Quyết định 1233/QĐ-TTPVHCC Hà Nội 2026 phê duyệt tái cấu trúc thủ tục hành chính Chứng thực

QUYẾT ĐỊNH Phê duyệt phương án tái cấu trúc thủ tục hành chính lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16/6/2025;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22/6/2023;

Căn cứ Nghị định số 385/2026/NĐ-CP ngày 09/10/2026 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2024/NĐ-CP, Nghị định số 69/2024/NĐ-CP, Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và Nghị định số 310/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;

Căn cứ Nghị định số 137/2024/NĐ-CP ngày 23/10/2024 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 và Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMUBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRUNG TÂM PHỤC VỤĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc HÀNH CHÍNH CÔNG 10121233Số: /QĐ-TTPVHCCHà Nội, ngày tháng năm 2026

Căn cứ Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

Căn cứ Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 14/2026/TT-BTP ngày 30/9/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Quyết định số 858/QĐ-BTP ngày 27/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 6470/QĐ-UBND ngày 26/12/2025 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 105/QĐ-UBND ngày 09/01/2026 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ về kiểm soát thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội tại Văn bản số 6108/STP- VP ngày 05/10/2026.

QUYẾT ĐỊNH:

1. Phụ lục I: Danh mục thủ tục hành chính thực hiện tái cấu trúc.

2. Phụ lục II: Phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

3. Phụ lục III: Bảng tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính.

1. Ủy ban nhân dân các xã, phường tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp theo đúng quy trình đã được tái cấu trúc, trong phạm vi chức năng hiện có của hệ thống; khai thác, sử dụng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ; không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin, giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu; Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện.

2. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố đề nghị cơ quan quản lý hệ thống thuộc Bộ Tư pháp cập nhật biểu mẫu điện tử, thành phần hồ sơ điện tử, quy trình điện tử theo phương án được phê duyệt; đối với nội dung hệ thống chưa đáp ứng, tổng hợp, gửi Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố để báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố kiến nghị Bộ Tư pháp xem xét, giải quyết.

3. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp kiểm thử dịch vụ công trực tuyến sau tái cấu trúc; chỉ đạo các Chi nhánh, Điểm tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo phương án được phê duyệt;

theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện.

4. Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và Sở Tư pháp bảo đảm kết nối, đồng bộ dữ liệu hồ sơ, trạng thái giải quyết thủ tục hành chính giữa hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thành phố; chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu do Thành phố quản lý (nếu có) phục vụ giải quyết thủ tục hành chính theo phương án này theo quy định tại Nghị định số 278/2025/NĐ-CP.

Đối với nội dung của phương án mà hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp chưa đáp ứng, Ủy ban nhân dân các xã, phường tiếp tục tiếp nhận, giải quyết theo quy trình nội bộ đã được phê duyệt tại Quyết định số 663/QĐ-TTPVHCC ngày 13/5/2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố cho đến khi hệ thống được cập nhật, bảo đảm không gián đoạn việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

Nơi nhận:GIÁM ĐỐC

- Như Điều 4;

- Bộ Tư pháp (Cục KSTTHC) (để b/c);

- Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố (để b/c);

- Tổ giúp việc thường trực BCĐ NQ 57/TP;

- TTPVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng, đơn vị, CN trực thuộc, Điểm tiếp nhận và trả kết quả;

- Lưu: VT, KSTTHC.Phan Văn Phúc3

Phụ lục I DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THỰC HIỆN TÁI CẤU TRÚC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Kèm theo Quyết định số /QĐ-TTPVHCC ngày tháng năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội)

Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao 012.000942Cấp xã 12 101233dịch đã được chứng thựcCấp thực hiệnSTTMã TTHCTên thủ tục hành chính

Phụ lục II PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Kèm theo Quyết định số /QĐ-TTPVHCC ngày tháng năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội)

1. Cơ sở tái cấu trúc thủ tục hành chính Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2024/NĐ-CP, Nghị định số 69/2024/NĐ-CP, Nghị định số 118/2025/NĐ- CP và Nghị định số 310/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 của Chính phủ;

Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ- CP và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP;

Quyết định số 858/QĐ-BTP ngày 27/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp;

Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW ngày 19/6/2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số về thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị;

Kế hoạch số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026 của Ban Chỉ đạo 57 Thành ủy Hà Nội về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026;

