Quyết định 1144/QĐ-TTPVHCC 2026 phê duyệt quy trình giải quyết thủ tục hành chính hội nghị quốc tế

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16/6/2025;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về Kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Thông tư số 03/2025/TT-VPCP ngày 15/9/2025 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP;

Căn cứ Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09/6/2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; Căn cứ Quyết định số 2402/QĐ-BNG ngày 03/7/2026 của Bộ Ngoại giao về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành và bị bãi bỏ trong lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao;

Căn cứ Quyết định số 4188/QĐ-UBND ngày 11/8/2026 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội;

1123

27 Căn cứ Quyết định số

/QĐ-TTPVHCC ngày

/8/2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố về việc công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi chức năng quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội;

Theo đề nghị của Sở Ngoại vụ Thành phố tại Công văn số 38/NV-VP-LT ngày 21 /8/2026.

QUYẾT ĐỊNH:

2.2. Thành phần hồ sơ đối với tổ chức Việt Nam khác và cơ quan, tổ chức nước ngoài Lưu ý: Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ liên quan.

3. Cách thức, địa chỉ nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC

4. Thời gian giải quyết, phí, lệ phí, mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến

5. Các biểu mẫu trong giải quyết TTHC

6. Đối tượng thực hiện:

6.1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố: Ủy ban nhân dân Thành phố, cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường.

6.2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ Thành phố: Các tổ chức Việt Nam do cấp có thẩm quyền của địa phương cho phép

thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động; Các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, hoạt động trong phạm vi địa phương; Chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài do cấp có thẩm quyền của địa phương cho phép thành lập.

7. Cơ quan giải quyết hoặc trình cấp thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính: UBND Thành phố, Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội

8. Trách nhiệm trả kết quả giải quyết và lưu trữ hồ sơ TTHC

9. Quy trình giải quyết

9.1. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

9.2. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố không cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

9.3. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ Thành phố cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

9.4. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ Thành phố không cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

3. Cách thức, địa chỉ nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC

4. Thời gian giải quyết, phí, lệ phí, mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến

5. Các biểu mẫu trong giải quyết TTHC

6. Đối tượng thực hiện:

6.1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố: Ủy ban nhân dân Thành phố, cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường.

6.2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ Thành phố: Các tổ chức Việt Nam do cấp có thẩm quyền của địa phương cho phép thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động; Các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, hoạt động trong phạm vi địa phương; Chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài do cấp có thẩm quyền của địa phương cho phép thành lập. * Sau khi được phê duyệt chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định.

7. Cơ quan giải quyết hoặc trình cấp thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính: UBND Thành phố, Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội

8. Trách nhiệm trả kết quả giải quyết và lưu trữ hồ sơ TTHC

9. Quy trình giải quyết

9.1. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

9.2. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố không cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

9.3. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ Thành phố cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

9.4. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ Thành phố không cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan

Mẫu số 01: Văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Kính gửi: (Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế).

- Tên đơn vị tổ chức: ………………. Mã định danh tổ chức: …………….

- Địa chỉ: ……………………………………………………………………..

- Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp 1 nhân số

: …………………………………. Có giá trị đến ngày: ..……………….. Cơ quan cấp: ……………………………….…………………………..…...

- Đầu mối liên hệ về hồ sơ xin phép: Họ tên: ……………………………. Chức danh: …………………………

Căn cứ Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, (đơn vị tổ chức) xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế với thông tin cụ thể như sau:

1. Tên hội nghị, hội thảo

2. Thành phần tham gia tổ chức

- Cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức

- Cơ quan, tổ chức nước ngoài thuê đơn vị tổ chức (nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 3 Điều 3 của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg)

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài đồng chủ trì (nếu có)

- Dự kiến cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài phối hợp tổ chức hoặc tài trợ kinh phí (nếu có)

3. Lý do/sự cần thiết/mục đích tổ chức hội nghị, hội thảo (nêu ngắn gọn)

4. Dự kiến thời gian tổ chức (từ ngày nào đến ngày nào) 1 Đề nghị đính kèm bản sao hoặc bản điện tử của Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức để xác định cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ này. Các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế; tổ chức quốc tế, tổ chức liên Chính phủ, tổ chức thuộc Chính phủ nước ngoài tại Việt Nam không cần cung cấp thông tin này.

