Quyết định 10/2016/QĐ-KTNN Danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác, hủy hồ sơ kiểm toán

1. Quy định này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, các Đoàn kiểm toán của Kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động kiểm toán và quản lý hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước. 

2. Các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước không phải là Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực) được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán, thì phải áp dụng quy định này như đối với Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực).

3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước không phải là Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực) mà được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán, thì phải áp dụng quy định này như đối với Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).

1. Các tài liệu thu thập được trong quá trình khảo sát, lập Kế hoạch kiểm toán tổng quát, gồm:

2. Dự thảo Kế hoạch kiểm toán tổng quát và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo Kế hoạch kiểm toán tổng quát, gồm:

3. Kế hoạch kiểm toán tổng quát; Kế hoạch kiểm toán tổng quát điều chỉnh, bổ sung (nếu có).

4. Quyết định kiểm toán; các Quyết định kiểm toán điều chỉnh, bổ sung (nếu có).

5. Các báo cáo được kiểm toán, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, báo cáo khác (nếu có thay đổi so với Điểm c, Khoản 1, Điều 4).

6. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).

7. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm: Văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm toán của các cấp đối với Đoàn kiểm toán (nếu có); các văn bản hướng dẫn đối với cuộc kiểm toán chuyên đề, đặc thù (nếu có); Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực) đối với Đoàn kiểm toán (nếu có); tài liệu khác có liên quan.

8. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Đoàn kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng, Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước.

9. Nhật ký công tác của Trưởng đoàn kiểm toán, Phó Trưởng đoàn kiểm toán.

10. Các biên bản họp Đoàn kiểm toán.

11. Các dự thảo Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán, gồm:

12. Công văn gửi dự thảo Báo cáo kiểm toán kèm theo dự thảo Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, gửi lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán.

13. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

14. Văn bản giải trình, kiến nghị của đơn vị được kiểm toán, của các tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).

15. Thông báo kết quả kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

16. Biên bản họp thông báo dự thảo Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán với đơn vị được kiểm toán.

17. Tờ trình về việc phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, trình Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước.

18. Công văn gửi Báo cáo kiểm toán kèm theo Báo cáo kiểm toán và Thông báo kết quả kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

19. Báo cáo bảo l­ưu ý kiến của thành viên Đoàn kiểm toán (nếu có).

20. Biên bản, báo cáo kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm soát và các tài liệu khác có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).

21. Văn bản gửi các cơ quan liên quan và văn bản trả lời của các cơ quan liên quan về chính sách, chế độ và các vấn đề có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).

22. Các công văn gửi Kho bạc nhà nước về việc thực hiện kiến nghị kiểm toán.

23. Đơn thư khiếu nại, tố cáo và trả lời khiếu nại, tố cáo (nếu có).

24. Kết quả chấm điểm chất lượng Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán theo quy định.

25. Các tài liệu khác có liên quan.

1. Các báo cáo được kiểm toán và báo cáo được kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư và các báo cáo khác có liên quan đến số liệu và thông tin tại Biên bản kiểm toán.

2. Kế hoạch kiểm toán chi tiết; các Kế hoạch kiểm toán chi tiết điều chỉnh, bổ sung (nếu có).

3. Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu bên thứ ba; Tờ trình kiểm tra đối chiếu với bên thứ ba; Công văn gửi Kế hoạch kiểm tra đối chiếu với bên thứ ba (nếu có).

4. Văn bản yêu cầu đơn vị được kiểm toán, đơn vị liên quan cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba (nếu có).

5. Nhật ký làm việc của kiểm toán viên nhà nước.

6. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).

7. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm: Văn bản chỉ đạo về hoạt động kiểm toán đối với Tổ kiểm toán (nếu có); Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của Lãnh đạo Đoàn kiểm toán, Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực) đối với Tổ kiểm toán (nếu có); tài liệu khác có liên quan.

8. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Tổ kiểm toán gửi Trưởng đoàn kiểm toán, Kiểm toán trưởng.

