Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 04/2020/QĐ-KTNN ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, các Đoàn kiểm toán nhà nước, các thành viên của Đoàn kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán, các Đoàn kiểm toán của Kiểm toán nhà nước (gọi tắt là Đoàn kiểm toán), Kiểm toán viên nhà nước (KTVNN), tổ chức và cá nhân được ủy thác hoặc thuê thực hiện kiểm toán, cộng tác viên kiểm toán nhà nước và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán.

Điều 3. Danh mục hồ sơ kiểm toán

Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán; hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán; hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước; hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).

Điều 4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán

Điều 5. Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán

Điều 6. Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán

1. Báo cáo của đơn vị được kiểm toán về việc thực hiện các kết luận, kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.
2. Kế hoạch kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
3. Văn bản thẩm định kế hoạch kiểm tra.
4. Quyết định kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
5. Biên bản kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
6. Biên bản họp Đoàn kiểm tra (nếu có).
7. Dự thảo báo cáo kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm tra.
8. Quyết định thành lập Tổ thẩm định Báo cáo kiểm tra của Kiểm toán trưởng; Báo cáo thẩm định/Báo cáo kiểm soát chất lượng Báo cáo kiểm tra; Báo cáo tiếp thu, giải trình của Trưởng Đoàn kiểm tra; Biên bản họp thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm tra của Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm tra (nếu có).
9. Biên bản làm việc của Kiểm toán trưởng với đơn vị được kiểm tra về kết quả kiểm tra, hoặc công văn gửi dự thảo báo cáo kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán yêu cầu đơn vị được kiểm tra trả lời bằng văn bản, nêu rõ những nội dung chưa thống nhất, nguyên nhân và bằng chứng (nếu có); ý kiến giải trình của đơn vị được kiểm tra (nếu có).
10. Văn bản chỉ đạo đối với hoạt động của Đoàn kiểm tra (nếu có).
11. Công văn kèm Báo cáo kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán gửi đơn vị được kiểm tra.
12. Các văn bản của Kiểm toán nhà nước gửi đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân liên quan về những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có).
13. Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; Biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính của đơn vị được kiểm toán liên quan đến thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán nhà nước; Quyết định cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính và các tài liệu liên quan kèm theo (nếu có).
14. Tài liệu, bằng chứng có liên quan đến việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán theo quy định của Kiểm toán nhà nước và của Bộ Tài chính.cáo của đơn vị được kiểm toán về việc thực hiện các kết luận, kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

Điều 8. Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng

1. Các văn bản liên quan đến tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán, như:

a) Các quyết định thành lập Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán; các quyết định sửa đổi, bổ sung thành viên Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán (nếu có);

b) Kế hoạch kiểm soát chất lượng kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và văn bản điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung (nếu có);

c) Văn bản chỉ đạo liên quan đến tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán.

2. Các bằng chứng kiểm soát chất lượng kiểm toán (các tài liệu chứng minh cho các phát hiện kiểm soát).

3. Biên bản làm việc và các tài liệu, giấy tờ liên quan đến hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán (ngoại trừ các tài liệu đã lưu tại khoản 2.1 và khoản 11.1, Điều 4 và khoản 8, Điều 6).

Điều 10. Bảo quản hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

2. Hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ; hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các Vụ tham mưu trước khi nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định); hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ, trong thời gian chưa nộp về Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực thì phòng Tổng hợp của Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm quản lý hồ sơ.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài (như lưu trữ băng từ).

4. Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư quy định của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Điều 11. Khai thác hồ sơ kiểm toán

1. Đối tượng được khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định của Luật Kiểm toán nhà nước và quy định của Tổng Kiểm toán nhà nước về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

2. Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán

a) Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán đã bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực: Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán thực hiện theo quy định về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước;

b) Đối với hồ sơ cuộc kiểm toán chưa được bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực: Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc Kiểm toán nhà nước do Kiểm toán trưởng quyết định theo quy định của Kiểm toán nhà nước.

Điều 12. Huỷ hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được hủy theo quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.

