Quyết định 2390/QĐ-UB Về việc ban hành Quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Đắk Lắk

-------------------------

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính Nhà nước của tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

---------------------

Hệ thống thư điện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm tích hợp dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 - 2005 (Đề án 112) nhằm phục vụ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc các quan hành chính tỉnh Đăk Lăk sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Đăk Lăk chịu trách nhiệm quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Trung tâm tin học trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Hệ thống thư được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng tên xxx@daklak.gov.vn được chia thành các loại:

Hộp thư dành cho cá nhân: dành cho các cán bộ, công chức của tỉnh.

Hộp thư dành cho đơn vị hành chính của tỉnh.

Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là danh bạ thư điện tử của tỉnh.

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có quyền quản lý danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư của tỉnh.

Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh theo Quyết định của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin cập nhật về thay đổi thông tin về mỗi cán bộ công chức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để cập nhật kịp thời vào danh bạ thư điện tử của tỉnh.

3. Các đơn vị hành chính trong tỉnh phải báo cáo các thông tin thay đổi về cá nhân, tổ chức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ thư điện tử của tỉnh.

1. Quản trị hệ thống danh bạ thư điện tử cơ quan tỉnh Đăk Lăk, thông tin về danh bạ thư điện tử trong tỉnh.

2. Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tỉnh Đăk Lăk địa chỉ thư điện tử và mật khẩu sử dụng, khai thác thư điện tử.

3. Quản trị Hệ thống thư điện tử, bảo đảm cho Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Đăk Lăk hoạt động thông suốt, liên tục.

4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh Đăk Lăk theo chế độ mật, quản lý quyền truy nhập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan trong tỉnh.

5. Xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

6. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đăk Lăk.

7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

8. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan tỉnh Đăk Lăk khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

9. Căn cứ kế hoạch hàng năm dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đăk Lăk để trình lãnh đạo tỉnh phê duyệt.

Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong tỉnh.

1. Đối với trường hợp công chức mới vào làm việc trong tỉnh.

Sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới và có lệnh của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh phải tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thông tin điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.

Trung tâm tin học căn cứ vào văn bản hiện hành của tỉnh, cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh hoặc về hưu.

Trung tâm tin học căn cứ vào văn bản hiện hành của tỉnh cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Các cán bộ, công chức viên chức thuộc cơ quan tỉnh Đăk Lăk được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:

1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4. Không truy cập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không được để lộ mật khẩu hoặc cung cấp mật khẩu thư điện tử của bản thân cho người khác. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải báo cáo cho Trung tâm tin học để được xử lý.

6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử cơ quan tỉnh Đăk Lăk thông qua địa chỉ sử dụng của mình.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo cáo cho Trung tâm tin học để xử lý.

Hộp thư điện tử đơn vị là hộp thư đặc biệt dành để trao đổi công tác của đơn vị.

Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.

Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị thì phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì người Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện.

Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của thủ trưởng đơn vị.

Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng khác (như yahoo, hotmail...) để trao đổi công việc trên mạng của tỉnh.

Điều 12: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Tin học Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Thủ trưởng các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện trong đơn vị mình các quy định trên.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp lệnh hiện hành.