Quyết định 48/1998/QĐ-UB V/v phê duyệt bản Qui chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hà Nội do Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội ban hành

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT BẢN QUI CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Điều 1. Phê duyệt Bản Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Thành phố, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng Ban ngành, đoàn thể, Chủ tịch UBND quận, huyện có trách nhiệm phối hợp để thực hiện Bản qui chế này.

LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 48/1998/QĐ - UB ngày 5/10/1998 của ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội)

Chương 1:

QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hà Nội là cơ quan chuyên môn, trực tiếp tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực công tác của HĐND và UBND Thành phố Hà Nội: Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND thành phố được thực hiện theo Nghị định số 156/HĐBT ngày 17/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) qui định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, Thành phố, Quyết định số 1010/QĐ - UB ngày 04/6/1991 của UBND Thành phố Hà Nội qui định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND Thành phố.

Điều 2. Văn phòng HĐND và UBND Thành phố là một tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng; tổ chức Văn phòng gồm có: Chánh Văn phòng, các phó Văn phòng, các phòng và các bộ phận công tác thuộc Văn phòng.

Điều 3. Những nhiệm vụ chung:

1. Xây dựng chương trình làm việc (bao gồm chương trình làm việc năm, qúi, tháng, tuần) của Thường trực HĐND, UBND Thành phố; tổ chức theo dõi, đôn đốc các Sở, Ban, Ngành và UBND quận, huyện thực hiện các chương trình trên.

2. Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND, UBND Thành phố trực tiếp giao; giúp Thường trực HĐND, UBND Thành phố theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc Thành phố, UBND các quận huyện trong việc chuẩn bị và soạn thảo các đề án, tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra các đề án trước khi trình UBND Thành phố xem xét quyết định.

3. Soạn thảo các đề án do Thường trực HĐND, UBND Thành phố trực tiếp giao; giúp Thường trực HĐND, UBND Thành phố theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc Thành phố, UBND các quận huyện trong việc chuẩn bị và soạn thảo các đề án, tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra các đề án trước khi trình UBND Thành phố xem xét quyết định.

Trong trường hợp đề án chưa đáp ứng được yêu cầu về nội dung và thủ tục theo qui định, Văn phòng có trách nhiệm đề nghị các cơ quan chủ đề án bổ sung, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của UBND Thành phố. Nếu đề nghị của Văn phòng không được cơ quan chủ quản đề án nhất trí thì Văn phòng báo cáo Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND Thành phố xem xét, quyết định.

4. Thu thập, cung cấp, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác để phục vụ cho sự chỉ đạo của Thường trực HĐND và điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố có hiệu qủa. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo của Thường trực HĐND, UBND Thành phố lên cấp trên theo đúng qui định của pháp luật.

5. Tổ chức mối quan hệ làm việc giữa UBND Thành phố với Thường trực Thành ủy, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Mặt trận tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể thuộc Thành phố.

6. Giúp thường trực HĐND, UBND Thành phố, Đoàn đại biểu Quốc Hội của Hà Nội trong việc tổ chức tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo qui định của pháp luật.

7. Tổ chức việc công bố, truyền đạt Nghị quyết của HĐND, Quyết định, chỉ thị của UBND Thành phố đến các ngành, các cấp và theo dõi đôn đốc, kiểm tra các ngành, cấp cấp thực hiện những Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó.

8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, UBND Thành phố đúng chủ trương, chính sách của Đảng và các qui định của pháp luật.

9. Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của HĐND, UBND Thành phố; hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố, UBND các quận, huyện về công tác nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

10. Bảo đảm cơ sở vật chất, để Đoàn đại biểu Quốc hội của Hà Nội, HĐND và UBND Thành phố làm việc có hiệu qủa.

11. Quản lý tổ chức, biên chế công chức, viên chức, ngân sách, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố theo qui định của pháp luật và chỉ đạo của UBND Thành phố.

12. Công chức, viên chức phải thường xuyên học tập để nâng cao trình độ chính trị, nghiệp vụ chuyên môn, năng lực công tác; rèn luyện phẩm chất, đạo đức. Nghiêm chỉnh thực hiện: Chế độ bảo vệ của công, Chế độ kỷ luật lao động, Chế độ trách nhiệm khi thực hiện Pháp lệnh cán bộ, công chức Nhà nước và chấp hành chính sách, pháp luật của Nhà nước, các qui định của Thành phố và Cơ quan Văn phòng.

13. Công chức, viên chức đi tham quan, học tập ở nước ngoài phải báo cáo và được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, sau mỗi chuyến đi có báo cáo kết qủa bằng văn bản.

14. Phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ; tác phong của công chức, viên chức phải hòa nhã, văn minh lịch sự, không gây phiền hà, hách dịch, cửa quyền trong giao tiếp.

15. Thực hiện Pháp lệnh về bảo vệ bí mật Nhà nước; chế độ bảo mật tài liệu, chế độ phát ngôn, đưa tin, cho mượn hoặc chuyển giao tài liệu.