Kế hoạch số 38/KH-UBND ngày 26/01/2026 của Ủy ban nhân dân Thành phố về thực hiện Kế hoạch hành động số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026 của Ban Chỉ đạo 57 Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024

12 101233 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026;

Kế hoạch số 86/KH-UBND ngày 06/3/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về tập trung đẩy mạnh tái cấu trúc thủ tục hành chính, nâng cao tỷ lệ thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên địa bàn Thành phố;

Kế hoạch số 277/KH-UBND ngày 14/7/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc triển khai đợt cao điểm 100 ngày thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm về chuyển đổi số thành phố Hà Nội;

Văn bản số 4685/UBND-NC ngày 13/9/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc triển khai cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu trên địa bàn thành phố Hà Nội.

2. Phân tích, đánh giá hiện trạng thực hiện thủ tục hành chính

- Các thủ tục hành chính (TTHC) tại Phụ lục I có đối tượng thực hiện là cá nhân, tổ chức, hiện được cung cấp dịch vụ công trực tuyến một phần; được tiếp nhận, giải quyết trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp. Danh mục thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố của Bộ Tư pháp chưa nêu cụ thể các loại tài liệu điện tử hoặc thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu thay thế cho hồ sơ giấy nhằm hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện một cách thuận lợi. Việc chưa coi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành là "đầu vào mặc định" dẫn đến tình trạng tổ chức, cá nhân vẫn phải đính kèm nhiều bản sao điện tử không cần thiết, gây lãng phí nguồn lực xã hội.

- Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến tiếp tục có thể cải thiện để nâng cao hiệu suất trong quá trình giải quyết TTHC như: E-Form mẫu đơn, tổ chức, cá nhân đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử thì hệ thống tự điền các thông tin của tổ chức, cá nhân, không phải thực hiện ký số biểu mẫu điện tử tương tác khi đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 qua VNeID (theo Nghị định số 310/2026/NĐ-CP). Cán bộ có thể hoàn toàn thực hiện việc thẩm định, giải quyết hồ sơ ngay trên Hệ thống như Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện; Phiếu hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ; Kết quả giải quyết mà không phải thực hiện qua hệ thống thứ ba, gây lãng phí thời gian, giảm hiệu quả làm việc.

- Theo Quyết định số 858/QĐ-BTP, thủ tục hành chính được thực hiện bằng hình thức nộp trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ giao dịch; việc cấp bản sao phụ thuộc vào tra cứu sổ chứng thực, bản chính giao dịch đang lưu trữ, trong đó hồ sơ chưa được số hóa đồng bộ. Đối với giao dịch được chứng thực trước ngày 01/7/2025 tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trước sắp xếp, cần xác định rõ Ủy ban nhân dân cấp xã đang lưu trữ để định tuyến hồ sơ trực tuyến.

- Do các TTHC được tiếp nhận, giải quyết trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp, việc điện tử hóa biểu mẫu, cập nhật thành phần hồ sơ, kết nối, khai thác dữ liệu theo phương án này được thực hiện trong phạm vi chức năng hiện có của hệ thống và cần có sự phối hợp của cơ quan quản lý hệ thống thuộc Bộ Tư pháp; đối với nội dung hệ thống chưa đáp ứng, Thành phố kiến nghị Bộ Tư pháp xem xét, nâng cấp.

01. Thủ tục: Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

1.1. Mã thủ tục: 2.000942

1.2. Cơ quan thực hiện: Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ giao dịch; người thực hiện chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đối với giao dịch được chứng thực trước ngày 01/7/2025 tại Ủy ban nhân dân cấp huyện (Phòng Tư pháp) hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã trước sắp xếp: Ủy ban nhân dân cấp xã đang quản lý, lưu trữ sổ chứng thực, bản chính giao dịch theo danh sách do Sở Tư pháp xác định, công bố.

1.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức (là bên tham gia giao dịch hoặc người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

1.4. Phí/lệ phí: Phí: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản (trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính) theo Thông tư số 226/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực. Phí được nộp trực tuyến qua chức năng thanh toán trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; trường hợp nộp trực tiếp, nộp tại Điểm tiếp nhận và trả kết quả.

