Quyết định 439/QĐ-BHXH 2026 ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
| BỘ TÀI CHÍNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM Số: 439/QĐ-BHXH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
_______________
GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước số 83/2015/QH13 ngày 25/6/2015;
Căn cứ Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;
Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 ngày 29/6/2024;
Căn cứ Nghị định số 05/2019/NĐ-CP ngày 22 tháng 01 năm 2019 của Chính phủ về kiểm toán nội bộ;
Căn cứ Nghị định số 212/2025/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết hoạt động đầu tư từ quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế;
Căn cứ Thông tư số 67/2020/TT-BTC ngày 10 tháng 7 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế mẫu về kiểm toán nội bộ áp dụng cho cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.
Căn cứ Thông tư số 08/2021/TT-BTC ngày 25 tháng 01 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chuẩn mực kiểm toán nội bộ Việt Nam và các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán nội bộ.
Căn cứ Quyết định số 1779/QĐ-BTC ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 79/QĐ-BTC ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy trình kiểm toán nội bộ của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 3179/QĐ-BTC ngày 12 tháng 9 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 61/QĐ-BHXH ngày 06 tháng 3 năm 2025 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Kiểm toán nội bộ;
Căn cứ Quyết định số 355/QĐ-BHXH ngày 22 tháng 4 năm 2026 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam sửa đổi, bổ sung các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị; Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội; Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm y tế; Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia; Ban Kiểm toán nội bộ; Ban Tài chính - Kế kiểm toán; Ban Tổ chức cán bộ; Ban Kiểm tra; Ban Tuyên truyền và Hỗ trợ người tham gia và Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Theo đề nghị của Trưởng ban Kiểm toán nội bộ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế kiểm toán nội bộ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 157/QĐ-BHXH ngày 22/02/2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành quy chế kiểm toán nội bộ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số 158/QĐ-BHXH ngày 22/02/2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành quy trình kiểm toán nội bộ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số 159/QĐ-BHXH ngày 22/02/2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành tổ chức và hoạt động của Đoàn kiểm toán nội bộ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 3. Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
| BỘ TÀI CHÍNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
QUY CHẾ
Kiểm toán nội bộ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
(Ban hành kèm theo Quyết định số 439/QĐ-BHXH ngày 01/6/2026 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
____________
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này áp dụng cho hoạt động kiểm toán nội bộ đối với các lĩnh vực, kế hoạch, chiến lược, nhiệm vụ, các báo cáo; Đánh giá thực hiện các quy định, quy trình, quy chế hoạt động của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam giải quyết các chế độ, chính sách BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT); tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN); quản lý và sử dụng các quỹ BHXH, BHTN, BHYT; Quy định về mục tiêu, phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, quy trình của kiểm toán nội bộ trong hệ thống BHXH Việt Nam và mối quan hệ với các bộ phận khác trong cách thức cung cấp thông tin phục vụ kiểm toán.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng cho Ban kiểm toán nội bộ và các đơn vị, cá nhân thuộc hệ thống BHXH Việt Nam có liên quan đến hoạt động kiểm toán nội bộ. Không áp dụng đối với đơn vị, tổ chức cá nhân ngoài hệ thống BHXH Việt Nam.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Kiểm toán nội bộ: Là việc kiểm tra, giám sát, đánh giá tính đầy đủ, thích hợp và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.
2. Tổ chức kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam: Là Ban Kiểm toán nội bộ.
3. Người làm công tác kiểm toán nội bộ: Là người thực hiện công tác kiểm toán nội bộ thuộc Ban Kiểm toán nội bộ hoặc các đơn vị khác thuộc BHXH Việt Nam được Giám đốc BHXH Việt Nam phân công thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ bằng văn bản.
4. Người phụ trách kiểm toán nội bộ: Là Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ.
5. Người có liên quan của người làm công tác kiểm toán nội bộ: Là bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố chồng, mẹ chồng, bố vợ, mẹ vợ, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu.
6. Tổ Giám sát hoạt động kiểm toán: Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán, có trách nhiệm theo dõi việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và quy trình nghiệp vụ của Đoàn kiểm toán trong suốt thời gian thực hiện cuộc kiểm toán.
Điều 4. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ đưa ra các kiến nghị để hạn chế rủi ro, phòng ngừa các sai phạm trong thực hiện các nội dung sau:
1. Các quy trình, quy chế, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của BHXH Việt Nam đảm bảo tính hiệu quả và có hiệu suất cao.
2. Các hoạt động, chiến lược, kế hoạch và nhiệm vụ công tác trọng tâm mà BHXH Việt Nam đưa ra.
3. Đưa ra kiến nghị đối với các báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính, báo cáo tài chính quỹ bảo hiểm, báo cáo bổ sung thông tin tài chính toàn Ngành, báo cáo hoạt động đầu tư quỹ bảo hiểm của BHXH Việt Nam đảm bảo tính trung thực, khách quan, độc lập và hoàn chỉnh gửi các cấp thẩm quyền theo quy định.
Điều 5. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
Phạm vi hoạt động kiểm toán nội bộ áp dụng đối với các lĩnh vực, kế hoạch, chiến lược, nhiệm vụ, các báo cáo; Đánh giá thực hiện các quy định, quy trình, quy chế hoạt động của BHXH Việt Nam giải quyết các chế độ, chính sách BHXH, BHYT; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp BHTN; quản lý và sử dụng các quỹ BHXH, BHTN, BHYT.
1. Kiểm toán nội bộ đưa ra kiến nghị trung thực, khách quan, độc lập bằng cách áp dụng phương pháp tiếp cận có nguyên tắc và mang tính hệ thống nhằm đánh giá và nâng cao hiệu quả của các quy trình, quy chế, quy định quản lý rủi ro theo kế hoạch, chiến lược, nhiệm vụ trọng tâm.
2. Kiểm toán nội bộ đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hoạt động, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ cũng như chất lượng hiệu suất trong việc thực thi trách nhiệm được giao và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện để đạt mục tiêu và mục đích của BHXH Việt Nam.