9. Bằng chứng kiểm toán liên quan đến các số liệu, thông tin trình bày tại Báo cáo kiểm toán, Biên bản kiểm toán; liên quan đến các phát hiện, các sai sót, tồn tại, kiến nghị kiểm toán (các thông tin, tài liệu, ghi chép kế toán và các thông tin khác liên quan đến nội dung kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu thuế, kiểm tra, đối chiếu khác do kiểm toán viên thu thập; các bản tính toán, phân tích, điều tra, phỏng vấn, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… do kiểm toán viên thu thập, lập làm căn cứ để hình thành ý kiến đánh giá, xác nhận, kết luận, kiến nghị về nội dung được kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu thuế, kiểm tra đối chiếu khác; ý kiến của chuyên gia, Biên bản kiểm tra hiện trường, kho, quỹ...).

(Chi tiết tại phụ lục kèm theo)

10. Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán.

11. Biên bản kiểm toán tại xã, phường (đối với cuộc kiểm toán ngân sách địa phương).

12. Biên bản kiểm toán; Biên bản kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba.

13. Biên bản họp Tổ kiểm toán.

14. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán trình Trưởng đoàn kiểm toán phê duyệt.

15. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán tại cuộc họp thông báo (hoặc gửi lấy ý kiến) với đơn vị được kiểm toán.

16. Biên bản họp thông báo dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán và dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán chi tiết với đơn vị được kiểm toán.

17. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán và dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán chi tiết (nếu có).

18. Văn bản giải trình, kiến nghị của đơn vị được kiểm toán, của các tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).

19. Tờ trình về việc phát hành Thông báo kết quả kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán chi tiết.

20. Thông báo kết quả kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán chi tiết.

21. Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán.

22. Biên bản kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm soát và các tài liệu có liên quan tại Tổ kiểm toán (nếu có).

23. Báo cáo bảo lưu ý kiến của thành viên Tổ kiểm toán (nếu có).

24. Tài liệu khác có liên quan.

1. Báo cáo của đơn vị được kiểm toán về việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

2. Các văn bản kiến nghị, khiếu nại về kết quả kiểm toán của đơn vị được kiểm toán hoặc các tổ chức, cá nhân có liên quan và văn bản trả lời của Kiểm toán nhà nước (nếu có).

3. Kế hoạch kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

4. Quyết định kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

5. Thông báo kế hoạch kiểm tra kèm theo Đề cương hướng dẫn đơn vị được kiểm tra chuẩn bị văn bản báo cáo Đoàn kiểm tra.

6. Các tài liệu, bằng chứng thu thập trong quá trình kiểm tra (bản gốc hoặc bản sao hồ sơ, sổ kế toán và chứng từ cụ thể như: Đối với kiến nghị tăng thu về thuế, phí, thu khác và các khoản chi sai,... nộp tại kho bạc nhà nước là các chứng từ nộp tiền vào kho bạc nhà nước nơi đơn vị được kiểm toán giao dịch (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, giấy nộp trả kinh phí, lệnh chuyển có,...); Đối với kiến nghị giảm thanh toán vốn đầu tư XDCB, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư là các chứng từ như Quyết định phê duyệt quyết toán, Hồ sơ thanh toán, Biên bản xác nhận công nợ, Quyết định điều chỉnh dự toán, Hợp đồng điều chỉnh,...; Đối với kiến nghị giảm dự toán chi thường xuyên: Các quyết định giao dự toán, giảm dự toán,...; Đối với kiến nghị thông qua phương thức bù trừ là văn bản xác nhận của cơ quan thuế...; các quyết định điều chỉnh cơ chế quản lý của đơn vị được kiểm toán (nếu có); Các bằng chứng, tài liệu khác liên quan đến thực hiện kết luận kiến nghị kiểm toán (nếu có).

7. Các báo cáo có liên quan đến việc thực hiện kiến nghị kiểm toán (báo cáo theo yêu cầu của đơn vị chủ quản, Bộ Tài  chính…).

8. Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

9. Biên bản họp Đoàn kiểm tra (nếu có).

10. Ý kiến giải trình của đơn vị (nếu có).

11. Công văn gửi báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán và báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

12. Văn bản chỉ đạo đối với hoạt động của Đoàn kiểm tra (nếu có).

13. Các văn bản của Kiểm toán nhà nước gửi đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân liên quan về những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện kiến nghị kiểm toán.

14. Báo cáo kiểm soát chất lượng kiểm toán của Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán, các đoàn thanh tra, kiểm tra sau khi phát hành Báo cáo kiểm toán (nếu có).

15. Các Biên bản họp của Tổ, Đoàn, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán,… và các báo cáo liên quan đến xử lý kết quả, thực hiện kiến nghị thanh tra, kiểm tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán (nếu có).

16. Tài liệu kiểm toán bổ sung sau khi phát hành Báo cáo kiểm toán (trường hợp sửa đổi tài liệu kiểm toán đã lưu trữ hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán sau khi đã hoàn thiện hồ sơ kiểm toán do bất kỳ nguyên nhân nào thì phải được chấp thuận của cấp có thẩm quyền và phải ghi chép và lưu lại trong hồ sơ kiểm toán).

17. Tài liệu khác có liên quan.

1) Các văn bản liên quan đến tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán, như: Quyết định thành lập Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán, các kế hoạch kiểm soát chất lượng kiểm toán và văn bản sửa đổi, bổ sung, thay đổi,…

2) Các văn bản, tài liệu liên quan làm căn cứ kiểm soát.

3) Các bằng chứng kiểm soát chất lượng kiểm toán.

4) Các loại tài liệu, giấy tờ làm việc (ngoại trừ các tài liệu đã lưu tại mục xét duyệt của Kiểm toán trưởng): biên bản làm việc, văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm soát,…

5) Các văn bản, tài liệu, giấy tờ khác có liên quan

1. Chậm nhất 01 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm toán có trách nhiệm lập mục lục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực).

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực).

3. Chậm nhất 12 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (do phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán nhà nước chuyên ngành quản lý) phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước (do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý); hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực (Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực). Trường hợp cần giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu, Kiểm toán trưởng KTNN chuyên ngành phải lập danh mục hồ sơ giữ lại và gửi báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước (qua Văn phòng Kiểm toán nhà nước) xem xét, giải quyết; thời hạn giữ lại thêm không quá 12 tháng tính từ ngày đến hạn nộp lưu.

4. Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành (khu vực) có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế thực hiện công tác lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

5. Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện như đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.

1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

2. Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý; hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành do Phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý; hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

1. Hồ sơ kiểm toán được khai thác trong các trường hợp sau:

2. Quyết định cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán

3. Tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán nhà nước được mang hồ sơ kiểm toán ra khỏi lưu trữ để phục vụ công tác theo quy định tại Khoản 1 Điều này sau khi được người có thẩm quyền quyết định cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn khi kết thúc công việc; việc giao, nhận hồ sơ kiểm toán phải được lập thành biên bản. 

4. Tổ chức, cá nhân không thuộc Kiểm toán nhà nước có nhu cầu khai thác hồ sơ kiểm toán phải có giấy giới thiệu, nêu rõ mục đích khai thác và phải tuân thủ quy định về khai thác. Việc khai thác hồ sơ kiểm toán chỉ được thực hiện tại nơi lưu trữ và đối với những tài liệu liên quan đến việc cần giải quyết. Việc sao chụp tài liệu không thuộc tài liệu mật tại nơi lưu trữ chỉ khi được sự cho phép của người có thẩm quyền và phải do bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ thực hiện.

1. Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ được hủy theo quy định của Kiểm toán nhà nước, trừ trường hợp có quyết định xem xét lại việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Quy trình tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được thực hiện chung theo quy định tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.