1.5. Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ (theo Quyết định số 858/QĐ-BTP). Trường hợp phải tra cứu hồ sơ lưu trữ bản giấy chưa được số hóa hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận, công chức tiếp nhận gửi phiếu hẹn điện tử ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả trên Hệ thống. Thời gian thực hiện từng bước theo quy trình nội bộ đã được phê duyệt tại Quyết định số 663/QĐ-TTPVHCC ngày 13/5/2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố; các bước tra cứu hồ sơ lưu trữ, thanh toán phí trực tuyến

được thực hiện trong tổng thời hạn nêu trên.

1.6. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao giao dịch được chứng

thực (theo Quyết định số 858/QĐ-BTP): bản sao điện tử có chứng thực, được ký

số của người thực hiện chứng thực và đóng dấu điện tử của Ủy ban nhân dân cấp

xã; bản giấy khi người yêu cầu có nhu cầu.

1.7. Cách thức thực hiện: Nộp yêu cầu trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công

quốc gia trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp;

người yêu cầu vẫn được lựa chọn nộp trực tiếp tại Điểm tiếp nhận và trả kết quả

của Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ giao dịch (theo Quyết định số 858/QĐ-

BTP).

1.8. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật

Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Không phải

Xác thực thông xuất trình, nộp Người yêu cầu chứng giấy tờ.tin qua tài thực xuất trình một trong Trường hợp khoản định các giấy tờ: Căn cước danh điện tử khi không xác điện tử; bản chính hoặc thực được qua đăng nhập; cơ

- Cơ sở dữ liệu bản sao của Thẻ căn cước cơ sở dữ liệu quan giải quyết công dân hoặc Thẻ căn quốc gia về dân cư (người nước khai thác thông Ghi chú: Người yêu cầu kê khai trên biểu mẫu điện tử (E-Form) thông tin

- Cơ sở dữ liệu cước hoặc Giấy chứng ngoài chưa tin từ cơ sở dữ nhận căn cước hoặc Hộ định danh điện tử về giao dịch đã được chứng thực (số chứng thực, quyển số, ngày chứng thực, liệu, tổ chức, cá được cấp tài (bao gồm tài chiếu hoặc giấy tờ xuất 1xx khoản định nhân không các bên tham gia; tư cách của người yêu cầu đối với giao dịch; số bản sao đề khoản định danh nhập cảnh hoặc giấy tờ có danh điện tử): phải xuất trình.

giá trị đi lại quốc tế còn điện tử của người nghị cấp) để cơ quan tra cứu sổ chứng thực, dữ liệu hồ sơ giao dịch đã được số Tổ chức thực tải lên bản sao giá trị sử dụng (không nước ngoài, của tổ hiện thông qua điện tử (bản hóa hoặc hồ sơ lưu trữ bản giấy tại Ủy ban nhân dân cấp xã; nội dung kê khai chức)yêu cầu xuất trình khi cơ chụp) Hộ người đại diện, quan giải quyết khai thác không phải là thành phần hồ sơ.

chiếu hoặc đăng nhập bằng được thông tin trên Cơ sở giấy tờ có giá tài khoản định dữ liệu quốc gia về dân danh điện tử trị đi lại quốc Trước tái cấu trúc:

cư).

của tổ chứctế còn giá trị Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định Bản Bản Phương thức Hình thức Nguồn dữ Sau tái cấu trúc STTThành phần hồ sơ sử dụngchínhsaocung cấpliệu/CSDLnộpcông bố4

1.9. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết Bước 1: Đăng nhập, kê khai và nộp yêu cầu trực tuyến

- Người thực hiện: Người yêu cầu (cá nhân; người đại diện của tổ chức).

- Nội dung thực hiện: Người yêu cầu đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử (của cá nhân, của tổ chức hoặc tài khoản định danh điện tử cấp cho người nước ngoài), lựa chọn thủ tục hành chính trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp và lựa chọn Ủy ban nhân dân cấp xã đang lưu trữ giao dịch theo danh sách do Sở Tư pháp công bố. Hệ thống tự động điền thông tin định danh của người yêu cầu vào biểu mẫu điện tử (E-Form) từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu định danh điện tử. Người yêu cầu kê khai thông tin về giao dịch đã được chứng thực (số chứng thực, quyển số, ngày chứng thực, các bên tham gia), tư cách của người yêu cầu đối với giao dịch, số bản sao đề nghị cấp, hình thức nhận kết quả (bản điện tử; bản giấy nếu có nhu cầu) và nộp yêu cầu. Trường hợp không xác thực được thông tin định danh qua cơ sở dữ liệu, người yêu cầu tải lên bản sao điện tử (bản chụp) Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu trên Hệ thống

- Người thực hiện: Công chức tiếp nhận tại Điểm tiếp nhận và trả kết quả cấp xã.