2.1. Đưa ra các kiến nghị, tham mưu với Giám đốc BHXH Việt Nam thông qua việc đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hoạt động để BHXH Việt Nam đạt được các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hoạt động, tuân thủ và báo cáo tài chính:
a) Theo dõi và đánh giá các quy trình, quy chế, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ do Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành phục vụ công tác quản lý.
b) Theo dõi và đánh giá hiệu quả về quản lý rủi ro để đạt các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch.
c) Đánh giá các hệ thống được thiết lập để đảm bảo tuân thủ các kế hoạch, chế độ tài chính, kế toán và các quy định có thể tác động các báo cáo của BHXH Việt Nam.
d) Báo cáo các rủi ro đáng kể và các vấn đề kiểm soát trong quản lý và các vấn đề khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo BHXH Việt Nam.
2.2. Đưa ra các phân tích và các kiến nghị giúp Giám đốc BHXH Việt Nam dựa trên đánh giá dữ liệu và các báo cáo của BHXH Việt Nam tại khoản 3 Điều 4 Quy chế:
a) Đánh giá chất lượng, độ tin cậy của số liệu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán trước khi trình Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt gửi các cấp thẩm quyền theo quy định.
b) Đưa ra các phân tích và các kiến nghị dựa trên đánh giá dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ của BHXH Việt Nam.
c) Đánh giá hiệu quả và hiệu suất sử dụng các nguồn lực.
Điều 6. Các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán nội bộ, nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp và năng lực chuyên môn kiểm toán nội bộ
Thực hiện theo Điều 5 và Điều 7 Nghị định số 05/2019/NĐ-CP ngày 22/01/2019 của Chính phủ về Kiểm toán nội bộ, chuẩn mực số 1210 tại phụ lục số I và phụ lục số II ban hành kèm theo Thông tư số 08/2021/TT-BTC ngày 25/01/2021 của Bộ Tài chính ban hành Thông tư ban hành chuẩn mực kiểm toán nội bộ Việt Nam và các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán nội bộ.
Điều 7. Trách nhiệm, quyền hạn của Ban kiểm toán nội bộ
1. Trách nhiệm
1.1. Phải bảo mật tài liệu, thông tin theo đúng quy định của Nhà nước, của Bộ Tài chính và của BHXH Việt Nam.
1.2. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH Việt Nam về kết quả công việc kiểm toán nội bộ, về những đánh giá, kết luận, kiến nghị, đề xuất trong các báo cáo kiểm toán nội bộ, thông báo kết quả kiểm toán nội bộ và hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ và việc tuân thủ các quy trình, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của BHXH Việt Nam và các quy định của pháp luật có liên quan; khách quan, độc lập trung thực đánh giá mức độ tuân thủ, kịp thời cảnh báo rủi ro, sai sót, bất cập trong quá trình thực hiện, kiến nghị biện pháp chấn chỉnh, phòng ngừa, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong toàn hệ thống BHXH Việt Nam.
1.3. Phải kịp thời theo dõi, đôn đốc, kiểm tra kết quả thực hiện các kiến nghị sau kiểm toán của các đơn vị được kiểm toán.
1.4. Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật và Quy chế kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam.
2. Quyền hạn
2.1. Được chủ động thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt.
2.2. Được trang bị nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc theo kế hoạch được Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt.
2.3. Được cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu, dữ liệu, số liệu, hồ sơ cần thiết cho hoạt động kiểm toán nội bộ của đơn vị được kiểm toán và các đơn vị chuyên môn, giúp việc Giám đốc BHXH Việt Nam, Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số, Trung tâm Kiểm soát thanh toán BHXH, BHYT điện tử có liên quan tới hoạt động kiểm toán.
2.4. Được tiếp cận, xem xét các quy trình nghiệp vụ, tài sản khi thực hiện kiểm toán nội bộ.
2.5. Được tiếp cận, phỏng vấn các viên chức, người lao động của đơn vị được kiểm toán và đơn vị có liên quan thuộc hệ thống BHXH Việt Nam về các vấn đề liên quan đến nội dung kiểm toán.
2.6. Được giám sát, đánh giá và theo dõi các hoạt động sửa chữa, khắc phục hoàn thiện của các kiến nghị kiểm toán của các đơn vị được kiểm toán đã được ghi nhận tại Thông báo kết quả kiểm toán.
2.7. Được bảo vệ an toàn trước hành động bất hợp tác của đơn vị được kiểm toán.
2.8. Được đào tạo để nâng cao năng lực cho người làm công tác kiểm toán nội bộ thuộc Ban kiểm toán nội bộ.
Điều 8. Trách nhiệm, quyền hạn của người làm công tác kiểm toán nội bộ
1. Trưởng ban Kiểm toán nội bộ
1.1. Trách nhiệm:
a) Quản lý và điều hành Ban kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo quy định của BHXH Việt Nam.
b) Bảo mật thông tin theo đúng quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính, của BHXH Việt Nam. Trưởng ban kiểm toán nội bộ phải kiểm soát việc truy cập vào hồ sơ kiểm toán và xin ý kiến phê duyệt Giám đốc BHXH Việt Nam về đối tượng nhận và sử dụng thông tin hồ sơ kiểm toán trước khi cung cấp thông tin ra bên ngoài.
c) Trưởng ban kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm về trao đổi và báo cáo kết quả kiểm toán cho các bên để đảm bảo các kết quả này được xem xét một cách thận trọng.
d) Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính và Quy chế kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam.
1.2. Quyền hạn:
a) Báo cáo Giám đốc BHXH Việt Nam để được để trưng tập viên chức có nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc hệ thống BHXH Việt Nam để tham gia các cuộc kiểm toán nội bộ khi cần với điều kiện đảm bảo tính độc lập của kiểm toán nội bộ.
b) Yêu cầu đơn vị, cá nhân được kiểm toán cung cấp kịp thời đầy đủ tài liệu, thông tin có liên quan tới nội dung được kiểm toán.
c) Kiến nghị xem xét, xử lý kỷ luật theo quy định khi phát hiện tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật thông qua hoạt động kiểm toán nội bộ.
d) Tham mưu trình Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét thay thế, bổ sung thành phần Đoàn kiểm toán khi phát hiện vi phạm quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính, của BHXH Việt Nam.
đ) Tham mưu trình Giám đốc BHXH Việt Nam khen thưởng, kỷ luật, đình chỉ đối với Trưởng Đoàn kiểm toán, Phó trưởng Đoàn kiểm toán và người làm công tác kiểm toán nội bộ khi có thành tích đột xuất hoặc có sai phạm trong thời gian thực hiện nhiệm vụ kiểm toán.
e) Yêu cầu Trưởng Đoàn kiểm toán, Phó Trưởng Đoàn kiểm toán và các thành viên Đoàn kiểm toán báo cáo kết quả kiểm toán, cung cấp thông tin, tài liệu, hồ sơ, giải trình và làm rõ các vấn đề liên quan đến kết quả kiểm toán.
g) Thực hiện các quyền hạn khác theo quy định pháp luật, của Bộ Tài chính và Quy chế về kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam.