Chương 2:

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, CỦA CHÁNH, PHÓ VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND Thành phố:

1. Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Cơ quan Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ đã được Chính phủ và UBND Thành phố qui đinh; Chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND Thành phố về toàn bộ công tác của Văn phòng.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm:

a. Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định của Đảng, Nhà nước, của Thành ủy, HĐND, UBND Thành phố. Trực tiếp chỉ đạo các công tác trọng tâm, trọng điểm, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: tuần, tháng, qúi, năm của Thường trực HĐND, UBND Thành phố. Chủ trì các cuộc họp tổng kết đánh giá kết qủa công tác thàng tháng, qúi, năm của Văn phòng.

b. Thường xuyên quan tâm công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức của V¡n phòng UBND Thành phố.

c. Chỉ đạo công tác tổng hợp tình hình hoạt động của HĐND, UBND Thành phố. Điều hòa phối hợp giữa các Phó Văn phòng, các tổ chuyên viên, các phòng, ban đảm bảo mọi hoạt động trong Văn phòng được thống nhất, đạt hiệu qủa cao.

Tham dự các cuộc họp của Chủ tịch, các phó chủ tịch, họp UBND Thành phố, các buổi làm việc của Thường trực HĐND, UBND với các cơ quan Trung ương, các Sở, ban ngành, quận huyện của Thành phố.

3. Chánh Văn phòng có thẩm quyền ký các loại văn bản:

a. Thừa lệnh Thường trực HĐND, UBND Thành phố ký các văn bản hành chính thông thường để đôn đốc các ngành, các cấp chuẩn bị đề án trình HĐND, UBND Thành phố, thông báo những ý kiến chỉ đạo của HĐND, UBND, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND, UBND Thành phố gửi các cấp, các ngành để thực hiện; sao văn bản, ký giấy đi công tác cho cán bộ thuộc Cơ quan HĐND và UBND Thành phố.

b. Ký giấy giới thiệu của UBND Thành phố cho cán bộ, chuyên viên của Văn phòng và lãnh đạo Sở, ban, ngành, quận, huyện đi liên hệ, giao dịch công tác.

c. Ký các báo cáo, thông báo, các quyết định về tổ chức, cán bộ, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật của nội bộ Văn phòng, gửi lên cấp trên và các cấp, các ngành của trung ương và thành phố, thuộc trách nhiệm được Thành ủy, UBND Thành phố phân công, phân cấp quản lý.

4. Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu - chi ngân sách của Văn phòng theo các qui định của pháp luật.

5. Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự cơ quan, và bảo vệ bí mật thông tin tài liệu.

6. Khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch ủy nhiệm có thể chủ trì cuộc họp với các ngành để giải quyết một số công việc của UBND Thành phố.

7. Khi Chánh Văn phòng đi công tác vắng ủy quyền cho Phó Văn phòng giải quyết phần công việc mà Chánh Văn phòng phụ trách.

Điều 5. Các Phó Văn phòng:

1. Trách nhiệm và quyền hạn của Phó Văn phòng:

a. Giúp việc chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các phần việc được phân công. Chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, đánh giá kết qủa công tác của các chuyên viên, đơn vị trong Văn phòng thuộc mình quản lý.

b. Có trách nhiệm tham gia với Chánh Văn phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công tác của văn phòng như: Sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế độ chính sách, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập của Cơ quan văn phòng.

c. Trực tiếp làm việc với Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch và các thành viên UBND Thành phố để giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Đồng thời thực hiện chế độ báo cáo Chánh Văn phòng để biết việc và chỉ đạo chung.

d. Trong quan hệ giải quyết công việc, các Phó Văn phòng đề cao tinh thần trách nhiệm cá nhân, chủ động phối hợp, bàn bạc thống nhất, bảo đảm mọi công việc trong Văn phòng được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không chồng chéo, trùng lắp hoặc bỏ sót việc.

đ. Khi giải quyết công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượt qúa thẩm quyền thì trao đổi với các Phó Văn phòng liên quan, báo cáo Chánh Văn phòng, xin ý kiến Chủ tịch, phó chủ tịch.

e. Phó Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung thể thức các đề án, văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách do các ngành hoặc cán bộ, chuyên viên Văn phòng soạn thảo trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch.

g. Khi được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy nhiệm, trong phạm vi trách nhiệm được phân công, Phó Văn phòng được chủ trì cuộc họp với các sở ngành để giải quyết một số công việc của UBND Thành phố.

2. Thẩm quyền ký các văn bản:

a. Các Phó Văn phòng được thừa lậnh Thường trực HĐND, UBND Thành phố ký các thông báo, công văn hành chính thông thường để truyền đạt những ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, ký sao các công văn giấy tờ của UBND Thành phố ban hành theo Nghị định 31/CP ngày 18/5/1996 thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

b. Ký giấy giới thiệu của UBND Thành phố cho cán bộ, chuyên viên của văn phòng và các sở, ban, ngành thuộc Thành phố hoặc các cơ quan Trung ương, các tỉnh bạn để liên hệ giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của UBND Thành phố.

c. Ký thay Chánh Văn phòng những báo cáo, thông báo, và công văn trong nội bộ Văn phòng, thuộc lĩnh vực công tác được phân công quản lý, chỉ đạo.

d. Phó Văn phòng phụ trách công tác Quản trị - tài vụ được ủy nhiệm của Chánh Văn phòng (chủ tài khoản) ký, duyệt chi các khoản chi tiêu thường xuyên, tiền lương, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, tài sản, theo kế hoạch tài chính hàng năm đã được UBND Thành phố phê duyệt. Những khoản chi đột xuất ngoài kế hoạch phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng.

