Quyết định 18/2021/QĐ-UBND Ban hành Quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

1. Quy định này quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

2. Công tác văn thư được Quy định tại Quy định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Quy định này áp dụng đối với các sở, ban, ngành, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

1. Quy định công tác văn thư bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư đối với các loại hình cơ quan, tổ chức; là căn cứ để xây dựng Quy chế về công tác văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức.

2. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Hệ thống quản lý văn bản điều hành là phần mềm dùng chung được Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai trên địa bàn tỉnh thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức (sau đây gọi chung là Hệ thống).

4. Cơ sở dữ liệu Biểu mẫu là Cơ sở dữ liệu lưu trữ Hệ thống các biểu mẫu văn bản quản lý nhà nước phục vụ công tác chỉ đạo điều hành và thủ tục hành chính trên từng lĩnh vực quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố Huế; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố Huế; thủ trưởng các phòng, ban thuộc các huyện, thị xã, thành phố Huế; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định và tin học hóa công tác văn thư theo quy định của pháp luật, Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Chỉ đạo việc số hóa văn bản, phát hành văn bản điện tử và trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết (máy vi tính, máy in, máy fax, máy scanner, máy photocopy) theo Quy định.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng)

a) Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư và tin học hóa công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, vận hành Hệ thống cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.

b) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc của cơ quan, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến, văn bản đi trong các buổi giao ban hàng tháng của cơ quan, tổ chức.

c) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc.

d) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban và tương đương), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc (sau đây gọi chung là Trưởng các đơn vị).

a) Trưởng các đơn vị có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư.

b) Theo dõi, giám sát tình hình xử lý văn bản đến, văn bản đi và đôn đốc nhắc nhở về tình hình thụ lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

a) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, Hệ thống và Quy định này.

b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định và thống kê thành mục lục hồ sơ trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

5. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư)

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

6. Người làm công tác văn thư phải đảm bảo các quy định tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.

Thực hiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

1. Mỗi cá nhân được cấp một tài khoản (account) để truy cập vào Hệ thống, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng Hệ thống nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

2. Khi chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức mới hoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại cơ quan, tổ chức, cá nhân phải liên hệ với bộ phận phụ trách quản lý Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy cập vào Hệ thống và được hướng dẫn sử dụng các chức năng của Hệ thống.

3. Sử dụng Hệ thống để kịp thời tiếp nhận và xử lý các văn bản, công việc được phân công theo đúng trách nhiệm và quyền hạn được phân công và đúng quy trình được cơ quan, tổ chức quy định.

4. Bảo vệ mật khẩu, không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu Hệ thống.

5. Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra trên Hệ thống phải ghi nhận lại sự cố và nhanh chóng thông báo với bộ phận phụ trách Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để được hỗ trợ và xử lý kịp thời.

1. Khi luân chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống, cơ quan, tổ chức đã được cấp chứng thư số hợp lệ bắt buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trong việc quản lý các tài khoản đăng nhập vào Hệ thống của các cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức.

3. Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc chức vụ của cá nhân tại cơ quan, tổ chức

a) Trường hợp nghỉ việc, về hưu hoặc chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức khác: Thực hiện vô hiệu hóa tài khoản người dùng trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức, đảm bảo cá nhân không đăng nhập và sử dụng được Hệ thống. Cơ quan, tổ chức lưu ý không xóa tài khoản của cá nhân để tránh trường hợp mất quá trình xử lý của văn bản, công việc.

b) Trường hợp tiếp nhận cá nhân mới: Thực hiện tạo mới và phân quyền tài khoản người dùng để đăng nhập vào Hệ thống.

c) Trường hợp thay đổi chức vụ hoặc vị trí công tác của cá nhân tại cơ quan, tổ chức: Thực hiện phân quyền, chỉnh sửa và cập nhật thông tin tài khoản người dùng trên Hệ thống.

4. Trong trường hợp Hệ thống xảy ra sự cố bị ngưng hoạt động, cơ quan, tổ chức phải tiến hành xử lý công việc trên giấy hoặc công cụ khác. Đồng thời, cơ quan, tổ chức phải nhanh chóng liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Sau khi sự cố đã được khắc phục, cơ quan, tổ chức phải kiểm tra lại tính ổn định và thực hiện cập nhật các thông tin đã xử lý vào Hệ thống.