- Nội dung thực hiện: Kiểm tra thông tin định danh đã được hệ thống xác thực, tính đầy đủ của thông tin kê khai về giao dịch; xác định giao dịch thuộc phạm vi lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp thông tin kê khai chưa đầy đủ, thông báo, hướng dẫn một lần, đầy đủ trên Hệ thống để người yêu cầu bổ sung. Trường hợp giao dịch không thuộc phạm vi lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã, thông báo trên Hệ thống, nêu rõ Ủy ban nhân dân cấp xã đang lưu trữ (nếu xác định được) để người yêu cầu nộp đúng nơi. Yêu cầu hợp lệ được chuyển ngay trên Hệ thống đến công chức chuyên môn.

Bước 3: Tra cứu hồ sơ lưu trữ, xác định quyền yêu cầu

- Người thực hiện: Công chức chuyên môn được giao thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ giao dịch.

- Nội dung thực hiện:

+ Tra cứu sổ chứng thực, dữ liệu hồ sơ giao dịch đã được số hóa. Trường hợp hồ sơ chưa được số hóa, tra cứu sổ chứng thực, bản chính giao dịch lưu trữ bản giấy tại kho lưu trữ, đồng thời thực hiện số hóa bản chính giao dịch để phục vụ các lần cấp bản sao tiếp theo.

+ Đối chiếu thông tin của người yêu cầu với các bên tham gia giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch thể hiện trong bản chính giao dịch, sổ chứng thực để xác định quyền yêu cầu cấp bản sao theo quy định tại

Điều 40 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

+ Xác định số trang của bản chính giao dịch, số tiền phí phải nộp.

+ Trường hợp không tìm thấy giao dịch hoặc người yêu cầu không có quyền yêu cầu cấp bản sao: dự thảo văn bản thông báo từ chối, nêu rõ lý do, trình người thực hiện chứng thực ký số và gửi người yêu cầu trên Hệ thống.

Bước 4: Thông báo và thanh toán phí trực tuyến

- Người thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; người yêu cầu.

- Nội dung thực hiện: Hệ thống gửi thông báo số tiền phí đến tài khoản của người yêu cầu; người yêu cầu thanh toán qua chức năng thanh toán trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; Hệ thống ghi nhận chứng từ, dữ liệu khoản thu theo quy định và tự động cập nhật trạng thái hồ sơ.

Bước 5: Chứng thực bản sao

- Người thực hiện: Công chức chuyên môn; người thực hiện chứng thực.

- Nội dung thực hiện: Công chức chuyên môn chụp (quét) từ bản chính giao dịch đang lưu trữ để tạo bản sao, ghi lời chứng theo mẫu quy định; ghi vào sổ chứng thực và cấp số chứng thực theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (mỗi bản sao hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực); trình người thực hiện chứng thực ký số. Bản sao được đóng dấu điện tử của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Bước 6: Trả kết quả, cập nhật trạng thái

- Người thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; Điểm tiếp nhận và trả kết quả.

- Nội dung thực hiện: Hệ thống gửi bản sao điện tử có chứng thực vào tài khoản của người yêu cầu trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân và cập nhật trạng thái hồ sơ "hoàn thành". Trường hợp người yêu cầu đăng ký nhận bản giấy, Điểm tiếp nhận và trả kết quả trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

1.10. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt; không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.