đ. Trường hợp Phó Văn phòng đi công tác, báo cáo Chánh Văn phòng phân công Phó Văn phòng khác giải quyết phần công việc mà phó Văn phòng đó phụ trách.

Chương 3:

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA CÁC ĐƠN VỊ CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ THUỘC VĂN PHÒNG

Điều 6. Văn phòng UBND Thành phố có các tổ chuyên viên, các phòng, Trung tâm Lưu trữ, đội xe:

1. Các tổ chuyên viên có tổ trưởng, do Chánh Văn phòng chỉ định. Tổ trưởng không phải là cấp trung gian giữa chuyên viên và lãnh đạo Văn phòng, nhưng là người chịu trách nhiệm trước Chánh, Phó Văn phòng về quản lý lao động, tổng hợp, đônd đốc công việc của các thành viên trong tổ, tổ chức sinh hoạt chuyên môn, bình bầu thi đua khen thưởng và thông báo các thông tin chỉ đạo của cấp trên.

2. Các Phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên viên, có Trưởng phòng và Phó phòng giúp việc Trưởng phòng. Các phòng được tổ chức các tổ chuyên môn, nghiệp vụ.

Điều 7. Các Trưởng phòng, Đội trưởng đội xe và Giám đốc Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng:

1. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, Trưởng Phòng Quản trị - Tài vụ, Trưởng phòng Tổng hợp - kiểm tra, Trưởng phòng Tiếp dân, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Đội trưởng đội xe, Giám đốc Nhà khách, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, của đơn vị để xây dựng qui chế làm việc của đơn vị. Điều hành, chỉ đạo công chức, viên chức của đơn vị mình làm việc theo qui chế của phòng cả về quản lý hành chính, chuyên môn, nghiệp vụ và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chánh, Phó Văn phòng về toàn bộ các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Được Chánh Văn phòng ủy quyền ký các văn bản:

a. Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính được ký:

+ Phiếu gửi trả lại các công văn giấy tờ gửi tới UBND Thành phố hay Văn phòng UBND Thành phố không hợp thức, hợp lệ, không đúng thẩm quyền.

+ Các văn bản nội bộ trong phạm vi cơ quan theo lệnh của Lãnh đạo Văn phòng.

+ Giấy giới thiệu của Văn phòng cho các cán bộ chuyên viên đi liên hệ công tác, mua sắm các trang thiết bị theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng;

+ Giấy đi đường, giấy nghỉ phép năm của cán bộ, chuyên viên thuộc văn phòng.

+ Xác nhận ký lịch, giấy tờ có liên quan đến công chức, viên chức theo phân cấp quản lý của Văn phòng.

+ Các bản sao văn bản nội bộ.

b. Trưởưng phòng quản trị - tài vụ, ký chi tiền mặt phục vụ công tác của Văn phòng từ 200.000 đồng trở xuống theo hạn mức và chế độ tài chính.

c. Trưởng phòng Tiếp dân ký các loại giấy tờ: Phiếu gửi, giấy báo, giấy trả lại đơn thư khiếu tố không hợp thức, hợp lệ của công dân và các tổ chức không đúng thẩm quyền được qui định trong Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo của công dân.

d. Trưởng phòng Tổng hợp - kiểm tra ký các công văn có tính chất đôn đốc, nhắc việc trong nội bộ Văn phòng theo chức năng nhiệm vụ hoặc theo lệnh của Lãnh đạo Văn phòng.

e. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ ký các văn bản về chuyên môn nghiệp vụ theo qui chế và chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ.

Khi Trưởng phòng đi vắng, Phó phòng được ký thay Trưởng phòng.

Điều 8. Phạm vi trách nhiệm, chế độ làm việc của chuyên viên:

1. Chuyên viên có trách nhiệm thường xuyên nắm tình hình hoạt động của các Sở, Ban Ngành, UBND các Quận, Huyện thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi; Phát hiện, đề xuất các biện pháp, xử lý các vấn đề cụ thể, giúp việc UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó chủ tịch chỉ đạo, đôn đốc các Sở, Ban, Ngành quận, huyện thực hiện tốt các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định của Nhà nước và Thành phố.

2. Chuyên viên làm việc trực tiếp với các đồng chí Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND Thành phố về công tác chuyên môn được phân công phụ trách. Chịu trách nhiệm dự thảo các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của HĐND, UBND Thành phố và lãnh đạo Văn phòng.

3. Đôn đốc Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện xây dựng các đề án, dự thảo các văn bản đã được Thường trực HĐND, UBND Thành phố ghi trong chương trình công tác và các việc được giao, có trách nhiệm xem xét thẩm tra trước khi thông qua lãnh đạo Văn phòng, trình Thường trực HĐND, UBND Thành phố phê duyệt.

