Quyết định 1135/2005/QĐ-UBTDTT Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban Thể dục Thể thao

1. Chức năng : Phòng Tổng hợp có chức năng tham mưu, giúp Chánh văn phòng xử lý thông tin, tổng hợp, điều phối các hoạt động của lãnh đạo Văn phòng theo chương trình kế hoạch công tác định kỳ.

2. Nhiệm vụ

1. Chức năng : Phòng Hành chính có chức năng tham mưu, giúp Chánh văn phòng quản lý công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân vệ sinh của cơ quan Uỷ ban Thể dục thể thao.

2. Nhiệm vụ

1. Chức năng : Phòng tài vụ có chức năng tham mưu, giúp Chánh văn phòng quản lý tài sản, đảm bảo kinh phí hoạt động quản lý của Uỷ ban Thể dục thể thao theo đúng chế độ tài chính của Nhà nước .

2. Nhiệm vụ

Quản lý hồ sơ, tài liệu, tài sản, sử dụng ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật .

1. Chức năng : Phòng Quản trị có chức năng tham mưu, giúp Chánh văn phòng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị làm việc, phương tiện đi công tác cho các cán bộ, công chức, viên chức của Uỷ ban Thể dục thể thao

2. Nhiệm vụ

1. Là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao về toàn bộ hoạt động của Văn phòng quản lý, điều hành hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao .

2. Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác cụ thể. Tổ chức, phân công và giao nhiệm vụ cho các Phó chánh văn phòng, Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và các cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao ; quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ, công chức, viên chức .

3. Làm việc với các ngành, địa phương về một số vấn đề trong lĩnh vực công tác thể dục thể thao khi được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao uỷ quyền và phối hợp công tác với các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban Thể dục thể thao .

4. Trình Bộ trưởng Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của các phòng thuộc Văn phòng . Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác có liên quan đến biên chế, tài sản, tài chính của Văn phòng Uỷ ban thể dục thể thao .

5. Tổng hợp trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban Thể dục thể thao, đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.

6. Tham mưu giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao chỉ đạo các hoạt động giữa các đơn vị thuộc Uỷ ban Thể dục thể thao; Sở Thể dục thể thao, Sở Văn hoá-Thông tin-Thể thao các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị có liên quan khác.

7. Lập dự toán, quản lý ngân sách Nhà nước được phân bổ và thực hiện nhiệm vụ quản lý đơn vị tài chính cấp III.

8. Thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn hành vi tham nhũng trong cơ quan; đề xuất xử lý và tạo điều kiện để cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xử lý người có hành vi tham nhũng theo quy định của pháp luật.

9. Thừa lệnh Bộ trưởng, chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao ký các văn bản của Uỷ ban Thể dục thể thao; Các báo cáo công tác tuần, tháng, quý; Thông báo, kết luận sau cuộc họp; Giấy mời họp .

10. Trong trường hợp đi vắng, phân công và giao nhiệm vụ cho một Phó chánh văn phòng giải quyết các công việc chung nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao, trước pháp luật về các quyết định của Phó chánh văn phòng.

11. Tổ chức thực hiện”Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan”.12.Tổng hợp các giấy mời, giấy triệu tập của các cơ quan trung ương, địa phương trình lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao xin ý kiến và thành lập đoàn tham dự .

1. Giúp Chánh Văn phòng về một số lĩnh vực công tác được phân công, chịu trách nhiệm .

2. Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, đánh giá các cán bộ, công chức, viên chức và phân bổ chỉ tiêu, hạn mức có liên quan đến biên chế, tài chính, tài sản thuộc Văn phòng.

3. Quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng và các cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi mình phụ trách.

4. Điều hành công việc chung của Văn phòng khi được Chánh văn phòng phân công và uỷ quyền (bằng văn bản)

5. Ký một số văn bản khi Chánh văn phòng uỷ quyền .

6. Phó chánh văn phòng-Trưởng cơ quan đại diện Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao ở phía Nam thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và Phó chánh văn phòng phụ trách trực tiếp về việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của phòng và tổ chức thực hiện khi được lãnh đạo Văn phòng phê duyệt.

3. Tổ chức, phân công hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ, công chức, viên chức trong Phòng .

4. Quản lý, giáo dục, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong Phòng .

5. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng, cả năm và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng.

