Quyết định 10/2007/QĐ-UBND Ban hành quy định về trình tự soạn thảo, trình ký, phát hành văn bản của UBND tỉnh

Điều 1. Các văn bản do UBND tỉnh ban hành nói trong quy định này là các văn bản quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý kinh tế được xây dựng trong quá trình chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh phù hợp với luật pháp, các quy định của các cơ quan quản lý cấp trên, thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh bao gồm:

a) Văn bản quy phạm pháp luật

- Quyết định của UBND tỉnh.

- Chỉ thị của UBND tỉnh.

b) Văn bản không phải văn bản quy phạm pháp luật (QPPL).

- Chỉ thị của UBND tỉnh.

- Quyết định của UBND tỉnh.

- Báo cáo (Báo cáo định kỳ và báo cáo chuyên đề).

- Tờ trình của UBND tỉnh.

- Công văn của UBND tỉnh.

- Thông báo.

- Công điện.

a) Việc soạn thảo văn bản của UBND tỉnh là trách nhiệm của các Ban, ngành chuyên môn thuộc UBND tỉnh và Văn phòng UBND theo sự phân công hoặc giao nhiệm vụ trong chương trình công tác hàng năm của UBND tỉnh hay công văn giao nhiệm vụ cho các cơ quan có nhiệm vụ soạn thảo.

b) Việc soạn thảo, thẩm định, trình ký, phát hành văn bản của UBND tỉnh phải tuân theo trình tự quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản, quy chế làm việc của UBND tỉnh và các quy định tại Quyết định này.

- Căn cứ vào phân công của UBND tỉnh cơ quan được giao soạn thảo văn phải tiến hành khảo sát thực trạng các mối quan hệ và các lĩnh vực có liên quan, nghiên cứu chủ trương chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước, Nghị quyết của HĐND tỉnh và các tư liệu có liên quan để soạn thảo.

- Tuỳ theo thể loại văn bản và nội dung văn bản cần thể hiện cơ quan soạn thảo văn bản phải tổ chức lấy ý kiến góp ý của các cơ quan, địa phương và các cán bộ có liên quan để hoàn thiện, chỉnh sửa văn bản dự thảo trình cấp có thẩm quyền xem xét trước khi ban hành.

- Đối với các văn bản quy phạm pháp luật trước khi trình UBND tỉnh xem xét cơ quan soạn thảo phải gửi Sở Tư pháp thẩm định và gửi văn bản dự thảo kèm theo văn bản thẩm định của Sở Tư pháp tới Văn phòng UBND tỉnh.

- Cơ quan Văn phòng UBND tỉnh là nơi tiếp nhận các văn bản dự thảo của các cơ quan chức năng trình UBND tỉnh ban hành.

- Thời gian để hoàn chỉnh văn bản dự thảo được ghi trong quyết định hoặc công văn giao nhiệm vụ của UBND tỉnh.

Khi nhận được văn bản dự thảo do cơ quan được giao chủ trì soạn thảo văn bản gửi đến Văn phòng UBND tỉnh phải tiến hành kiểm tra các thủ tục trình văn bản và thể thức văn bản.

Hồ sơ trình văn bản gồm:

a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật:

Cơ quan soạn thảo phải gửi đủ các văn bản sau đây đến Văn phòng UBND tỉnh.

+ Văn bản dự thảo đã được chỉnh sửa sau khi tiếp thu các ý kiến góp ý của các ngành, địa phương, cá nhân có liên quan (kể cả đĩa mềm ghi văn bản dự thảo).

+ Bản tổng hợp ý kiến góp ý (qua hội thảo hoặc phiếu trưng cầu ý kiến).

+ Tờ trình ban hành văn bản.

+ Các tài liệu có liên quan đến nội dung văn bản dự thảo.

+ Văn bản thẩm định của Sở Tư pháp tỉnh.

b) Đối với các văn bản không phải văn bản quy phạm pháp luật hồ sơ trình gồm:

+ Văn bản dự thảo đã được chỉnh sửa bổ sung (sau khi tiếp thu ý kiến góp ý) kèm theo đĩa mềm chứa đựng văn bản dự thảo.

+ Tờ trình ban hành văn bản của cơ quan soạn thảo.

+ Trong trường hợp theo quy định phải có ý kiến thẩm định của cơ quan chức năng chuyên ngành thì phải gửi cả văn bản thẩm định đó kèm theo văn bản dự thảo.

c) Đối với các cơ quan đã nối mạng tin học với Văn phòng UBND tỉnh thì có thể chuyển văn bản dự thảo đã được tiếp thu, chỉnh sửa, bổ sung cho Văn phòng UBND tỉnh qua mạng tin học văn phòng diện rộng.

d) Văn phòng UBND tỉnh nhận văn bản dự thảo để trình ký qua hệ thống bưu điện hoặc nhận trực tiếp tại bộ phận văn thư (nơi tiếp nhận công văn đến) để đăng ký văn bản đến.