4. Chủ động phối hợp trao đổi ý kiến với các chuyên viên liên quan trong văn phòng để giải quyết công việc. Khi được các đồng chí lãnh đạo giao việc cùng các chuyên viên khác để trao đổi, tham khảo ý kiến, cần nghiên cứu kỹ và nhanh chóng trả lời chậm nhất 2 ngày sau khi nhận được yêu cầu.

5. Xây dựng mối quan hệ công tác chặt chẽ với các chuyên viên khác thuộc Văn phòng Thành ủy, các ban của Thành ủy, các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện thuộc Thành phố và với các Bộ, Ngành của Trung ương.

6. Được phép yêu cầu các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện cung cấp thông tin, tư liệu, tài liệu, số liệu cần thiết liên quan đến công việc được giao; tham gia ý kiến với các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện để cùng thực hiện đúng thủ tục, qui định về đề án, hồ sơ, tài liệu, trình tự xử lý văn bản theo qui định của Nhà nước và UBND Thành phố.

7. Chuyên viên được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND Thành phố, các cuộc họp do Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh, Phó Văn phòng UBND Thành phố, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện chủ trì bàn về các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được phân công. Được cùng với Chánh, Phó Văn phòng tiếp khách trong và ngoài nước khi có yêu cầu.

8. Chuyên viên giúp việc hành chính cho Chủ tịch UBND Thành phố, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và Chánh, Phó văn phòng, Trưởng phòng về công việc được giao; không có trách nhiệm làm các công việc thuộc chức năng của chuyên viên theo dõi chuyên ngành.

Những văn bản chuyên viên Văn phòng trình Chủ tịch, khi đã có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, chuyên viên hành chính giúp việc Chủ tịch có trách nhiệm truyền đạt ngay tới chuyên viên theo dõi chuyên ngành để thực hiện. Trường hợp cấp thiết, Thư ký Chủ tịch có thể chuyền đạt ngay đến Thủ trưởng các cấp, các ngành có trách nhiệm để kịp thời xử lý, sau đó phải báo ngay cho Chánh, Phó Văn phòng, và thông báo cho chuyên viên theo dõi ngành biết để theo dõi đôn đốc thực hiện, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung truyền đạt.

Chương 4:

TRÁCH NHIỆM, CHẾ ĐỘ GIẢI QUYẾT CÁC MẶT CÔNG TÁC CỤ THỂ

Điều 9. Xây dựng chương trình công tác của UBND Thành phố

1. Căn cứ vào Chỉ thị, Nghị quyết của thành ủy, HĐND và UBND Thành phố, căn cứ yêu cầu công tác, chỉ đạo ý kiến của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Phòng Tổng hợp - Kiểm tra cùng với chuyên viên theo dõi ngành đề xuất những vấn đề cần ghi vào dự thảo chương trình công tác của HĐND và UBND Thành phố (năm, tháng, qúy, tuần), báo cáo Chánh Văn phòng để trình UBND Thành phố quyết định.

2. Các tổ chuyên viên có trách nhiệm trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực cho ý kiến dự thảo chương trình công tác, sau đó chuyển phòng Tổng hợp - Kiểm tra theo mốc thời gian qui định như sau: Chương trình năm được gửi ngày 15 đến 20/11 hàng năm, để thông qua ủy ban Nhân dân tại phiên họp đầu tháng 12; Chương trình qúy chậm nhất là ngày 25 của tháng cuối qúy trước; Chương trình công tác tháng được gửi chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, lịch công tác tuần chậm nhất vào ngày thứ sau hàng tuần. Phòng Tổng hợp - Kiểm tra có trách nhiệm đôn đốc thực hiện xây dựng chương trình đúng thời gian trên.

Điều 10. Xây dựng đề án trình UBND Thành phố

1. Chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực chịu trách nhiệm giúp Chánh, Phó Văn phòng việc chuẩn bị đề án theo đúng yêu cầu, thời gian chỉ đạo của UBND Thành phố.

2. Liên hệ chặt chẽ với cơ quan chủ đề án để đôn đốc, tham gia ý kiến nhằm đảm bảo đề án được chuẩn bị đúng nội dung và thời gian chỉ đạo của UBND Thành phố.

3. Khi cơ quan được giao làm chủ đề án trình, chậm nhất 02 ngày kể từ ngày nhận đề án; chuyên viên có trách nhiệm thẩm tra, xin ý kiến Chánh, Phó Văn phòng phụ trách ngành, Chủ tịch va Phó chủ tịch phụ trách ngành, tổng hợp hoàn chỉnh văn bản, chuyển phòng Tổng hợp kiểm tra xếp lịch họp UBND Thành phố để thông qua đề án.

Điều 11. Chuẩn bị các cuộc họp UBND Thành phố và các cuộc họp do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND Thành phố chủ trì:

1. Phòng Tổng hợp - kiểm tra chủ động phối hợp với các chuyên viên chuyên ngành liên quan chuẩn bị chương trình, tài liệu, giấy mời họp gửi các thành viên UBND Thành phố và các cơ quan được mời họp cùng các tài liệu, đề án, văn bản dự thảo cần thông qua tại phiên họp ít nhất là 04 ngày trước khi họp (trừ trường hợp đột xuất); Phối hợp với Phòng Quản trị - Tài vụ và các phòng có liên quan để đảm bảo phục vụ các cuộc họp đạt kết qủa; Lên danh sách số người dự họp, ghi biên bản cuộc họp, soạn thảo thông báo kết luận tại phiên họp.