2. Quy trình tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được thực hiện chung theo quy định tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

Điều 13. Nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước

Chế độ nộp lưu, bảo quản, cung cấp, sao, chụp, chuyển giao, thống kê, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán nhà nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan. Trường hợp trong hồ sơ kiểm toán có một hoặc một số tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước thì chỉ những tài liệu này được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước, các hồ sơ kiểm toán còn lại thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, các Đoàn kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm tổ chức, thực hiện quy định này; trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc có khó khăn, vướng mắc cần báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước (qua Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán) để tổng hợp báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

Phụ lục số I

DANH MỤC BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN CỦA MỘT SỐ LĨNH VỰC KIỂM TOÁN

1. Một số bằng chứng kiểm toán chủ yếu liên quan đến các số liệu, thông tin trình bày tại Báo cáo kiểm toán, Biên bản kiểm toán

1.1 Lĩnh vực kiểm toán ngân sách bộ, ngành

            (1) Văn bản về việc lập dự toán ngân sách nhà nước gửi cơ quan quản lý cấp trên như: Văn bản gửi Bộ Tài chính (dự toán thu, chi), Bộ Kế hoạch và Đầu tư (kế hoạch vốn chi đầu tư phát triển);

(2) Quyết định giao dự toán thu, chi, giao chỉ tiêu kế hoạch vốn đầu tư phát triển của cấp có thẩm quyền (giao đầu năm và bổ sung nếu có);

(3) Ý kiến phân bổ dự toán của cơ quan quản lý cấp trên, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu có);

(4) Quyết định giao dự toán thu, chi cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc (giao đầu năm và bổ sung nếu có), Quyết định phân bổ kế hoạch vốn đầu tư và điều chỉnh (nếu có);

            (5) Bảng đối chiếu, xác nhận của Kho bạc nhà nước về số dư tài khoản của đơn vị được chuyển nguồn sang năm sau (năm trước và năm sau);

(6) Biên bản thẩm định, xét duyệt của cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính (nếu có);

(7) Các văn bản giải trình, làm rõ của đơn vị được kiểm toán toán trong quá trình kiểm toán (nếu có);

(8) Các báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước khác, của cơ quan kiểm tra nội bộ có liên quan,… (nếu có);

 (9) Các thông tin, tài liệu khác có liên quan.

Lưu ý:

- Lĩnh vực dự án đầu tư trong ngân sách bộ, ngành lưu theo danh mục lĩnh vực đầu tư;

- Lĩnh vực doanh nghiệp trong ngân sách bộ, ngành lưu theo danh mục lĩnh vực doanh nghiệp.

1.2 Lĩnh vực kiểm toán ngân sách địa phương

* Ngân sách tỉnh

(1) Văn bản về lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước của địa phương trình Hội đồng nhân dân tỉnh, gửi Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

(2) Nghị quyết của Quốc hội và Quyết định của Bộ Tài chính về giao dự toán thu, chi ngân sách cho địa phương;

(3) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về giao dự toán thu, chi ngân sách nhà nước; phân bổ, giao kế hoạch vốn đầu tư và các quyết định điều chỉnh (nếu có);

(4) Phương án phân bổ dự toán thu, chi ngân sách nhà nước, phân bổ vốn đầu tư được Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua;

            (5) Bảng đối chiếu, xác nhận của Kho bạc nhà nước về số dư tài khoản của đơn vị được chuyển nguồn sang năm sau (năm trước và năm sau);

            (6) Các văn bản liên quan đến chuyển nguồn ngân sách nhà nước;

(7) Các văn bản giải trình, làm rõ của đơn vị được kiểm toán toán trong quá trình kiểm toán (nếu có);

(8) Các báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước khác, của cơ quan kiểm tra nội bộ có liên quan…(nếu có);

(9) Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).

* Ngân sách huyện

(1) Văn bản lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước huyện, thành phố lập gửi Sở Tài chính và trình Hội đồng nhân dân huyện;

            (2) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về giao dự toán thu, chi cho huyện được kiểm toán (trường hợp đã có tại hồ sơ kiểm toán chung thì không cần lưu trữ tại hồ sơ kiểm toán chi tiết);

            (3) Văn bản hoặc Bảng đối chiếu chi chuyển nguồn theo quy định (năm trước và năm sau);

(4) Các văn bản liên quan đến chuyển nguồn ngân sách nhà nước;

(5) Các văn bản giải trình, làm rõ của đơn vị được kiểm toán toán trong quá trình kiểm toán (nếu có);

(6) Các báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước khác, của cơ quan kiểm tra nội bộ có liên quan…(nếu có);

(7) Các thông tin, tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Lưu ý:

- Lĩnh vực dự án đầu tư trong ngân sách địa phương lưu theo danh mục lĩnh vực đầu tư;

- Lĩnh vực doanh nghiệp trong ngân sách địa phương lưu theo danh mục lĩnh vực doanh nghiệp.