2. Các thành viên Đoàn kiểm toán
Đoàn kiểm toán được Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định thành lập theo đề nghị của Trưởng ban Kiểm toán nội bộ. Đoàn kiểm toán tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ kiểm toán nhưng phải chịu trách nhiệm về những đánh giá và các kiến nghị đề xuất trong Biên bản kiểm toán, báo cáo kiểm toán và thông báo kết quả kiểm toán. Thành phần đoàn kiểm toán gồm Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn (nếu cần thiết) và các thành viên đoàn kiểm toán.
2.1 Trưởng Đoàn kiểm toán
2.1.1. Trách nhiệm:
2.1.2. Quyền hạn
2.2. Phó Trưởng Đoàn kiểm toán
2.2.1. Trách nhiệm:
2.2.2. Quyền hạn
2.3. Thành viên Đoàn kiểm toán
2.3.1. Trách nhiệm:
2.3.2. Quyền hạn
Chương II HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Điều 9. Tiêu chí xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ
Theo phương pháp kiểm toán “định hướng theo rủi ro”, ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm toán các đơn vị được đánh giá có mức độ rủi ro cao với các tiêu chí như sau:
- Trên báo cáo của các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam, báo cáo tài chính; tình hình thực hiện nhiệm vụ các lĩnh vực công tác về chế độ, chính sách BHXH, BHYT; tổ chức thu, chi chế độ; quản lý và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, BHTN.
- Các tiêu chí về số thu và phát triển người tham gia BHXH, BHYT; số thanh toán, quyết toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh BHYT; số chi trả các chế độ, chính sách BHXH, BHTN.
- Đơn vị nhiều năm chưa được kiểm toán nội bộ.
- Căn cứ vào các tiêu chí nêu trên, thực hiện lập bảng tổng hợp các tiêu chí kết hợp các tiêu chí rủi ro trên thực tế như có đơn tố cáo, phản ánh vi phạm về các lĩnh vực công tác,...
Điều 10. Khảo sát và lập kế hoạch kiểm toán
1. Khảo sát, thu thập thông tin
Hằng năm, trước ngày 30 tháng 9, Ban Kiểm toán nội bộ trình Giám đốc BHXH Việt Nam kế hoạch khảo sát, thu thập số liệu, báo cáo tài chính, tình hình thực hiện các kế hoạch, chiến lược, nhiệm vụ, quy định, quy trình, quy chế, hướng dẫn của BHXH Việt Nam và công tác tự kiểm tra, giám sát đối với các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.
2. Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm
Trước ngày 30 tháng 11 hàng năm, Ban kiểm toán nội bộ trình Lãnh đạo BHXH Việt Nam xem xét Quyết định phê duyệt kế hoạch kiểm toán năm tài chính tiếp theo Mẫu số 01/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này trên cơ sở tiêu chí xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ và số liệu khảo sát, thu thập của các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam cung cấp. Gồm các nội dung cơ bản sau:
2.1. Mục tiêu kiểm toán: theo quy định tại Điều 4 Quy chế này.
2.2. Phạm vi kiểm toán: Xác định rõ niên độ kế toán (năm tài chính), thời kỳ trước và sau có liên quan (nếu cần thiết) hoặc khoảng thời gian được kiểm toán (giai đoạn được kiểm toán đối với chương trình, dự án hay công trình xây dựng cơ bản).
2.3. Đối tượng kiểm toán: Xác định các đơn vị được kiểm toán (kiểm toán tổng hợp, kiểm toán chi tiết).
2.4. Thời gian kiểm toán và việc phân bổ các nguồn lực
- Giai đoạn chuẩn bị thu thập hồ sơ và phân tích dữ liệu: Gửi văn bản yêu cầu đơn vị cung cấp các quy chế, quy định do đơn vị được kiểm toán ban hành, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ các lĩnh vực công tác về chế độ, chính sách BHXH, BHYT; tổ chức thu, chi chế độ; quản lý và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, BHTN và phân tích dữ liệu trên các phần mềm quản lý của BHXH Việt Nam và xác định trọng tâm kiểm toán.
- Giai đoạn thực hiện kiểm toán: Thời hạn của một cuộc kiểm toán không quá 30 ngày làm việc, tính từ ngày công bố quyết định kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán. Trường hợp phức tạp, cần thiết phải kéo dài thời hạn kiểm toán thì Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ trình Giám đốc BHXH Việt Nam gia hạn một lần và thời gian gia hạn không quá 15 ngày làm việc.
2.5. Điều chỉnh kế hoạch hàng năm: Trường hợp do những nguyên nhân khách quan, trùng lặp kế hoạch Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà nước, yêu cầu công việc... phải điều chỉnh, bổ sung kế hoạch kiểm toán nội bộ đã được Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt, Ban Kiểm toán nội bộ trình Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét Quyết định phê duyệt điều chỉnh kế hoạch kiểm toán năm theo Mẫu số 01/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này.
3. Kế hoạch từng cuộc kiểm toán
Trên cơ sở Kế hoạch kiểm toán hàng năm được duyệt, Ban kiểm toán nội bộ có trách nhiệm lập kế hoạch kiểm toán chi tiết với các nội dung chủ yếu, bao gồm:
- Khái quát tình hình hoạt động của đơn vị được kiểm toán; tình hình hoạt động, chấp hành chính sách, pháp luật của cơ quan, đơn vị có liên quan đến nội dung kiểm toán.
- Kết quả kiểm tra, kiểm toán các cấp có thẩm quyền liên quan đến nội dung dự kiến kiểm toán (nếu có) và các thông tin khác có liên quan.
- Dự kiến phạm vi, nội dung kiểm toán, thời kỳ và thời gian thực hiện; thời gian kiểm toán tại mỗi đơn vị được kiểm toán và thành phần của Đoàn kiểm toán, Tổ giám sát việc thực hiện Đoàn kiểm toán.
4. Ban hành Quyết định kiểm toán
Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán hàng năm được Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt, kế hoạch kiểm toán chi tiết và các nội dung có liên quan, Ban Kiểm toán nội bộ trình Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quyết định kiểm toán nội bộ tại đơn vị được kiểm toán.