2. Các cuộc họp chuyên đề do đồng chí Chủ tịch hoặc từng đồng chí Phó chủ tịch chủ trì chuyên viên theo dõi lĩnh vực công việc có trách nhiệm phối hợp với các ngành (chủ đề án) chuẩn bị tài liệu, viết giấy mời đăng ký theo dõi các thành phần dự họp và có trách nhiệm dự thảo các văn bản (nếu được giao) hoặc thẩm định lại các văn bản do các sở, ngành (chủ đề án) dự thảo theo nội dung kết luận của chủ tọa cuộc họp.

3. Phòng Tổng hợp - Kiểm tra, chuyên viên theo dõi lĩnh vực dự các cuộc họp của UBND Thành phố để tiếp thu ý kiến kết luận của Chủ tọa phiên họp và những yêu cầu về thực hiện đề án để phối hợp, đôn đốc các Sở, ngành (chủ đề án) tổ chức triển khai thực hiện.

Điều 12. Ban hành các văn bản của UBND Thành phố:

1. Những vấn đề đã được UBND Thành phố họp bàn và quyết định phải được thể chế bằng văn bản (chỉ thị, quyết định, thông báo ...). Chuyên viên theo dõi ngành cùng với chủ đề án có trách nhiệm chỉnh lý văn bản dự thảo theo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch tại phiên họp, thông qua Chánh, Phó Văn phòng trước khi xin trình ký và ban hành theo đúng thời hạn và quy chế làm việc của UBND Thành phố.

2. Văn bản của ủy ban Nhân dân Thành phố do các Sở, Ngành, Quận, Huyện dự thảo đều phải qua chuyên viên theo dõi ngành hoặc phần công việc có liên quan thẩm định trước khi trình Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực kiểm tra xem xét, báo cáo Chủ tịch hoặc phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực phê duyệt.

3. Các văn bản qui phạm pháp luật của Thành phố Phòng Tổng hợp - Kiểm tra có trách nhiệm soát xét lần cuối khi trình ký.

4. Các văn bản sau khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh, Phó Văn phòng ký, văn thư kiểm tra lại thể thức văn bản làm thủ tục hành chính và gửi đi theo quy định.

5. Phòng Tổng hợp - kiểm tra phối hợp với Trung tâm lưu trữ Thành phố thực hiện việc ban hành cuốn "Văn bản pháp quy" của HĐND, UBND Thành phố.

Điều 13. Kiểm tra thực hiện các quyết định, ý kiến chỉ đạo của UBND Thành phố:

1. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của UBND Thành phố, của Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực công tác, Phòng Tổng hợp - Kiểm tra phối hợp với các tổ chuyên viên theo dõi chuyên ngành trình Chánh, Phó Văn phòng chương trình, kế hoạch, thời gian tiến hành kiểm tra việc thi hành các Quyết định, Chỉ thị tại các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện, các đơn vị cơ sở, nhằm phát hiện đề xuất biện pháp, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc cho các cấp, các ngành thực hiện tốt quyết định, chỉ thị; đồng thời kiến nghị với UBND Thành phố bổ sung, sửa đổi các nội dung tại các quyết định đã ban hành cho phù hợp với chủ trương, chính sách mới và tình hình thực tế.

2. Phòng Tổng hợp - Kiểm tra có trách nhiệm đề xuất việc kiểm tra cụ thể đối với những quyết định liên quan đến nhiều bộ phận trong Văn phòng, những quyết định trọng tâm công tác lớn của UBND Thành phố. Chủ động yêu cầu các Sở,Ban, Ngành, UBND các quận, huyện và các cơ sở kiểm tra cung cấp tình hình, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của Thành phố.

Trong qúa trình kiểm tra, Phòng Tổng hợp - Kiểm tra cần trao đổi, phối hợp chặt chẽ với chuyên viên theo dõi lĩnh vực để phát hiện kịp thời, kiến nghị biện pháp xử lý, đảm bảo chính xác, không trùng lặp, không chồng chéo.

Điều 14. Công tác thông tin, báo cáo:

1. Phòng Tổng hợp - Kiểm tra có trách nhiệm tổng hợp các nội dung hoạt động của Thường trực HĐND, UBND Thành phố, dự thảo báo cáo tuần, tháng, qúy, năm trình lãnh đạo ký ban hành, chuẩn bị nội dung phục vụ cho các cuộc họp báo định kỳ hoặc đột xuất của HĐND, UBND Thành phố.

2. Các Phòng, Tổ chuyên viên có trách nhiệm phản ánh công việc thuộc phạm vi theo dõi (tuần, tháng, qúy, năm), tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị, chủ trương chính sách của các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện gửi Phòng Tổng hợp - Kiểm tra để làm báo cáo tuần, tháng, qúi, năm.

