Quyết định 45/2021/QĐ-UBND Ban hành Quy chế phối hợp quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cao Bằng

PHỐI HỢP QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG
(Kèm theo Quyết định số 45/2021/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy chế này quy định việc quản lý, phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Những nội dung không quy định trong Quy chế này thì áp dụng theo các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Đối tượng áp dụng:

Quy chế này áp dụng đối với các Sở, ngành có liên quan; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã); các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là tập hợp các thông tin, dữ liệu về công chứng, chứng thực được tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử, bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực.

2. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là các thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng; chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật, yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản của tổ chức, cá nhân. Văn bản ngăn chặn là căn cứ pháp lý để công chứng viên, công chức Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét việc không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.

4. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

5. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

6. Người quản trị là người được Giám đốc Sở Tư pháp giao để thực hiện nhiệm vụ quản trị, vận hành quản lý máy chủ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

7. Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là quản lý quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu công chứng, chứng thực và các nhiệm vụ khác có liên quan.

1. Tất cả các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được người có thẩm quyền công chứng, chứng thực và các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản đó đối với Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Bảo đảm quyền của tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phù hợp với quy định của pháp luật.

4. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được quan tâm nâng cấp, đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối với phần mềm khác khi có yêu cầu.

5. Hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.

1. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản khác hoặc để người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Không cập nhật hoặc cập nhật không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

6. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; chấm dứt tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn khác theo thẩm quyền.

7. Các cơ quan, tổ chức hành nghề công chứng, người thực hiện công chứng, chứng thực gửi thông tin ngăn chặn về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch về tài sản, lừa đảo chiếm đoạt tài sản, hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản, thừa kế hoặc các thông tin cần thiết khác có liên quan trong hoạt động công chứng, chứng thực đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

1. Tài khoản của tổ chức, cá nhân đã được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây:

a) Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều 7 của Quy chế này.

b) Chia tách, sáp nhập, giải thể Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã.

c) Tổ chức hành nghề công chứng đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, thu hồi quyết định cho phép thành lập hoặc tự chấm dứt hoạt động.

d) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

đ) Các trường hợp khác do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định theo quy định của pháp luật.

2. Tài khoản bị khóa sẽ được Sở Tư pháp xem xét mở lại tài khoản khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt các chương trình kiểm tra, bảo vệ trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Cử người thực hiện công chứng, chứng thực và những người khác tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan.

4. Chịu trách nhiệm bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đã được cung cấp. Thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, mất tên tài khoản.

5. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định pháp luật.

6. Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

1. Được sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực khi thụ lý, giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã giải quyết vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đầy đủ, kịp thời cùng lúc với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.

3. Tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

4. Chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật đối với tài khoản đã được cung cấp.

5. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

1. Đối với thông tin về hợp đồng, giao dịch:

a) Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch thực hiện cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

b) Việc cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch; thông tin về sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch phải được thực hiện ngay sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực.

2. Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn:

a) Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận bản chính các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 8 Quy chế này cung cấp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

b) Thực hiện cập nhật trong ngày làm việc khi nhận được thông tin; trường hợp thông tin được tiếp nhận sau 16 giờ thì thông tin sẽ được cập nhật vào buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

3. Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ, kịp thời văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin và nêu rõ lý do.

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực khi thông tin chưa được lưu trên hệ thống, người thực hiện cập nhật chủ động sửa chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

3. Đối với các sai sót được phát hiện sau khi thông tin đã được lưu trong hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, các cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để kiểm tra và tiến hành sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin trong hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực; thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

1. Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện công chứng, chứng thực phải tra cứu thông tin về hợp đồng, giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin khác liên quan đến tài sản đã công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin để công chứng viên, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã kiểm tra, xem xét trước khi thực hiện giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản.

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện việc vận hành, quản lý, khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

2. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác bảo đảm chính xác, kịp thời; cung cấp thông tin thuộc Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và yêu cầu cung cấp thông tin khác theo quy định của pháp luật.

3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chúng, chứng thực cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

4. Thực hiện thống kê, báo cáo theo quy định của pháp luật.

Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đảm bảo an ninh an toàn hệ thống dữ liệu hoạt động ổn định để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

1. Cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Quy chế này.

2. Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện việc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thuộc thẩm quyền giải quyết gửi Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

1. Các sở, ban, ngành và cơ quan, tổ chức khác có liên quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này và cung cấp hoặc chỉ đạo các đơn vị thuộc phạm vi quản lý cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn gửi Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Đề nghị Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo cơ quan thuộc thẩm quyền quản lý cung cấp các thông tin quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 8 của Quy chế này.

3. Sở Tài chính phối hợp với Sở Tư pháp và các ngành có liên quan tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí để vận hành, nâng cấp và duy trì Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định.

1. Chỉ đạo Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

2. Thông báo kịp thời đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Tổ chức triển khai đến các hội viên thực hiện nghiêm túc Quy chế này; kiến nghị xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực.

1. Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định tại Quy chế này.

2. Người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Đảm bảo cơ sở vật chất để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Phần mềm phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng, chứng thực tại tổ chức mình.

b) Chịu trách nhiệm về việc bảo mật tài khoản và các nội dung khác liên quan đến việc sử dụng cơ sở dữ liệu trong phạm vi được phân quyền.

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời của thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

d) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

đ) Cử công chứng viên, nhân viên tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Công chứng viên, viên chức và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo sự phân công của người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng.

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quyết định của người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng.

c) Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình thực hiện trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để cung cấp kết quả cho người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

1. Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định tại Quy chế này.

2. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Tổ chức, cá nhân vi phạm tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ phối hợp với Sở Tư pháp để tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.