Quyết định kiểm toán gồm mục tiêu, nội dung, phạm vi kiểm toán, địa điểm và thời gian kiểm toán và thành phần Đoàn kiểm toán, Tổ giám sát theo Mẫu số 02/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này và được gửi trong thời gian 03 ngày làm việc đến đơn vị, cá nhân có liên quan trước ngày tiến hành kiểm toán trực tiếp tại đơn vị.
Chương III QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Điều 11. Quy trình kiểm toán nội bộ
1. Cách thức thực hiện công việc của Đoàn kiểm toán
1.1. Phổ biến Quyết định kiểm toán, Kế hoạch kiểm toán chi tiết:
Trưởng đoàn kiểm toán phổ biến Quyết định kiểm toán, Kế hoạch kiểm toán và các quy định khác có liên quan để Thành viên Đoàn kiểm toán nắm vững và hiểu thống nhất về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, phạm vi, giới hạn kiểm toán và thời gian tiến hành cuộc kiểm toán và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện, thiết bị hỗ trợ quá trình kiểm toán...
1.2. Công bố Quyết định kiểm toán
a) Trưởng Đoàn kiểm toán công bố Quyết định kiểm toán khi bắt đầu tổ chức kiểm toán.
b) Thành phần tham dự công bố Quyết định kiểm toán gồm Đoàn kiểm toán; Đại diện Lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán, đại diện Lãnh đạo BHXH cơ sở (nếu cần thiết) và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Việc công bố Quyết định kiểm toán phải được lập thành biên bản có chữ ký của Trưởng Đoàn kiểm toán và Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng được kiểm toán theo Mẫu số 03/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này.
1.3. Tiến hành kiểm toán
a) Đơn vị được kiểm toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu theo yêu cầu của Đoàn kiểm toán. Trường hợp cần thu thập tài liệu để làm cơ sở kết luận, kiến nghị, Đoàn kiểm toán đề nghị đơn vị, cá nhân được kiểm toán cung cấp bản phô tô, sao y bản chính một phần hoặc toàn bộ tài liệu có liên quan.
b) Trường hợp đơn vị được kiểm toán không cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu theo yêu cầu của Đoàn kiểm toán, Đoàn kiểm toán sẽ ghi nhận trong biên bản kiểm toán để làm căn cứ báo cáo Trưởng ban Kiểm toán nội bộ trình Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét, quyết định.
c) Trong quá trình kiểm toán, Đoàn kiểm toán có thể trao đổi với đơn vị được kiểm toán, đơn vị hoặc cá nhân liên quan đến nội dung kiểm toán thông qua các phương pháp, thủ tục kiểm toán sau: Quan sát; kiểm tra, đối chiếu; xác minh, xác nhận từ bên ngoài; tính toán lại; điều tra; phỏng vấn; thủ tục phân tích; kiểm tra hiện trường, kiểm tra thực tế; thực hiện lại. Trong quá trình thực hiện đánh giá các bằng chứng kiểm toán, Thành viên Đoàn kiểm toán phải vận dụng hợp lý các phương pháp, thủ tục kiểm toán, kiến thức và xét đoán chuyên môn; các văn bản theo quy định của pháp luật để tiến hành kiểm toán các phần việc được phân công hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
d) Kiểm tra, soát xét lại kết quả kiểm toán
- Trước khi tổng hợp các kết quả kiểm toán, Thành viên Đoàn kiểm toán cần kiểm tra tổng thể các kết quả kiểm toán đã thực hiện, tính xác thực, hợp lý, hợp pháp, thích hợp, đầy đủ của các bằng chứng kiểm toán; đánh giá mức độ thực hiện công việc so với kế hoạch và khối lượng công việc phải kiểm toán; hệ thống hóa và lưu các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được
- Trưởng Đoàn kiểm toán kiểm tra, soát xét và trao đổi hằng ngày về kết quả kiểm toán với Thành viên Đoàn kiểm toán; Kiểm tra các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được, kết quả kiểm toán và các ý kiến đánh giá, nhận xét; đánh giá mức độ công việc Thành viên Đoàn kiểm toán đã thực hiện. Chỉ đạo Thành viên Đoàn kiểm toán thực hiện các thủ tục, nội dung kiểm toán bổ sung, thu thập thêm các bằng chứng kiểm toán nếu cần thiết.
- Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Trưởng Đoàn kiểm toán, Thành viên Đoàn kiểm toán tiếp tục thực hiện các thủ tục, nội dung kiểm toán bổ sung, thu thập bằng chứng kiểm toán nhằm đảm bảo tính thích hợp, đầy đủ, logic của các bằng chứng kiểm toán, kết quả kiểm toán.
đ) Trường hợp có ý kiến khác với kết luận của Trưởng Đoàn kiểm toán thì Thành viên Đoàn kiểm toán có quyền bảo lưu ý kiến theo Mẫu số 04/KTNB- HSKT kèm theo Quyết định này báo cáo Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ để làm việc, trao đổi với các Thành viên Đoàn kiểm toán để xem xét, quyết định.
1.4. Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện kiểm toán
Thành viên Đoàn kiểm toán tập hợp các bằng chứng kiểm toán, các phát hiện kiểm toán, tổng hợp kết quả kiểm toán, đưa ra các nhận xét, đánh giá, xác nhận, đề xuất kiến nghị về những nội dung đã kiểm toán; Dự thảo Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán theo Mẫu số 05/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này báo cáo Trưởng Đoàn kiểm toán trước khi gửi đơn vị để giải trình làm rõ.
1.5. Ký biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán
a) Thành viên Đoàn kiểm toán tổng hợp kết quả kiểm toán, trao đổi và tiếp thu ý kiến giải trình của đơn vị được kiểm toán; củng cố các bằng chứng, đưa ra nhận xét, đánh giá và xác nhận kiểm toán; Lập dự thảo biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán trình Trưởng Đoàn kiểm toán xem xét trước khi thống nhất, ký Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán với đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan đến phần việc kiểm toán của đơn vị được kiểm toán.
b) Trường hợp người có trách nhiệm liên quan đến phần việc kiểm toán của đơn vị được kiểm toán còn có ý kiến chưa thống nhất thì Thành viên Đoàn kiểm toán đề nghị người có trách nhiệm liên quan ghi rõ ý kiến vào Biên bản xác nhận và tình hình kiểm toán, ký xác nhận và giải trình chính thức bằng văn bản để báo cáo Trưởng Đoàn kiểm toán xem xét.