Điều 15. Quản lý công văn, giấy tờ:

Thực hiện đúng qui định về công tác công văn, giấy tờ được ban hành kèm theo quyết định 1890/QĐ - UB ngày 8/5/1993 của UBND Thành phố.

1. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ, chuyển công văn đến, công văn đi đúng địa chỉ, đúng người có trách nhiệm xử lý, giải quyết công việc.

2. Những công văn đề ngoài bì: "chỉ người có tên mới được bóc", Phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì cho người có tên ghi trên bì công văn;

3. Những công văn do cán bộ, lãnh đạo chuyên viên nhận trực tiếp từ các Bộ, Ngành Trung ương, các Sở, Ban, Ngành, UBND các quận, huyện đều phải đăng ký tại Văn thư để làm thủ tục theo qui định.

Tất cả những công văn giấy tờ, chưa đăng ký qua văn thư mà đã có ý kiến của các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Chánh, Phó Văn phòng đều được chuyển lại qua Văn thứ để đăng ký vào sổ và xử lý theo qui định.

4. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm trả lại những công văn không đúng thể thức, Nếu giữ lại coi như làm tài liệu tham khảo.

5. Chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý văn bản lập phiếu yêu cầu sao, ghi rõ nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn của văn bản đó, thông qua Chánh, phó Văn phòng, chuyển Phòng Hành chính - Tổ chức sao gửi.

6. Các công điện, điện mật của HĐND, UBND đều do Phòng Hành chính - Tổ chức làm thủ tục và gửi đi theo đúng quy định về quản lý tài liệu nói chung, tài liệu mật nói riêng.

7. Phòng Hành chính - Tổ chức chỉ được gửi đến cơ quan, người nhận văn bản được ghi tại văn bản đó, không được gửi cho cơ quan, những người không có tên được ghi trong mục "nơi nhận".

8. Tuyệt đối cấm chuyển ra ngoài những văn bản có bút tích xử lý công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, ý kiến tham mưu đề xuất của lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng ghi bên lề công văn hoặc trên phiếu xử lý công văn. Những ý kiến đó phải được thể chế hóa bằng văn bản khi chuyển đến các Cơ quan, cá nhân liên quan.

9. Lưu trữ công văn:

a. Phòng Hành chính - Tổ chức lưu bản chính và các bản thảo, các phiếu xử lý Chuyên viên hoặc các Sở, Ban, Ngành phụ trách công việc lưu 1 bản chính hoặc bản sao.

b. Tất cả các văn bản của Đảng, Nhà nước, Chính phủ gửi đến UBND Thành phố, văn thư lưu trữ bản chính. Nếu cần, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, chuyên viên và các đơn vị có liên quan trong Văn phòng lưu bản sao.

c. Công chức, viên chức đều phải thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc theo từng lĩnh vực được phân công. Hết năm, nộp Phòng Lưu trữ quản lý theo quy định. Nếu cần giữ lại công văn tài liệu đang giải quyết, phải ký nhận với Lưu trữ theo từng danh mục tài liệu.

d. Mọi công chức, viên chức đều phải thực hiện nghiêm các qui định về bảo mật, phòng gian, chế độ bảo mật tài liệu. Tuyệt đối không được cung cấp thông tin, tài liệu cho cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan khi chưa được phép của lãnh đạo.

e. Khi công chức chuyển công tác khác hoặc nghỉ việc theo chế độ phải bàn giao đầy đủ công văn tài liệu cho người mới đến thay mình phụ trách công việc hoặc nộp lại cho Lưu trữ.

10. Đánh máy, in tài liệu:

Cán bộ, nhân viên đánh máy in tài liệu cần thực hiện nghiêm các qui định sau:

a. Công văn, tài liệu trước khi đánh máy phải có ký duyệt của Chánh, Phó văn phòng phụ trách lĩnh vực công tác và người ký văn bản đó. Trưởng, Phó phòng Hành chính - tổ chức có trách nhiệm xem xét lại về thể thức văn bản trước khi đánh máy.

b. Tài liệu đưa in, đánh máy, được viết rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa, không viết tắt những chữ không thông dụng để tránh nhầm lẫn, sai sót.

c. Kiểm tra lại tài liệu đã đánh máy trước khi chuyển cho người thảo văn bản soát xét lần cuối trước khi trình ký.

d. Vào sổ theo dõi và yêu cầu người nhận ký, trước khi trả tài liệu đã đánh máy hoặc in.

g. Người không có trách nhiệm quản lý, sử dụng máy vi tính, máy in, máy FAX, máy Photocopy thì không được sử dụng.

h. Trả tài liệu đánh máy thông thường trước 3 ngày. Những văn bản khẩn thì phải đáp ứng thời gian theo yêu cầu.

11. Hành chính - văn thư:

a. Trước khi phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức như: trích yếu, số, ngày, tháng, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm qúa 2 ngày.

d. Dấu do văn thứ quản lý, sử dụng. Người quản lý dấu có trách nhiệm quản lý chặt chẽ, tuyệt đối không được để mất con dấu, không được trao dấu cho bất kỳ ai. Chỉ trao dấu cho người khác khi được sự đồng ý của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ trên bất kỳ loại công văn, tài liệu, giấy tờ.

c. Giấy giới thiệu của UBND, của Văn phòng do văn thư quản lý, chỉ được cấp giấy giới thiệu khi có lệnh của UBND Thành phố hoặc Chánh, Phó Văn phòng.