5. Dự kiến địa điểm tổ chức

6. Dự kiến hình thức tổ chức (trực tiếp, trực tiếp kết hợp trực tuyến, trực tuyến; nếu có cấu phần trực tuyến, ghi rõ phần mềm/công nghệ dự kiến sử dụng)

7. Chủ đề, nội dung chính của hội nghị, hội thảo (tóm tắt ngắn gọn)

8. Thông tin về người chủ trì và đồng chủ trì: họ tên, quốc tịch, trình độ chuyên môn, chức danh, nơi công tác; trường hợp nhập cảnh vào Việt Nam để tham gia hội nghị, hội thảo thì cung cấp thêm ngày sinh, số hộ chiếu.

9. Thông tin về báo cáo viên/diễn giả nước ngoài: họ tên, quốc tịch, trình độ chuyên môn, chức danh, nơi công tác; trường hợp nhập cảnh vào Việt Nam để tham gia hội nghị, hội thảo thì cung cấp thêm ngày sinh, số hộ chiếu.

10. Dự kiến số lượng và thành phần đại biểu tham dự:

- Ghi rõ nếu hội nghị, hội thảo có thành phần tham dự cấp Bộ trưởng trở lên của Việt Nam và nước ngoài

- Dự kiến số lượng đại biểu Việt Nam

- Dự kiến số lượng đại biểu nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam

- Dự kiến số lượng đại biểu nước ngoài đang sinh sống ở nước ngoài

- Dự kiến đại biểu nước ngoài đến từ các nước, tổ chức quốc tế nào

11. Dự kiến chương trình hội nghị, hội thảo

12. Dự kiến công tác tuyên truyền hội nghị, hội thảo

13. Dự kiến các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo, nếu có (nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung)

14. Dự kiến nguồn kinh phí (ghi rõ nếu sử dụng nguồn ngân sách nhà nước (ghi ngắn gọn chi vào việc gì); kinh phí do nước ngoài tài trợ hoặc nguồn khác) 2 Ghi địa chỉ cụ thể nếu hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức theo hình thức trực tiếp tại các xã, phường, đặc khu trọng điểm về quốc phòng, an ninh theo quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, dân quân tự vệ hoặc có đại biểu cấp Bộ trưởng trở lên của nước ngoài. Các trường hợp khác, xác định địa điểm đến cấp xã nếu chưa có địa chỉ cụ thể.

Mẫu số 04: Văn bản xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế

Kính gửi: (Cơ quan có thẩm quyền cho chủ trương đăng cai).

- Tên đơn vị tổ chức: ……………. Mã định danh tổ chức: …….………….

- Địa chỉ: ……………………………………………………………………..

- Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp 1 nhân số

: …………………………………. Có giá trị đến ngày: ..……………….. Cơ quan cấp: ……………………………….…………..………………..…...

- Đầu mối liên hệ về hồ sơ xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế: Họ tên: ……………………………. Chức danh: …………………………

Căn cứ Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, (đơn vị tổ chức) xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:

1. Tên hoặc chủ đề hội nghị, hội thảo

2. Lý do/sự cần thiết/mục đích xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo

3. Dự kiến cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài đồng chủ trì hoặc phối hợp tổ chức (nếu có)

4. Dự kiến thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức (thông tin có đến đâu cung cấp đến đó)

5. Dự kiến thành phần đại biểu Việt Nam và nước ngoài tham dự (thông tin có đến đâu cung cấp đến đó)

6. Dự kiến nguồn kinh phí (ghi rõ nếu dự kiến sử dụng ngân sách nhà nước, kinh phí do nước ngoài tài trợ hoặc nguồn khác) 1 Đề nghị đính kèm bản sao hoặc bản điện tử của Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức để xác định cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ này. Các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế; tổ chức quốc tế, tổ chức liên Chính phủ, tổ chức thuộc Chính phủ nước ngoài tại Việt Nam không cần cung cấp thông tin này.

Mẫu số 06: Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

BÁO CÁO Kết quả tổ chức (tên hội nghị, hội thảo quốc tế)

Kính gửi: (Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế).

Căn cứ văn bản số … ngày ... tháng … năm ... của (cơ quan có thẩm quyền) (nếu có), (đơn vị tổ chức) báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo như sau: