Quyết định 32/2022/QĐ-UBND Ban hành quy chế phối hợp đoàn khách nước ngoài đến thăm, làm việc trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp quản lý các đoàn khách nước ngoài đến thăm, làm việc trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 08 tháng 12 năm 2022.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Ngoại vụ; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội dung, hình thức phối hợp và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc đón tiếp các đoàn khách nước ngoài đến thăm, làm việc trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh theo lời mời hoặc được sự cho phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức, cá nhân có liên quan (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị).

2. Các đoàn khách nước ngoài đến thăm, làm việc trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt là đoàn vào), gồm: các đoàn của các nước và vùng lãnh thổ, các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài tại Việt Nam, các tổ chức quốc tế, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn, cá nhân nước ngoài đến theo lời mời hoặc được sự đồng ý của của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc theo sự giới thiệu của các cơ quan Trung ương.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp quản lý

1. Đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của Đảng, sự quản lý tập trung của Nhà nước, tôn trọng luật pháp và thông lệ quốc tế nhằm giữ vững ổn định chính trị, an ninh quốc phòng, trật tự và an toàn xã hội đáp ứng yêu cầu đối ngoại trong tình hình mới, góp phần phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh.

2. Nâng cao trách nhiệm và vai trò chủ động của các ngành, các cấp; phân công, phân nhiệm rõ ràng; có sự kiểm tra, giám sát trong việc quản lý và đón tiếp các đoàn khách nước ngoài vào làm việc trên địa bàn tỉnh.

3. Hoạt động quản lý đoàn khách nước ngoài vào thăm và làm việc trên địa bàn tỉnh phải chú trọng đến nội dung, hiệu quả, đúng thành phần, tiết kiệm, đảm bảo đúng nghi lễ đối ngoại và thông lệ quốc tế. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, xin ý kiến cấp có thẩm quyền theo đúng quy định.

4. Đảm bảo an toàn và tạo điều kiện thuận lợi cho các đoàn đến thăm, làm việc trên địa bàn tỉnh.

Điều 4. Nội dung và hình thức phối hợp

1. Nội dung phối hợp

a) Thực hiện đăng ký đoàn vào.

b) Tổ chức đón tiếp, làm việc với các đoàn vào.

c) Thực hiện chế độ báo cáo, sơ kết, tổng kết đánh giá theo quy định.

2. Hình thức phối hợp

Căn cứ tính chất, nội dung công việc cần phối hợp với các cơ quan khác, cơ quan chủ trì quyết định áp dụng một trong các phương thức phối hợp sau:

a) Trao đổi ý kiến, cung cấp thông tin bằng văn bản, email, điện thoại hoặc gửi hồ sơ đề nghị cơ quan phối hợp tham gia ý kiến.

b) Tổ chức họp để giải quyết những vấn đề phức tạp, chưa thống nhất, còn có nhiều ý kiến khác nhau.

c) Các phương thức phối hợp khác theo quy định pháp luật.

Điều 5. Thực hiện đăng ký đoàn vào

1. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị đăng ký đón đoàn vào

a) Cơ quan, đơn vị đăng ký đón đoàn vào (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6) chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định tại điểm b khoản này và gửi Sở Ngoại vụ chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày đón tiếp đoàn vào.

b) Hồ sơ gồm: thư hoặc công văn liên hệ của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp nước ngoài đăng ký hoặc thông báo vào thăm, làm việc tại tỉnh; Văn bản đề xuất của các cơ quan, đơn vị trực tiếp đón tiếp, làm việc với đoàn, trong đó ghi rõ: nội dung, chương trình, thành phần, thời gian, kinh phí đón tiếp, địa điểm làm việc, địa điểm lưu trú của đoàn. Các thông tin liên quan đến người nước ngoài: họ tên, quốc tịch, hộ chiếu hoặc các giấy tờ thay thế hộ chiếu, thị thực (nếu đã được cấp).

2. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ

a) Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ xin phép đoàn vào của các cơ quan, đơn vị. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn các cơ quan, đơn vị bổ sung.

b) Tổ chức lấy ý kiến của Công an tỉnh và các cơ quan, đơn vị liên quan.

c) Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, tổng hợp ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan, tham mưu UBND tỉnh xem xét quyết định cho phép (hoặc không cho phép) đoàn vào.

d) Đối với các đoàn vào làm việc với nội dung liên quan đến quốc phòng, an ninh quốc gia, Sở Ngoại vụ báo cáo, xin ý kiến Bộ Ngoại giao trước khi tham mưu UBND tỉnh xem xét, quyết định.

3. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến

a) Có trách nhiệm cho ý kiến trả lời bằng văn bản chậm nhất trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của Sở Ngoại vụ.

b) Trường hợp không thể trả lời trong thời hạn 04 ngày làm việc do phải lấy ý kiến đơn vị quản lý ngành dọc cấp trên thì trao đổi với Sở Ngoại vụ để thông báo cho cơ quan, đơn vị đăng ký đón đoàn vào.

Điều 6. Tổ chức đón tiếp, làm việc với các đoàn vào

1. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị đón tiếp, làm việc với các đoàn vào

a) Thực hiện các nội dung, chương trình, kế hoạch đón tiếp đoàn vào theo đúng văn bản đề xuất đã được chấp thuận.

b) Chủ động xây dựng chương trình đón tiếp và thông báo đoàn vào cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh để theo dõi, quản lý đối với các đoàn: đến thăm và làm việc với cơ quan, tổ chức trong tỉnh theo kế hoạch đã được phê duyệt; theo chương trình của cơ quan Trung ương; để thực hiện các nội dung của chương trình, dự án, đã được phê duyệt, ký kết tại tỉnh; để tham dự hội nghị, hội thảo quốc tế đã được phê duyệt và đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo quy định.

c) Chủ trì tổ chức đón tiếp, làm việc với các đoàn vào theo quy định về nghi lễ đối ngoại và thông lệ quốc tế.

2. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ

a) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức đón tiếp, làm việc với các đoàn vào theo quy định về nghi lễ đối ngoại và thông lệ quốc tế.

b) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng chương trình, kế hoạch đón tiếp, nội dung làm việc và tổ chức đón tiếp theo quy định về nghi lễ đối ngoại đối với các đoàn đến thăm và làm việc trực tiếp với Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 7. Sở Ngoại vụ

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch đoàn vào hàng năm và kế hoạch điều chỉnh, bổ sung 6 tháng cuối năm của lãnh đạo tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Ban Cán sự Đảng Ủy ban nhân dân tỉnh xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy xem xét quyết định.

2. Giải quyết thủ tục đoàn vào theo đúng thẩm quyền. Phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý đoàn vào hiệu quả, đúng thành phần, đảm bảo đúng nghi lễ đối ngoại, phù hợp với đường lối, chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước trong thời kỳ hội nhập quốc tế.

3. Phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan, đơn vị liên quan quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho người nước ngoài trong thời gian lưu trú, làm việc trên địa bàn tỉnh và xử lý các vấn đề phát sinh thuộc thẩm quyền; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị có đoàn vào tổ chức đón tiếp đúng nghi lễ đối ngoại.

4. Định kỳ 6 tháng, hàng năm (hoặc đột xuất khi có yêu cầu) tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Ngoại giao về công tác đoàn vào. Giải quyết những kiến nghị, vướng mắc về công tác đoàn vào; thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định đoàn vào theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Công an tỉnh

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan đơn vị liên quan đảm bảo an ninh, trật tự cho các đoàn vào. Thực hiện thủ tục xuất, nhập cảnh và lưu trú cho các đoàn vào thuộc thẩm quyền theo quy định.

2. Phối hợp với Sở Ngoại vụ hướng dẫn các ngành, các cơ quan, đơn vị và địa phương xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến an ninh trật tự trong quá trình các đoàn nước ngoài hoạt động tại Hà Tĩnh đúng quy định của pháp luật và đảm bảo yêu cầu đối ngoại.

3. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn thủ tục vào làm việc cho các đoàn vào tại khu vực cấm, khu vực biên giới.

Điều 9. Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh

1. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện thủ tục xuất nhập cảnh tại cửa khẩu, cảng biển cho các đoàn vào thăm, làm việc trên địa bàn tỉnh theo quy định.

2. Chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh, Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan quản lý và hướng dẫn các đoàn vào tại khu vực biên giới theo quy định.

Điều 10. Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ và các sở, ban, ngành, đơn vị liên quan tham mưu phương án bố trí kinh phí thực hiện Quy chế phù hợp với khả năng cân đối ngân sách.

Điều 11. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã

1. Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan liên quan quản lý hoạt động và xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến đoàn vào đến thăm, làm việc trên địa bàn do địa phương quản lý.

2. Chủ động bố trí kinh phí theo phân cấp quản lý ngân sách phù hợp với khả năng cân đối ngân sách để thực hiện Quy chế.

Điều 12. Các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Xây dựng chương trình, kế hoạch đoàn vào hàng năm, kế hoạch điều chỉnh bổ sung 6 tháng cuối năm của đơn vị mình gửi Sở Ngoại vụ tổng hợp trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Định kỳ 6 tháng, hàng năm hoặc đột xuất, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) và cơ quan có thẩm quyền về công tác đoàn vào của đơn vị mình.

2. Chủ động cân đối, bố trí kinh phí từ nguồn chi thường xuyên được cấp hàng năm của cơ quan, đơn vị để thực hiện Quy chế.

Điều 13. Các cơ quan trực tiếp đón tiếp, làm việc với các đoàn vào

1. Chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động theo đúng nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm đã đăng ký (trường hợp có sự thay đổi phải kịp thời trao đối với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh để theo dõi, quản lý).

2. Hướng dẫn các đoàn vào đảm bảo tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật đối với người nước ngoài, các quy định khác có liên quan trong quá trình hoạt động tại địa phương. Kết thúc đợt hoạt động của các đoàn, tổng hợp tình hình báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Ngoại vụ).

3. Kịp thời thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh các tình huống phát sinh liên quan đến người nước ngoài để phối hợp xử lý.

Điều 14. Các đoàn vào thăm và làm việc trên địa bàn tỉnh

Tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật đối với người nước ngoài, các quy định khác có liên quan trong quá trình hoạt động tại địa phương, đảm bảo thực hiện đúng các nội dung, chương trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Điều 15. Điều khoản thi hành

1. Giao Sở Ngoại vụ chủ trì, phối, hợp với Công an tỉnh theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện Quy chế này.

2. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm túc nội dung Quy chế này.

3. Đề nghị các đoàn thể cấp tỉnh phối hợp thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

4. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, trường hợp có khó khăn, vướng mắc hoặc vấn đề mới phát sinh, các cơ quan, đơn vị kịp thời kiến nghị, phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, nghiên cứu, tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế và quy định của pháp luật hiện hành./.