Điều 16. Việc trình ký văn bản:

1. Văn bản của UBND Thành phố trình ký, chuyên viên phải đọc kỹ rồi ký tắt vào góc trái phần lưu của nơi nhận văn bản, Chánh, Phó Văn phòng ký tắt vào góc phải phần thẩm quyền của người ký văn bản, sau đó mới trình Chủ tịch, Phó chủ tịch ký chính thức.

2. Phòng Hành chính - Tổ chức không dược phép đóng dấu và làm các thủ tục ban hành những công văn giấy tờ khi chưa thực hiện đúng theo khoản 1 của điều 16 tại bản qui chế này.

Điều 17. Chế độ tiếp dân - giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân:

1. Phòng tiếp dân có trách nhiệm xây dựng các qui định cụ thể và công khai về tiếp dân, nhận đơn thư, khiếu nại, tố cao của công dân và hướng dẫn giải quyết theo qui định của Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo.

2. Chánh, Phó Văn phòng và chuyên viên theo dõi các lĩnh vực công tác phối hợp với phòng tiếp dân để tiếp công dân về những vụ việc có liên quan đến công việc được phân công. Lập kế hoạch, chuẩn bị nội dung, tài liệu, bố trí lịch để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc ủy viên ủy ban Nhân dân Thành phố tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền UBND Thành phố.

3. Phối hợp với chuyên viên giúp việc Đoàn đại biểu Quốc hội của Hà Nội và Thường trực HĐND Thành phố, lập lịch, bố trí để Đoàn đại biểu Quốc hội của Hà Nội, Thường trực HĐND Thành phố tiếp dân.

Điều 18. Chế độ quản lý và bảo vệ cơ quan:

1. Đảm bảo thường trực, bảo vệ cơ quan 24/24; Các phòng làm việc phải thường xuyên có người trực phòng hàng ngày, khi ra khỏi phòng phải khóa cửa;

2. Làm việc ngoài giờ, vào ngày chủ nhật, ngày lễ, tết phải thông báo cho bảo vệ cơ quan khi vào và khi ra khỏi cơ quan.

3. Không tiếp khách trong phòng máy vi tính, kho lưu trữ, người ngoài cơ quan không được vào và sử dụng máy móc, tài liệu trong phạm làm việc, phòng máy vi tính, kho lưu trữ, tổng đài điện thoại.

4. Mọi công chức, viên chức phải thực hiện chế độ bảo vệ của công, thực hành tiết kiệm, như: khi ra khỏi phòng làm việc phải tắt các thiết bị điện, khóa cửa. Không dùng điện thoại vào việc riêng. Gọi điện ra ngoại tỉnh, ra nước ngoài phục vụ công tác phải qua tổng đài.

5. Không mang tài sản ra khỏi cơ quan. Khi cần thiết phải được phép (bằng giấy) của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng Quản trị - tài vụ. Không di chuyển các phương tiện dụng cụ từ phòng này, qua phòng khác.

6. Hàng năm kiểm kê đánh giá tài sản, có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị, đảm bảo các loại máy móc, đồ dùng hoạt động bình thường.

7. Thực hiện vịêc báo cáo quyết toán chi tiêu tài chính tháng, qúi, năm. Các chế độ bảo hiểm xã hội, y tế đối với cán bộ công nhân viên theo qui định.

8. Thực hiện nếp sống văn minh trong cơ quan, không hút thuốc trong phòng họp, phòng làm việc đông người, nơi công cộng, kho tàng; phòng chống cháy nổ không đi xe máy, xe đạp trong cơ quan, để xe đúng nơi qui định, đảm bảo cảnh quan môi trường cơ quan xanh, sạch, đẹp.

9. Các tổ, phòng, ban, đội phải lập kế hoạch kinh phí mua vật tư, thiết bị, máy móc, trang thiết bị mới hoặc sửa chữa; Đảm bảo các qui định của Nhà nước trong việc mua sắm, quản lý sử dụng các trang thiết bị.

10. Mọi cán bộ nhân viên khi nghỉ hưu, chuyển công tác có trách nhiệm trả lại các trang bị, phương tiện, tài liệu được giao quản lý sử dụng cho cơ quan hoặc người kế tiếp công việc.

Điều 19. Sử dụng xe ôtô:

1. Các loại xe ôtô phải được quản lý chặt chẽ, giữ gìn sạch sẽ, bảo dưỡng xe đúng qui định, đảm bảo chất lượng xe tốt, phục vụ kịp thời mọi hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, các ban và Văn phòng.

2. Các phòng, ban, tổ chuyên viên có nhu cầu sử dụng xe đi công tác ngoại thành, ngoại tỉnh cần đăng ký trước 2 ngày. (Trừ trường hợp đột xuất). Khi đăng ký sử dụng xe cần ghi rõ yêu cầu loại xe, ngày giờ, địa điểm, quãng đương xe đi, về.