- Trên cơ sở quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc tại Nghị định số 278/2025/NĐ-CP và cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu tại Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP, cán bộ tiếp nhận, cán bộ chuyên môn chịu trách nhiệm khai thác, sử dụng dữ liệu đúng quy trình, đúng phân quyền; trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu nguồn thuộc cơ quan, đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật. Cán bộ tiếp nhận, cán bộ chuyên môn chịu trách nhiệm theo quy định trong trường hợp hệ thống gắn cờ rủi ro hoặc phát hiện dữ liệu có dấu hiệu sai lệch, không thống nhất mà không kiểm tra, xử lý hoặc không thông báo, kiến nghị cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu điều chỉnh theo quy định. Nguyên tắc về dữ liệu nguồn nêu trên không áp dụng đối với sổ chứng thực, hồ sơ giao dịch do Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

1. Tác động đối với cá nhân, tổ chức Giảm đáng kể nhu cầu đi lại, chờ đợi tại cơ quan hành chính. Cá nhân, tổ chức có thể nộp yêu cầu 24/7, mọi lúc, mọi nơi thông qua môi trường mạng;

thông tin định danh được tự động khai thác từ cơ sở dữ liệu, không phải xuất trình giấy tờ tùy thân.

Việc tiếp nhận, thanh toán phí, trả kết quả được thực hiện trên môi trường điện tử (trừ trường hợp người yêu cầu đăng ký nhận bản giấy và trường hợp phải tra cứu hồ sơ lưu trữ bản giấy chưa được số hóa), cho phép tổ chức, cá nhân theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro hồ sơ bị thất lạc hoặc chậm trễ.

Việc trả kết quả điện tử (qua Kho dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC) giúp tổ chức, cá nhân được sở hữu kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho các giao dịch điện tử tiếp theo.

2. Tác động đối với cơ quan có thẩm quyền giải quyết Công chức chuyên môn và người thực hiện chứng thực thực hiện tra cứu, chứng thực, ký số bản sao trực tiếp trên hệ thống; dữ liệu hồ sơ giao dịch được số hóa dần, rút ngắn thời gian tra cứu cho các lần cấp bản sao tiếp theo.

Thông báo bổ sung, thông báo từ chối, thông báo phí và bản sao điện tử có chứng thực được thực hiện trên Hệ thống; việc ghi sổ chứng thực, cấp số chứng thực, ký số, đóng dấu điện tử thống nhất, giảm thiểu lỗi thủ công.

3. Tác động đối với Điểm tiếp nhận và trả kết quả Điểm tiếp nhận và trả kết quả được giảm tải đáng kể khối lượng công việc đón tiếp trực tiếp tại quầy, chuyển trọng tâm sang hỗ trợ từ xa và chuyên sâu vào việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, qua đó tăng năng suất tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên mỗi cán bộ.

Điểm tiếp nhận và trả kết quả có khả năng theo dõi chi tiết, toàn diện quy trình và kết quả giải quyết TTHC trên hệ thống, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ công và khả năng giải quyết các vướng mắc, phản ánh của tổ chức, cá nhân.

4. Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính Việc thực hiện giao dịch điện tử, khai thác thông tin định danh từ cơ sở dữ liệu và trả kết quả điện tử giúp giảm chi phí tuân thủ của tổ chức, cá nhân, chủ yếu là chi phí đi lại, nộp yêu cầu và nhận kết quả trực tiếp. Chi phí tuân thủ được tính theo đơn vị đồng/năm, trên cơ sở số hồ sơ đã tiếp nhận, xử lý năm 2026 (chi tiết tại Phụ lục III).

1. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Phối hợp với Sở Tư pháp đề nghị cơ quan quản lý hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp điện tử hóa mẫu đơn, tờ khai hành chính, cập nhật thành phần hồ sơ điện tử, quy trình điện tử theo phương án được phê duyệt.

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp kiểm thử, đánh giá dịch vụ công trực tuyến sau tái cấu trúc theo quy định tại Thông tư số 14/2026/TT-BTP ngày 30/9/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Chỉ đạo các Chi nhánh, Điểm tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình; bảo đảm không đặt ra thêm bất kỳ yêu cầu, điều kiện nào khác biệt so với hồ sơ giấy (ngoài các quy định của pháp luật).

Tổng hợp khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp; báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố kiến nghị Bộ Tư pháp xem xét, xử lý.

2. Sở Tư pháp Chủ trì tổ chức thực hiện phương án trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp trong phạm vi chức năng hiện có của hệ thống;

phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố đề nghị cơ quan quản lý hệ thống cập nhật quy trình điện tử, biểu mẫu điện tử phù hợp với

Chi phí tuân Chi phí tuân thủ trước tái thủ sau tái STTTên thủ tục hành chính Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã cấu trúc cấu trúc 0152.414.0005.767.000 được chứng thực(đồng/năm)(đồng/năm)52.414.0005.767.000(Tiết kiệm 89,00%)Chi phí tiết kiệm được sau tái cấu trúc46.647.000Tổng cộng9 phương án; trường hợp hệ thống chưa đáp ứng, kịp thời thông tin về Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố để tổng hợp, báo cáo.

Hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân các xã, phường tổ chức thụ lý hồ sơ trực tuyến toàn trình; bảo đảm không đặt ra thêm bất kỳ yêu cầu, điều kiện nào khác biệt so với hồ sơ giấy (ngoài các quy định của pháp luật).

Bảo đảm đầy đủ các điều kiện về quy trình, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện có liên quan theo quy định để triển khai phương án; việc triển khai thực hiện phù hợp với chỉ đạo của Bộ Tư pháp.

Xác định, công bố danh sách Ủy ban nhân dân cấp xã đang quản lý, lưu trữ sổ chứng thực, bản chính giao dịch đã được chứng thực trước ngày 01/7/2025 (của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trước sắp xếp) làm cơ sở định tuyến hồ sơ trên hệ thống; hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường số hóa sổ chứng thực, hồ sơ giao dịch đang lưu trữ.

Rà soát, đề xuất Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố sửa đổi quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đã được phê duyệt tại Quyết định số 663/QĐ-TTPVHCC ngày 13/5/2026 cho phù hợp với phương án (bước tra cứu hồ sơ lưu trữ, thanh toán phí trực tuyến).

Cập nhật đầy đủ, kịp thời kết quả giải quyết thủ tục hành chính vào Kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành; khai thác, sử dụng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu định danh điện tử để thay thế giấy tờ tùy thân; sử dụng dữ liệu hồ sơ giao dịch đã chứng thực được số hóa, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã để tra cứu, cấp bản sao.

3. Sở Khoa học và Công nghệ Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Tư pháp bảo đảm kết nối, đồng bộ dữ liệu hồ sơ, trạng thái giải quyết thủ tục hành chính giữa hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thành phố; chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu do Thành phố quản lý (nếu có) phục vụ giải quyết thủ tục hành chính theo Nghị định số 278/2025/NĐ-CP.

4. Ủy ban nhân dân các xã, phường Tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính mã 2.000942 trên môi trường điện tử theo đúng quy trình đã được phê duyệt; khai thác, sử dụng dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ; không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin, giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu.

Thực hiện số hóa hồ sơ giao dịch đã được chứng thực đang lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã để phục vụ tra cứu, cấp bản sao có chứng thực trên môi trường điện tử.

Trường hợp hồ sơ giao dịch chưa được số hóa: tra cứu sổ chứng thực, bản chính giao dịch lưu trữ bản giấy, thực hiện chứng thực bản sao theo quy trình tại

5. Các cơ quan, đơn vị có liên quan khác Có trách nhiệm công nhận, khai thác và sử dụng kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử (bản điện tử) được thực hiện theo phương án này trong các giao dịch hành chính tiếp theo, bảo đảm tính đồng bộ và hiệu quả.

01. Thủ tục: Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực (2.000942)

Ghi chú: Số lượng đối tượng tuân thủ là số hồ sơ đã tiếp nhận, xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính năm 2026 (73 hồ sơ). Thành tiền = số giờ × đơn giá 77.000 đồng/giờ (mức thu nhập bình quân/người/giờ).

Thời gian chuẩn bị hồ sơ trước tái cấu trúc tính 0 giờ do giấy tờ tùy thân là giấy tờ có sẵn, chỉ xuất trình; chi phí đi lại, chờ đợi đã tính tại dòng (2), (4).

Người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong các giấy tờ: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ 10000 xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng (không yêu cầu xuất trình khi cơ quan giải quyết khai thác STTTên hồ sơ Thành tiền được thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia Thành tiền Trước khi tái cấu Sau khi tái cấu GiờGiờ (1) Chuẩn bị hồ sơ(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả(3) Phí (tạm tính 01 trang)(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúcSố lượng đối tượng tuân thủ/01 nămTổng chi phí thực hiện TTHC 01 nămTổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)về dân cư).100.000616.000(đồng)77.000(đồng)0018––––2.0002.00052.414.0005.767.000000718.00079.000trúctrúc7373(Tiết kiệm: 89,00%)46.647.000