1.6. Chế độ báo cáo của Đoàn kiểm toán
a) Trưởng đoàn có trách nhiệm báo cáo Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ đầy đủ, kịp thời và toàn diện về kế hoạch triển khai, nội dung, kết quả, những thuận lợi, khó khăn và các vấn đề cần thiết phải xin ý kiến chỉ đạo. Báo cáo định kỳ được thực hiện hàng tuần vào trước 17h00 ngày làm việc cuối cùng của tuần. Trường hợp có tình huống đột xuất, Trưởng đoàn phải báo cáo ngay lập tức để xin ý kiến chỉ đạo.
b) Thành viên Đoàn kiểm toán trước 17h00 cuối ngày làm việc có trách nhiệm báo cáo Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn đối với nội dung được phân công về tình hình, nội dung công việc được phân công; cuối đợt kiểm toán phải có báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ thông qua dự thảo Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán và đề xuất kết luận, kiến nghị (đối với phần công việc được giao kiểm toán). Báo cáo ngay Trưởng Đoàn kiểm toán trong trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kiến nghị trong quá trình triển khai nhiệm vụ được phân công.
c) Các hình thức báo cáo: Qua email/điện thoại/qua văn bản/qua các ứng dụng công nghệ thông tin...
1.7. Biên bản kiểm toán
a) Từng thành viên Đoàn kiểm toán theo nhiệm vụ được phân công dự thảo nội dung Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán (phần công việc được giao) gửi Trưởng Đoàn kiểm toán (trường hợp có Phó trưởng đoàn thì gửi Phó trưởng đoàn tổng hợp kết quả của các thành viên đoàn kiểm toán). Trưởng Đoàn kiểm toán dự thảo Biên bản kiểm toán, trường hợp có ý kiến khác nhau giữa thành viên Đoàn kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán quyết định nội dung biên bản và chịu trách nhiệm về quyết định của mình, Thành viên Đoàn kiểm toán được bảo lưu ý kiến và lưu trong hồ sơ Đoàn kiểm toán.
b) Trưởng Đoàn kiểm toán gửi dự thảo Biên bản kiểm toán cho đơn vị được kiểm toán trước khi thông qua Biên bản kiểm toán. Trường hợp cần thiết, Trưởng đoàn kiểm toán báo cáo Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ xem xét có ý kiến hoặc để xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc BHXH Việt Nam trước khi tổ chức họp thông qua biên bản với đơn vị được kiểm toán.
1.8. Thông qua Biên bản kiểm toán
Đoàn kiểm toán chủ trì tổ chức họp trực tiếp với Thủ trưởng đơn vị được kiểm toán và người có trách nhiệm liên quan thông qua dự thảo Biên bản kiểm toán; xem xét các ý kiến giải trình, đề nghị của đơn vị được kiểm toán. Tiếp thu ý kiến giải trình của đơn vị được kiểm toán, hoàn thiện và ký Biên bản kiểm toán với đơn vị được kiểm toán theo Mẫu số 06/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này.
- Trường hợp Biên bản kiểm toán có nhiều nội dung cần giải trình, làm rõ của đơn vị được kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán xem xét, quyết định hình thức và thời gian thông qua Biên bản kiểm toán nhưng không vượt quá 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán.
- Trường hợp có ý kiến chưa thống nhất về kết quả kiểm toán giữa Đoàn kiểm toán và đơn vị được kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán yêu cầu Thủ trưởng đơn vị được kiểm toán có ý kiến giải trình bằng văn bản gửi Trưởng đoàn kiểm toán để gửi cùng báo cáo kiểm toán báo cáo Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ trình Giám đốc BHXH Việt Nam và Phó Giám đốc BHXH Việt Nam phụ trách xem xét, kết luận.
- Sau khi Thông qua biên bản kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm toán gửi phiếu nhận xét, đánh giá của đơn vị được kiểm toán với các Thành viên Đoàn kiểm toán theo Mẫu số 07/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này.
2. Lập và gửi báo cáo kiểm toán
2.1. Báo cáo từng cuộc kiểm toán nội bộ
a) Báo cáo từng cuộc kiểm toán nội bộ do Trưởng đoàn kiểm toán chịu trách nhiệm lập, báo cáo Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ xem xét, phê duyệt để trình Giám đốc BHXH Việt Nam trong thời hạn tối đa 30 ngày làm việc sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán. Báo cáo kiểm toán phải có chữ ký của Trưởng đoàn kiểm toán và Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ.
b) Báo cáo kiểm toán trình bày rõ: gồm những đánh giá, kết luận về nội dung đã được kiểm toán và cơ sở đưa ra các ý kiến này; các yếu kém, tồn tại, các sai sót, vi phạm, kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót và xử lý vi phạm; đề xuất các biện pháp hợp lý hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ do Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành.
c) Báo cáo kiểm toán được lập trên cơ sở nội dung Biên bản kiểm toán đã ký giữa Đoàn kiểm toán với đơn vị được kiểm toán. Trường hợp các nội dung chưa thống nhất của đơn vị được kiểm toán và Đoàn kiểm toán, Trưởng đoàn Kiểm toán báo cáo Trưởng ban Kiểm toán nội bộ gửi lấy ý kiến của Thủ trưởng đơn vị chuyên môn giúp việc Giám đốc BHXH Việt Nam có liên quan có ý kiến, chậm nhất 05 ngày làm việc. Báo cáo kiểm toán theo Mẫu số 08/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này. Sau khi có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị chuyên môn giúp việc, Trưởng Đoàn kiểm toán trình Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ xem xét, phê duyệt, trình Giám đốc BHXH Việt Nam và Phó Giám đốc BHXH Việt Nam phụ trách về báo cáo kết quả kiểm toán trong thời hạn tối đa 30 ngày làm việc kể từ khi thông qua biên bản kiểm toán.
- Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo BHXH Việt Nam, Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ chỉ đạo Trưởng Đoàn kiểm toán tiếp thu, hoàn thiện báo cáo kết quả kiểm toán để trình Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt.