5. Định kỳ hàng ngày sao lưu dữ liệu văn bản của cơ quan, tổ chức để đảm bảo an toàn, an ninh cho Hệ thống.

6. Khi triển khai sử dụng Hệ thống tại cơ quan, tổ chức cần phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thực hiện việc liên thông kết nối với trục liên thông của tỉnh.

1. Cơ sở dữ liệu biểu mẫu: Các biểu mẫu trong Cơ sở dữ liệu biểu mẫu được số hóa theo hướng ngắn gọn, dễ hiểu, đúng thẩm quyền, đúng thể thức văn bản được tích hợp vào Hệ thống; Trang thông tin điều hành tác nghiệp và sẵn sàng liên thông, tích hợp với các Hệ thống thông tin, phần mềm, cơ sở dữ liệu khác của tỉnh.

2. Cập nhật Cơ sở dữ liệu biểu mẫu

a) Cơ sở dữ liệu biểu mẫu ban đầu do Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng, công bố danh mục theo từng cơ quan, tổ chức và giao cho các cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng theo danh mục.

b) Trong quá trình khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu biểu mẫu do cơ quan, tổ chức quản lý nếu phát sinh thêm biểu mẫu ngoài danh mục đã được Ủy ban nhân dân tỉnh công bố hoặc cần chỉnh sửa biểu mẫu đã có trong Cơ sở dữ liệu biểu mẫu ban đầu thì cơ quan đó phải chủ động xây dựng biểu mẫu mới và tiến hành cập nhật bổ sung biểu mẫu vào Cơ sở dữ liệu biểu mẫu (trên Trang Thông tin Điều hành tác nghiệp của đơn vị).

c) Người được giao sử dụng tài khoản để cập nhật, quản lý Cơ sở dữ liệu biểu mẫu có trách nhiệm bảo mật về thông tin tài khoản, bảo đảm sự chính xác và chịu trách nhiệm về các số liệu, văn bản điện tử được gửi đi từ tài khoản do mình sử dụng.

3. Khai thác Cơ sở dữ liệu biểu mẫu

a) Cơ sở dữ liệu biểu mẫu được tích hợp, liên thông tại Hệ thống và Trang thông tin điều hành tác nghiệp của các cơ quan, tổ chức để cán bộ, công chức, viên chức khai thác sử dụng.

b) Cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh khai thác và sử dụng hiệu quả Cơ sở dữ liệu biểu mẫu để phục vụ cho hoạt động công vụ, nâng cao chất lượng văn bản tham mưu.

4. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

- Tổ chức kết nối, tích hợp, chia sẻ Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính với Hệ thống; Trang thông tin điều hành tác nghiệp và sẵn sàng liên thông, tích hợp với các Hệ thống thông tin, phần mềm, cơ sở dữ liệu khác của tỉnh.

- Chịu trách nhiệm tổ chức tập huấn việc cập nhật và khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu biểu mẫu cho các cơ quan, tổ chức.

- Chịu trách nhiệm đảm bảo hạ tầng và an ninh an toàn thông tin Cơ sở dữ liệu biểu mẫu theo quy định.

b) Sở Nội vụ phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện quản lý, cập nhật và khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu biểu mẫu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; định kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

c) Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn

- Tổ chức thực hiện việc cập nhật, và khai thác sử dụng Biểu mẫu văn bản hành chính theo quy định. Chịu trách nhiệm về độ chính xác của dữ liệu được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu biểu mẫu.

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho việc vận hành, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu biểu mẫu tại cơ quan, tổ chức.

- Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính.

Mọi hoạt động trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Gồm các loại hình văn bản sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật.

2. Văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành.

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo các Quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật”.

2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Điều 8, Điều 9 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính tỉnh Thừa Thiên Huế.

3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP và Nghị định số 154/2020/NĐ-CP.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành.

Thực hiện theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

3. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

4. Khi nhận được văn bản điện tử đến, Văn thư phải xử lý kịp thời, không chờ văn bản giấy (nếu có). Các cơ quan, tổ chức phân công tới chuyên viên chủ trì ngay trong ngày.

5. Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận tại Bộ phận một cửa phải tự động đồng bộ và gửi vào Hệ thống để quản lý thống nhất, thực hiện xử lý theo quy trình trên Hệ thống.

6. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo Quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Việc gửi, nhận văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy thực hiện theo Phụ lục II Quy định này và được điều chỉnh, bổ sung theo quy định của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.

1. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Quy định này.

2. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại các phòng, ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy định này.

3. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Quy định này.

4. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại các sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI Quy định này.

5. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế thực hiện theo quy định tại Phụ lục VII Quy định này.

Thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

Thực hiện theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

Thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

Điều 24. Lưu văn bản đi

Thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

Thực hiện theo quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI, VII.

1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay, đảm bảo theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Trong một số trường hợp cần thiết, công chức, viên chức chuyên môn in Phiếu giải quyết văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan, đảm bảo 100% văn bản đi được liên thông với văn bản đến trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành.

1. Các hình thức bản sao thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phần II, Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 28. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

Thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ

a) Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua Hệ thống hồ sơ.

b) Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).

3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng đề mục trong Danh mục hồ sơ

- Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

- Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập hồ sơ

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.

- Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể. Thời hạn được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm.

c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan đồng thời cập nhật vào Hệ thống để cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ và thực hiện lập hồ sơ điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

5. Mẫu Danh mục hồ sơ theo Phụ lục VIII Quy định này

1. Thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

1. Thực hiện theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

c) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy định của cơ quan, tổ chức.

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy định này tại các cơ quan, tổ chức.

2. Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo các điều kiện về mặt hạ tầng để triển khai ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các Hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử liên thông giữa các đơn vị.

3. Sở Tài chính bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các Hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử, coi đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm.

4. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm:

a) Phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy định này.

b) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua môi trường mạng; thường xuyên chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trực thuộc sử dụng văn bản điện tử phục vụ quản lý, điều hành và trao đổi thông tin để thay thế văn bản giấy; quán triệt chỉ đạo việc gửi kèm hồ sơ, văn bản điện tử khi trình các cấp có thẩm quyền một cách kịp thời, tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng.

c) Căn cứ Quy định này và các văn bản pháp luật có liên quan xây dựng Quy định công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.

1. Văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy đáp ứng quy định tại Điều 6, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong Hệ thống hành chính nhà nước; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư.

2. Danh mục trên không áp dụng với các loại văn bản sau:

a) Văn bản, hồ sơ thuộc dạng mật, tối mật, tuyệt mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm: bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm.

c) Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi kèm bản giấy theo quy định của văn bản pháp luật có liên quan; văn bản, hồ sơ chuyên ngành theo quy định phải lưu trữ hồ sơ bằng bản gốc.

d) Văn bản, hồ sơ có liên quan đến nội dung quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, công tác cán bộ, kỷ luật, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; cấp, thu hồi giấy phép, chủ trương đầu tư; quyết định giao đất, cho thuê đất, khai thác tài nguyên khoáng sản, các loại giấy phép, các văn bản về đấu thầu (chỉ gửi bản giấy cho đối tượng trực tiếp liên quan, các cá nhân, đơn vị phối hợp thực hiện thì gửi bản điện tử theo quy định).

3. Các văn bản theo danh mục nêu trên được gửi kèm bản giấy đến các cơ quan, tổ chức

a) Văn bản, hồ sơ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo Quy chế làm việc của Chính phủ.

b) Cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; cơ quan đăng Công báo; đăng trên Cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật; các cơ quan, tổ chức, tổ chức, cá nhân ngoài Hệ thống hành chính nhà nước.

- Đối với văn bản đến tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc).

- Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.

- Đối với văn bản đến tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc).

- Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.

- Đối với văn bản đến tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc).

- Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.

- Đối với văn bản đến tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc).

- Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.

Thực hiện theo Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại các sở, ban ngành trên địa bàn tỉnh Thừa thiên Huế tại Phụ lục VI Quy định này.

- Đối với văn bản đến tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc).

- Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.

Bản Danh mục hồ sơ này có …(1)…. hồ sơ, bao gồm:

……(2)………hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

……(2)…... hồ sơ bảo quản có thời hạn.

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ.

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.

Cột 4: Ghi tên cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ.

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.