Văn phòng UBND tỉnh không tiếp nhận các văn bản do cá nhân hoặc cơ quan không được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cầm trực tiếp văn bản  đến trình ký.

- Trong thời gian 5 ngày làm việc sau khi nhận được văn bản dự thảo đã được cơ quan soạn thảo gửi đến. Văn phòng UBND tỉnh giao cho Chuyên viên phụ trách lĩnh vực kiểm tra về thủ tục trình văn bản và thể thức văn bản (bao gồm hình thức thể hiện, chỉnh sửa văn phạm và lỗi chính tả, phát hiện các nội dung trái quy định) để chỉnh sửa lần cuối. Sau đó lập phiếu trình ký văn bản (kèm theo văn bản dự thảo đã chỉnh sửa) gửi Chánh Văn phòng xem xét trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét ký chính thức vào bản chính văn bản (trừ các văn bản phải đưa ra thảo luận trong tập thể UBND tỉnh). Trường hợp phát hiện những nội dung trái quy định hoặc chưa rõ cần chỉnh sửa Văn phòng UBND tỉnh phải thảo luận thống nhất với cơ quan được giao soạn thảo về nội dung chỉnh sửa.

- Chánh Văn phòng có thể giao cho các Phó Văn phòng trình ký văn bản khi mình đi vắng hoặc ký trình các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và người được quyền ký văn bản của UBND tỉnh thực hiện ký trực tiếp vào văn bản ( bằng chữ ký đã được đăng ký và giới thiệu tới các cơ quan). Đồng thời ký duyệt vào phiếu trình văn bản của Văn phòng UBND tỉnh.

- Các ý kiến giải quyết công việc được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch bút phê ở các văn bản xin ý kiến hoặc trình của các ngành, các huyện thị phải được thể hiện nội dung đó bằng một văn bản cụ thể để trình ký. Văn thư không được đóng dấu vào chữ ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt ở góc hoặc cuối văn bản trình xin ý kiến.

- Chủ tịch UBND tỉnh thay mặt UBND tỉnh ký các văn bản quy phạm pháp luật của UBND tỉnh (thuộc thẩm quyền chung của UBND) Chủ tịch UBND có thể uỷ quyền cho Phó Chủ tịch UBND ký khi đi công tác vắng mặt.

- Các văn bản khác do Chủ tịch UBND tỉnh ký hoặc uỷ quyền cho các Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực ký thay Chủ tịch (Theo quy chế làm việc của UBND tỉnh).

- Chánh Văn phòng UBND tỉnh được Chủ tịch UBND tỉnh giao ký thừa lệnh các công văn thông thường, thông báo, giấy mời họp và bản sao các văn bản chính.

- Người ký thay, ký thừa lệnh phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về các văn bản được giao ký thay, ký thừa lệnh đồng thời phải báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh những văn bản mình đã ký thay Chủ tịch khi Chủ tịch di vắng.

Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký chính thức phải được in và phát hành tới nơi nhận. Việc in và phát hành văn bản được thực hiện như sau:

a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật.

Việc in, nhân bản và phát hành văn bản QPPL do Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm

b) Đối với các văn bản không phải là văn bản QPPL việc in và nhân bản do cơ quan được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm phát hành văn bản.

Việc gửi văn bản đến nơi nhận theo quy định hiện hành và theo chế độ bảo mật (nếu là văn bản được xác định các độ mật). Không gửi văn bản đến nơi không có liên quan đến việc thực hiện hoặc giải quyết các nội dung văn bản đề cập.

Các văn bản qui phạm pháp luật phải đăng trên Báo Lai Châu và gửi tới Trung tâm Công báo tỉnh để biên tập vào Công báo tỉnh hàng tháng.

Tất cả các văn bản của UBND tỉnh ban hành đều phải thực hiện lưu trữ và bảo quản theo quy định hiện hành của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức việc lưu trữ các bản chính của văn bản kèm theo phiếu trình ký văn bản, chịu trách nhiệm bảo quản tại kho lưu trữ của văn phòng để phục vụ tra cứu sử dụng khi cần thiết.

Hàng năm theo định kỳ Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp và cơ quan có liên quan tổ chức rà soát các văn bản của UBND tỉnh đã ban hành, đối chiếu với các quy định mới nhất để báo cáo với UBND tỉnh về các nội dung cần sửa đổi bổ sung cho phù hợp với Luật và các quy định hiện hành của Nhà nước hoặc đề xuất với UBND tỉnh ra quyết định các văn bản hết hiệu lực thi hành.

Việc sửa đổi, bổ sung văn bản của UBND theo quy trình như soạn thảo văn bản mới.

Điều 10. Kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành quy trình soạn thảo, thẩm định, trình ký, in ấn, phát hành văn bản của UBND tỉnh tuân theo các quy định của pháp luật và các quy định tại Quyết định này.

Giám đốc Sở Tư pháp và Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định tại Quyết định này./.