1.3 Lĩnh vực kiểm toán doanh nghiệp, ngân hàng, các tổ chức tín dụng

(1) Báo cáo tài chính năm;

(2) Các văn bản giải trình, làm rõ của đơn vị được kiểm toán toán trong quá trình kiểm toán (nếu có);

(3) Các báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước khác, của cơ quan kiểm tra nội bộ, kiểm toán độc lập có liên quan…(nếu có);

(4) Các báo cáo về tình hình và số liệu hoạt động do đơn vị được kiểm toán cung cấp có liên quan đến các đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị kiểm toán (nếu có);

(5) Các thông tin, tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Lưu ý: Lĩnh vực dự án đầu tư trong doanh nghiệp lưu theo danh mục lĩnh vực đầu tư;

1.4 Lĩnh vực kiểm toán các dự án đầu tư

(1) Quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư, quyết định phê duyệt, điều chỉnh dự án đầu tư; các quyết định phê duyệt dự toán và dự toán điều chỉnh - nếu có (đối với trường hợp thực hiện kiểm toán, xác nhận dự toán làm cơ sở xử lý tài chính); Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu và quyết định điều chỉnh (nếu có), quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu các gói thầu liên quan đến kiến nghị, kết luận của Kiểm toán nhà nước; Văn bản hợp đồng, điều chỉnh hợp đồng kinh tế các gói thầu (đối với trường hợp thực hiện kiểm toán hợp đồng còn lại và kiểm toán giá trị nghiệm thu nếu có phát hiện kiểm toán);

(2) Quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành, báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán của cơ quan có thẩm quyền (đối với dự án đã được phê duyệt quyết toán);

(3) Tổng hợp quyết toán A-B (trường hợp dự án, gói thầu đã có quyết toán A-B); Bảng giá trị nghiệm thu khối lượng hoàn thành được kiểm toán... (trường hợp dự án, gói thầu chưa quyết toán);

(4) Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sử dụng, Báo cáo kết quả kiểm toán độc lập về dự án, gói thầu (nếu có);

(5) Các văn bản giải trình, làm rõ của đơn vị được kiểm toán toán trong quá trình kiểm toán (nếu có);

(6) Các báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước khác, của cơ quan kiểm tra nội bộ có liên quan…(nếu có);

(7) Các thông tin, tài liệu khác có liên quan (nếu có).

2. Bằng chứng liên quan đến các phát hiện, sai sót, tồn tại và kiến nghị kiểm toán

(1) Các bản tính toán về số liệu thay đổi của KTVNN;

(2) Các bản phân tích, điều tra, phỏng vấn, xác nhận, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình... do KTVNN lập có liên quan trực tiếp đến kết quả kiểm toán (nếu có);

(3) Các ghi chép kế toán, chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, báo cáo... liên quan đến sai sót (có thể lập bảng kê ghi rõ nghiệp vụ kinh tế, giá trị, hồ sơ và lý do - có xác nhận của đơn vị). Đối với lĩnh vực phức tạp có thể lập danh mục các tài liệu để tham chiếu, như: Lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản có thể lập bảng kê các bản vẽ thiết kế, bản vẽ hoàn công liên quan đến sai sót (có xác nhận của đơn vị);

(4) Trong trường hợp hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm toán lưu trữ dưới dạng dữ liệu số thì bằng chứng liên quan đến các phát hiện, sai sót, tồn tại và kiến nghị kiểm toán được lưu trữ file cơ sở dữ liệu hoặc trích xuất một phần cơ sở dữ liệu liên quan (đảm bảo có thể truy xuất được bằng phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu);

(5) Các văn bản đặc thù; các hồ sơ, tài liệu bằng chứng khác liên quan đến các phát hiện sai sót, tồn tại (nếu có).

Phụ lục số II

DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN

CỦA ĐOÀN KIỂM TOÁN... (1)