính các cấp để: chia, tách, sáp nhập, thành lập mới đơn vị hành chính các cấp phải thực hiện theo quy trình tại Chỉ thị 364/CT.

          2. Các đơn vị hành chính có liên quan phải cùng nhau thị sát các tuyến địa giới hành chính và thống nhất mô tả đường địa giới hành chính lập hồ sơ, bản đồ gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ).

          3. Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra thẩm định và hoàn chỉnh thủ tục báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua và trình Chính phủ hoặc Quốc hội quyết định việc điều chỉnh địa giới hành chính.

          4. Sau khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Sở Nội vụ sẽ có kế hoạch trình Ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành lập hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính mới và chỉnh sửa hồ sơ, bản đồ của những đơn vị hành chính có liên quan.

          Điều 15. Sở Nội vụ theo dõi cập nhật các biến động điều chỉnh địa giới hành chính đối với hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp dạng số; trường hợp cần thiết phải số hóa lại các tuyến địa giới mới và hồ sơ có liên quan thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định bằng văn bản.

          Điều 16. Việc in ấn, biên tập thành lập bản đồ hành chính tỉnh, huyện, xã để treo tường sử dụng trong các cơ quan đơn vị, các cấp, các ngành đều phải đúng với bản đồ địa giới hành chính của tỉnh đã được thành lập theo Chỉ thị 364/CT và phải được cơ quan có thẩm quyền duyệt trước khi đưa vào sử dụng. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật, kiểm tra thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh đối với bộ bản đồ hành chính cấp tỉnh, cấp huyện và thỏa thuận bằng văn bản để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện duyệt đối với bộ bản đồ cấp xã trước khi đưa vào sử dụng.

          Các loại bản đồ chuyên ngành khác như: bản đồ quy hoạch, bản đồ địa chính, bản đồ lâm nghiệp, bản đồ thổ nhưỡng... nếu biểu thị đường địa giới hành chính các cấp đều phải đúng với hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính đã được xác định theo Chỉ thị 364/CT.

          Điều 17. Tập thể, cá nhân có thành tích trong việc bảo vệ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp được xét khen thưởng theo chế độ hiện hành. Người có hành vi vi phạm các quy định trong quy định này thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

          Điều 18. Giao Sở Nội vụ chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và theo dõi thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc thì phản ảnh đến Sở Nội vụ, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.