6. Quản lý và sử dụng hiệu quả các cơ sở vật chất, trang thiết bị vật tư và kinh phí được giao theo qui định .

7. Chủ trì tổ chức các cuộc họp của phòng, quản lý cán bộ, tài sản của phòng.

1. Giúp Trưởng phòng về một số lĩnh vực công tác được phân công và chịu trách nhiệm về phần công việc được giao.

2. Giúp Trưởng phòng trong công tác xây dựng và triển khai kế hoạch, chương trình công tác của Phòng và quản lý, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức do mình phụ trách .

3. Điều hành các công việc của Phòng khi được Trưởng phòng uỷ quyền

1. Thực hiện các nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các công việc đó trước người phụ trách trực tiếp .

2. Quan hệ công tác với các đơn vị, cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ được giao theo sự phân công của Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng phụ trách và Trưởng phòng .

3. Trên cơ sở công việc được phân công xây dựng kế hoạch công tác tuần , tháng, quý, năm trình Trưởng phòng phê duyệt.

4. Phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong công tác để hoàn thành các nhiệm vụ của Phòng và Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao .

5. Tham gia đóng góp ý kiến vào việc xây dựng các kế hoạch, chương trình côn.Bảo quản, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu và trang thiết bị có liên quan đến công việc được giao.

6. Thường xuyên học tập, nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học và năng lực quản lý .

7. Thực hiện nghiêm chỉnh Pháp lệnh cán bộ-công chức và “Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động cơ quan”

1. Mỗi Phó chánh văn phòng được phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác của Văn phòng.

2. Phó chánh văn phòng được sử dụng quyền của Chánh văn phòng khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng.

3. Phó chánh văn phòng chủ động giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công . Nếu công việc giải quyết liên quan đến lĩnh vực khác thì trực tiếp phối hợp với Phó chánh văn phòng phụ trách lĩnh vực liên quan để giải quyết . Khi có những vấn đề mới phát sinh thuộc lĩnh vực của mình phụ trách các Phó chánh văn phòng phải xin ý kiến của Chánh văn phòng trước khi quyết định, trong trường hợp đặc biệt , có tính khẩn cấp thì các Phó chánh văn phòng có quyền quyết định, nhưng sau đó phải báo cáo Chánh văn phòng.

4. Phó chánh văn phòng –Trưởng đại diện Văn phòng ở phía Nam khi giải quyết các công việc có liên quan đến các ngành, các tỉnh phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng.

5. Phó chánh văn phòng được tham gia ý kiến, đề xuất các biện pháp giải quyết đối với các công việc quan trọng của Văn phòng . Trong trường hợp bất đồng về ý kiến đề xuất thì Chánh văn phòng là người quyết định cuối cùng, Phó chánh văn phòng được quyền bảo lưu ý kiến của mình và báo cáo lên cấp trên.

1. Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao thực hiện chế độ giao ban hàng tuần vào ngày thứ hai . Thành phần họp giao ban gồm Chánh văn phòng, các Phó chánh văn phòng, các Trưởng phòng, Bí thư chi bộ và Chủ tịch công đoàn của Văn phòng tham dự . Trong trường hợp Trưởng phòng không tham dự họp giao ban, phải báo cáo Chánh văn phòng và cử một Phó phòng đi thay.

Chánh văn phòng chủ trì cuộc họp giao ban để nghe báo cáo và đánh giá các công việc đã thực hiện trong tuần của các Phòng, giải đáp những kiến nghị và xác định các công việc trọng tâm phải giải quyết trong tuần tới cùng các biện pháp thực hiện .

Căn cứ các công việc được Chánh văn phòng chỉ đạo, các Trưởng phòng tổ chức họp phòng để quán triệt và tổ chức thực hiện .

2. Chiều thứ sáu hàng tuần, các Phó chánh văn phòng phải gửi báo cáo nhanh tổng hợp các công việc thực hiện trong tuần và các đề xuất (nếu có) thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách cho Chánh văn phòng

3. Sau mỗi quí, nửa năm và một năm, các Phòng phải tổ chức họp để đánh giá kết quả thực hiện công việc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức phân tích những ưu, nhược điểm, biện pháp khắc phục và đề nghị khen thưởng hoặc kỷ luật.