- Báo cáo kết quả kiểm toán liên quan đến bí mật nhà nước thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước Pháp luật, của Bộ Tài chính và BHXH Việt Nam.
d) Thông báo kết quả kiểm toán
Trên cơ sở báo cáo kết quả kiểm toán đã được Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt, Trưởng Đoàn kiểm toán có trách nhiệm chủ trì lập dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán theo Mẫu số 09/KTNB-HSKT kèm theo Quyết định này gồm các kết luận, kiến nghị về sửa chữa, khắc phục các sai sót và xử lý vi phạm trình Trưởng ban Kiểm toán nội bộ xem xét, phê duyệt trình Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét, phê duyệt Thông báo kết quả kiểm toán.
Sau khi Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt nội dung Thông báo kết quả kiểm toán; việc phát hành và gửi Thông báo kết quả kiểm toán cho các đơn vị liên quan đảm bảo theo quy định. Thông báo kết quả kiểm toán liên quan đến bí mật nhà nước thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước Pháp luật của Bộ Tài chính và BHXH Việt Nam.
2.2. Báo cáo kiểm toán hàng năm
a) Muộn nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ phải gửi báo cáo kiểm toán hàng năm là báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ của năm trước gửi Giám đốc BHXH Việt Nam.
b) Báo cáo kiểm toán hàng năm tối thiểu gồm các nội dung sau
- Kế hoạch kiểm toán đã đề ra; công việc kiểm toán đã được thực hiện.
- Tồn tại, sai phạm lớn đã được phát hiện; biện pháp mà kiểm toán đã kiến nghị.
- Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến hoạt động được kiểm toán và đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Tình hình thực hiện các biện pháp, kiến nghị, đề xuất của kiểm toán.
- Báo cáo kiểm toán hàng năm của Ban Kiểm toán nội bộ lập phải có chữ ký của Trưởng ban Kiểm toán nội bộ.
2.3. Báo cáo đột xuất
Trường hợp phát hiện các sai phạm nghiêm trọng hoặc khi nhận thấy có nguy cơ rủi ro cao có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của đơn vị được kiểm toán, hệ thống BHXH Việt Nam. Ban Kiểm toán nội bộ phải báo cáo ngay cho Giám đốc BHXH Việt Nam. Báo cáo đột xuất trong trường hợp có những vấn đề phát sinh trong năm tài chính gồm các nội dung:
- Những vấn đề rủi ro mà kiểm toán quan tâm, chú ý.
- Bộc lộ, phát sinh sự yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại một bộ phận, một khâu trong thực hiện quy trình do Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành.
- Những phát hiện nghiêm trọng cần có sự chỉ đạo xử lý, khắc phục của Giám đốc BHXH Việt Nam
- Báo cáo bất thường trình bày các vấn đề phát sinh hoặc phát hiện cùng với những kiến nghị xử lý.
3. Theo dõi, giám sát chỉnh sửa sau kiểm toán, theo dõi thực hiện kiến nghị sau kiểm toán
3.1. Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày ban hành Thông báo kết quả kiểm toán: Đơn vị được kiểm toán phải thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán tại Thông báo kết quả kiểm toán đầy đủ, kịp thời, đúng thời hạn và có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản gửi BHXH Việt Nam (qua Ban Kiểm toán nội bộ).
Sau thời hạn thực hiện kết luận, kiến nghị tại Thông báo kết quả kiểm toán theo quy định nêu trên, đơn vị được kiểm toán chưa có báo cáo hoặc có báo cáo nhưng chưa cụ thể, chưa thực hiện đầy đủ kết luận mà không có lý do thích hợp, Ban Kiểm toán nội bộ tham mưu trình Giám đốc BHXH Việt Nam văn bản đôn đốc đơn vị được kiểm toán thực hiện kết luận, kiến nghị.
3.2. Trường hợp các đơn vị, cá nhân không thực hiện nghiêm túc kết luận, kiến nghị tại Thông báo kết quả kiểm toán, Ban Kiểm toán nội bộ có văn bản gửi Ban Tổ chức cán bộ để phối hợp trình Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét, xử lý đối với đơn vị, cá nhân có liên quan vi phạm.
3.3. Trường hợp cần thiết, Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ trình Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt kế hoạch kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của kiểm toán:
a) Kiểm tra, đánh giá thời gian, kết quả những công việc mà đơn vị được kiểm toán đã thực hiện theo kiến nghị của kiểm toán gồm:
- Việc lãnh đạo, chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị trong thực hiện kết luận, kiến nghị của kiểm toán.
- Thời hạn nộp báo cáo kết quả thực hiện kết luận, kiến nghị của kiểm toán so với quy định tại Thông báo kết quả kiểm toán.
- Tình hình thực hiện các kết luận, kiến nghị của kiểm toán (Bao gồm cả những kết luận, kiến nghị chưa thực hiện những năm trước).
- Xác nhận những kết luận, kiến nghị kiểm toán đơn vị đã thực hiện, đang thực hiện kèm theo các bằng chứng cụ thể; những kết luận, kiến nghị chưa thực hiện, xác định rõ nguyên nhân (chủ quan, khách quan) và đưa ra hướng khắc phục.
b) Báo cáo kết quả kiểm tra thực hiện kiến nghị của kiểm toán đối với đơn vị được kiểm toán gửi Giám đốc BHXH Việt Nam và Phó Giám đốc BHXH Việt Nam phụ trách trong thời hạn tối đa 30 ngày làm việc sau khi kết thúc kiểm tra.
3.4. Trường hợp phát hiện Thông báo kết quả kiểm toán đã gửi đi có sai sót hoặc bỏ sót trọng yếu, Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ phải báo cáo Giám đốc BHXH Việt Nam xin ý kiến ban hành Thông báo hiệu chỉnh cho tất cả các bên đã nhận báo cáo.
4. Lưu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ
Hồ sơ, tài liệu trong mỗi cuộc kiểm toán phải được ghi chép thành văn bản (giấy hoặc điện tử), lưu theo trình tự để các cá nhân, tổ chức có thẩm quyền khai thác và hiểu được các công việc, kết quả thực hiện trong báo cáo kiểm toán. Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ được lưu trữ theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam.
Điều 12. Quy trình thực hiện kiến nghị của Kiểm toán Nhà nước
1. Tiếp nhận, phân loại và giao nhiệm vụ giải trình
1.1. Tiếp nhận Thông báo và Kết luận Kiểm toán Nhà nước (KTNN)
- Đầu mối tiếp nhận: Ban Kiểm toán nội bộ là đơn vị chủ trì, tiếp nhận các văn bản, thông báo, biên bản kết luận từ KTNN gửi Bộ Tài chính và BHXH Việt Nam.
- Thời hạn thực hiện: Văn bản đến được Văn thư cơ quan tiếp nhận và làm thủ tục trình Giám đốc BHXH Việt Nam ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; đồng thời chuyển Ban Kiểm toán nội bộ, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Tài chính - Kế toán, Ban Thực hiện chính sách BHXH, Ban Thực hiện chính sách BHYT, Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia, Ban Pháp chế và các đơn vị có liên quan theo hệ thống quản lý văn bản và điều hành để cùng tiếp cận.
1.2. Phối hợp rà soát và phân loại nội dung kiến nghị
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận các văn bản, thông báo, biên bản kết luận KTNN, Ban Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm phân loại các nội dung kiến nghị của KTNN và đề xuất giao các đơn vị giải trình báo cáo Giám đốc BHXH Việt Nam và Phó Giám đốc BHXH Việt Nam phụ trách.
1.3. Xác định đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện trực tiếp các kiến nghị
a) Đơn vị chủ trì thực hiện: Là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ liên quan đến kiến nghị theo kết luận của KTNN.
b) Đơn vị phối hợp:
- Các đơn vị có liên quan có trách nhiệm, vai trò đối soát hồ sơ, báo cáo của đơn vị liên quan đến kiến nghị theo kết luận của KTNN để tổng hợp dữ liệu, hồ sơ liên quan và phối hợp cùng Ban Kiểm toán nội bộ để giải trình trực tiếp với KTNN. Căn cứ các kết luận của KTNN xác định rõ trách nhiệm của đơn vị/cá nhân (nếu có)
- Ban Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổng hợp các nội dung của các đơn vị liên quan và xây dựng báo cáo tình hình thực hiện kiến nghị của KTNN đảm bảo đúng thời hạn quy định.
2. Xây dựng báo cáo thực hiện kiến nghị
Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị được kiểm toán: Ban Kiểm toán nội bộ chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng báo cáo thực hiện kiến nghị của KTNN; các đơn vị được kiểm toán chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của nội dung giải trình. Phân loại các nhóm kiến nghị gồm:
- Đối với các kiến nghị đã thực hiện: Giải trình rõ biện pháp đã thực hiện (số tiền đã thu hồi tiền, đã điều chỉnh sổ sách, đã kiểm điểm cá nhân) và đính kèm các hồ sơ, tài liệu chứng minh đã thực hiện.
- Đối với các kiến nghị giải trình bảo lưu (các kiến nghị KTNN giao BHXH Việt Nam rà soát và báo cáo nhưng chưa được KTNN chấp thuận): Phải đưa ra các căn cứ pháp lý, các khó khăn vướng mắc và hồ sơ, tài liệu chứng minh để thuyết phục KTNN xem xét, điều chỉnh.
- Đối với các kiến nghị về trách nhiệm: Phải nêu rõ hình thức xử lý đối với đơn vị, cá nhân.
- Đối với các kiến nghị đang thực hiện: Giải trình rõ biện pháp đã thực hiện, nguyên nhân vướng mắc và cam kết lộ trình hoàn thành.
- Sau 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ các ý kiến của các đơn vị, Ban Kiểm toán nội bộ hoàn thiện báo cáo Lãnh đạo BHXH Việt Nam phụ trách và xin ý kiến các Phó Giám đốc BHXH Việt Nam.
- Sau khi có ý kiến của các Phó Giám đốc BHXH Việt Nam, Ban Kiểm toán nội bộ hoàn thiện gửi Ban Pháp chế chịu trách nhiệm rà soát thẩm định các căn cứ pháp lý, quy định pháp luật mà BHXH Việt Nam dùng để giải trình (đặc biệt là các nội dung bảo lưu hoặc giải trình chưa thống nhất với KTNN). Đảm bảo các dẫn chiếu này là phù hợp và có sức thuyết phục cao trước khi hoàn thiện báo cáo Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét, chỉ đạo.
3. Tiếp nhận, đánh giá và xử lý sau giải trình
- Định kỳ 03 tháng/01 lần, sau khi hoàn thiện và gửi báo cáo thực hiện kiến nghị tới KTNN, Ban Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tham mưu Lãnh đạo BHXH Việt Nam văn bản đôn đốc đối với các kiến nghị đang thực hiện. Trường hợp các đơn vị không thực hiện đúng lộ trình cam kết phối hợp Ban Tổ chức cán bộ báo cáo Giám đốc BHXH Việt Nam xử lý về trách nhiệm.
- Ban Kiểm toán nội bộ theo dõi và tiếp nhận văn bản phản hồi của KTNN gồm Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị và thông báo kết quả kiểm tra việc thực hiện kiến nghị của KTNN.
+ Trong vòng 01 ngày kể từ khi tiếp nhận dự thảo Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị của KTNN, Ban Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm báo cáo Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét, chỉ đạo và đồng thời gửi các đơn vị có liên quan.
+ Trong vòng 01 ngày kể từ khi tiếp nhận dự thảo Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị của KTNN, Các đơn vị liên quan có trách nhiệm giải trình các nội dung kiến nghị đã báo cáo thực hiện nhưng không được KTNN ghi nhận để giải trình trực tiếp và kịp thời với KTNN.
+ Trong vòng 01 ngày sau khi thống nhất các nội dung KTNN, Ban Kiểm toán nội bộ trình Phó Giám đốc BHXH Việt Nam phụ trách và Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét, chỉ đạo, hoàn thiện trước khi ký biên bản với KTNN.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN ĐỐI VỚI KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Điều 13. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc BHXH Việt Nam
1. Tạo điều kiện thuận lợi để kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ được giao và chỉ đạo các bộ phận có liên quan thực hiện phối hợp công tác với kiểm toán nội bộ theo quy định của Quy chế kiểm toán nội bộ. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc BHXH Việt Nam, các Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số, Trung tâm Kiểm soát thanh toán BHXH, BHYT điện tử, Ban Tài chính - Kế toán và các đơn vị có liên quan tới hoạt động kiểm toán cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu, dữ liệu, số liệu, hồ sơ cần thiết cho hoạt động kiểm toán nội bộ.
2. Thủ trưởng các đơn vị được giao chủ trì xây dựng báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính, báo cáo tài chính quỹ bảo hiểm, báo cáo bổ sung thông tin tài chính toàn Ngành, báo cáo hoạt động đầu tư quỹ bảo hiểm của BHXH Việt Nam lấy ý kiến của Ban Kiểm toán nội bộ để đánh giá chất lượng, độ tin cậy của số liệu trước khi trình Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt.
