Quyết định 07/2022/QĐ-UBND Ban hành Quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Sơn La

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Hội công chứng viên tỉnh Sơn La; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu, việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu và chi phí khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Sơn La.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Sơn La.

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng

Là hệ thống Cơ sở dữ liệu điện tử, bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thông tin về hợp đồng, giao dịch

Là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Thông tin về biện pháp ngăn chặn

Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức, là Cơ sở để công chứng viên xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

4. Thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn

Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật, là căn cứ để công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản trước đó bị ngăn chặn.

5. Người quản trị Hệ thống

Là công chức thuộc Sở Tư pháp được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận hành phần mềm.

6. Tài khoản

Là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

1. Việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

2. Các hoạt động quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ dữ liệu công chứng theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.

3. Bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.

4. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng;

b) Phòng chuyên môn Sở Tư pháp: Lãnh đạo phòng và công chức được giao tham mưu quản lý nhà nước lĩnh vực công chứng;

c) Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh: Công chứng viên, chuyên viên, nhân viên của Tổ chức hành nghề công chứng;

d) Tổ chức, cá nhân khác để phục vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.

2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức quy định tại các Điểm c, d, Khoản 1 Điều này lập danh sách yêu cầu cấp tài khoản cho các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên; công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác;

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do sự phân công của cơ quan, đơn vị, tổ chức;

c) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại Điều 4 của Quy chế này;

d) Tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của Quy chế này.

5. Tài khoản bị khóa được xem xét mở lại theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên đã miễn nhiệm, bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên;

b) Cá nhân được cấp tài khoản chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu;

c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức được cấp tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất theo quy định của pháp luật.

7. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.

1. Cung cấp thông tin về biện pháp ngăn chặn: Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và các sở, ngành khác có liên quan; UBND các huyện, thành phố, các tổ chức, cá nhân khác có thẩm quyền ngăn chặn, dừng, tạm dừng, giải tỏa ngăn chặn theo quy định của pháp luật, ngoài việc gửi các thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật, đồng thời gửi thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn cho Sở Tư pháp để thực hiện cập nhật theo quy định tại Điều 6 Quy chế này.

2. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn từ các cơ quan có liên quan quy định tại Khoản 1 Điều này để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

1. Ngay sau khi tiếp nhận thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn, Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin về biện pháp ngăn chặn.

2. Đối với thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn phù hợp với thông tin về biện pháp ngăn chặn đã có thì thực hiện việc giải tỏa biện pháp ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn không phù hợp với thông tin về biện pháp ngăn chặn đã có, thì ngay sau khi tiếp nhận thông tin Sở Tư pháp chuyển trả lại thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý của thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan cung cấp thông tin để kịp thời xử lý, giải quyết.

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi Công chứng viên ký, đóng dấu vào bản công chứng hợp đồng, giao dịch. Trường hợp cập nhật không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng (các trường thông tin khi cập nhật được ghi chữ đỏ phía dưới là bắt buộc) gồm có:

a) Đối với thông tin về nhân thân

Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;

b) Đối với thông tin về tổ chức

Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có);

c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất

Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích (nếu có);

d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác

Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

đ) Đối với thông tin về hợp đồng, giao dịch cần phải nhập: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch;

e) Phí công chứng, thù lao công chứng;

f) Các thông tin khác có liên quan.

1. Việc sửa các thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch, thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các lỗi về kỹ thuật trong văn bản hoặc lỗi do đánh máy.

2. Trường hợp lỗi được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng (đã lưu), người thực hiện cập nhật báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp (đối với thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn mà Sở Tư pháp tiếp nhận, cập nhật), Trưởng phòng công chứng hoặc Trưởng Văn phòng công chứng (đối với các thông tin mà tổ chức hành nghề công chứng đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng) để kiểm tra, xem xét và thực hiện việc chỉnh sửa cho chính xác.

1. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp.

Thông tin dữ liệu công chứng được lưu trữ, bảo quản thường xuyên, khoa học, hệ thống, đảm bảo an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

1. Tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; các chi phí liên quan đến việc quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng và chi phí hợp lý khác.

2. Chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng, đơn vị cung ứng dịch vụ vận hành, duy trì Cơ sở dữ liệu công chứng, các cơ quan, tổ chức có liên quan xác định theo quy định của pháp luật.

1. Giúp UBND tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng; triển khai tốt việc lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin.

3. Kiểm tra, xác minh việc cài đặt Cơ sở dữ liệu công chứng và việc đảm bảo các điều kiện vật chất khác theo đề án thành lập trước khi cấp giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề công chứng.

4. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tham mưu UBND tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

5. Tiếp nhận, cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

6. Theo dõi, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong việc chấp hành Quy chế này; tham mưu cho UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

1. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh phối hợp cung cấp thông tin, hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn theo quy định tại Điều 5 Quy chế này và quy định pháp luật có liên quan.

2. Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và các sở, ngành có liên quan; UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới thực hiện việc cung cấp thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn về Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 5 Quy chế này và quy định pháp luật có liên quan.

3. Sở Thông tin và Truyền thông trên Cơ sở phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình phối hợp với Sở Tư pháp trong việc triển khai Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.

4. Các sở, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.

1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Vận động công chứng viên là thành viên của Hội và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này, nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia Cơ sở dữ liệu công chứng. Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng từ ngày 01 tháng 7 năm 2020 hiện chưa được cập nhật phải được cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu công chứng, việc cập nhật bổ sung hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2023.

Đối với các hợp đồng, giao dịch đã công chứng trước ngày 01 tháng 7 năm 2020 và còn giá trị lưu trữ, giao Sở Tư pháp hướng dẫn và xác định lộ trình cập nhật bổ sung cụ thể.

2. Trưởng Văn phòng, Trưởng phòng công chứng có trách nhiệm

a) Bảo đảm Cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng;

b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng, sao lưu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng;

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng;

e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng;

f) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa, xóa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;

b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công;

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.

1. Chỉ được truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản được cấp.

2. Không để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc được giao. Không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng và các thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

4. Không thực hiện các hành vi sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Không tự ý thay đổi hệ thống quản lý, vận hành sử dụng hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền.

6. Giữ bí mật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Không thực hiện những hành vi vi phạm pháp luật khác.

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ nội dung Quy chế có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện, đảm bảo hiệu quả, đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.