4. Sau 6 tháng và 1 năm Chánh văn phòng chủ trì họp toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng phòng và thảo luận, bàn bạc đề xuất các biện pháp, phát huy ưu điểm, khắc phục những yếu kém để xây dựng Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao vững-mạnh; quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật các tập thể và cá nhân thuộc Văn phòng

5. Chánh văn phòng có thể triệu tập họp đột xuất, thành phần họp và nội dung họp được qui định rõ trong thông báo hoặc giấy mời . Các bộ phận, cá nhân liên quan đến nội dung cuộc họp phải chuẩn bị tài liệu và báo cáo Chánh văn phòng trước cuộc họp .

6. Đối với các cuộc họp chung của Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao, các bộ phận, cá nhân được Chánh văn phòng giao nhiệm vụ chuẩn bị tài liệu phải gửi tài liệu cho các thành viên tham dự tối thiểu trước 1 ngày .

7. Tại mỗi cuộc họp, Chánh văn phòng phải cử người ghi biên bản, trong trường hợp cần thiết phải ra thông báo kết luận sau cuộc họp.

8. Cơ quan đại diện Văn phòng ở phía Nam sau mỗi quí, nửa năm và một năm công tác phải tổ chức họp để đánh giá việc thực hiện công việc. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tuần, tháng, quí, nửa năm và năm . Phó chánh Văn phòng – Trưởng đại diện Văn phòng ở phía Nam phải tham dự các cuộc họp sơ kết 6 tháng và tổng kết năm của Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao.

1. Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng đi công tác địa phương hoặc nước ngoài phải được sự đồng ý của lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao và phải báo cáo kết quả ngay sau khi kết thúc đợt công tác .

Trưởng Phòng tổng hợp có trách nhiệm lập kế hoạch đi công tác của lãnh đạo Văn phòng thông báo với các ngành, địa phương; phối hợp với các bộ phận khác chuẩn bị nội dung công tác cho lãnh đạo Văn phòng và thông báo trước cho các đơn vị có liên quan .

2. Các Trưởng phòng, Phó phòng và công chức, viên chức khi có nhiệm vụ đi công tác địa phương phải được phép của Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng phụ trách.

1. Chánh văn phòng có trách nhiệm thông báo cho các cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao những chủ trương, chính sách, các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Ngành và Văn phòng để thực hiện .

2. Chánh văn phòng phải nghiên cứu, giải quyết kịp thời các ý kiến đóng góp, yêu cầu, kiến nghị của cấp dưới. Khi cấp dưới có yêu cầu thì phải bố trí để tiếp và làm việc .

3. Chánh văn phòng phải triển khai thực hiện các qui định trong “Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan” ; chủ động thông báo những việc cần phải công khai cho công chức, viên chức trong Văn phòng.

4. Phó chánh văn phòng phải thường xuyên báo cáo với Chánh văn phòng về tình hình và kết quả thực hiện các công việc được phân công.

5. Trưởng phòng phải thường xuyên báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng phụ trách về tình hình và kết quả thực hiện các công việc được phân công . Thứ sáu hàng tuần thực hiện chế độ báo cáo nhanh bằng văn bản về các công việc thực hiện trong tuần cho Phó chánh văn phòng phụ trách trực tiếp .

6. Cán bộ, công chức, viên chức phải thường xuyên báo cáo với Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng phụ trách về tình hình và kết quả thực hiện các công việc được phân công .

1. Lãnh đạo văn phòng và các Phòng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và nhiệm vụ chuyên môn được giao của từng cán bộ, công chức, viên chức.

2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giám sát, kiểm tra việc thực hiện chủ trương chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, kế hoạch công tác hàng năm, việc sử dụng kinh phí hoạt động, quản lý và sử dụng tài sản, việc thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng và việc giải quyết các kiến nghị, khiếu nại của cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng.

1. Chánh văn phòng trực tiếp phân công nhiệm vụ cho các Phó chánh văn phòng, các Trưởng phòng và thông qua các Trưởng phòng để phân công nhiệm vụ cho các Phó trưởng phòng và các cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng bằng văn bản . Trong trường hợp cần thiết Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng phân công nhiệm vụ trực tiếp cho các cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao, nhưng sau đó phải thông báo cho Trưởng phòng, Phó chánh văn phòng phụ trách được biết.

2. Cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc các quyết định của lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao . Trong trường hợp có ý kiến khác, phải báo cáo trực tiếp với cấp trên trực tiếp bằng văn bản và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó .

1. Các văn bản: báo cáo, tờ trình, dự án, đề án của Văn phòng gửi lên lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao phải do Chánh Văn phòng ký . Trường hợp uỷ quyền cho Phó chánh văn phòng ký, Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm về nội dung công việc trình ký.

2. Các văn bản: báo cáo, tờ trình, dự án, đề án của các Phòng gửi lên lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao phải do Trưởng phòng ký . Trường hợp uỷ quyền cho Phó trưởng phòng ký, Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm về nội dung công việc trình ký .

3. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến và đi thực hiện theo quyết định số 1076/2004/QĐ- UBTDTT ngày 15 tháng 7 năm 2004 của Bộ trưởng, chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao về việc ban hành bản “ Quy chế công tác văn thư-lưu trữ của Uỷ ban Thể dục thể thao “.

4. Thứ sáu hàng tuần Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Chánh văn phòng về tình hình nhận và gửi công văn, giấy tờ, các vấn đề vướng mắc cần rút kinh nghiệm; Trưởng phòng Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp công tác trong tuần và xây dựng lịch công tác tuần tiếp theo của lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao báo cáo Chánh văn phòng .

5. Chánh văn phòng theo dõi, đôn đốc các bộ phận liên quan thực hiện các công việc sau khi lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao kết luận . Hàng tuần báo cáo Bộ trưởng, chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao về tình hình công văn, giấy tờ đến và đi , tiến độ xử lý các công việc .

1. Chi uỷ Văn phòng phối hợp với Lãnh đạo Văn phòng thực hiện các Nghị quyết của chi bộ chỉ đạo triển khai các nhiệm vụ chính trị của Văn phòng và lãnh đạo các đoàn thể, Công đoàn , Đoàn thanh niên .

2. Chánh văn phòng tôn trọng sự lãnh đạo của Chi uỷ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ chức công đoàn hoạt động . Hàng năm phải tổ chức Hội nghị toàn thể công chức, viên chức của Văn phòng theo qui định tại điều 11 của “ Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động cơ quan” . Trong trường hợp tổ chức Hội nghị bất thường phải có 2/3 số công chức,đề nghị hoặc theo yêu cầu của Ban chấp hành công đoàn hoặc Chánh văn phòng .

3. Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh của Văn phòng chịu sự lãnh đạo của Chi uỷ . Chánh văn phòng phải tạo điều kiện để tổ chức Đoàn của Văn phòng hoạt động tốt góp phần thực hiện nhiệm vụ chính trị của Văn phòng .

1. Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao tuân thủ sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao . Đối với những vấn đề vượt quá quyền hạn được giao và công việc đột xuất, phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao, Văn phòng không được chuyển các vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của mình lên lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao.

2. Lãnh đạo Văn phòng phải thực hiện mọi nhiệm vụ do lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao phân công, tham gia đầy đủ các buổi giao ban và các cuộc họp do lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao triệu tập.

3. Các Trưởng phòng hoặc cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng khi được Lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao trực tiếp giao nhiệm vụ phải chấp hành nghiêm túc và sau đó báo cáo lại cho Chánh văn phòng biết.

1. Quan hệ giữa Văn phòng với các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban Thể dục thể thao là quan hệ phối hợp, hỗ trợ nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung .

2. Các hoạt động của Văn phòng chịu sự kiểm tra của các Vụ, đơn vị chức năng thuộc Uỷ ban Thể dục thể thao .

1. Quan hệ giữa Văn phòng với các địa phương, ngành và các tổ chức liên quan trong lĩnh vực thể dục thể thao là quan hệ điều hoà, phối hợp hoạt động của lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao với các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức xã hội về Thể dục thể thao.

2. Việc quan hệ và giải quyết công việc với công dân, cơ quan, tổ chức khác được thực hiện theo các Điều 14,15,16 và 17 của “Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động cơ quan”

1. Chánh văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các phòng và cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao thực hiện tốt quy chế sẽ được khen thưởng, nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo qui định của pháp luật.