3. Lái xe đảm bảo làm việc và đi công tác đúng giờ theo yêu cầu của Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng và các phòng, ban, cán bộ, chuyên viên. Nghiêm cấm lái xe uống rượu, bia, trước và trong khi cầm lái.

4 - Do phóng nhanh vượt ẩu, uống rượu không làm chủ được tốc độ gây tai nạn; hoặc quản lý không tốt để xe hư hỏng, mất mát, lái xe phải bồi thường thiệt hại và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Khi xẩy ra tai nạn, mất mát, hư hỏng xe ở bất cứ lúc nào, trong hoàn cảnh nào cũng phải lập biên bản và báo cáo ngay cho lãnh đạo đội biết; Nếu nghiêm trọng phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng.

5 - Ngoài thời gian lái xe, người lái xe phải thường xuyên có mặt tại cơ quan để sẵn sàng nhận nhiệm vụ khi có yêu cầu. Nếu có nhu cầu ra khỏi cơ quan phải báo cho lãnh đạo đội biết.

6 - Mỗi xe đều có sổ để theo dõi hoạt động hàng ngày của xe, hết tháng phải báo số km hoạt động, xăng dầu tiêu hao của từng xe cho lãnh đạo đội, để theo dõi và có kế hoạch thực hiện chế độ bảo dưỡng định kỳ.

7. - Thực hiện nghiêm chế độ trực lái xe khi có yêu cầu.

Điều 20. Quan hệ giữa văn phòng HĐND và UBND Thành phố với Văn phòng Thành ủy:

1. - Quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Thành ủy trên cơ sở phối hợp xây dựng chương trình làm việc, lịch công tác, cung cấp thông tin phục vụ cho sự lãnh đạo thống nhất của Thành ủy - UBND.

2. - Phối hợp trong việc tổ chức xử lý công việc hàng ngày và thông báo cho nhau biết kết qủa những việc đã xử lý theo sự chỉ đạo thống nhất của Thành ủy UBND.

Điều 21. Quan hệ giữa văn phòng HĐND và UBND Thành phố với Văn phòng Sở, Ban, ngành và UBND quận, huyện:

1. - Văn phòng UBND Thành phố có quan hệ mật thiết với các Sở, Ban ngành và UBND quận, huyện để nắm tình hình thông tin hoạt động trên các lĩnh vực, theo dõi đôn đốc việc thực hiện các văn bản của UBND Thành phố, phối hợp xây dựng chương trình công tác và chuẩn bị nội dung các cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo.

2. - Hướng dẫn, trao đổi giúp đỡ văn phòng UBND các quận, huyện và Văn phòng các Sở, Ban ngành thực hiện các quy chế về quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ, bảo đảm sự phối hợp trên dưới được kịp thời thông suốt.

3. - Tổ chức họp chuyên đề hoặc định kỳ với Văn phòng UBND quận, huyện các Sở, Ban ngành để trao đổi kinh nghiệm, phối hợp nghiệp vụ công tác.

Điều 22. Quan hệ giữa văn phòng HĐND và UBND Thành phố với Văn phòng Chính phủ:

1. - Văn phòng UBND Thành phố thường xuyên giữ mối quan hệ với Văn phòng chính phủ để tiếp nhận thông tin, chủ trương chính sách chung, đồng thời chịu sự hướng dẫn của Văn phòng chính phủ qui định về nghiệp vụ công tác Văn phòng.

2. - Bảo đảm thực hiện chế độ thông tin, báo cáo với Chính phủ theo định kỳ hoặc đột xuất, phản ảnh tình hình chung và việc thực hiện các chủ trương chính sách của chính quyền địa phương.

Điều 23. Lịch sinh hoạt của Văn phòng được qui định như sau:

1. - Chánh, Phó Văn phòng thực hiện chế độ giao ban hàng tuần, khi cần có thể họp đột xuất.

2. - Hàng tuần, lãnh đạo Văn phòng họp giao ban với chuyên viên để nắm tình hình thực hiện công tác tuần, chuẩn bị báo cáo tuần trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trong giao ban tuần; Phổ biến những công việc của ủy ban và Văn phòng để chuyên viên nắm và lập lịch công tác tuần sau.

3. - Hàng tháng lãnh đạo Văn phòng họp giao ban với các phòng, ban đội xe vào các ngày thứ 2 đầu tháng và giữa tháng, để nắm tình hình thực hiện công tác chuyên môn của các phòng, đồng thời thông báo tình hình chung, đôn đốc thực hiện những công tác trọng tâm của Thường trực HĐND, UBND và Văn phòng.

4. - Hàng năm họp tổng kết cơ quan vào tháng 1 năm sau để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của văn phòng; và phương hướng nhiệm vụ của năm sau, biểu dương, khen thưởng CBCNV, ngoài ra có thể họp bất thường khi cần thiết.

Chương 5:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành:

1.- Chánh, Phó Văn phòng, Trưởng phòng, ban đội, tổ trực thuộc Văn phòng có trách nhiệm cụ thể hóa những qui định trong bản quy chế này cho phù hợp với từng khâu công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu qủa công tác.

2.- Trong qúa trình thực hiện, có vấn đề gì cần bổ sung, sửa đổi các đơn vị cần kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng để xem xét, quyết định.