3. Thực hiện các kiến nghị theo thông báo kết quả kiểm toán nội bộ, có biện pháp xử lý kịp thời khi có các kiến nghị, đề xuất của kiểm toán nội bộ, báo cáo tình hình thực hiện kiến nghị kiểm toán nội bộ về BHXH Việt Nam (qua Ban Kiểm toán nội bộ) trong thời gian tối đa 30 ngày kể từ ngày Thông báo kết quả kiểm toán nội bộ được ban hành.
4. Đảm bảo Ban Kiểm toán nội bộ được tham dự đầy đủ các cuộc hội nghị trao đổi nghiệp vụ, hướng dẫn thực hiện quy trình để nắm bắt những vấn đề phát sinh mới nhằm xác định sớm những rủi ro phát sinh có liên quan.
Điều 14. Trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán
1. Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu, số liệu, tài liệu, hồ sơ cần thiết cho công việc của kiểm toán nội bộ theo yêu cầu của kiểm toán nội bộ đảm bảo chính xác, trung thực, không che giấu thông tin.
2. Thông báo kịp thời cho Đoàn kiểm toán nội bộ khi phát hiện những yếu kém, tồn tại, các sai phạm, rủi ro, thất thoát lớn về tài sản hoặc nguy cơ thất thoát tài sản.
3. Thực hiện những kiến nghị của kiểm toán nội bộ tại Thông báo kết quả kiểm toán nội bộ đã được ban hành.
4. Tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để kiểm toán nội bộ làm việc đạt hiệu quả cao nhất.
5. Các trách nhiệm khác đối với kiểm toán nội bộ theo quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính và của BHXH Việt Nam.
Điều 15. Trách nhiệm của Tổ giám sát
1. về thành phần Tổ giám sát từ tối thiểu 02 thành viên (trong đó có 01 Tổ trưởng phân công nhiệm vụ cho các thành viên Tổ Giám sát). Khi kết thúc cuộc kiểm toán, Tổ giám sát phải lập Báo cáo kết quả giám sát hoạt động đoàn kiểm toán. Báo cáo này là tài liệu bắt buộc đi kèm với Báo cáo kiểm toán để trình Lãnh đạo BHXH Việt Nam phê duyệt.
1.1. Tổ trưởng Tổ Giám sát:
- Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc BHXH Việt Nam và Trưởng ban Kiểm toán nội bộ về toàn bộ hoạt động giám sát của Tổ.
- Trực tiếp phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên bằng văn bản.
- Theo dõi, đôn đốc Trưởng đoàn kiểm toán thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đúng thời hạn (trước 17h00 thứ Sáu hàng tuần).
- Chủ trì việc lập và ký xác nhận Báo cáo kết quả giám sát hoạt động đoàn kiểm toán nội bộ.
1.2. Thành viên Tổ Giám sát:
- Thực hiện nhiệm vụ giám sát theo sự phân công của Tổ trưởng.
- Kiểm tra tính khớp đúng giữa nội dung báo cáo tuần của Đoàn kiểm toán báo cáo kiểm toán và các bằng chứng của Đoàn kiểm toán.
- Kịp thời phát hiện và báo cáo Tổ trưởng các dấu hiệu vi phạm quy trình, đạo đức nghề nghiệp hoặc chậm trễ tiến độ của thành viên Đoàn kiểm toán.
- Cùng ký tên và chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực, khách quan của Báo cáo kết quả giám sát hoạt động đoàn kiểm toán nội bộ.
2. Quy trình giám sát
- Tiếp nhận và thẩm định báo cáo tuần: Định kỳ trước 17h00 ngày làm việc cuối tuần, Tổ Giám sát tiếp nhận báo cáo từ Trưởng đoàn kiểm toán. Nội dung thẩm định tập trung vào: Khối lượng việc đã xong, các nội dung phát sinh và kế hoạch tuần tới.
- Đối chiếu và đánh giá: So sánh kết quả thực hiện với Kế hoạch kiểm toán đã phê duyệt. Đánh giá việc tuân thủ các bước nghiệp vụ theo Quy chế kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam.
- Lập báo cáo kết quả giám sát hoạt động đoàn kiểm toán nội bộ: Khi kết thúc cuộc kiểm toán, Tổ Giám sát tổng hợp dữ liệu từ các báo cáo tuần và kết quả giám sát trực tiếp để lập báo cáo kết quả giám sát hoạt động đoàn kiểm toán.
3. Phương thức giám sát của Tổ Giám sát thông qua báo cáo định kỳ của Trưởng đoàn kiểm toán gửi về trước 17h00 ngày làm việc cuối cùng của tuần gửi Tổ Giám sát với các nội dung bao gồm các phần việc đã hoàn thành, các vấn đề phát sinh, những khó khăn vướng mắc và kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.
4. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH Việt Nam, Trưởng ban Kiểm toán nội bộ về những đánh giá của Tổ Giám sát về kết quả việc tuân thủ quy trình của Đoàn kiểm toán; tiến độ thực hiện theo các nội dung theo kế hoạch kiểm toán đã được phê duyệt.
Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16. Hiệu lực thi hành
Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký thay thế Quyết định số 157/QĐ-BHXH ngày 22/02/2022 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành quy chế kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam; Quyết định số 158/QĐ-BHXH ngày 22/02/2022 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành quy trình kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam; Quyết định số 159/QĐ-BHXH ngày 22/02/2022 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành tổ chức và hoạt động của Đoàn kiểm toán nội bộ của BHXH Việt Nam.
Điều 17. Sửa đổi, bổ sung và thay thế Quy chế
1. Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm đề xuất các nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế cho phù hợp.
2. Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế Quy chế này do Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định.
Điều 18. Tổ chức thực hiện
Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ, Chánh Văn phòng BHXH Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc và trực thuộc BHXH Việt Nam và Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.
Trường hợp có sự thay đổi về quy chế, quy trình, quyết định, quy định của BHXH Việt Nam và Bộ Tài chính có liên quan tới hoạt động kiểm toán nội bộ mà không làm thay đổi phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và mục tiêu của hoạt động kiểm toán nội bộ thì tiếp tục áp dụng quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị, cá nhân kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam (qua Ban kiểm toán nội bộ) để xem xét, trình Giám đốc BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.